AC220 - DCEP-Ateliers de lancement

Le Département Contrôle et Evaluation des Projets

Le département de contrôle et d’évaluation des projets effectue l’ensemble des contrôles des projets finalisés. Sa mission première est de garantir la bonne utilisation des fonds du programme Erasmus+ tout comme de s’assurer de la qualité de mise en œuvre des projets et de leurs résultats.

Evaluation qualitative du rapport final

Apprécier la qualité des résultats, des modules de travail, des activités du projet. Apprécier la qualité de la mise en oeuvre, la qualité de la coopération, les impacts du projet et la dissémination des résultats.

Attribution du solde final

On y retrouve 3 pôles

En lien avec la convention de subvention , les règles contractuelles en vigueur et l'évaluation qualitative.

• Le pôle Mobilité de l'Enseignement Supérieur

• Le pôle Mobilité Enseignement Scolaire, Formation Professionnelle, Education des Adultes

• Le pôle Partenariats, tous secteurs

Valorisation des projets

Repérage des bonnes pratiques et des projets à valoriser.

Pôle Partenariats

Responsable Pôle Partenariats

Clémence GORDON

Coordinateur technique

Cédric PRAT

Enseignement scolaire

Enseignement supérieur

Formation professionnelle

Education des adultes

Ingénieur d'auditAlexandre JOUANNIC

Ingénieure d'auditManon CARMANTRAND

Ingénieur d'auditRomain CHAVAL

Ingénieure d'auditLaurie BERNARD

Transectoriel

Ingénieur d'auditMaël HARAN

Tous secteurs

Tous secteurs

Chargée d'audit et d'évaluation

Chargée d'audit et d'évaluation

Diane LABROUCHE

Solenne DELAGARDE

Traitement du rapport final

Le contrôle du rapport final concerne 100% des projets financés. Le rapport final soumis par le coordinateur à l'issue du projet consiste en un rapport d'exécution qui permet au DCEP de déterminer la qualité des résultats du projet et d'attribuer une note qualitative. La note obtenue à l'évaluation qualitive détermine le solde de la subvention.

Impact

Différents types de contrôles de second niveau

Audit système et ex post

Contrôle sur pièces

Contrôle sur site en cours de projet

Impact

Documentation à conserver

Pièces à fournir en cas de contrôle sur pièces ou sur site

Pour le suivi budgétaire et financier : La preuve des versements de la subvention aux partenaires du projet, tels qu’enregistrés dans les comptes du bénéficiaire.

Pour les modules de travail du projet y compris le module de gestion et mise en œuvre : Pour le module de gestion et mise en œuvre du projet : - Tout élément permettant d’attester de la coopération entre les partenaires, des modalités de travail, de la répartition des tâches et du respect du calendrier de travail; - Programme et compte rendus de réunion de coordination, attestation de présence…; - Tout élément permettant d’attester du suivi et la gestion financière et comptable du projet.

Une nomenclature pour rattacher chaque document au module de travail est attendue.

Documentation à conserver

Pièces à fournir en cas de contrôle sur pièces ou sur site

Pour les modules de travail, tout élément de preuve permettant d’étayer la bonne réalisation des modules de travail : - Indicateurs qualitatifs et quantitatifs : • Définitions, recueils des données (outils) • Les éléments justificatifs (données) permettant d’étayer le recueil et le suivi de ces indicateurs. • Analyse de ces indicateurs. - Comptes rendus des activités, programmes détaillés, attestations de présence, feuilles de temps. - Livrables réalisés ou en cours de réalisation.

Une nomenclature pour rattacher chaque document aux modules de travail est attendue.

Conformément à la convention de subvention

Critères d'évaluation du projet et des modules de travail

La conformité de la mise en oeuvre du projet avec la demande de subvention qui a été approuvée

La mesure dans laquelle le projet a apporté une valeur ajoutée au niveau de l’Union européenne

La performance du projet en termes de mise en place de mesures efficaces de la qualité et de mesures pour l’évaluation des résultats du projet

La qualité des activités entreprises et leur cohérence avec les objectifs du projet

L’impact sur les organisations participantes

La qualité des produits et des résultats obtenus

Les acquis de l’apprentissage et l’impact sur les participants

La qualité et la portée des activités de diffusion entreprises

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La mesure dans laquelle le projet s’est avéré innovant/complémentaire par rapport à d’autres initiatives

L’éventuel impact plus général du projet sur d’autres personnes et organisations que les bénéficiaires

Évaluation qualitative et solde du projet

L’attribution de la note pour chaque module de travail contribue à la note finale du projet :

Incidence financière de l'évaluation qualitative

2 types d'incidences possibles :

La moyenne des différents WP est inférieure à 70/100 : Une réduction proportionnelle est appliquée à l'ensemble de la subvention.

La moyenne des différents WP est supérieure à 70/100, mais la note d'un ou plusieurs WP est inférieure à 70/100 : Une réduction proportionnelle est appliquée sur le montant des WP concernés.

OU

Les deux réductions financières ne sont pas cumulables.

Labellisation du projet "Bonnes Pratiques"

Dans le cas d'un projet obtenant une note supérieure à 80/100, celui-ci peut être valorisé en "Bonnes Pratiques" :

TRANSFERABILITE

IMPACT

IMPACT

INNOVATION

INNOVATION

DURABILITE

DURABILITE

COMMUNICATION

COMMUNICATION