Le Kit du Key User
Ses Collègues
Son Rôle
Les Ressources à sa disposition
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
Testez-vous !
Les phases du projet
Lexiques
Objectifs et Remerciements
Mode d'emploi
Le Kit du Key User
Ses Collègues
Son Rôle
Les Ressources à sa disposition
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
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Les phases du projet
Lexiques
Objectifs et Remerciements
Mode d'emploi
Objectifs et Remerciements
Ce Kit a été conçu en 01/2024 par l'équipe Change
Il a pour objectif d'apporter à un Key User, dans un seul et même document, une vision globale et détaillée, de tout ce qu'il a connaître au démarrage d'un projet informatique du Groupe Atlantic, et ce, afin de lui faciliter au mieux l'appropriation de sa mission.Il est également destiné à tout collaborateur qui devient Key User post-déploiement.
Un grand merci aux Key Users qui ont accepté de partager leurs retours d'expérience dans ce rôle et que vous retrouverez dans les vidéos
Commencez par évaluer votre niveau de connaissance avec la partie "Testez-vous !". Vous devriez ensuite facilement trouver quel(s) premier(s) thème(s) du Kit explorer...
Parole de Key User
Version 2024_01 (FRE) - MàJ 2025_03
Gizem ISCAN(GA Synergy, SAP S4 Finance Functional Consultant)
Paul VUITTON(Atlantic Industrie, Logisticien)
Anne LE GUEN(Atlantic Industrie, Technicienne bureau d'étude)
Emelyne GRONDIN(GA Synergy, Formatrice SAP Achats, Ventes, Services)
Jerome LEROUX(Atlantic Industrie, Référent Qualité E2C et KU Qualité / PU)
Merci à vous !
Nadia GUILMENT(Atlantic Industrie, Conseillère clientèle)
Emmanuel Bruel(GA Synergy, Formateur SAP Log Amont)
Damla BAGDAT(GA Izmir, Purchasing Engineer)
Stéphanie DOITTEAU(GFC Atlantic, Assistante commerciale)
Stéphane GRACIETA(GA Synergy, Formateur SAP Log Aval)
Christine MACQUIGNEAU(GA Synergy, Chargée de Projets IT Achat et budget)
Julien Bossard(Atlantic Industrie, KU Log aval Recs)
Elise DOUTEAU(GFC Atlantic, ADV)
Mode d'emploi
Ce kit a été concû sur le site internet Genially. Cet outil en ligne permet de réaliser des présentations intégrant des liens entre les différentes slides et objets des slides. Ces interactions ont été paramétrées grâce aux boutons de navigation (détaillés ci-dessous) ou sur tout autre objet présent sur la page. Lorsque vous arrivez sur une slide et que celle-ci a terminé de se charger/de s'animer, cliquez sur le bouton en haut à droite qui vous dévoilera instantanément les liens d'interactions de la page, qui vous mèneront à d'autres informations.
Légende d'autres icones pour aller plus loin sur un sujet pour regarder une vidéo pour accéder au lexique
Légende des icones de navigation pour atteindre la page suivante du Kit pour revenir à la page d'accueil du Kit pour revenir en arrière ou vers le sommaire du thème
Parole de Key User
Besoin d'une définition ?
Vous savez tout à présent et avez donc le loisir de naviguer selon votre choix. Pour plus de confort visuel, n'hésitez pas à agrandir les pages en cliquant sur l'icone
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
Le Key User est LE référent dans son organisation, d’un métier ou une activité du métier. Il est le 1e niveau de support des utilisateurs finaux (End Users) pour la solution informatique déployée, dans son domaine sur son site et/ou pour un service donné de son site.
Parole de Key User
Cliquer sur les icones
Le RÔLE DU KEY USER
Quels sont les attendus en terme d'actions et de posture du Key User, durant le projet et après le projet ? Pour en savoir plus, cliquez ici
Comprendre ses missions
Liens pratiques
Comment grandiren tant que Key User ?
Besoin d'une définition ?
Qu' attend-on de moi pour ce projet ?
Le Key User sait faire preuve de rigueur, de prise de recul, de tenacité et d'adaptabilité.Il est à l'écoute et est force de proposition. Doté d'un esprit d'équipe, pour contribuer à la réussite du projet, il travaille en étroite collaboration avec les Key Users des autres domaines de son site, et partage régulièrement auprès de ses pairs.
Le Rôle du Key User
Comprendre ses missions
Compétences
Un KU : C'est / Ce n'est pas
Rôle/missions
Keep CalmI am Key User
Enjoy SAPI am Key User
Le Rôle du Key User
Référent Site MétierAmbassadeur et Relais
Le Rôle du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Le Key User
- Être le 1e niveau de support au quotidien des utilisateurs finaux (End Users)
- Continuer de former les utilisateurs finaux (End Users)
- Informer les équipes des mises à jour de l’outil
- Remonter aux BPO les besoins site
- Contribuer au partage des bonnes pratiques entre les sites
- Apporter la connaissance des spécificités site pour valider la solution
- Participer au nettoyage des données
- Identifier les changements organisationnels
- Préparer et réaliser les tests d'acceptation par l'utilisateur (U.A.T.)
- Former les utilisateurs finaux (End Users) et mettre à jour les procédures / instructions écrites
Parole de Key User
Timing des actions
Le Rôle du Key User
Formation des Key Users
Formation des End Users
Cleansing
Fit&Gap
U.A.T.
Contrôle de la Data lors du Cut Over
Travail sur les fichiers de migration de Data (Run)
Alertez votre manager s’i vous constatez que l’accompagnement au changement (informations sur les changements, changement de pratique non repéré, formation à ajouter ...) des utilisateurs finaux (EU) est insuffisant, afin que votre manager fasse appel au chef de projet, au BPO ou l’équipe Change en fonction des besoins
Besoin d'une définition ?
Compétences personnelles
Compétences métier
Parole de Key User
Sens de la communicationet de la pédagogie
Expertise métier
Curiosité, ouverture d'esprit
Sensibilité au Système d'Information
Le Rôle du Key User
Capacité à prendre du recul sur son domaine d'activité(avec l'appui du manager si besoin)
Sollicitation de ses interlocuteurs projet à au bon moment, sur les sujets bloquants (manager, BPO,...)
Connaissance de tous les cas d'usage métier de son site et des process afférents
Gestion du temps et des priorités
10
Adaptation des modes opératoires pour un usage avec le nouvel outil informatique
Esprit d'équipe
Ce qu'est un KU / Ce que n'est pas un KU
Un expert métier : bon niveau de connaissance - de ses interlocuteurs internes / externes
- des processus et outils utilisés aujourd’hui dans son équipe
- des besoins de son équipe
Un expert informatique
Un représentant de ses collègues sur son périmètre dans le cadre du projet
Un expert SAP (pas encore... ☺)
Un interlocuteur privilégié pour les autres services
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Une personne qui apprécie le travail en équipe
Une personne seule au monde
Une personne force de proposition
Une personne qui aime découvrir des nouveautés
Une personne qui aime recevoir et transmettre
Comment grandiren tant que Key User ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Le Rôle du Key User
Parole de Key User
Liens pratiques
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Le Rôle du Key User
- Communautés métier
- Répartition par site
- Répartition par domaine
- Annuaire des Key Users
- Communautés métier
- Répartition par site
- Répartition par domaine
- Annuaire des Key Users
- Communautés métier
- Répartition par société
- Répartition par domaine
- Annuaire des Key Users
SES COLLEGUES
Avec qui le Key User va-t-il travailler durant le projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Partir à leurrencontre
Liens pratiques
Quelles interactionsavec chacun d'eux ?
Besoin d'une définition ?
SES COLLEGUES
Avec qui le Key User va-t-il travailler durant le projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Partir à leurrencontre
Liens pratiques
Quelles interactionsavec chacun d'eux ?
Besoin d'une définition ?
Avec qui vais-je travailler pour ce projet ?
Nombreux sont les acteurs engagés pour le projet aux côtés du Key User, et après le projet également ! Le Groupe Atlantic dispose de plusieurs équipes métiers et techniques dédiées à accompagner le Key User à chacune des étapes. Le Key User ne sera jamais seul ou isolé 🤗 Avant d'aller plus loin, cliquez sur le bouton suivant
Les Collègues du Key User
Avec qui vais-je travailler pour ce projet ?
Les Collègues du Key User
Partir à leur rencontre
L'équipe Projet Groupe Atlantic
L'équipe Projet de mon site
Les Key Users des autres sites
Les Collègues du Key User
L'équipe projetgroupe ATLANTIC
directionprojet
CHANGE
Formateurs
IPO
BPO
cENTRE DE COMPETENCES
Pilote l'implémentation du nouveau Système d'Information dans le respect du planning prévu par la Direction
Les Collègues du Key User
Ses actions par phase projet
REALISATION
Avec le Chef Projet Utilisateurs, il coordonne les actions informatiques Groupe associées au projet.
Il s’assure de l'implication des acteurs du projet et les challenge si besoin afin d'apporter, d'une part, le niveau de qualité attendu en terme de livrables, et d'autre part, de garantir le respect du planning. Il dirige les actions de migration des données lors des phases de run.
Ses missions
DirectionProjet
- Construire le planning du projet
- Identifier les enjeux du projet et y sensibiliser les parties prenantes
- Piloter les étapes du projet et s'assurer de leur réalisation dans les délais prévus
- Manager la gestion des risques tout au long du projet
- Recourir aux expertises métier et informatiques (mobiliser l'équipe Core)
- Animer les comités projet selon une périodicité définie
- Coordonner les actions de chaque contributeur au projet, dans un souci de résultat et de respect du planning
Il manage la réalisation et la validation des tests, selon les scripts définis par les équipes Projet.
TESTS
DEMARRAGE
ll s'assure de la mise en place du plan de formation adapté pour les utilisateurs, et ses résultats (en s'appuyant sur les travaux de suivi de l'équipe Change).Il veille au bon déroulement des actions de Cut Over.
SUPPORT
Il organise les ressources nécessaires pour le support des utilisateurs au démarrage et coordone le transfert de support par le Centre de Compétences.
Accompagne les utilisateurs de nouveaux Systèmes d'Information dans l'appropriation de l'outil et la gestion des changements induits
Les Collègues du Key User
Ses actions après le projet
Ses actions pendant le projet
EquipeChange
- Piloter le plan d'action du Changement
- Identification et catégorisation des changements - Suivi des actions 2. S'assurer de la communication sur le projet - Auprès des clients/fournisseurs - Auprès des utilisateurs (vidéos onboarding, ...) - Sur les réseaux sociaux internes (info sur le projet, reportages, témoignages d'acteurs clé du projet) 3. Elaborer les plannings de formation KU et EU, et suivre les évaluations post-formations 4. Organiser des "Vis Ma vie" et "Do My Job" des KU 5. Concevoir et animer les Kick-Off à chaque étape clé 6. Préparer et animer le Retex (6 mois après Go Live)
- Assurer la pérenité de la compétence SAP sur site
- Mise en place d'un réseau de Key Users- Être en appui des managers/équipes RH site 2. Intervenir auprès des équipes site sur les changes post-Go Live 3. Innover dans les techniques de gestion du changement (les changes) 4. Suivre la communauté des Key Users 5. Adapter la méthodologie de formation pour tous domaines SAP
Garant de l'application du Core Model
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
BusinessProcess Owner
- Identifier les nouveaux besoins des entreprises
- Diriger une communauté d'experts (key users) représentant tous les sites
- Faire évoluer le modèle de base
- S'il n'y a pas de formateur SAP pour leur domaine, mettre à jour la documentation de formation.
- Manager le nettoyage des données
- Identifier et analyser les écarts entre les pratiques site et le Core Model
- Rédiger les scripts de test
- Définir les besoins en formation avec les formateurs SAP et adapter les supports
- S'il n'y a pas de formateur SAP pour leur domaine, animer la formation des Key Users
Garant du développement du S.I. dans le respect du Core Model
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
ITProcess Owner
- Arbitrer les demandes d'évolution
- Faire évoluer le modèle de base
- Identifier et analyser les écarts entre les pratiques du site et le modèle de base
- Appliquer les processus et les solutions du modèle de base
- Rédiger des demandes de développement
- Rédiger les scripts de test
- Effectuer des tests d'intégration
Assure le transfert de compétences SAP sur son domaine auprès des Key Users site
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
FormateurSAP
- Mettre à jour la documentation de formation en fonction de l'évolution du modèle de base
- Former un nouvel Key User de site
- Contribuer aux principales communautés d'utilisateurs métier
- Rédiger des documents de formation pour les Key-Users (de leur domaine)
- Former les Key-Users (de leur domaine) à SAP S4
- Contribuer aux scripts de test
- Fournir une assistance aux utilisateurs clés pendant la période UAT.
- Aider, si nécessaire, les utilisateurs clés à préparer et à faciliter la formation des utilisateurs finaux (méthodologie, contenu, ...).
- Participer au projet (ateliers Fit&Gap, semaine de planification, Go Live...) et y travailler avec BPO/IPO.
