Dispensa-del-Corso-di-Formazione-per-Personale-di-Segreteria (2).pdf

Dispensa del Corso di Formazione per Personale di

Segreteria

Questa dispensa è articolata in 7 moduli formativi, per un totale di 12 ore, e affronta tematiche chiave normative, operative e tecnologiche con spiegazioni chiare, riferimenti normativi aggiornati al 2025, esempi pratici dal contesto scolastico, oltre a sezioni dedicate per esercitazioni pratiche.I moduli sono stati progettati per fornire competenze immediatamente applicabili nel lavoro quotidiano di segreteria, con un'attenzione particolare alle nuove tecnologie e alle normative più recenti che impattano sul vostro lavoro.

Destinatari e Obiettivi del Corso

Destinatari

Obiettivi Formativi

Il corso è rivolto a tutto il personale amministrativo e di segreteria delle scuole medie, inclusi:Neo-assunti che necessitano di una solida base operativaPersonale esperto che desidera aggiornare le proprie competenze

Acquisire conoscenza approfondita delle normative scolastiche aggiornate al 2025Migliorare l'efficienza nell'esecuzione delle operazioni

quotidianeSviluppare competenze nell'utilizzo degli strumenti digitali specificiRafforzare le capacità di comunicazione con studenti, genitori e personaleFornire strumenti per la risoluzione autonoma di problematiche

comuni

Struttura del Corso

Il percorso formativo è suddiviso in 7 moduli tematici per un totale complessivo di 12 ore di formazione. Ogni modulo combina teoria e pratica, attraverso spiegazioni dettagliate, l'analisi di casi studio reali e sessioni dedicate a esercitazioni pratiche.

Privacy e Trasparenza Amministrativa

Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni

Normativa privacy (GDPR) applicata al contesto scolastico e principi di trasparenza amministrativa e accesso agli atti.

Procedure di gestione del protocollo e pubblicazioni sul sito web

della scuola.

Dematerializzazione e Digitalizzazione

Cybersicurezza e Buone Pratiche

Transizione dalla gestione cartacea dei documenti a quella digitale e strumenti pratici per digitalizzare le attività.

Sensibilizzazione sui rischi informatici e contromisure di sicurezza nel contesto scolastico.

Struttura del Corso (Continua)

Competenze Digitali di Base

Utilizzo dell'Intelligenza

Utilizzo di Canva per le Comunicazioni

Artificiale

Rafforzamento delle competenze digitali fondamentali, con focus particolare su Excel per la segreteria.

Esplorazione di come strumenti di IA come ChatGPT possono affiancare il personale di segreteria.

Approfondimento sull'utilizzo di Canva per creare materiali grafici e comunicazioni efficaci per la scuola.

Metodi Didattici

Il corso adotta un approccio didattico interattivo e pratico. Ogni modulo combina lezioni frontali con discussioni di gruppo, analisi di casi studio reali e sessioni di esercitazioni guidate. Verranno utilizzati strumenti digitali e software specifici per la gestione della segreteria,

consentendo ai partecipanti di acquisire esperienza diretta.

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa

Concetti chiave di Privacy

La privacy in ambito scolastico è regolata principalmente dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e dalle disposizioni nazionali di adeguamento (D.lgs. 196/2003, Codice Privacy, come modificato dal D.lgs.

101/2018).In una scuola, il Titolare del trattamento è l'istituto stesso rappresentato dal Dirigente Scolastico. Ogni scuola deve inoltre nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), figura esperta che supporta l'istituto nel garantire l'osservanza della normativa.Il personale di segreteria deve trattare una grande mole di dati sensibili: informazioni anagrafiche degli studenti, dati sullo stato di salute, dati su situazione familiare ed economica, dati su docenti e personale.

Liceità e trasparenza

Minimizzazione

Integrità e riservatezza

I dati personali vanno raccolti e trattati solo se esiste una base giuridica e in modo chiaro verso

Raccogliere solo i dati strettamente necessari per scopi determinati, espliciti e legittimi legati

Garantire adeguate misure di sicurezza per proteggere i dati da accessi non autorizzati o

gli interessati.

all'attività scolastica.

violazioni.

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa - Parte 2

Diritti degli interessati e obblighi della scuola

Gli interessati (es. genitori degli alunni) hanno specifici diritti sui propri dati: diritto di accesso, rettifica, cancellazione (quando applicabile), limitazione, opposizione e portabilità. Devono inoltre poter proporre reclamo al Garante Privacy se ritengono violati i loro diritti.Dal 2023 è disponibile il nuovo vademecum del Garante Privacy "La scuola a prova di privacy", espressamente rivolto alle istituzioni scolastiche.