L’équipe Support en soutien des activitésResponsable du maintien en condition opérationnelle des solutions déployées
Les Collègues du Key User
Centre de Compétences Olga, SapS4
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
- Prendre en charge les anomalies constatées
- Proposer et mettre en œuvre les corrections fonctionnelles et techniques
- Piloter la priorisation des corrections à apporter en collaboration avec les RIS
- Remonter aux équipes projets les dysfonctionnements constatés (itérations sur les solutions)
- Participer aux évolutions à apporter aux solutions
- Développer et mettre en œuvre les solutions techniques spécifiques
- Piloter les modifications d’architecture technique
- Réaliser les autorisations (utilisateurs et rôles)
- Réaliser les Tests de Non Régression
- Participer aux tests d’acceptance de la solution
- S’approprier les process et solutions déployées
- Participer aux formations
- Participer au support au démarrage des sites déployés
L'équipe projet DE MON site
Chef projet utilisateurs
MANAGER
Les Collègues du Key User
END USERS
aUTRES KEY USERS
EQuipe it SITE
EQUIPE RH SITE
Responsable du déploiement et de l’intégration du S.I. sur le site
Les Collègues du Key User
Ses actions par phase projet
REALISATION
Avec le Chef Projet Informatique, il coordonne les actions informatiques locales associées au projet.
Il s’assure du contrôle de la qualité des livrables et du respect des délais.
Il dirige les actions de nettoyage et d'enrichissement des données.
- Constituer l’Equipe Projet locale avec le soutien de la Direction du Site
- Planifier les étapes, organiser les réunions de suivi d’avancement et animer les Comités Projet du site (+ compte-rendu)
- Organiser et coordonner les tâches de l'équipe locale du projet
- Identifier les écarts et/ou difficultés, les partager avec sa Direction et le Coproj et en garantir le traitement
- Informer les managers du site de l’avancée du projet et s’assurer de la communication à tous les utilisateurs du site
ChefProjetUtilisateurs
Il coordonne la préparation des jeux de données en vue de la recette. Il pilote la « recette » avec les acteurs du site, des autres entités du groupe impactées et les partenaires externes.
TESTS
DEMARRAGE
Il organise la formation des utilisateurs finaux avec ses key users locaux. Il assure avec chaque Manager Métier de la reprise et la qualité des activités Business.
SUPPORT
Il prépare et valide le plan de support pour le démarrage.
Responsable de la continuité de l'activité
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Manager
- Être en appui du Key User
- Contrôler la mise en œuvre des nouveaux processus et des bonnes pratiques (dès le premier jour)
- Organiser la formation des utilisateurs à l’outil
- Gérer le changement au sein de son équipe
- Identifier les bonnes pratiques
- Aider les Key Users : disponibilité pour les échanges, la prise de décision, la validation de la solution
- Contribuer à l'organisation de la formation de son équipe (End Users)
- Construire des KPI et des outils de reporting avec l'équipe BI
Référents du nouvel outil dans leurs métiers respectifs
Les Collègues du Key User
Les autresKey Users
Pendant le projet
Après le projet
- Représenter le 1e niveau de support des utilisateurs sur leur domaine d'activité
- Participer aux communautés métier
- Suivre les évolutions du nouvel outil
- Faire remonter aux experts métier/informatiques les besoins site en terme de développement
- Maintenir le niveau de communication nécessaire avec les autres Key Users du site, afin de contrôler le bon déroulement des flux interdomaines
- Gérer le changement au sein de leur équipe
- Communiquer entre eux sur la manière de fonctionnement pour dérouler les flux partagés dans le nouvel outil
- S'apporter soutien et compétences métier entre eux
- Au sein du site auquel ils appartiennent, former ensemble une équipe de référents métier sur le nouvel outil
- Avancer ensemble à chaque étape du projet
Utilisateurs de la solution informatique
Les Collègues du Key User
End Users
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
- Tout au long du projet, doit pouvoir bénéficier d'information par son manager, les Key Users, quand à l'avancée du projet
- Se montrer curieux pour comprendre de quelle manière le nouvel outil va changer/impacter ses process métier, ses interactions avec les autres services/domaines
- Suivre assidûment les formations organisées avant le Go Live pour le former au juste niveau d'utilisation de l'outil par rapport à ses tâches quotidiennes
- Alerter son manager en cas de difficulté rencontrée dans l'appropriation de l'outil
- Utiliser le nouvel outil et se l'approprier pour ses tâches du quotidien
- Pour cela, recourir à la documentation à sa disposition (modes opératoires)
- Solliciter le 1e niveau de support en cas de besoin (= Key User)
- Alerter son manager en cas de difficulté rencontrée dans l'appropriation de l'outil
- Suivre tout complément de formation qui lui permettra d'élever son niveau de compétences
Accompagne le management dans le développement des compétences des équipes au nouvel outil
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
EquipeRessources Humaines site
- Partager tout au long du projet avec l'équipe Changesur les modalités d'accompag nement des Managers, des Key Users, des End Users
- Contribuer à l'organisation sur site des périodes de formations à l'outil des utilisateurs
- Ëtre en appui du management (Direction site, Managers) pour la gestion de la relation collaborateur et toute évolution d'organisation
- Continuer d'accompagner le management dans le développement des compétences des équipes au nouvel outil
Responsable de la continuité de l'activité informatique du site
Les Collègues du Key User
Avant le projet1. Se former au basic SAP (la SAP tech) 2. Benchmarker auprès des autres RIS Sapéisés
EquipeInformatique Site
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
- Contribuer aux Fit&gap
- S’assurer que les salles et le matériel informatique sont opérationnels pour les formations
- Participer aux formations KU et/ou End users
- Contribuer aux UAT
- Contribuer à la matrice des rôles et autorisations
- Se former à l’exploitation (transaction phares pour les RIS)
- S’assurer que les infrastructures IT sont alignées aux besoins
- Participer aux handovers
- Tester les rôles SAP en production
- S’assurer que le process support est bien respecté après la phase d’hypercare (1er niveau support = KUs et ensuite le RIS/CC)
- Participer au cutover
- Accompagner les équipes après le Go Live
- Participer aux revues Bugzi avec les CC, KU
- Accompagner les utilisateurs à la création des comptes utilisateurs SAP avec le CC
Partage leurs bonnes pratiques (gestion du projet, nouvel outil) au regard de leur expérience
Les Collègues du Key User
Les Key Users des autres sites
Pendant votre projet
Après le projet
- Contribuer au partage des bonnes pratiques en participant aux communautés métier animées par les BPO
- Accueillir les Key Users du site pour partager leurs pratiques et expliquer de quelle manière ils exercent leur métier avec le nouvel outil (session de Vis Ma Vie, Do My Job)
- Intervenir en soutien des Key Users du site pour apporter son expérience sur le nouvel outil, notamment lors de phases clés comme le Go Live
- Être disponible pour échanger avec le Key User site et lui apporter une vision terrain et échanger sur leurs process métier, et également, les bonnes pratiques durant le projet
Quelles interactions avec chacun d'eux ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les Collègues du Key User
Parole de Key User
Liens pratiques
qUI SONT LES DIRECTEURS PROJET L'EQUIPE change ?
QUI SONT LES AUTRES ACTEURS PROJET ?
Qui sont les BPO/IPO ?
Les Collègues du Key User
- Projets SAP S4
- Projets SALESFORCE
- Projets SAP B1
- Centre de Compétence de la DSI
- Contacts site des équipes RH et IT
- Par domaine, sur les projets SAP S4
- Par domaine, sur les projets SALESFORCE
- Par domaine, sur les projets SAP B1
les RESSOURCES a sa disposition
Comment le Key User va-t-il pouvoir se tenir informé et se documenter tout au long du projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Les explorer
Liens pratiques
Comment lesexploiter ?
Besoin d'une définition ?
De quoi ai-je besoin pour ce projet ? Où trouver de l'information ?
Dans la 2e partie, nous avons vu les ressources "humaines", toutes les personnes qui peuvent apporter au Key User, une réponse, un appui, un avis/conseil. A présent, découvrons les sources d'information et ressources documentaires auxquelles le Key User pourra se référer.
Les ressources à sa disposition
Parole de KEY USER
Explorer les ressources
Sharepoint
TEAMS
campus
LEARN IT
Les ressources à sa disposition
Outil de communication en ligne (Microsoft 365) qui permet de collaborarer à distance, de partager du contenu et informer les membres de la Teams. Plusieurs canaux TEAMS sont utilisés pour un déploiement SAP
Outil de partage en ligne (Microsoft 365), qui permet de gérer du contenu, de le trouver rapidement et de collaborer efficacement.Le Sharepoint Opera comporte un dossier pour chaque déploiement de SAP
Site internet (Sharepoint interne GA) qui héberge tous les supports de formation des outils informatiques du Groupe (ppt, vidéos, excel, ...). A ce titre, ces supports (dont les formationss Key Users) sont accessibles à tous
Site internet GA, herbergé par l''éditeur Rise Up, qui héberge tous les parcours de formation digitalisés du Groupe (e-learning).Plusieurs parcours de formation SAP existent déjà, et de nouveaux parcours sont régulièrement créés
Comment les exploiter ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les ressources à sa disposition
Parole de Key User
Liens pratiques
parcours de formatione-LEARNING
cOMMUNICATION ET PARTAGE D'INFORMATION
SUPPORTS DE FORMATION
Les ressources à sa disposition
- Campus - Les basiques SAP
- Campus - Les domaines
- Campus - Navigation Gui
- Campus - Navigation Fiori
- Learn It (supports existants / domaine)
- Learn It Live des Formations
- Sharepoint projet Opera
- Sharepoint projet Team Opera CRM
- Teams du projet
- Teams avec experts de votre domaine
lES PHASES DU PROJET
Avant d'aller plus loin, parlons de méthodologie projet IT. Cliquez sur le lien suivant
En connaître lecontenu
Liens pratiques
Comment les appréhender et les gérer ?
Besoin d'une définition ?
La méthodologie projet IT, késako ?
Un projet, c'est comme une recette de cuisine ! Pour que tout le monde se régale du résultat, il faut : - des ingrédients de 1e choix - suivre et bien respecter les étapes clairement définies, en mode pas à pas
Les phases du projet
Au sein du Groupe Atlantic, les équipes de la DSI ont mis en place une méthodologie projet adaptée à nos besoins et garantissant un haut niveau d'efficacité et donc de réussite !
Parole de Key User
La méthodologie projet IT
Les phases du projet
MOBILISATION
CONCEPTION
REALISATION
DEPLOIEMENT
FORMATION
Pour la version planning macro, c'est par ici =====>
Le Planning macro type
Les phases du projet
Conception
Réalisation
Formation
Déploiement
Mobilisation
Les étapes du projet en détail
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Planification
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation d'avant-projet
Formation EU
Les étapes du projet en détail
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Planification
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation d'avant-projet
Formation EU
Le Cleasing Data et les Runs de migration
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
De 6 à 12 mois avant le début du projet, et jusqu'au Cut Over
En moyenne entre 1 an et 1,5 ans
Ces phases sont celles du nettoyage puis de l'enrichissement de la donnée (la DATA => articles, business partners)
Les phases du projet
Key Users, certains collègues dédiés BPO, équipe IT
Objectif : intégrer dans le nouveau Système d'Information une donnée propre et complète. Ces 2 critères sont incontournables afin de dérouler correctement les flux métier et interdomaines dans le nouvel outil. Tout au long des ces phases successives, les Key Users alimentent (dans les délais impartis des run), contrôlent (une fois les migrations réalisées par l'équipe IT/IPO) et le cas échéant, corrigent les données. Ces actions prennent beaucoup de temps de traitement par les équipes site et nécessitent également une disponibilité de leur part post-migration.
Parole de Key user
Session de Vis Ma Vie (VMV)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
3 mois environ avant le lancement du projet (Kick-Off)
2 à 3 jours
Déplacement d'un Key User sur un autre site que le sien, pour observer ses homologues utilisant le nouvel outil
Les phases du projet
Key User concerné par le projet Key User, Managers, Users du site d'accueil BPO/IPO/Formateur
Objectif : permettre au Key User du projet de se projeter dans son quotidien métier avec le nouvel outil (identifier les changements). Un guide est créé par l'équipe Change et mis à disposition du Key User dans le SharePoint du projet, avant le début du Vis Ma Vie, pour l'accompagner dans son déroulé : - les actions dans l'outil qu'il aura à observer, les questions à poser à ses interlocuteurs, projection des changes pour son site, modèles de compte-rendu, ... - et bien sûr, le programme de son Vis Ma Vie !
Formations d'avant-projet
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
3 mois environ avant le lancement du projet (Kick-Off)
2 à 4 jours
3 formations sur la gestion de projet/du changement, découverte du nouvel outil et animer une formation
Les phases du projet
Animateurs : externes et internes Participants : Key Users
Objectif : apporter aux Key Users des connaissances et compétences pour leur permettre - d'être le plus à l'aise possible dans leur rôle de Key User (attitude, organisation, gestion du temps, du stress, anticipation, alerte) - de comprendre les impacts du changement sur eux-mêmes et leurs collègues, connaître les manières de gérer les résistances au changement et devenir acteur du Change sur leur site - d'adopter la posture et les actions adaptées pour eux préparer et transférer leurs nouvelles compétences outil/nouveaux process vers leurs collègues (futurs utilisateurs) - d'une manière générale, d'avoir une boîte à outils de pratiques/supports qu'ils pourront utiliser durant le projet.