Voti degli studenti

Comunicazioni interne

Dati sanitari

I voti degli studenti non vanno pubblicati online in chiaro per rispetto della riservatezza. Se la scuola non ha un'area riservata (registro elettronico), può pubblicare solo esiti generali ("ammesso"/"non ammesso").

Le comunicazioni e circolari interne non devono contenere riferimenti identificativi di alunni in situazioni delicate (episodi disciplinari, bullismo, BES/DSA, etc.).

I dati relativi a disabilità o altri aspetti sanitari vanno trattati con estrema cautela, essendo categorie particolari di dati: non vanno diffusi né all'interno né all'esterno più del necessario.

Data Breach

In caso di data breach (violazione dei dati, es. perdita di dati sensibili, attacco informatico riuscito), occorre attivare immediatamente le procedure

previste:Notifica al Garante entro 72 ore se la violazione comporta rischi per gli interessatiInformare anche gli interessati stessi se il rischio è elevato

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa - Parte 3

Principi di Trasparenza Amministrativa e Diritto di Accesso

Oltre alla tutela della riservatezza, le scuole, in quanto Pubbliche Amministrazioni, devono garantire la trasparenza e la pubblicità di alcuni atti e informazioni. La Trasparenza amministrativa ) come accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle PA, nel rispetto dei limiti di riservatezza.

è intesa (dal D.lgs. 33/2013, il

"Decreto Trasparenza"

Obblighi di pubblicazione (D.lgs. 33/2013)

Il decreto elenca dettagliatamente cosa va pubblicato sul sito istituzionale nella sezione "Amministrazione Trasparente". Alcuni esempi rilevanti per le scuole:Struttura organizzativa (organigramma, contatti uffici)Dati sul personale (incarichi, assenze, contratti)Atti di programmazione e documenti di bilancioProvvedimenti amministrativi di maggior rilievo

Informazioni su servizi erogati

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa - Parte

3 (Continua)

Tipologie di accesso ai documenti amministrativi

Diritto di accesso documentale

Accesso civico "semplice"

Accesso civico generalizzato

(L. 241/1990)

(FOIA)

L'accesso civico "semplice" (art. 5 comma 1 D.lgs.33/2013) permette a chiunque di richiedere documenti/dati

Garantisce ai soggetti che hanno un interesse legittimo (es. un genitore in una certa questione scolastica) il diritto di accedere agli atti amministrativi interni, presentando una richiesta motivata.

L'accesso civico generalizzato (FOIA) (art. 5 comma 2 D.lgs.33/2013) consente a chiunque di chiedere dati e documenti ulteriori rispetto a quelli di pubblicazione obbligatoria, senza dover dimostrare uno

che la scuola Amministrazione Trasparente, ma che non sono stati pubblicati.

dovrebbe

pubblicare in

specifico interesse.

Per gestire questi obblighi, ogni PA (quindi anche la scuola) individua un Responsabile per la Trasparenza 3 spesso coincidente con il

Dirigente Scolastico o un suo delegato 3 e deve adottare un

Programma triennale per la trasparenza e l'integrità

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa - Parte 4

Equilibrio tra privacy e trasparenza

La sfida maggiore è bilanciare la necessaria trasparenza con il rispetto della privacy di individui coinvolti nei documenti pubblicati. Il Garante Privacy ha più volte richiamato le scuole a fare attenzione a non pubblicare dati personali eccedenti.Un recente provvedimento (Parere n. 92 del 22/02/2024 del Garante) ha dettato linee guida precise su

come pubblicare online i dati obbligatori minimizzando i rischi

Limitare i dati personali pubblicati

Bandi di concorso o graduatorie

Per il personale scolastico pubblicare solo le informazioni essenziali (ruolo, ufficio, contatti generici) evitando nome e cognome se non necessario.

Pubblicare online solo i dati indispensabili di vincitori e idonei, evitando informazioni eccessive. Idealmente usare codici o iniziali per identificare i

candidati non vincitori.

Pubblicazione di provvedimenti interni

Erogazione di benefici economici

Evitare quando possibile la pubblicazione integrale di provvedimenti interni se contengono dati personali non strettamente necessari. Pubblicare solo

Nei documenti di erogazione di benefici economici, se l'importo è modesto (sotto 1000 euro), oscurare i dati identificativi dei beneficiari e fornire

l'estratto o una versione omissata.

preferibilmente dati aggregati.

Un caso eclatante del 2015 ha visto una scuola multata 20.000¬ dal Garante per aver pubblicato sul sito una circolare con dati sanitari di un alunno disabile; successivamente la Corte dei Conti ha ritenuto il Dirigente scolastico personalmente responsabile del danno erariale.

Modulo 1: Privacy e Trasparenza Amministrativa - Parte 5

Esercitazioni pratiche (Continua)

Simulazione di data breach

Accesso civico simulato

Redazione di un documento

"oscurato"

Scenario: Email inviata per errore con allegati contenenti dati di più studenti, oppure PC rubato contenente dati non

Dividetevi in coppie: una persona gioca il ruolo di un cittadino richiedente e l'altra dell'addetto di segreteria che riceve la richiesta. Considerate questi scenari:Scenario 1: "Un cittadino chiede copia di tutti i contratti stipulati dalla scuola per acquisti nell'ultimo anno"Scenario 2: "Un genitore chiede i verbali integrali del consiglio di classe di suo figlio"Discutete se la richiesta è ammissibile integralmente, parzialmente (con oscuramenti) o da rigettare.

Prendete un facsimile di documento amministrativo contenente alcuni dati personali (es. una delibera con nominativi e dati vari). Producete una versione per la pubblicazione online applicando gli omissis o anonimizazioni opportune.

cifrati.Azioni immediate: Cosa fare nell'immediato?Informare Dirigente/DPOInviare notifica al Garante se dovutaAvvisare le famiglie coinvolte?Misure preventive: Quali misure preventive potevano evitare l'incidente?

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul

Sito Scolastico

Il Protocollo informatico e la gestione dei documenti amministrativi

Il protocollo è la procedura formale con cui ogni Pubblica Amministrazione registra ufficialmente la corrispondenza e i documenti amministrativi, attribuendo loro un numero progressivo, una data certa e altre informazioni essenziali. Tradizionalmente avveniva su registro cartaceo, oggi è richiesto

in forma informatica (Protocollo informatico) per legge.Nelle segreterie scolastiche, tutte le comunicazioni in entrata e in uscita di carattere ufficiale devono essere protocollate (es. lettere di genitori,

note USR/Ministero, circolari in uscita, decreti e determine).La protocollazione garantisce certezza e tracciabilità: ogni documento ottiene un numero di protocollo univoco e la data/ora di registrazione, rendendo quel documento ufficialmente riconosciuto e rintracciabile negli archivi.

Registrazione sequenziale

Integrità e sicurezza

Reperibilità e accesso controllato

Registrazione sequenziale e senza buchi di tutti i documenti ricevuti o spediti. Il numero di protocollo generato deve essere progressivo (annuale) e non modificabile.

Il sistema deve impedire alterazioni ex post delle registrazioni e garantire backup e recupero dei dati in caso di problemi

Deve essere possibile ricercare facilmente un protocollo per numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc., e l'accesso al sistema deve essere riservato al personale autorizzato.

tecnici.

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito

Scolastico - Parte 2

Gestione documentale e archiviazione

Dopo aver protocollato, il documento cartaceo ricevuto viene digitalizzato (scansionato) se possibile, e allegato in formato elettronico al record di protocollo; i documenti prodotti dalla scuola in uscita vengono salvati in PDF e associati al protocollo in uscita. Questo rende la gestione sempre più paperless (senza carta).

Manuale di gestione documentale

Contenuto del manuale

Ogni PA deve adottare un manuale interno che descrive il sistema di gestione documentale e di protocollo. Il manuale di una scuola, ad esempio, stabilisce chi sono gli addetti al protocollo, quali registri si utilizzano, le regole di classificazione, come si formano i fascicoli, i tempi di conservazione dei documenti, ecc.

Definisce gli addetti al protocollo (DSGA, assistenti amministrativi)Specifica i registri utilizzati (generale, particolari)Stabilisce le regole di classificazione dei documentiDelinea le procedure per la formazione dei fascicoliIndica i tempi di conservazione dei documenti

Archiviazione e fascicoli digitali

Arrivo e smistamento

Partenza e firme

Dopo la protocollazione, un documento va collocato nel suo contesto: assegnato al responsabile competente e inserito in un "Fascicolo Gite 2024"). Questo corrisponde alla vecchia pratica di inserire la carta in un faldone, ma

Una buona prassi: controllare almeno una volta al giorno la casella PEC della scuola e registrare a protocollo eventuali nuove email arrivate. Poi, smistare le copie ai destinatari interni (ad esempio al Dirigente, o al docente referente di un progetto).

Quando la segreteria deve inviare un documento ufficiale, occorre prepararlo su carta intestata, farlo firmare dal Dirigente (ormai spesso con firma digitale) e poi protocollarlo in uscita, indicando il

fascicolo elettronico

(es.

destinatario.

ora avviene in digitale.