Kick-Off
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Réunion de lancement du projet - Au moment des F&G
2h
Présentation du projet aux parties prenantes impliquées dans le projet : enjeux, riques, planning, acteurs
Les phases du projet
Animation : Directions Projet GA (dont Change) / Chefs Projet Utilisateurs / Sponsors Participants : Key Users, Managers, RH/RIS sites, BPO/IPO/Consultants/Formateurs
Objectif : mettre toutes les parties prenantes au même niveau d'information sur le contexte du projet, les étapes, les actions et le qui fait quoi. Un 2nd RDV est organisé dans la foulée entre les équipes projet et sites afin de permettre de se connaître et déterminer ensemble, les facteurs clé de succès et les difficultés potentielles (RDV dit d'inclusion). En parallèle de ces moments d'échange, un trombinoscope des équipes est mis en place et à disposition sur le SharePoint du projet, pour faciliter la connaissance de tous les acteurs
Parole de Key user
Fit&Gap
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Suite à la réunion de Kick-Off
4 à 6 semaines
Ateliers entre les acteurs projet durant lesquels on confronte les besoins métier du site au « Core Model » / la solution actuelle
Les phases du projet
Animateurs : BPO/IPO Participants : Key Users, managers, CPU
Objectif : Confirmer le périmètre fonctionnel à couvrir et identifier les potentiels Gaps (écarts). Durant la semaine de planification qui se déroule post-Fit&Gap, l'équipe projet Groupe valide ou pas la prise en compte de ces écarts : -> Si l'écart nécessite une évolution de l'outil => une étude de faisabilité est organisée : livrable pour Go Live ou plus tard ? -> Si l'écart ne peut pas être traité côté outil => c'est un Change (un changement) à gérer par l'équipe projet site
Parole de Key user
Identification et gestion des changements (changes)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Tout long du projet
Indéterminée !
Les changes sont identifiés/confirmés lors de chaque étape du projet
Les phases du projet
Key Users, managers, CPU, BPO/IPO, Équipe Change
Objectif : déterminer les impacts techniques, process, métier, organisationnels et culturels, issus de la mise en place d'un nouveau Système d’Information. Puis évaluer le niveau de changement de chacun d'entre eux (nbre de collaborateurs concernés, positif/négatif, risques, priorité, degré d'acceptabilité) afin de mettre en place les plans d’action associés et s'assurer de leur exécution et efficacité.
Formation Key Users/U.A.T.
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
2 à 5 mois après les Fit&Gap
De 2 à 15 semaines (selon les domaines)
Les Key Users sont formés au nouvel outil et réalisent les scénarios de tests relatifs à leurs cas métier
Les phases du projet
Animateurs : formateurs internes, BPO, IPO Participants : Key Users
Objectif : assurer la montée en compétences outil des Key Users et valider l’operationnalité du nouvel outil. Concrètement : - l'équipe projet Groupe définit les parcours de formation des Key Users, anime les modules, fait pratiquer - elle conçoit les scripts de test sur la base des cas d’usage du site, tels que remontęs par les Key Users - les Key Users suivent leurs formations et exécutent les tests (User Acceptance Tests), avec le support technique de l’équipe projet Groupe, jusqu'à validation définitive.
Parole de Key user
Session de Do My Job (DMJ)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Post formations Key Users
2 à 3 jours
Déplacement d’un Key User sur un autre site que le sien, pour pratiquer dans le nouvel outil avec l'appui de ses homologues
Les phases du projet
Key User concerné par le projet Key User, Manager, Users du site d’accueil BPO/IPO/Formateur
Objectif : permettre au Key User de valider sa compréhension des formations outils (par de la mise en pratique dans un environnement de production) et la bonne prise en compte des nouveaux process induits par le nouveau Système d’Information. Un guide est créé par l’équipe Change et mis à disposition du Key User dans le SharePoint du projet, avant le début du Do My Job, pour l'accompagner dans son déroulé : - les actions à opérer dans l’outil, les questions à poser âgés interlocuteurs, projection des changes pour son site, modèle de compte-rendu,... - et bien sûr, le programme de son Do My Job !
Formation End Users
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
1 à 3 mois avant le Go Live
De 1 à 8 semaines
Les End Users site sont formés au nouvel outil et aux nouveaux process par les Key Users.
Les phases du projet
Animateurs : Key Users (support des BPO/formateurs) Participants : End Users, Managers
Objectif : assurer la montée en compétences outil des End Users afin qu'ils soient en capacité de l'utiliser pour exercer leur métier lors de sa mise en production (sur tâches quotidiennes, soit niveau de priorité P1). Concrètement : - avec l'appui des équipes projet, les managers définissent les parcours de formation de leurs collaborateurs End Users, - les Key Users préparent et animent ces modules de formation, avec le support de l’équipe projet Groupe. Les formations qualifiées de niveau P2, P3, seront dispensées post-Go Live (maxi dans les 10 mois suivants) afin de finaliser les parcours d'apprentissage des utilisateurs.
Parole de Key user
Cut-Over
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
2 à 3 mois avant le Go Live
Environ 2 mois + la semaine de Cut Over (7 à 10 jours)
iLes données validées (nettoyées,enrichies tout au long des runs) sont migrées dans le nouveau système d'information
Les phases du projet
Les équipes projet Site et Groupe
Objectif : assurer la bascule de l'activité (des données/data) du système d'information actuel vers le futur système. 3 étapes de bascules de données sont prévues successivement : - Données statiques (MDA et MD BP, plans de compte) - Données semi-dynamiques (contrats d’achat, conditions de vente) - Données transactionnelles (comptes clients, fournisseurs, stocks, en-cours). Environ 10 jours avant le Go Live, on débranche l’ancien sytème. Au Go Live, on branche le nouveau système.-
Parole de Key user
10
Go Live/Hypercare
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Cf. planning du projet
Go Live = 1 à 2 jours Hypercare 4 à 6 semaines à partir du Go Live
Phase de mise en production du nouvel outil (Go Live), suivie d'une période de support au démarrage rendorcée (Hypercare)
Les phases du projet
Toutes les équipes projet (groupe/site) + les équipes sites + KU d'autres sites en renfort selob besoin
Objectif : Assurer la continuité de l'activité du site lors de la mise en production de son nouveau système d'information. Toutes les équipes sites sont à présent utilisateurs du nouvel outil, avec l'appui des équipes projet Groupe et Key Users. La période de démarrage se caractérise par un support renforcé Il s'agit des premières semaines de vie du site avec le nouvel outil. Il est nécessaire d'apporter un support technique et métier suffisant aux utilisateurs, afin de : - garantir la gestion rapide de tout blocage - et créer ainsi les premiers bons réflexes de résolution de problème par les acteurs sites (organisation et méthodologie).
Parole de Key user
11
Vie après déploiement
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
CAprès la phase d'Hypercare
Sans limite de durée
Le projet est terminé et le site utilise le nouvel outil.
Les phases du projet
Toutes les équipes du site
Objectif : finit le mode projet, le site repasse en mode vie "classique", doté d'un nouvel outil pour conduire et gérer son activité. Les équipes projet Groupe ne sont plus présents. Le RIS et le Key User sont les 1ers niveaux de support des utilisateurs en local. Le support technique Groupe est assuré par le Centre de Compétences Groupe (via bugzi). Ces actions concourront à garantir la perenité des compétences site sur le nouvel outil.
Parole de Key user
Comment les appréhender et les gérer ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les phases du projet
Parole de Key User
Comment gérer chaque étape du projet ?
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Planification
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation EU
Formation d'avant-projet
Le Cleasing Data et les Runs de migration
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 Identifiez les acteurs du nettoyage et de l'enrichissement de la donnée Conseil n°2 Suivez les formations EMA-EMC animées par les BPO et prenez le temps nécessaire pour comprendre la méthodologie employée, le planning de travail et l'utilisation des fichiers Conseil n°3 Organisez des points d'étape de ces actions, avec l'appui de l'équipe projet Groupe Conseil n°4 Suivez l'évolution du nettoyage et de l'enrichissement par la mise en place d'indicateurs Conseil n°5 Planifiez des temps dédiés (3x le temps que vous pensez mettre) pour travailler sur ces actions lors des phases de run
Comment gérer ces étapes ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Le chantier de la migration des données (cliquez ici)
Session de Vis Ma Vie (VMV)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Illustrez vos prises de notes avec des schémas, des photos, captures d'écran Conseil n°2 : Gardez en tête le contenu qui est demandé en synthèse du Vis Ma Vie pour vous poser et poser les bonnes questions Conseil n°3 : Si besoin, ajoutez des slides pour compléter votre prise de notes Conseil n°4 : Prévoyez un temps de préparation de la synthèse du Vis Ma Vie Conseil n°5 : Partagez le compte-rendu de votre Vis Ma Vie avec vos BPO/IPO/Formateurs
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Carnet de bord (cliquez ici)
- Notes des sujets vus en VMV (cliquez ici)
- Synthèse Vis Ma Vie (cliquez ici)
Formations d'avant-projet
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Participez pleinement le jour J (poser des questions, partager) Conseil n°2 : Notez les pratiques que vous voulez tester, les sujets que vous souhaitez approfondir Conseil n°3 : Identifiez vos apprentissages pour chacune des formations (forcément vous en sortirez grandis ! 😉💪) Conseil n°4 : Partagez-les avec vos collègues et manager ! Conseil n°5 : Lors des ateliers de SAV de ces formations organisés par l'équipe Change pendant le projet, travaillez ensemble vos méthodes et pratiques
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES FICHES PEDAGOGIQUES
- Piloter son activité projet et être acteur du changement
- Découvrir l'outil SAP S4HANA
- Devenir animateur de formation SAP
Fit&Gap
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 Soyez focus et participatif lors de chaque atelier auquel vous assisterrez (posez des questions, évoquez tous vos cas métier) Conseil n°2 Prévoyez un temps d'échange avec votre manager et votre CPU, pour lui reporter tout sujet/changement que vous aurez identifié et/ou que l'équipe projet Groupe aura mis en évidence Conseil n°3 Adoptez une vision interdomaines pour appréhender vos interactions demain avec vos collègues des autres équipes Conseil n°4 Sollicitez l'équipe Core si besoin de revoir un sujet pour vous permettre de bien cerner les impacts pour vos cas métier de la prise en compte des règles métier groupe / du nouvel outil Conseil n°5 Participez aux ateliers organisés post-Fit&Gap par l'équipe Change pour travailler sur la méthodologie de gestion des changements
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Fiche écoute à utiliser lors de chaque atelier (cliquez ici)
Identification et gestion des changements (changes)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1Suivez toutes les indications données par le CPU, l'équipe projet Groupe et l'équipe Change, en amont de chaque phase Conseil n°2 Complétez les supports mis à votre disposition lors de chaque phase pour vous accompagner dans votre vécu du projet, en tant que Key User (phases de VMV, F&G, formation, DMJ notamment) Conseil n°3 Participez activement aux ateliers change organisés post-VMV et post-DMJ, post-F&G, pour vous permettre de travailler sur la gestion des changements identifiés Conseil n°4 Partagez régulièrement auprès de votre manager/de votre CPU sur les impacts de l'outil et des règles métier sur vos process, vos fonctionnements, vos organisations.. Conseil n°5 Ne restez pas seul(e)s avec vos sujets. Sollicitez l'équipe Change !
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Le support de formation "Gérer son activité projet et être acteur du changement" (à récupérer lors de la formation)
- Revoir/pratiquer l'un des thèmes clé de la formation (cliquez ici)
Formation Key Users/U.A.T.
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Comment gérer ces étapes ?