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito Scolastico - Parte

Pubblicazione di Atti sul Sito: Albo Pretorio Online

Oltre a protocollare e archiviare, la segreteria deve curare la pubblicazione online di determinati atti sul sito web istituzionale. In particolare distinguiamo: l'Albo Pretorio online (per le pubblicazioni di di dati ai fini di trasparenza).

pubblicità legale

) e la sezione Amministrazione Trasparente (per la pubblicazione

permanente

Esempi di atti da pubblicare all'Albo Pretorio

Graduatorie di istituto (docenti, ATA) quando vengono emanate o aggiornateBandi di gara e avvisi pubblici emanati dalla scuola; e le aggiudicazioni di gareDetermine dirigenziali relative a contratti e forniture, se richiestoDelibere degli organi collegiali se devono essere notificateProvvedimenti disciplinari o sanzioni, quando la legge ne richiede la pubblicazione per notificaCalendario delle convocazioni per supplenze da graduatoria

Esiti finali degli Esami di StatoOgni istituto dovrebbe avere nel sito una sezione o applicativo denominato "Albo online" o "Pubblicità legale". Alcuni CMS scolastici integrano un modulo per l'albo (spesso accessibile dalla

homepage con un'icona dedicata).

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito

Scolastico - Parte 3 (Continua)

Come pubblicare un atto all'Albo

Inserimento nell'albo

Preparazione dell'atto

Tramite l'area riservata del sito, l'operatore (assistente amm.) inserisce un nuovo annuncio di pubblicazione indicando: titolo dell'atto, numero di protocollo, data atto, data di inizio pubblicazione e data di fine pubblicazione,

L'atto da pubblicare va prodotto in PDF (possibilmente non un'immagine scanner ma un PDF ricercabile, per accessibilità). Deve riportare la firma del dirigente (digitale o autografa scansionata) e la dicitura dell'atto (numero di

l'ufficio o referente, e allega il PDF.

protocollo, data).

Defissione e archivio

Affissione digitale

Allo scadere del periodo previsto, l'atto viene automaticamente rimosso dalla visibilità pubblica (ma rimane archiviato nel sistema come storico). Ad esempio, se una graduatoria va affissa 15 giorni, dopo tale termine non sarà

Dal momento impostato, l'atto risulta visibile a tutti nella pagina Albo, con i suoi estremi. Deve essere facilmente consultabile e scaricabile dall'utenza

senza restrizioni.

più pubblica.

È fondamentale rispettare i tempi di affissione: ad esempio un bando di gara deve rimanere pubblicato per il periodo indicato dalle norme (minimo tot giorni).

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito Scolastico -

Parte 4

Amministrazione Trasparente e gestione delle pubblicazioni

Chi può pubblicare all'Albo

Amministrazione Trasparente

In genere, il Dirigente Scolastico è formalmente il Responsabile della pubblicazione degli atti, ma operativamente delega la funzione agli assistenti amministrativi. Molte scuole prevedono che il DSGA e alcuni assistenti siano abilitati a inserire atti all'albo.Secondo le Linee guida AgID 2016, il responsabile della pubblicazione ; nelle scuole, vista la piccola struttura, chi redige l'atto spesso lo pubblica anche (previa autorizzazione del dirigente).

Differisce dall'Albo perché qui i documenti restano pubblicati per lungo periodo (fino a 5 anni o più) e spesso sono inseriti in modo classificato per sezione. La cura di questa sezione comporta: caricamento di documenti come ad es. il Programma Annuale (bilancio) e relative variazioni, i CV e compensi dei titolari di incarichi, i documenti di valutazione e performance.La pubblicazione in Amministrazione Trasparente spesso richiede di aggiornare periodicamente i dati (es. i tassi di assenza del personale vanno aggiornati trimestralmente; i dati sui pagamenti vanno aggiornati ogni 6 mesi, etc., secondo decreto

coincide di norma con

il responsabile della gestione documentale

33/2013).

Aspetti pratici della pubblicazione

Attenzione alla qualità e alla privacy

Tempi di rimozione e aggiornamento

In pratica, molti siti scolastici offrono un pannello dove nelle varie sottosezioni di Amministrazione Trasparente si possono caricare file e inserire brevi descrizioni. Ad caricheranno i contratti stipulati con i fornitori oltre una

Quando si pubblica un documento all'albo o in amministrazione trasparente, assicurarsi di rispettare le indicazioni di minimizzazione: ad esempio se si pubblica una determina di pagamento dei compensi dei docenti per progetti, valutare se indicare solo importi totali e non

Il personale deve ricordare di rimuovere o spostare offline i documenti scaduti dalla sezione Albo Pretorio. Per Amministrazione Trasparente, quando scade il periodo di 5 anni, andrebbe eliminato il file o spostato in un'area di archivio non indicizzata.

esempio, nella sezione certa soglia.

Bandi di gara e contratti

si

il dettaglio per nome.