Conseil n°1 : Prenez le temps nécessaire après chaque session pour vous faire un résumé de ce que vous avez appris Conseil n°2 : Pratiquez SAP ! Pratiquez SAP ! Pratiquez SAP ! Conseil n°3 : Posez les questions à l’équipe Core (au besoin, lors du RDV hebdo avec l’équipe Core)
Conseil n°4 : Reportez à votre manager ce que vous avez compris et partager avec lui les changes Conseil n°5 : Restez connectés entre Key Users : organisez entre vous des points, chaque fin de semaine de formation par exemple, pour partager vos apprentissages, vos questions, et connaître ainsi les sujets vus par chaque domaine
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase de formation des Key Users (cliquez ici)
- Dès votre 1e jour de formation (cliquez ici)
- Les étapes des UAT (cliquez ici)
- Recensez les changements (cliquez ici)
Session de Do My Job (DMJ)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Illustrez vos prises de notes avec des schémas, des photos, captures d'écran Conseil n°2 : Validez votre niveau d'appropriation de l'outil et des nouveaux process lors des échanges avec votre homologue du site d'accueil Conseil n°3 : Identifiez les actions qu'il reste à déployer avant le Go Live et après le Go Live Conseil n°4 : Au retour, organisez un temps de présentation de votre bilan auprès de votre managers, voire des KU des autres domaines pour les sensibiliser sur les sujets-clés Conseil n°5 : Partagez le compte-rendu de votre Vis Ma Vie avec vos BPO/IPO/Formateurs
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Notes des sujets vus en DMJ et plan d'action avant le Go Live (cliquez ici)
Formation End Users
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Tout au long des formations Key Users, prenez un temps de bilan pour valider les acquis et identifier les messages à faire passer aux collègues EU Conseil n°2 : Dupliquez le support de formation KU pour ensuite en créer une version plus "allégée", ciblées sur les besoins de formation des EU Conseil n°3 : Réalisez des modes opératoires, schémas, ... tout support faciliant l'appropriation du nouveau process Conseil n°4 : Préparez votre animation de formation en intégrant une dynamique et des séquences alternant théorie et pratique Conseil n°5 : Participez aux ateliers animés par l'équipe Change pour vous préparer au mieux à former, à gérer un groupe d'apprenants, etc...
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase de formation des End Users
- Bonnes pratiques en tant qu'animateur de formation (cliquez ici)
Cut Over
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Déterminez les acteurs de cette phase sur le site (Key Users, certains End Users) Conseil n°2 : Communiquez auprès de tout le site sur cette phase où chacun doit êre vigilant en recensant dans un fichier excel toute création / modification de données dans le système actuel Conseil n°3 : Assurez des points de suivi tout au long de ces étapes avec l'appui de l'équipe Core Conseil n°4 : Prévoyez une organisation pour la reprise manuelle demain dans le nouveau système, des données saisies dans le fichier excel dédié Conseil n°5 : Durant la semaine de Cut Over, l'équipe projet Groupe réalise les actions de bascule et donc soyez disponibles pour toute action (contrôle/saisie) selon besoins exprimés
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase du Cut Over (cliquez ici)
- Exemple de communication sur les étapes de Double Saisie et Freeze (cliquez ici)
10
Go Live/Hypercare
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Communiquez en amont sur l'organisation mise en place en terme de support aux utilisateurs (dépliant, mémo, process) Conseil n°2 : Mettez en lien les utilisateurs avec l'équipe projet support : en remontant les besoins/blocages des premiers aux seconds, en expliquant aux premiers les instructions données par les seconds Conseil n°3 : Soyez en appui, avec votre manager, de vos collègues pour assurer le support de niveau 1 Conseil n°4 : Participez activements aux rituels de démarrage pour représenter votre domaine/votre service Conseil n°5 : Travaillez de concert avec les autres Key Users de vos sites pour garantir une communication transverse, favorisant la résolution de problèmes rencontrés dans les flux partagés
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES ACTIONS CONCRETES
- un guide (en cours de construction)
11
Vie après déploiement
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Poursuivez l'animation des parcours de formation des EU Conseil n°2 : Mettez en place des dojos régulièrement pour faciliter l'appropriation de l'outil selon les cas métier Conseil n°3 : Participez au bilan du projet avec les autres équipes investies, de manière à en retirer les apprentissages/acquis, et identifier les pistes d'amélioration pour l'avenir Conseil n°4 : Réadaptez vos pratiques si celles prises en compte pour le Go Live nécessitent d'être optimisées Conseil n°5 : Continuez d'assurer votre rôle de Key User en assurant la formation de tout nouveau collègue utilisateur et en assurant les tests et formations lors des montées de version de l'outil
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES ACTIONS CONCRETES
- Maintenir la mise à jour de la documentation - Poursuivre les rituels entre les KU du site - Participer aux communautés métier animées par le BPO
Liens pratiques
videos"Paroles de KEY USER"
VIDEOS"A la decouverte de SAP"
Les phases du projet
- Toutes les interviews des Key Users
- Vidéos des Key Users en support pour le Go Live de GA Izmir (06/2023)
- Les phases-clé du projet (SAP S4)
- La semaine de Cut-Over
- Le Freeze et la double saisie
- Pour en découvrir d'autres (2 saisons à disposition, aussi bien que Netflix 😉)
TERMINOLOGIE/LEXIQUE
Le Key User va être confronté à de nouveaux termes propres au projet et à l'outil informatique. Pour en découvrir un premier aperçu, cliquez ici
Savoir décoder la terminologie projet
Liens pratiques
S'approprier le langage du nouvel outil
Comment vais-je m'approprier toute cette nouvelle terminologie ?
Vous le constaterez assez rapidement, de nouveaux dialectes vont bientôt faire partie de votre quotidien de Key Users ! 😏 Ils sont issus, pour le premier, de la méthodologie prrojet IT, qui utilise souvent la langue de Shakespeare pour désigner ses étapes/actions, et pour le second, forcément, du langage utilisé dans le nouveau Système d'Information, plus technique et également à connotation métier).
Terminologie/Lexique
acronymes SAP
Savoir décoder la terminologie projet
Comme dans la vidéo sur les Acronymes SAP, vous allez rencontrer tout au long du projet le même type de situation, à savoir : un grand moment de solitude lorsque l'un de vos interlocuteurs vous parle d'un sujet C'est NOR-MAL ! Et donc, quelle solution adopter ? Et bien, il y en a plusieurs, à conjuguer les unes avec les autres (et vous les avez déjà sûrement en tête car vous avez déjà appris d'autres langues jusqu'à présent 💪
Terminologie/Lexique
Savoir décoder la terminologie projet
Pour faire vos premiers pas avec la terminologie projet...
Terminologie/Lexique
Quelques actions projet
Les étapes projet
La base !
S'approprier le langage du nouvel outil
Les solutions pour parler le langage de votre nouvel outil seront les mêmes que pour la terminologie Projet. Chaque phase du projet vécue, vous donnera l'opportunité de découvrir progressivement l'étendue du vocabulaire propre au nouvel outil et/ou à votre métier : - Les sessions de "Vis Ma Vie", - Les Fit&Gap, - et bien sûr les formations (notamment avec les transactions pour dérouler les actions dans l'outil.
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
- Terminologie SAP S4 générale
- Terminologie SAP S4 métier
- Terminologie projet IT
Testez votre niveau de connaissance !
Retrouve les paires acteur projet/missions
Place les phases par ordre chronologique
Qui fait quoi dans le projet ?
Dessinez ou mimez, et...c'est gagné !
Pose bien ta question (Jéopardy)
Croise les mots et trouve le terme gagnant !
Testez votre niveau de connaissance !
Trouve la bonne (res)source d'information
Qui veut gagner des millions ?
Merci pour votre attention !
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
TEAMS
Une équipe Teams est créée pour chaque projet. Elle permet à tous de rester en contact (côté Groupe et côté équipes site). Elle comprend des sous-canaux par domaine qui seront utilisés notamment par les BPO/IPO pour mettre à disposition les supports de formation auprès des Key Users. Un sous-canal sera également dédié au suivi des actions de Cut Over. Chaque acteur concerné par le projet sera invité à rejoindre l'équipe TEAMS une fois créée.
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
SHAREPOINT
Le Sharepoint OPERA vous permet d'accéder à tous les contenus générés durant le projet : - supports de présentation de l'équipe Core - supports de réunions/comités - vos documents de travail/documents partagés avec l'équipe Projet ⚠ S'agissant de fichiers partagés, merci d'être vigilant à toute action qui pourrait modifier/ supprimer le travail réalisé par l'un de vos collègues.
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
LEARN IT
Que ce soit dans la partie "LES SUPPORTS" ou la partie "LE LIVE DES FORMATIONS", vous pourrez partir à la découverte de SAP sous toutes ses coutures : par domaine, en mode culture générale, etc... Prenez le temps de parcourir chacun de ses contenus et n'oubliez pas de mettre ce site en favori dans votre navigateur. Vous aurez besoin de vous y référer très régulièrement et les documents de formation sont mis à jour suite à chaque nouveau déploiement, et ce, dans chaque domaine.
MOBILISATION (préparation)
- Constitution des équipes
- Groupe : Direction Projet IT, BPO, IPO, Consultants,
Formateurs, Change, Sponsors
- Site : Direction, Chef Projet Utilisateurs, Managers, Key Users, RH, RIS - Projection du planning, selon les attendus exprimés par la Direction Groupe - Début de préparation des phases :
* Pour les Key Users : découvrir comment fonctionne l'outil
(sur les autres sites, philosophie de l'outil, ...) * Pour l'équipe Projet Groupe, comprendre le
fonctionnement du site, les process utilisés, les méthodes
appliquées, les enjeux/contraintes, organisations, ...
- Réunions préparatoires Groupe/Site
- Consitution de l'équipe des Key Users
- Réunions d'information sur le projet auprès des équipes site (Managers, Key Users, RH, RIS)
- Visite de l'équipe projet Groupe sur site (découverte)
- Organiser des "Vis Ma Vie" pour les Key Users sur autre site
- Parcours de formation d'avant-projet (change, former, découvrir l'outil)
Formation des Key Users
Lors de la phase de formations des KU et des UAT (notamment) acquérir le niveau de compétence technique requis pour utiliser la solution informatique (gestion des anomalies, paramétrage, …)
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Cleansing / Nettoyage des données
Participer au nettoyage des données et garantir leur vérification pendant et après la migration, durant les phases de tests et pour le démarrage.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
FORMATION
- Planifier les formations Key Users, animées par l'équipe Projet Groupe (formateurs outil, BPO/IPO) - Animer les formations Key Users à l'outil et évaluer leur niveau d'appropriation (exercices, quiz, ...+ formulaires d'évaluation) - Préparer les scripts de test et faire dérouler les User Acceptance Tests (U.A.T.), par les Key Users - Faire pratiquer les Key Users dans un environnement de production lors des "Do My Job", sur un autre site - Préparer les supports de formation End Users, animer les formations, et évaluer le niveau d'appropriation à l'outil pour les tâches quotidiennes - Organiser des Dojos pour les faire pratiquer sur des cas concrets métier
- Formation des Key Users
- Réalisation des U.A.T.
- Organisation de "Do My Job" par les Key Users
- Préparation des formations End Users
- Formations End Users
- Mise en place de Dojos (post-formation)
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
Les solutions !
- Demandez tout simplement à votre interlocuteur d'expliquer l'acronyme/le nouveau terme qu'il vient d'employer. Un point rassurant : vos interlocuteurs sont également passés par
ces moments d'inconfort et donc ils seront à-même de comprendre votre incompréhention. Ils sauront prendre le temps de vous répondre. 2. Prendre connaissance des lexiques à votre disposition dans ce Kit et vous y référer régulièrement. Si vous identifiez un terme qui n'y figure pas, merci de nous l'envoyer à ..... et nous l'ajouterons pour le plus grand bien de la communauté 3. Patience. Accordez-vous le temps dont vous avez besoin pour vous approprier ces nouveaux mots. Lorsque vous constaterez que vous commencez à les utiliser naturellement dans vos échanges, c'est que vous serez sur la bonne voie !
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
DEPLOIEMENT
-Dérouler les actions prévues durant le Cut-Over
* reprise de données par les équipes Projet Groupe
(domaine par domaine),
* contrôles à réaliser par les équipes Projet Site.
- Actions de communication auprès des fournisseurs/clients/sociétés du GA - Constitution de l'équipe support au démarrage :
* Equipes Projet Groupe
* Centre de Compétences de la DSI,
* Key Users/Managers d'autres sites déjà déployés
* Consultants externes le cas échéant
- Réunion de bilan avec tous les acteurs du projet (6 mois
après le Go Live) : succès, difficultés, enseignements,
améliorations pour l'avenir)
- Cut-Over (plan de bascule), dont périodes de Freeze/double saisie
- Go Live
- Support au démarrage
- Phase de Handover (relais par Centre de Compétences)
- Réunions quotidiennes de suivi des KPI de démarrage (Directions Projet/Managers/Key Users)
- Rétrospective du projet
REALISATION
- Dérouler les actions / organisations prévues lors de la
phase de planification, c'est-à-dire
- Développer les évolutions du Système d'Information
indispensable au démarrage de l'outil pour le Site
- Préparer les scripts de test qui permettront de valider le
fonctionnement de l'outil par rappport aux besoins du Site
- Mettre en place les réunions périodiques nécessaires
entre les équipes concernées / les domaines, pour le suivi
des sujets (aussi bien sur Site, qu'entre équipes Site et
Groupe)
- La Direction Projet organise et anime périodiquement des
comités projet pour avoir une vision globale, domaine par
domaine, de l'avancée de leurs actions
- Réunions périodiques POA par domaine (équipes Projet Groupe)
- Réunions de travail BPO/IPO par domaine/interdomaine
- Comités projet (équipes Projet Groupe/Dir Projet Site)
- Réunions de suivi avec les Key Users (par Dir Projet Site/Managers/BPO-IPO)
- Réunions de pilotage (Directions Projet + sponsor/comité de Direction site)
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
Testez-Vous !
Comment vivez-vous le changement ?
Pour vous aider demain à gérer les changements dus au nouvel outil dans votre métier et auprès de vos collègues, évaluez dès à présent de quelle manière vous-même vous y réagissez 😉(Cliquez sur l’ampoule ci-dessus)
User Acceptance Tests (U.A.T.)
Réaliser les tests de recette (y compris lors des déploiements sur les autres sites lors des montées ultérieures de version = tests de non-régression), formaliser les anomalies, valider leur correction. S’assurer ainsi de la capacité à réaliser son métier avec efficacité.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
CONCEPTION
- Lancer officiellement le projet
- Présentation par l'équipe Core (BPO/IPO) aux équipes
Site (KU/Managers) du Core Model
- Par rapport aux besoins métier du Site, analyse des
pratiques / process actuels et futurs
=> Identification des Fit&Gap !
-> "FIT" (ce qui sera repris dans le nouveau S.I., i.e. la
manière dans le process sera intégré dans ce dernier)
-> et des "GAP" (ce qui devra faire l'objet d'un changement
: développement du S.I., adoption d'une solution
temporaire, évolution du process, nouvelle organisation à
trouver côté site,...)
- Réunion Kick-Off
- Sessions de Fit&Gap
- Analyse des Fit&Gap
- Phase de planification (des actions à mener) par équipes projet Groupe (développements informatiques, organisation à mettre en place pour chaque sujet)
Réunion (2h) pour informer les Key Users du site du projet de déploiement, 3 à 6 mois avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
Les Chefs Projet Utilisateur et l'équipe Change Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
Fit & Gap
Lors des Fits & Gaps s’assurer que les processus et solution déployés permettent d’opérer les flux métiers et couvrent les besoins du site.
Identifier les évolutions métier et leurs impacts pour les utilisateurs.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Key Users interviewés
- Emmanuel Bruel (GA Synergy, Formateur SAP Log Amont) - Julien Bossard (Atlantic Industrie, KU Log aval Recs) - Stéphanie DOITTEAU (GFC Atlantic, Assistante commerciale) - Elise DOUTEAU (GFC Atlantic, ADV) - Christine MACQUIGNEAU (GA Synergy, Chargée de Projets IT Achat et budget) - Anne LE GUEN (Atlantic Industrie, Technicienne bureau d'étude) - Damla BAGDAT (GA Izmir, Purchasing Engineer) - Emelyne GRONDIN (GA Synergy, Formatrice SAP Achats, Ventes, Services) - Gizem ISCAN (GA Synergy, SAP S4 Finance Functional Consultant) - Jerome LEROUX (Atlantic Industrie, Référent Qualité E2C et KU Qualité / PU) - Nadia GUILMENT (Atlantic Industrie, Conseillère clientèle) - Stéphane GRACIETA (GA Synergy, Formateur SAP Log Aval) - Paul VUITTON (Atlantic Industrie, Logisticien)
Lien à venir vers les photos
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
Formation des End Users
Animer les sessions de formation des utilisateurs finaux durant le projet (phase de formation des end users).A cet effet, avec l’appui de la Core Team (BPO/IPO/Consultants/Formateurs internes) préparer les supports documentaires de formation documentation (supports de formation, modes opératoires) et s’assurer de la bonne compréhension et appropriation de l’outil par les utilisateurs.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
CAMPUS (Rise Up)
Une fois connecté au site Campus, vous avez accès au tableau de bord de vos formations :* celles où vous vous êtes inscrits vous-même directement, * celles où l'on vous a inscrit(e) dans le cadre d'un parcours que vous avez à réaliser pour grandir en compétences. En cliquant sur "Catalogue", vous pourrez chercher de nouvelles formations digitales à vivre (mots-clés à utiliser : SAP, achats, R&D, ...).
Réunion (2h) pour informer les Key Users du site du projet de déploiement, 3 à 6 mois avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
Les Chefs Projet Utilisateur et l'équipe Change Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
KIT KU (version "mot mystère")
GROUPE ATLANTIC
Created on September 9, 2025
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Transcript
Le Kit du Key User
Ses Collègues
Son Rôle
Les Ressources à sa disposition
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
Testez-vous !
Les phases du projet
Lexiques
Objectifs et Remerciements
Mode d'emploi
Le Kit du Key User
Ses Collègues
Son Rôle
Les Ressources à sa disposition
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
Testez-vous !
Les phases du projet
Lexiques
Objectifs et Remerciements
Mode d'emploi
Objectifs et Remerciements
Ce Kit a été conçu en 01/2024 par l'équipe Change
Il a pour objectif d'apporter à un Key User, dans un seul et même document, une vision globale et détaillée, de tout ce qu'il a connaître au démarrage d'un projet informatique du Groupe Atlantic, et ce, afin de lui faciliter au mieux l'appropriation de sa mission.Il est également destiné à tout collaborateur qui devient Key User post-déploiement.
Un grand merci aux Key Users qui ont accepté de partager leurs retours d'expérience dans ce rôle et que vous retrouverez dans les vidéos
Commencez par évaluer votre niveau de connaissance avec la partie "Testez-vous !". Vous devriez ensuite facilement trouver quel(s) premier(s) thème(s) du Kit explorer...
Parole de Key User
Version 2024_01 (FRE) - MàJ 2025_03
Gizem ISCAN(GA Synergy, SAP S4 Finance Functional Consultant)
Paul VUITTON(Atlantic Industrie, Logisticien)
Anne LE GUEN(Atlantic Industrie, Technicienne bureau d'étude)
Emelyne GRONDIN(GA Synergy, Formatrice SAP Achats, Ventes, Services)
Jerome LEROUX(Atlantic Industrie, Référent Qualité E2C et KU Qualité / PU)
Merci à vous !
Nadia GUILMENT(Atlantic Industrie, Conseillère clientèle)
Emmanuel Bruel(GA Synergy, Formateur SAP Log Amont)
Damla BAGDAT(GA Izmir, Purchasing Engineer)
Stéphanie DOITTEAU(GFC Atlantic, Assistante commerciale)
Stéphane GRACIETA(GA Synergy, Formateur SAP Log Aval)
Christine MACQUIGNEAU(GA Synergy, Chargée de Projets IT Achat et budget)
Julien Bossard(Atlantic Industrie, KU Log aval Recs)
Elise DOUTEAU(GFC Atlantic, ADV)
Mode d'emploi
Ce kit a été concû sur le site internet Genially. Cet outil en ligne permet de réaliser des présentations intégrant des liens entre les différentes slides et objets des slides. Ces interactions ont été paramétrées grâce aux boutons de navigation (détaillés ci-dessous) ou sur tout autre objet présent sur la page. Lorsque vous arrivez sur une slide et que celle-ci a terminé de se charger/de s'animer, cliquez sur le bouton en haut à droite qui vous dévoilera instantanément les liens d'interactions de la page, qui vous mèneront à d'autres informations.
Légende d'autres icones pour aller plus loin sur un sujet pour regarder une vidéo pour accéder au lexique
Légende des icones de navigation pour atteindre la page suivante du Kit pour revenir à la page d'accueil du Kit pour revenir en arrière ou vers le sommaire du thème
Parole de Key User
Besoin d'une définition ?
Vous savez tout à présent et avez donc le loisir de naviguer selon votre choix. Pour plus de confort visuel, n'hésitez pas à agrandir les pages en cliquant sur l'icone
C'est quoi êtreKey User dans le Groupe Atlantic ?
Le Key User est LE référent dans son organisation, d’un métier ou une activité du métier. Il est le 1e niveau de support des utilisateurs finaux (End Users) pour la solution informatique déployée, dans son domaine sur son site et/ou pour un service donné de son site.
Parole de Key User
Cliquer sur les icones
Le RÔLE DU KEY USER
Quels sont les attendus en terme d'actions et de posture du Key User, durant le projet et après le projet ? Pour en savoir plus, cliquez ici
Comprendre ses missions
Liens pratiques
Comment grandiren tant que Key User ?
Besoin d'une définition ?
Qu' attend-on de moi pour ce projet ?
Le Key User sait faire preuve de rigueur, de prise de recul, de tenacité et d'adaptabilité.Il est à l'écoute et est force de proposition. Doté d'un esprit d'équipe, pour contribuer à la réussite du projet, il travaille en étroite collaboration avec les Key Users des autres domaines de son site, et partage régulièrement auprès de ses pairs.
Le Rôle du Key User
Comprendre ses missions
Compétences
Un KU : C'est / Ce n'est pas
Rôle/missions
Keep CalmI am Key User
Enjoy SAPI am Key User
Le Rôle du Key User
Référent Site MétierAmbassadeur et Relais
Le Rôle du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Le Key User
Parole de Key User
Timing des actions
Le Rôle du Key User
Formation des Key Users
Formation des End Users
Cleansing
Fit&Gap
U.A.T.
Contrôle de la Data lors du Cut Over
Travail sur les fichiers de migration de Data (Run)
Alertez votre manager s’i vous constatez que l’accompagnement au changement (informations sur les changements, changement de pratique non repéré, formation à ajouter ...) des utilisateurs finaux (EU) est insuffisant, afin que votre manager fasse appel au chef de projet, au BPO ou l’équipe Change en fonction des besoins
Besoin d'une définition ?
Compétences personnelles
Compétences métier
Parole de Key User
Sens de la communicationet de la pédagogie
Expertise métier
Curiosité, ouverture d'esprit
Sensibilité au Système d'Information
Le Rôle du Key User
Capacité à prendre du recul sur son domaine d'activité(avec l'appui du manager si besoin)
Sollicitation de ses interlocuteurs projet à au bon moment, sur les sujets bloquants (manager, BPO,...)
Connaissance de tous les cas d'usage métier de son site et des process afférents
Gestion du temps et des priorités
10
Adaptation des modes opératoires pour un usage avec le nouvel outil informatique
Esprit d'équipe
Ce qu'est un KU / Ce que n'est pas un KU
Un expert métier : bon niveau de connaissance - de ses interlocuteurs internes / externes - des processus et outils utilisés aujourd’hui dans son équipe - des besoins de son équipe
Un expert informatique
Un représentant de ses collègues sur son périmètre dans le cadre du projet
Un expert SAP (pas encore... ☺)
Un interlocuteur privilégié pour les autres services
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Le Rôle du Key User
Une personne qui apprécie le travail en équipe
Une personne seule au monde
Une personne force de proposition
Une personne qui aime découvrir des nouveautés
Une personne qui aime recevoir et transmettre
Comment grandiren tant que Key User ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Le Rôle du Key User
Parole de Key User
Liens pratiques
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Où retrouver LES kEY uSERS ?
Le Rôle du Key User
SES COLLEGUES
Avec qui le Key User va-t-il travailler durant le projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Partir à leurrencontre
Liens pratiques
Quelles interactionsavec chacun d'eux ?
Besoin d'une définition ?
SES COLLEGUES
Avec qui le Key User va-t-il travailler durant le projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Partir à leurrencontre
Liens pratiques
Quelles interactionsavec chacun d'eux ?
Besoin d'une définition ?
Avec qui vais-je travailler pour ce projet ?
Nombreux sont les acteurs engagés pour le projet aux côtés du Key User, et après le projet également ! Le Groupe Atlantic dispose de plusieurs équipes métiers et techniques dédiées à accompagner le Key User à chacune des étapes. Le Key User ne sera jamais seul ou isolé 🤗 Avant d'aller plus loin, cliquez sur le bouton suivant
Les Collègues du Key User
Avec qui vais-je travailler pour ce projet ?
Les Collègues du Key User
Partir à leur rencontre
L'équipe Projet Groupe Atlantic
L'équipe Projet de mon site
Les Key Users des autres sites
Les Collègues du Key User
L'équipe projetgroupe ATLANTIC
directionprojet
CHANGE
Formateurs
IPO
BPO
cENTRE DE COMPETENCES
Pilote l'implémentation du nouveau Système d'Information dans le respect du planning prévu par la Direction
Les Collègues du Key User
Ses actions par phase projet
REALISATION
Avec le Chef Projet Utilisateurs, il coordonne les actions informatiques Groupe associées au projet. Il s’assure de l'implication des acteurs du projet et les challenge si besoin afin d'apporter, d'une part, le niveau de qualité attendu en terme de livrables, et d'autre part, de garantir le respect du planning. Il dirige les actions de migration des données lors des phases de run.
Ses missions
DirectionProjet
Il manage la réalisation et la validation des tests, selon les scripts définis par les équipes Projet.
TESTS
DEMARRAGE
ll s'assure de la mise en place du plan de formation adapté pour les utilisateurs, et ses résultats (en s'appuyant sur les travaux de suivi de l'équipe Change).Il veille au bon déroulement des actions de Cut Over.
SUPPORT
Il organise les ressources nécessaires pour le support des utilisateurs au démarrage et coordone le transfert de support par le Centre de Compétences.