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito

Scolastico - Parte 5

Esercitazioni pratiche

Simulazione di protocollazione

Riorganizza l'archivio

Utilizzando il modulo fac-simile di registro di protocollo fornito, compilate i campi di protocollo (data, mittente, oggetto, etc.) per i

Ecco un elenco disordinato di documenti:Determina 5/2024 acquisto cancelleriaVerbale Consiglio Istituto 10/09/2025Piano annuale inclusione 2025Circolare n.12/2025 orario ricevimentoContratto supplenza docente RossiFattura n.45 ditta BianchiRichiesta ferie assistente VerdiComunicazione USR su organicoRaggruppate questi documenti in fascicoli logici e assegnate titoli ai

seguenti documenti:Documento 1: Lettera dal Comune che chiede uso palestre

Data: 20/05/2024Mittente: Comune di [Nome Comune], Assessorato alla Pubblica

IstruzioneOggetto: Richiesta di concessione uso locali palestre scolastiche per attività extra-curriculari a.s. 2024/2025Documento 2: Richiesta di trasferimento di un docenteDocumento 3: Bando di gara per fornitura PC da pubblicare

fascicoli.

Modulo 2: Best Practice per Protocollo e Pubblicazioni sul Sito Scolastico -

Parte 5 (Continua)

Esercitazioni pratiche (Continua)

Costruisci un calendario degli adempimenti

Simulazione di inserimento Albo

Revisione di un atto da pubblicare

di trasparenza

Simulate il caricamento del seguente atto:"Determina affidamento fornitura cancelleria n.5/2025"

Analizzate la bozza di delibera del Consiglio di Istituto fornita, che contiene alcuni dati personali (nomi completi di studenti e genitori citati). Segnate con evidenziatore cosa andrebbe omesso prima della

Utilizzando i fogli forniti con i mesi dell'anno, collocate le seguenti attività nei periodi corretti:Gennaio: Pubblicare dati personale (entro 31

Indicate:Categoria: Albo 3 DeterminazioniTitolo: "Determina n.5/2025: affidamento fornitura

pubblicazione.

gennaio)Aprile-Maggio: Pubblicare bilancio consuntivo

cancelleria"Data pubblicazione: 20/05/2024 (o data odierna)Data fine pubblicazione: 04/06/2024 (15 giorni

(entro maggio)Giugno: Aggiornare dati sui pagamenti (semestrale)Settembre-Ottobre: Pubblicare PTOF (a inizio triennio e aggiornamento annuale)Dicembre: Pubblicare programma annuale (bilancio

dopo)File allegato: Determina_affidamento_cancelleria_5_2025.pdf

preventivo)Trimestrale: Aggiornare tassi di assenza del

personaleContinuo: Aggiornare elenco consulenti (quando

nuovi incarichi)

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure Amministrative

Dal documento cartaceo al documento digitale: quadro normativo e definizioni

La dematerializzazione in Italia è un obiettivo di lungo corso, sancito già dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.lgs. 82/2005). In sintesi significa che

"tutti i documenti aventi rilevanza giuridica possano essere

formati e conservati su supporto informatico anziché cartaceo"

Le P.A. sono tenute a valutare quali documenti dei propri archivi cartacei è opportuno convertire in digitale e a predisporre piani per sostituire progressivamente la carta con archivi informatici, nel rispetto delle

regole tecniche.Già negli anni '90 alcune norme (L. 59/1997) avevano introdotto il valore legale del documento informatico e della firma elettronica, ma è con il CAD e successive modifiche (in particolare il D.lgs. 235/2010 e il D.lgs. 217/2017) che si è avuta una sistematizzazione completa.

Documento elettronico

Firma digitale

Un documento elettronico (es. un file PDF)

sostituisce

il documento cartaceo.

La firma digitale

sostituisce

la firma autografa su carta.

Posta Elettronica Certificata

Archivio informatico

La Posta Elettronica Certificata (PEC)

sostituisce

la raccomandata con ricevuta di ritorno (e anche il

L'archivio informatico (cartelle su server, sistemi di ECM)

sostituisce

l'archivio fisico di faldoni.

fax).

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure

Amministrative - Parte 2

Definizioni chiave e strumenti della dematerializzazione

Documento informatico

Firma digitale/qualificata

È la rappresentazione digitale di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per avere pieno valore legale, deve rispettare certe caratteristiche: formato immodificabile (es. PDF/A per archiviazione), firma digitale se richiesto, marcatura temporale se

Un tipo di firma elettronica avanzata basata su certificati qualificati e crittografia, che garantisce autenticità, integrità e non ripudio di un documento. In pratica, è un codice applicato al file tramite un dispositivo (token/SmartCard o firma remota) e

serve attestare una data certa futura.

un PIN dall'utente firmatario.

Posta Elettronica Certificata (PEC)

Identità digitale (SPID/CIE)

Un servizio email che fornisce ricevute di accettazione e consegna con valenza legale. Quando la scuola invia una PEC, è come se spedisse una raccomandata A/R: la ricevuta di consegna vale come prova che il messaggio è giunto.