Accompagne les utilisateurs de nouveaux Systèmes d'Information dans l'appropriation de l'outil et la gestion des changements induits
Les Collègues du Key User
Ses actions après le projet
Ses actions pendant le projet
EquipeChange
- Piloter le plan d'action du Changement
- Identification et catégorisation des changements - Suivi des actions 2. S'assurer de la communication sur le projet - Auprès des clients/fournisseurs - Auprès des utilisateurs (vidéos onboarding, ...) - Sur les réseaux sociaux internes (info sur le projet, reportages, témoignages d'acteurs clé du projet) 3. Elaborer les plannings de formation KU et EU, et suivre les évaluations post-formations 4. Organiser des "Vis Ma vie" et "Do My Job" des KU 5. Concevoir et animer les Kick-Off à chaque étape clé 6. Préparer et animer le Retex (6 mois après Go Live)- Assurer la pérenité de la compétence SAP sur site
- Mise en place d'un réseau de Key Users- Être en appui des managers/équipes RH site 2. Intervenir auprès des équipes site sur les changes post-Go Live 3. Innover dans les techniques de gestion du changement (les changes) 4. Suivre la communauté des Key Users 5. Adapter la méthodologie de formation pour tous domaines SAPGarant de l'application du Core Model
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
BusinessProcess Owner
Garant du développement du S.I. dans le respect du Core Model
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
ITProcess Owner
Assure le transfert de compétences SAP sur son domaine auprès des Key Users site
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
FormateurSAP
L’équipe Support en soutien des activitésResponsable du maintien en condition opérationnelle des solutions déployées
Les Collègues du Key User
Centre de Compétences Olga, SapS4
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
L'équipe projet DE MON site
Chef projet utilisateurs
MANAGER
Les Collègues du Key User
END USERS
aUTRES KEY USERS
EQuipe it SITE
EQUIPE RH SITE
Responsable du déploiement et de l’intégration du S.I. sur le site
Les Collègues du Key User
Ses actions par phase projet
REALISATION
Avec le Chef Projet Informatique, il coordonne les actions informatiques locales associées au projet. Il s’assure du contrôle de la qualité des livrables et du respect des délais. Il dirige les actions de nettoyage et d'enrichissement des données.
ChefProjetUtilisateurs
Il coordonne la préparation des jeux de données en vue de la recette. Il pilote la « recette » avec les acteurs du site, des autres entités du groupe impactées et les partenaires externes.
TESTS
DEMARRAGE
Il organise la formation des utilisateurs finaux avec ses key users locaux. Il assure avec chaque Manager Métier de la reprise et la qualité des activités Business.
SUPPORT
Il prépare et valide le plan de support pour le démarrage.
Responsable de la continuité de l'activité
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Manager
Référents du nouvel outil dans leurs métiers respectifs
Les Collègues du Key User
Les autresKey Users
Pendant le projet
Après le projet
Utilisateurs de la solution informatique
Les Collègues du Key User
End Users
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Accompagne le management dans le développement des compétences des équipes au nouvel outil
Les Collègues du Key User
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
EquipeRessources Humaines site
Responsable de la continuité de l'activité informatique du site
Les Collègues du Key User
Avant le projet1. Se former au basic SAP (la SAP tech) 2. Benchmarker auprès des autres RIS Sapéisés
EquipeInformatique Site
Ses actions pendant le projet
Ses actions après le projet
Partage leurs bonnes pratiques (gestion du projet, nouvel outil) au regard de leur expérience
Les Collègues du Key User
Les Key Users des autres sites
Pendant votre projet
Après le projet
Quelles interactions avec chacun d'eux ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les Collègues du Key User
Parole de Key User
Liens pratiques
qUI SONT LES DIRECTEURS PROJET L'EQUIPE change ?
QUI SONT LES AUTRES ACTEURS PROJET ?
Qui sont les BPO/IPO ?
Les Collègues du Key User
les RESSOURCES a sa disposition
Comment le Key User va-t-il pouvoir se tenir informé et se documenter tout au long du projet et après le projet ?Pour en savoir plus, cliquez ici
Les explorer
Liens pratiques
Comment lesexploiter ?
Besoin d'une définition ?
De quoi ai-je besoin pour ce projet ? Où trouver de l'information ?
Dans la 2e partie, nous avons vu les ressources "humaines", toutes les personnes qui peuvent apporter au Key User, une réponse, un appui, un avis/conseil. A présent, découvrons les sources d'information et ressources documentaires auxquelles le Key User pourra se référer.
Les ressources à sa disposition
Parole de KEY USER
Explorer les ressources
Sharepoint
TEAMS
campus
LEARN IT
Les ressources à sa disposition
Outil de communication en ligne (Microsoft 365) qui permet de collaborarer à distance, de partager du contenu et informer les membres de la Teams. Plusieurs canaux TEAMS sont utilisés pour un déploiement SAP
Outil de partage en ligne (Microsoft 365), qui permet de gérer du contenu, de le trouver rapidement et de collaborer efficacement.Le Sharepoint Opera comporte un dossier pour chaque déploiement de SAP
Site internet (Sharepoint interne GA) qui héberge tous les supports de formation des outils informatiques du Groupe (ppt, vidéos, excel, ...). A ce titre, ces supports (dont les formationss Key Users) sont accessibles à tous
Site internet GA, herbergé par l''éditeur Rise Up, qui héberge tous les parcours de formation digitalisés du Groupe (e-learning).Plusieurs parcours de formation SAP existent déjà, et de nouveaux parcours sont régulièrement créés
Comment les exploiter ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les ressources à sa disposition
Parole de Key User
Liens pratiques
parcours de formatione-LEARNING
cOMMUNICATION ET PARTAGE D'INFORMATION
SUPPORTS DE FORMATION
Les ressources à sa disposition
lES PHASES DU PROJET
Avant d'aller plus loin, parlons de méthodologie projet IT. Cliquez sur le lien suivant
En connaître lecontenu
Liens pratiques
Comment les appréhender et les gérer ?
Besoin d'une définition ?
La méthodologie projet IT, késako ?
Un projet, c'est comme une recette de cuisine ! Pour que tout le monde se régale du résultat, il faut : - des ingrédients de 1e choix - suivre et bien respecter les étapes clairement définies, en mode pas à pas
Les phases du projet
Au sein du Groupe Atlantic, les équipes de la DSI ont mis en place une méthodologie projet adaptée à nos besoins et garantissant un haut niveau d'efficacité et donc de réussite !
Parole de Key User
La méthodologie projet IT
Les phases du projet
MOBILISATION
CONCEPTION
REALISATION
DEPLOIEMENT
FORMATION
Pour la version planning macro, c'est par ici =====>
Le Planning macro type
Les phases du projet
Conception
Réalisation
Formation
Déploiement
Mobilisation
Les étapes du projet en détail
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Planification
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation d'avant-projet
Formation EU
Les étapes du projet en détail
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Planification
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation d'avant-projet
Formation EU
Le Cleasing Data et les Runs de migration
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
De 6 à 12 mois avant le début du projet, et jusqu'au Cut Over
En moyenne entre 1 an et 1,5 ans
Ces phases sont celles du nettoyage puis de l'enrichissement de la donnée (la DATA => articles, business partners)
Les phases du projet
Key Users, certains collègues dédiés BPO, équipe IT
Objectif : intégrer dans le nouveau Système d'Information une donnée propre et complète. Ces 2 critères sont incontournables afin de dérouler correctement les flux métier et interdomaines dans le nouvel outil. Tout au long des ces phases successives, les Key Users alimentent (dans les délais impartis des run), contrôlent (une fois les migrations réalisées par l'équipe IT/IPO) et le cas échéant, corrigent les données. Ces actions prennent beaucoup de temps de traitement par les équipes site et nécessitent également une disponibilité de leur part post-migration.
Parole de Key user
Session de Vis Ma Vie (VMV)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
3 mois environ avant le lancement du projet (Kick-Off)
2 à 3 jours
Déplacement d'un Key User sur un autre site que le sien, pour observer ses homologues utilisant le nouvel outil
Les phases du projet
Key User concerné par le projet Key User, Managers, Users du site d'accueil BPO/IPO/Formateur
Objectif : permettre au Key User du projet de se projeter dans son quotidien métier avec le nouvel outil (identifier les changements). Un guide est créé par l'équipe Change et mis à disposition du Key User dans le SharePoint du projet, avant le début du Vis Ma Vie, pour l'accompagner dans son déroulé : - les actions dans l'outil qu'il aura à observer, les questions à poser à ses interlocuteurs, projection des changes pour son site, modèles de compte-rendu, ... - et bien sûr, le programme de son Vis Ma Vie !
Formations d'avant-projet
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
3 mois environ avant le lancement du projet (Kick-Off)
2 à 4 jours
3 formations sur la gestion de projet/du changement, découverte du nouvel outil et animer une formation
Les phases du projet
Animateurs : externes et internes Participants : Key Users
Objectif : apporter aux Key Users des connaissances et compétences pour leur permettre - d'être le plus à l'aise possible dans leur rôle de Key User (attitude, organisation, gestion du temps, du stress, anticipation, alerte) - de comprendre les impacts du changement sur eux-mêmes et leurs collègues, connaître les manières de gérer les résistances au changement et devenir acteur du Change sur leur site - d'adopter la posture et les actions adaptées pour eux préparer et transférer leurs nouvelles compétences outil/nouveaux process vers leurs collègues (futurs utilisateurs) - d'une manière générale, d'avoir une boîte à outils de pratiques/supports qu'ils pourront utiliser durant le projet.
Kick-Off
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Réunion de lancement du projet - Au moment des F&G
2h
Présentation du projet aux parties prenantes impliquées dans le projet : enjeux, riques, planning, acteurs
Les phases du projet
Animation : Directions Projet GA (dont Change) / Chefs Projet Utilisateurs / Sponsors Participants : Key Users, Managers, RH/RIS sites, BPO/IPO/Consultants/Formateurs
Objectif : mettre toutes les parties prenantes au même niveau d'information sur le contexte du projet, les étapes, les actions et le qui fait quoi. Un 2nd RDV est organisé dans la foulée entre les équipes projet et sites afin de permettre de se connaître et déterminer ensemble, les facteurs clé de succès et les difficultés potentielles (RDV dit d'inclusion). En parallèle de ces moments d'échange, un trombinoscope des équipes est mis en place et à disposition sur le SharePoint du projet, pour faciliter la connaissance de tous les acteurs
Parole de Key user
Fit&Gap
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Suite à la réunion de Kick-Off
4 à 6 semaines
Ateliers entre les acteurs projet durant lesquels on confronte les besoins métier du site au « Core Model » / la solution actuelle
Les phases du projet
Animateurs : BPO/IPO Participants : Key Users, managers, CPU
Objectif : Confirmer le périmètre fonctionnel à couvrir et identifier les potentiels Gaps (écarts). Durant la semaine de planification qui se déroule post-Fit&Gap, l'équipe projet Groupe valide ou pas la prise en compte de ces écarts : -> Si l'écart nécessite une évolution de l'outil => une étude de faisabilité est organisée : livrable pour Go Live ou plus tard ? -> Si l'écart ne peut pas être traité côté outil => c'est un Change (un changement) à gérer par l'équipe projet site
Parole de Key user
Identification et gestion des changements (changes)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Tout long du projet
Indéterminée !
Les changes sont identifiés/confirmés lors de chaque étape du projet
Les phases du projet
Key Users, managers, CPU, BPO/IPO, Équipe Change
Objectif : déterminer les impacts techniques, process, métier, organisationnels et culturels, issus de la mise en place d'un nouveau Système d’Information. Puis évaluer le niveau de changement de chacun d'entre eux (nbre de collaborateurs concernés, positif/négatif, risques, priorité, degré d'acceptabilité) afin de mettre en place les plans d’action associés et s'assurer de leur exécution et efficacité.
Formation Key Users/U.A.T.
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
2 à 5 mois après les Fit&Gap
De 2 à 15 semaines (selon les domaines)
Les Key Users sont formés au nouvel outil et réalisent les scénarios de tests relatifs à leurs cas métier
Les phases du projet
Animateurs : formateurs internes, BPO, IPO Participants : Key Users
Objectif : assurer la montée en compétences outil des Key Users et valider l’operationnalité du nouvel outil. Concrètement : - l'équipe projet Groupe définit les parcours de formation des Key Users, anime les modules, fait pratiquer - elle conçoit les scripts de test sur la base des cas d’usage du site, tels que remontęs par les Key Users - les Key Users suivent leurs formations et exécutent les tests (User Acceptance Tests), avec le support technique de l’équipe projet Groupe, jusqu'à validation définitive.
Parole de Key user
Session de Do My Job (DMJ)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Post formations Key Users
2 à 3 jours
Déplacement d’un Key User sur un autre site que le sien, pour pratiquer dans le nouvel outil avec l'appui de ses homologues
Les phases du projet
Key User concerné par le projet Key User, Manager, Users du site d’accueil BPO/IPO/Formateur
Objectif : permettre au Key User de valider sa compréhension des formations outils (par de la mise en pratique dans un environnement de production) et la bonne prise en compte des nouveaux process induits par le nouveau Système d’Information. Un guide est créé par l’équipe Change et mis à disposition du Key User dans le SharePoint du projet, avant le début du Do My Job, pour l'accompagner dans son déroulé : - les actions à opérer dans l’outil, les questions à poser âgés interlocuteurs, projection des changes pour son site, modèle de compte-rendu,... - et bien sûr, le programme de son Do My Job !
Formation End Users
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
1 à 3 mois avant le Go Live
De 1 à 8 semaines
Les End Users site sont formés au nouvel outil et aux nouveaux process par les Key Users.
Les phases du projet
Animateurs : Key Users (support des BPO/formateurs) Participants : End Users, Managers
Objectif : assurer la montée en compétences outil des End Users afin qu'ils soient en capacité de l'utiliser pour exercer leur métier lors de sa mise en production (sur tâches quotidiennes, soit niveau de priorité P1). Concrètement : - avec l'appui des équipes projet, les managers définissent les parcours de formation de leurs collaborateurs End Users, - les Key Users préparent et animent ces modules de formation, avec le support de l’équipe projet Groupe. Les formations qualifiées de niveau P2, P3, seront dispensées post-Go Live (maxi dans les 10 mois suivants) afin de finaliser les parcours d'apprentissage des utilisateurs.
Parole de Key user
Cut-Over
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
2 à 3 mois avant le Go Live
Environ 2 mois + la semaine de Cut Over (7 à 10 jours)
iLes données validées (nettoyées,enrichies tout au long des runs) sont migrées dans le nouveau système d'information
Les phases du projet
Les équipes projet Site et Groupe
Objectif : assurer la bascule de l'activité (des données/data) du système d'information actuel vers le futur système. 3 étapes de bascules de données sont prévues successivement : - Données statiques (MDA et MD BP, plans de compte) - Données semi-dynamiques (contrats d’achat, conditions de vente) - Données transactionnelles (comptes clients, fournisseurs, stocks, en-cours). Environ 10 jours avant le Go Live, on débranche l’ancien sytème. Au Go Live, on branche le nouveau système.-
Parole de Key user
10
Go Live/Hypercare
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
Cf. planning du projet
Go Live = 1 à 2 jours Hypercare 4 à 6 semaines à partir du Go Live
Phase de mise en production du nouvel outil (Go Live), suivie d'une période de support au démarrage rendorcée (Hypercare)
Les phases du projet
Toutes les équipes projet (groupe/site) + les équipes sites + KU d'autres sites en renfort selob besoin
Objectif : Assurer la continuité de l'activité du site lors de la mise en production de son nouveau système d'information. Toutes les équipes sites sont à présent utilisateurs du nouvel outil, avec l'appui des équipes projet Groupe et Key Users. La période de démarrage se caractérise par un support renforcé Il s'agit des premières semaines de vie du site avec le nouvel outil. Il est nécessaire d'apporter un support technique et métier suffisant aux utilisateurs, afin de : - garantir la gestion rapide de tout blocage - et créer ainsi les premiers bons réflexes de résolution de problème par les acteurs sites (organisation et méthodologie).
Parole de Key user
11
Vie après déploiement
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
CAprès la phase d'Hypercare
Sans limite de durée
Le projet est terminé et le site utilise le nouvel outil.
Les phases du projet
Toutes les équipes du site
Objectif : finit le mode projet, le site repasse en mode vie "classique", doté d'un nouvel outil pour conduire et gérer son activité. Les équipes projet Groupe ne sont plus présents. Le RIS et le Key User sont les 1ers niveaux de support des utilisateurs en local. Le support technique Groupe est assuré par le Centre de Compétences Groupe (via bugzi). Ces actions concourront à garantir la perenité des compétences site sur le nouvel outil.
Parole de Key user
Comment les appréhender et les gérer ?
Qui mieux que des Key Users pour relater l'expérience de Key User ? 😉
Les phases du projet
Parole de Key User
Comment gérer chaque étape du projet ?
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
POST-deploiement
Planification
Réunion InformationKey Users
Réunion Sensibilisation Managers
Rétrospective
Cut Over
Kick-Off
Formation KU/UAT
Go Live
10
Hyper Care
10
Vie après déploiement
11
Cleansing Data
Run
Run
Run
Les phases du projet
Développement de la solution
Fit&Gap
Session de Do My Job
Session de Vis Ma vie
Identification et gestion des changements (outils, process, métier, organisationnels, culturels, humains)
Formation EU
Formation d'avant-projet
Le Cleasing Data et les Runs de migration
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 Identifiez les acteurs du nettoyage et de l'enrichissement de la donnée Conseil n°2 Suivez les formations EMA-EMC animées par les BPO et prenez le temps nécessaire pour comprendre la méthodologie employée, le planning de travail et l'utilisation des fichiers Conseil n°3 Organisez des points d'étape de ces actions, avec l'appui de l'équipe projet Groupe Conseil n°4 Suivez l'évolution du nettoyage et de l'enrichissement par la mise en place d'indicateurs Conseil n°5 Planifiez des temps dédiés (3x le temps que vous pensez mettre) pour travailler sur ces actions lors des phases de run
Comment gérer ces étapes ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Le chantier de la migration des données (cliquez ici)
Session de Vis Ma Vie (VMV)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Illustrez vos prises de notes avec des schémas, des photos, captures d'écran Conseil n°2 : Gardez en tête le contenu qui est demandé en synthèse du Vis Ma Vie pour vous poser et poser les bonnes questions Conseil n°3 : Si besoin, ajoutez des slides pour compléter votre prise de notes Conseil n°4 : Prévoyez un temps de préparation de la synthèse du Vis Ma Vie Conseil n°5 : Partagez le compte-rendu de votre Vis Ma Vie avec vos BPO/IPO/Formateurs
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Carnet de bord (cliquez ici)
- Notes des sujets vus en VMV (cliquez ici)
- Synthèse Vis Ma Vie (cliquez ici)
Formations d'avant-projet
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Participez pleinement le jour J (poser des questions, partager) Conseil n°2 : Notez les pratiques que vous voulez tester, les sujets que vous souhaitez approfondir Conseil n°3 : Identifiez vos apprentissages pour chacune des formations (forcément vous en sortirez grandis ! 😉💪) Conseil n°4 : Partagez-les avec vos collègues et manager ! Conseil n°5 : Lors des ateliers de SAV de ces formations organisés par l'équipe Change pendant le projet, travaillez ensemble vos méthodes et pratiques
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES FICHES PEDAGOGIQUES
- Piloter son activité projet et être acteur du changement
- Découvrir l'outil SAP S4HANA
- Devenir animateur de formation SAP
Fit&Gap
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 Soyez focus et participatif lors de chaque atelier auquel vous assisterrez (posez des questions, évoquez tous vos cas métier) Conseil n°2 Prévoyez un temps d'échange avec votre manager et votre CPU, pour lui reporter tout sujet/changement que vous aurez identifié et/ou que l'équipe projet Groupe aura mis en évidence Conseil n°3 Adoptez une vision interdomaines pour appréhender vos interactions demain avec vos collègues des autres équipes Conseil n°4 Sollicitez l'équipe Core si besoin de revoir un sujet pour vous permettre de bien cerner les impacts pour vos cas métier de la prise en compte des règles métier groupe / du nouvel outil Conseil n°5 Participez aux ateliers organisés post-Fit&Gap par l'équipe Change pour travailler sur la méthodologie de gestion des changements
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Fiche écoute à utiliser lors de chaque atelier (cliquez ici)
Identification et gestion des changements (changes)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1Suivez toutes les indications données par le CPU, l'équipe projet Groupe et l'équipe Change, en amont de chaque phase Conseil n°2 Complétez les supports mis à votre disposition lors de chaque phase pour vous accompagner dans votre vécu du projet, en tant que Key User (phases de VMV, F&G, formation, DMJ notamment) Conseil n°3 Participez activement aux ateliers change organisés post-VMV et post-DMJ, post-F&G, pour vous permettre de travailler sur la gestion des changements identifiés Conseil n°4 Partagez régulièrement auprès de votre manager/de votre CPU sur les impacts de l'outil et des règles métier sur vos process, vos fonctionnements, vos organisations.. Conseil n°5 Ne restez pas seul(e)s avec vos sujets. Sollicitez l'équipe Change !
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Le support de formation "Gérer son activité projet et être acteur du changement" (à récupérer lors de la formation)
- Revoir/pratiquer l'un des thèmes clé de la formation (cliquez ici)
Formation Key Users/U.A.T.
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Comment gérer ces étapes ?
Conseil n°1 : Prenez le temps nécessaire après chaque session pour vous faire un résumé de ce que vous avez appris Conseil n°2 : Pratiquez SAP ! Pratiquez SAP ! Pratiquez SAP ! Conseil n°3 : Posez les questions à l’équipe Core (au besoin, lors du RDV hebdo avec l’équipe Core) Conseil n°4 : Reportez à votre manager ce que vous avez compris et partager avec lui les changes Conseil n°5 : Restez connectés entre Key Users : organisez entre vous des points, chaque fin de semaine de formation par exemple, pour partager vos apprentissages, vos questions, et connaître ainsi les sujets vus par chaque domaine
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase de formation des Key Users (cliquez ici)
- Dès votre 1e jour de formation (cliquez ici)
- Les étapes des UAT (cliquez ici)
- Recensez les changements (cliquez ici)
Session de Do My Job (DMJ)
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Illustrez vos prises de notes avec des schémas, des photos, captures d'écran Conseil n°2 : Validez votre niveau d'appropriation de l'outil et des nouveaux process lors des échanges avec votre homologue du site d'accueil Conseil n°3 : Identifiez les actions qu'il reste à déployer avant le Go Live et après le Go Live Conseil n°4 : Au retour, organisez un temps de présentation de votre bilan auprès de votre managers, voire des KU des autres domaines pour les sensibiliser sur les sujets-clés Conseil n°5 : Partagez le compte-rendu de votre Vis Ma Vie avec vos BPO/IPO/Formateurs
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Notes des sujets vus en DMJ et plan d'action avant le Go Live (cliquez ici)
Formation End Users
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Tout au long des formations Key Users, prenez un temps de bilan pour valider les acquis et identifier les messages à faire passer aux collègues EU Conseil n°2 : Dupliquez le support de formation KU pour ensuite en créer une version plus "allégée", ciblées sur les besoins de formation des EU Conseil n°3 : Réalisez des modes opératoires, schémas, ... tout support faciliant l'appropriation du nouveau process Conseil n°4 : Préparez votre animation de formation en intégrant une dynamique et des séquences alternant théorie et pratique Conseil n°5 : Participez aux ateliers animés par l'équipe Change pour vous préparer au mieux à former, à gérer un groupe d'apprenants, etc...
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase de formation des End Users
- Bonnes pratiques en tant qu'animateur de formation (cliquez ici)
Cut Over
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Déterminez les acteurs de cette phase sur le site (Key Users, certains End Users) Conseil n°2 : Communiquez auprès de tout le site sur cette phase où chacun doit êre vigilant en recensant dans un fichier excel toute création / modification de données dans le système actuel Conseil n°3 : Assurez des points de suivi tout au long de ces étapes avec l'appui de l'équipe Core Conseil n°4 : Prévoyez une organisation pour la reprise manuelle demain dans le nouveau système, des données saisies dans le fichier excel dédié Conseil n°5 : Durant la semaine de Cut Over, l'équipe projet Groupe réalise les actions de bascule et donc soyez disponibles pour toute action (contrôle/saisie) selon besoins exprimés
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES GUIDES PRATIQUES
- Guide de la phase du Cut Over (cliquez ici)
- Exemple de communication sur les étapes de Double Saisie et Freeze (cliquez ici)
10
Go Live/Hypercare
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Communiquez en amont sur l'organisation mise en place en terme de support aux utilisateurs (dépliant, mémo, process) Conseil n°2 : Mettez en lien les utilisateurs avec l'équipe projet support : en remontant les besoins/blocages des premiers aux seconds, en expliquant aux premiers les instructions données par les seconds Conseil n°3 : Soyez en appui, avec votre manager, de vos collègues pour assurer le support de niveau 1 Conseil n°4 : Participez activements aux rituels de démarrage pour représenter votre domaine/votre service Conseil n°5 : Travaillez de concert avec les autres Key Users de vos sites pour garantir une communication transverse, favorisant la résolution de problèmes rencontrés dans les flux partagés
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES ACTIONS CONCRETES
- un guide (en cours de construction)
11
Vie après déploiement
POST-deploiement
Mobilisation
conception
realisation
formation
deploiement
LES BONNES PRATIQUES
Conseil n°1 : Poursuivez l'animation des parcours de formation des EU Conseil n°2 : Mettez en place des dojos régulièrement pour faciliter l'appropriation de l'outil selon les cas métier Conseil n°3 : Participez au bilan du projet avec les autres équipes investies, de manière à en retirer les apprentissages/acquis, et identifier les pistes d'amélioration pour l'avenir Conseil n°4 : Réadaptez vos pratiques si celles prises en compte pour le Go Live nécessitent d'être optimisées Conseil n°5 : Continuez d'assurer votre rôle de Key User en assurant la formation de tout nouveau collègue utilisateur et en assurant les tests et formations lors des montées de version de l'outil
Comment gérer cette étape ?