Per i servizi online alle famiglie e al personale, l'identificazione degli utenti può avvenire tramite SPID (Sistema Pubblico Identità Digitale) o la Carta d'Identità

Elettronica.

Conservazione digitale a norma

Norme principali sul tema

Un sistema in cloud o in house che custodisce nel tempo i documenti informatici assicurandone leggibilità, autenticità, integrità e accesso. È la versione digitale

Oltre al CAD e relative modifiche (ricordiamo i decreti correttivi n. 179/2016 e 217/2017), citiamo il DPCM 13/11/2014 (regole tecniche documenti informatici, ora integrate nelle Linee guida), il Regolamento eIDAS (UE 910/2014) che uniforma firme digitali e identificazione elettronica a livello europeo.

dell'archivio di deposito e storico.

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure Amministrative -

Parte 3

Digitalizzazione pratica nelle segreterie scolastiche: strumenti e casi d'uso

Vediamo come la dematerializzazione si applica nella quotidianità della segreteria di una scuola:

Protocollo e gestione documentale digitale

Firma digitale del Dirigente e DSGA

L'adozione di un per protocollare, smistare, firmare digitalmente e conservare automaticamente i documenti.

protocollo informatico

e un sistema di gestione documentale integrato è fondamentale

Dirigenti e DSGA usano la la necessità di stampa e mantenendo tutto elettronico.

firma digitale

per approvare documenti PDF direttamente da PC, eliminando

Posta Elettronica Certificata (PEC)

Gestione digitale di pratiche amministrative interne

La monitorata regolarmente per la sua capienza limitata.

PEC

è uno strumento quotidiano per comunicazioni con Uffici Scolastici, enti, fornitori e privati. Va

Pratiche come le e approvate digitalmente dal DSGA.

richieste ferie/permessi

del personale ATA sono digitalizzate, inviate via email o portale

Registro elettronico

Pagamenti digitali (PagoPA)

Il registro di classe e del professore è online, eliminando i supporti cartacei. La segreteria lo amministra e a fine anno i registri sono chiusi e conservati digitalmente.

Le scuole usano PagoPA per incassare contributi e tasse scolastiche, eliminando contanti e bollettini

cartacei e semplificando la rendicontazione.

Studenti e famiglie online

Comunicazioni con comunità scolastica

Servizi come le digitalizzazione avanzata per studenti e famiglie.

iscrizioni online

Pago In Rete

Carta dello Studente

diplomi digitali

sono esempi di

Mailing list, newsletter, sito web e app riducono i fogli cartacei. È cruciale gestire le email rispettando la

privacy, usando ad esempio Ccn.

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure

Amministrative - Parte 4

Altri aspetti della digitalizzazione scolastica

Scansione archivi storici

Workflow digitali e interoperabilità

Alcune segreterie partecipano a progetti di scansione di registri e documenti storici (es. registri degli scrutini decennali, che per legge vanno conservati indefinitamente). Digitalizzare questi archivi agevola la ricerca di dati (es. quando

Un ambito emergente è far comunicare sistemi diversi senza carta di mezzo. Ad esempio: la segreteria deve inviare i dati delle cessazioni del personale alla Ragioneria, un tempo compilava moduli e li spediva. Ora usa un portale (SIDI e Passweb, ad esempio) che trasferisce i dati direttamente all'INPS.Oppure, per registrare un contratto di locazione di immobile scolastico, si usa Sister dell'Agenzia Entrate online invece di modulo cartaceo all'ufficio. Quindi i vari enti iniziano a "dialogare" tramite web service, riducendo l'intervento

qualcuno chiede un certificato storico).Però attenzione: la scansione produce copie che vanno comunque rese per avere valore legale (di norma serve apposizione di firma digitale di un pubblico ufficiale sulla copia digitale per dichiararne la conformità all'originale

conformi

analogico).

manuale.

Digitale "ibrido"

Sicurezza informatica

Gestione del cambiamento

Uno degli ostacoli principali è il digitale "ibrido": situazioni in cui metà del processo è digitale, metà cartaceo (es. stampo l'email per firmarla e la riscanerizzo&). Questo ovviamente riduce i benefici e aumenta il rischio di errori.

Una PA digitale è esposta a minacce (perdita dati, virus). Servono backup regolari, protezioni anti-intrusione, e piani di emergenza (disaster recovery) per continuare il lavoro in caso di

Il personale deve essere coinvolto attivamente, mostrando i vantaggi. Ad esempio, far vedere come con pochi click si trovano vecchi documenti in archivio informatico, contro il dover sfogliare registri polverosi.

guasto ai sistemi.