Les phases du projet
Les phases du projet
LES ACTIONS CONCRETES
- Maintenir la mise à jour de la documentation - Poursuivre les rituels entre les KU du site - Participer aux communautés métier animées par le BPO
Liens pratiques
videos"Paroles de KEY USER"
VIDEOS"A la decouverte de SAP"
Les phases du projet
TERMINOLOGIE/LEXIQUE
Le Key User va être confronté à de nouveaux termes propres au projet et à l'outil informatique. Pour en découvrir un premier aperçu, cliquez ici
Savoir décoder la terminologie projet
Liens pratiques
S'approprier le langage du nouvel outil
Comment vais-je m'approprier toute cette nouvelle terminologie ?
Vous le constaterez assez rapidement, de nouveaux dialectes vont bientôt faire partie de votre quotidien de Key Users ! 😏 Ils sont issus, pour le premier, de la méthodologie prrojet IT, qui utilise souvent la langue de Shakespeare pour désigner ses étapes/actions, et pour le second, forcément, du langage utilisé dans le nouveau Système d'Information, plus technique et également à connotation métier).
Terminologie/Lexique
acronymes SAP
Savoir décoder la terminologie projet
Comme dans la vidéo sur les Acronymes SAP, vous allez rencontrer tout au long du projet le même type de situation, à savoir : un grand moment de solitude lorsque l'un de vos interlocuteurs vous parle d'un sujet C'est NOR-MAL ! Et donc, quelle solution adopter ? Et bien, il y en a plusieurs, à conjuguer les unes avec les autres (et vous les avez déjà sûrement en tête car vous avez déjà appris d'autres langues jusqu'à présent 💪
Terminologie/Lexique
Savoir décoder la terminologie projet
Pour faire vos premiers pas avec la terminologie projet...
Terminologie/Lexique
Quelques actions projet
Les étapes projet
La base !
S'approprier le langage du nouvel outil
Les solutions pour parler le langage de votre nouvel outil seront les mêmes que pour la terminologie Projet. Chaque phase du projet vécue, vous donnera l'opportunité de découvrir progressivement l'étendue du vocabulaire propre au nouvel outil et/ou à votre métier : - Les sessions de "Vis Ma Vie", - Les Fit&Gap, - et bien sûr les formations (notamment avec les transactions pour dérouler les actions dans l'outil.
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Liens pratiques
lexique OUTIL INFORMATIQUE
LEXIQUE PROJET
Terminologie/Lexique
Testez votre niveau de connaissance !
Retrouve les paires acteur projet/missions
Place les phases par ordre chronologique
Qui fait quoi dans le projet ?
Dessinez ou mimez, et...c'est gagné !
Pose bien ta question (Jéopardy)
Croise les mots et trouve le terme gagnant !
Testez votre niveau de connaissance !
Trouve la bonne (res)source d'information
Qui veut gagner des millions ?
Merci pour votre attention !
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
TEAMS
Une équipe Teams est créée pour chaque projet. Elle permet à tous de rester en contact (côté Groupe et côté équipes site). Elle comprend des sous-canaux par domaine qui seront utilisés notamment par les BPO/IPO pour mettre à disposition les supports de formation auprès des Key Users. Un sous-canal sera également dédié au suivi des actions de Cut Over. Chaque acteur concerné par le projet sera invité à rejoindre l'équipe TEAMS une fois créée.
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
SHAREPOINT
Le Sharepoint OPERA vous permet d'accéder à tous les contenus générés durant le projet : - supports de présentation de l'équipe Core - supports de réunions/comités - vos documents de travail/documents partagés avec l'équipe Projet ⚠ S'agissant de fichiers partagés, merci d'être vigilant à toute action qui pourrait modifier/ supprimer le travail réalisé par l'un de vos collègues.
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
LEARN IT
Que ce soit dans la partie "LES SUPPORTS" ou la partie "LE LIVE DES FORMATIONS", vous pourrez partir à la découverte de SAP sous toutes ses coutures : par domaine, en mode culture générale, etc... Prenez le temps de parcourir chacun de ses contenus et n'oubliez pas de mettre ce site en favori dans votre navigateur. Vous aurez besoin de vous y référer très régulièrement et les documents de formation sont mis à jour suite à chaque nouveau déploiement, et ce, dans chaque domaine.
MOBILISATION (préparation)
- Constitution des équipes - Groupe : Direction Projet IT, BPO, IPO, Consultants, Formateurs, Change, Sponsors - Site : Direction, Chef Projet Utilisateurs, Managers, Key Users, RH, RIS - Projection du planning, selon les attendus exprimés par la Direction Groupe - Début de préparation des phases : * Pour les Key Users : découvrir comment fonctionne l'outil (sur les autres sites, philosophie de l'outil, ...) * Pour l'équipe Projet Groupe, comprendre le fonctionnement du site, les process utilisés, les méthodes appliquées, les enjeux/contraintes, organisations, ...
Formation des Key Users
Lors de la phase de formations des KU et des UAT (notamment) acquérir le niveau de compétence technique requis pour utiliser la solution informatique (gestion des anomalies, paramétrage, …)
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Cleansing / Nettoyage des données
Participer au nettoyage des données et garantir leur vérification pendant et après la migration, durant les phases de tests et pour le démarrage.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
FORMATION
- Planifier les formations Key Users, animées par l'équipe Projet Groupe (formateurs outil, BPO/IPO) - Animer les formations Key Users à l'outil et évaluer leur niveau d'appropriation (exercices, quiz, ...+ formulaires d'évaluation) - Préparer les scripts de test et faire dérouler les User Acceptance Tests (U.A.T.), par les Key Users - Faire pratiquer les Key Users dans un environnement de production lors des "Do My Job", sur un autre site - Préparer les supports de formation End Users, animer les formations, et évaluer le niveau d'appropriation à l'outil pour les tâches quotidiennes - Organiser des Dojos pour les faire pratiquer sur des cas concrets métier
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
Les solutions !
- Demandez tout simplement à votre interlocuteur d'expliquer l'acronyme/le nouveau terme qu'il vient d'employer. Un point rassurant : vos interlocuteurs sont également passés par
ces moments d'inconfort et donc ils seront à-même de comprendre votre incompréhention. Ils sauront prendre le temps de vous répondre. 2. Prendre connaissance des lexiques à votre disposition dans ce Kit et vous y référer régulièrement. Si vous identifiez un terme qui n'y figure pas, merci de nous l'envoyer à ..... et nous l'ajouterons pour le plus grand bien de la communauté 3. Patience. Accordez-vous le temps dont vous avez besoin pour vous approprier ces nouveaux mots. Lorsque vous constaterez que vous commencez à les utiliser naturellement dans vos échanges, c'est que vous serez sur la bonne voie !Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
DEPLOIEMENT
-Dérouler les actions prévues durant le Cut-Over * reprise de données par les équipes Projet Groupe (domaine par domaine), * contrôles à réaliser par les équipes Projet Site. - Actions de communication auprès des fournisseurs/clients/sociétés du GA - Constitution de l'équipe support au démarrage : * Equipes Projet Groupe * Centre de Compétences de la DSI, * Key Users/Managers d'autres sites déjà déployés * Consultants externes le cas échéant - Réunion de bilan avec tous les acteurs du projet (6 mois après le Go Live) : succès, difficultés, enseignements, améliorations pour l'avenir)
REALISATION
- Dérouler les actions / organisations prévues lors de la phase de planification, c'est-à-dire - Développer les évolutions du Système d'Information indispensable au démarrage de l'outil pour le Site - Préparer les scripts de test qui permettront de valider le fonctionnement de l'outil par rappport aux besoins du Site - Mettre en place les réunions périodiques nécessaires entre les équipes concernées / les domaines, pour le suivi des sujets (aussi bien sur Site, qu'entre équipes Site et Groupe) - La Direction Projet organise et anime périodiquement des comités projet pour avoir une vision globale, domaine par domaine, de l'avancée de leurs actions
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
Testez-Vous !
Comment vivez-vous le changement ?
Pour vous aider demain à gérer les changements dus au nouvel outil dans votre métier et auprès de vos collègues, évaluez dès à présent de quelle manière vous-même vous y réagissez 😉(Cliquez sur l’ampoule ci-dessus)
User Acceptance Tests (U.A.T.)
Réaliser les tests de recette (y compris lors des déploiements sur les autres sites lors des montées ultérieures de version = tests de non-régression), formaliser les anomalies, valider leur correction. S’assurer ainsi de la capacité à réaliser son métier avec efficacité.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Réunion organisée environ 6 mois après le Go Live, en mode "retour d'expérience post-projet" afin d'analyser les réussites, les points à améliorer, tels qu'exprimés par les acteurs
Quoi ?
En présentiel/distanciel, chaque participant est invité à exprimer son propre bilan et les enseignements qu'ils tirent de cette expérience projet
Comment ?
Préparé et animé par la Direction Projet/Change Tous les acteurs du Projet sont conviés à ces échanges
Acteurs ?
CONCEPTION
- Lancer officiellement le projet - Présentation par l'équipe Core (BPO/IPO) aux équipes Site (KU/Managers) du Core Model - Par rapport aux besoins métier du Site, analyse des pratiques / process actuels et futurs => Identification des Fit&Gap ! -> "FIT" (ce qui sera repris dans le nouveau S.I., i.e. la manière dans le process sera intégré dans ce dernier) -> et des "GAP" (ce qui devra faire l'objet d'un changement : développement du S.I., adoption d'une solution temporaire, évolution du process, nouvelle organisation à trouver côté site,...)
Réunion (2h) pour informer les Key Users du site du projet de déploiement, 3 à 6 mois avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
Les Chefs Projet Utilisateur et l'équipe Change Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
Fit & Gap
Lors des Fits & Gaps s’assurer que les processus et solution déployés permettent d’opérer les flux métiers et couvrent les besoins du site. Identifier les évolutions métier et leurs impacts pour les utilisateurs.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Key Users interviewés
- Emmanuel Bruel (GA Synergy, Formateur SAP Log Amont) - Julien Bossard (Atlantic Industrie, KU Log aval Recs) - Stéphanie DOITTEAU (GFC Atlantic, Assistante commerciale) - Elise DOUTEAU (GFC Atlantic, ADV) - Christine MACQUIGNEAU (GA Synergy, Chargée de Projets IT Achat et budget) - Anne LE GUEN (Atlantic Industrie, Technicienne bureau d'étude) - Damla BAGDAT (GA Izmir, Purchasing Engineer) - Emelyne GRONDIN (GA Synergy, Formatrice SAP Achats, Ventes, Services) - Gizem ISCAN (GA Synergy, SAP S4 Finance Functional Consultant) - Jerome LEROUX (Atlantic Industrie, Référent Qualité E2C et KU Qualité / PU) - Nadia GUILMENT (Atlantic Industrie, Conseillère clientèle) - Stéphane GRACIETA (GA Synergy, Formateur SAP Log Aval) - Paul VUITTON (Atlantic Industrie, Logisticien)
Lien à venir vers les photos
Réunion (2h) pour informer les managers du site du projet de déploiement, 6 mois à 1 an avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
La Direction Projet/Change et les Chefs Projet Utilisateurs Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des changes identifiés, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?
Formation des End Users
Animer les sessions de formation des utilisateurs finaux durant le projet (phase de formation des end users).A cet effet, avec l’appui de la Core Team (BPO/IPO/Consultants/Formateurs internes) préparer les supports documentaires de formation documentation (supports de formation, modes opératoires) et s’assurer de la bonne compréhension et appropriation de l’outil par les utilisateurs.
Pour aller encore plus loin, cliquez sur la loupe
Comment ?
Les BPO, les IPO, les consultants, les équipes de la DSI impliquées dans le projet, sous le pilotage de la Direction Projet
Acteurs ?
Période post-Fit&GAP pendant laquelle les équipes Projet Groupe vont déterminer le planning de leurs actions pour aboutir à une solution opérationnalle pour le Go Live
Quoi ?
En fonction des Gap identifiés, les équipes organisent les actions à mettre en place pour développer l'outil. Un compte-rendu de leurs travaux est ensuite partagé avec l'équipe Projet Site
CAMPUS (Rise Up)
Une fois connecté au site Campus, vous avez accès au tableau de bord de vos formations :* celles où vous vous êtes inscrits vous-même directement, * celles où l'on vous a inscrit(e) dans le cadre d'un parcours que vous avez à réaliser pour grandir en compétences. En cliquant sur "Catalogue", vous pourrez chercher de nouvelles formations digitales à vivre (mots-clés à utiliser : SAP, achats, R&D, ...).
Réunion (2h) pour informer les Key Users du site du projet de déploiement, 3 à 6 mois avant le lancement du projet (Kick-Off)
Quoi ?
Les Chefs Projet Utilisateur et l'équipe Change Avec la participation de la Direction Site/Sponsors
Acteurs ?
Présentation du contexte du projet, des enjeux, des acteurs et du rôle de chacun, de la méthodologie mise en place et du planning de déploiement
Comment ?