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure Amministrative - Parte 4 (Continua)

Vantaggi ambientali ed economici

Stato dell'arte al 2025 nelle scuole

Ridurre la carta significa anche ridurre costi (cancelleria, archivi) e impatto ecologico (meno carta, toner, trasporti postali). Dematerializzare un flusso come le comunicazioni scuola-famiglie (un tempo ogni studente aveva decine di fogli circolari l'anno nello zaino) fa risparmiare risme su risme.In un'ottica di Agenda 2030 e PA sostenibile, questo è un punto

Grazie anche ai fondi del PNRR (Missione Istruzione, componenti sulla digitalizzazione amministrativa), molte scuole hanno investito in

reti più robuste, nuovi computer, formazione digitale del personale,

servizi cloud

.Ad esempio, il Decreto MIM 66/2023 ha stanziato fondi specifici per la "Transizione digitale" delle segreterie scolastiche, da utilizzare per aggiornare PC, comprare software gestionali e fare formazione.Quindi ci si aspetta che entro il 2026 tutte (o quasi) le pratiche amministrative scolastiche possano svolgersi interamente online,

spesso sottolineato.

"dalla richiesta alla conservazione".

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure Amministrative - Parte 5

Esercitazioni pratiche

Confronto carta vs digitale

Dividetevi in due gruppi. Un gruppo descriverà come si svolgeva un compito amministrativo in era cartacea, l'altro come avviene in era digitale.

Comunicare le nomine di supplenti alle altre scuoleEra cartacea: Telefonate, fax o lettere cartacee. Tempi lunghi, costi di spedizione, conferme manuali e alta probabilità di errori o ritardi. Archiviazione

fisica e poco accessibile.Era digitale: Email PEC multiple o piattaforme centralizzate. Immediatezza, tracciabilità legale, riduzione dei costi e maggiore efficienza. Informazioni

subito disponibili e archiviate digitalmente.Registro assenze alunni e giustificazioniEra cartacea: Registro cartaceo con compilazione manuale, soggetta a errori e archiviazione fisica ingombrante. Consultazione dei dati storici

complessa.Era digitale: Registro elettronico con inserimento digitale e archiviazione automatica. Facilita gestione, report, comunicazione con famiglie e accesso ai

dati storici.

Modulo 3: Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Procedure Amministrative - Parte 5 (Continua)

Esercitazioni pratiche (Continua)

Progettare un processo digitale

Laboratorio firma digitale

Verifica di un backup/restore

In sottogruppi, scegliete un procedimento amministrativo scolastico (es. gestione delle certificazioni mediche per assenze).

Se disponete di PC e kit firma (o anche usando un servizio di firma remoto demo),

Simulazione concettuale: "server segreteria in crash, bisogna ripristinare i dati su PC

provate a:Firmare un documento di provaVerificarne la validità con un software (ad es. Dike, Acrobat, etc.)Osservate il pannello firme per vedere certificato e validità. Notate i simboli (firma valida, non valida se file alterato, ecc.). Osservate anche come appare una marca temporale se presente.

secondario".Discutete:Dove erano i backup?Chi li sa ripristinare?Esiste una procedura documentata nella vostra scuola?

Disegnate un passaggi, quali attori, e come renderli

mini-flusso

su carta: quali

1.2.

digitali.Genitore: Invia certificato via emailSegreteria: Protocolla digitalmente e avvisa via email il coordinatore di classeCoordinatore: Registra su registro

elettronico

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria

Minacce informatiche e scenario attuale nel settore scolastico

Anche le scuole, pur non essendo banche o aziende hi-tech, gestiscono informazioni sensibili (dati anagrafici e sanitari degli studenti, registri, documenti riservati) e dispongono di infrastrutture IT (server, registro

elettronico, Wi-Fi) che possono essere bersaglio di attacchi.

Negli ultimi anni c'è stata un'escalation di attacchi informatici nel settore istruzione: un report del 2024 evidenzia un aumento del 37% su scala globale degli attacchi settimanali a scuole e università rispetto all'anno precedente, con una media di oltre 3000 attacchi a settimana per organizzazione.In Italia la situazione è ancora più critica: circa 4730 attacchi informatici a settimana per istituzione educativa, valore del 53% superiore alla media globale. Questo perché molte scuole hanno accelerato la digitalizzazione (registro elettronico, didattica a distanza) spesso senza adeguati investimenti in sicurezza,

diventando vulnerabili.

Phishing (email ingannevoli)

Malware e Ransomware

Email inviate a nome apparentemente affidabile (Ministero, banca, fornitore conosciuto) con lo scopo di farsi consegnare credenziali o far cliccare su link malevoli.

Programmi malevoli che possono infettare i PC. Il ransomware in particolare cifra tutti i file e chiede un riscatto in denaro: purtroppo molte scuole all'estero e alcune in Italia sono state colpite.

Furto di credenziali

Ingegneria sociale

Se un malintenzionato ottiene la password della casella email della scuola o del registro elettronico, potrebbe rubare dati, inviare comunicazioni false o cancellare informazioni.

L'attacco può non essere tecnico ma psicologico. Ad esempio, una telefonata in cui qualcuno si finge tecnico informatico e chiede al personale di fornire una password per "sistemare un problema".

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria - Parte 2

Le 12 Buone Pratiche di Cybersecurity Quotidiana

La Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) insieme al Dipartimento Funzione Pubblica ha diffuso nel 2025 un semplice vademecum con 12 regole di comportamento per tutti i dipendenti

pubblici. Le riassumiamo adattandole al contesto di una segreteria scolastica:

Attivare l'autenticazione a più fattori (MFA)

Usare password robuste e diverse

Ove possibile, usare un secondo fattore oltre alla password per accedere agli account critici (es. email istituzionale su Office365, se supporta 2FA con SMS/app).

Le password devono essere uniche per ogni account e non banali. Evitare nomi comuni, date di nascita, sequenze "12345". Una password robusta ha almeno 12 caratteri, mix di lettere

maiuscole/minuscole, numeri e simboli.

Bloccare sempre il PC quando ci si allontana

Aggiornare sempre i sistemi senza rimandare

Mai lasciare il computer della segreteria incustodito e sbloccato nemmeno per "un attimo". Basta Ctrl+L (Windows) o impostare uno screensaver automatico di blocco.

Le update di Windows, di macOS, dei software gestionali, non sono fastidi da posporre all'infinito. Spesso correggono falle di sicurezza note.

Installare solo software autorizzato

Usare solo dispositivi e supporti USB autorizzati

Non scaricare e installare programmi trovati a caso su internet o non espressamente consentiti dalla scuola. Anche applicazioni dall'aspetto innocuo potrebbero nascondere malware.

Non inserire nel PC di segreteria chiavette USB di provenienza sconosciuta (potrebbero essere infette). Usare solo chiavette/dischi esterni forniti o approvati dall'istituto, controllati con

antivirus.

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria - Parte 2

(Continua)

Le 12 Buone Pratiche di Cybersecurity Quotidiana (Continua)

Diffidare di email urgenti o con link sospetti

Segnalare subito lo smarrimento di un dispositivo

Se arriva un'email che incita fretta ("Urgente: aggiorna ora le tue credenziali o il tuo account sarà

Se per disgrazia perdete un dispositivo aziendale (es. chiavetta con dati, laptop della scuola, smartphone di servizio), non tentare di nasconderlo per paura, ma avvisare immediatamente il

bloccato!") o con allegati strani, se c'è anche solo un dubbio.

non agire impulsivamente

. Non cliccare link né aprire allegati

Dirigente/DPO/tecnico.

Evitare connessioni Wi-Fi pubbliche non protette

Segnalare ogni anomalia, anche piccola

Se usate il laptop o smartphone della scuola fuori sede (es. in viaggio per corso), non collegatevi a reti Wi-Fi aperte (tipo bar, hotel non protetti). Queste reti possono essere intercettate.

Ad esempio, il PC di colpo è lentissimo e l'hard disk frulla molto; oppure compare una finestra strana all'avvio; o notate che un file importante non si apre più. Potrebbe essere nulla, ma potrebbe essere il segnale iniziale di un attacco/malware.

Usare la mail istituzionale solo per lavoro

Non inserire mai dati sensibili in chat di intelligenza artificiale

Non utilizzare l'email di servizio (@istruzione.it o dominio scuola.edu.it) per iscriversi a social network, newsletter di shopping, siti non attinenti. Più la mail circola in contesti vari, più aumenta

Strumenti come ChatGPT sono utili, ma ricordate che se li usate pubblicamente i dati che scrivete potrebbero essere memorizzati sui server esterni. Mai inserire informazioni riservate o

il rischio che venga presa di mira.

personali in tali chat.

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria - Parte 3

Gestione della sicurezza in segreteria e risposte agli incidenti

Oltre alle pratiche individuali, la scuola come organizzazione dovrebbe avere alcune misure strutturate:

Antivirus e firewall

Backup offline

Assicurarsi che su tutti i PC sia installato un antivirus aggiornato e funzionante, e che la rete scolastica sia protetta da firewall configurati correttamente (spesso il router del Ministero ha queste funzioni

I dati critici (es. archivi documentali, database segreteria) dovrebbero essere copiati regolarmente su supporti scollegati dalla rete (es. un hard disk esterno tenuto in cassaforte e collegato solo per il tempo

integrate).

necessario a eseguire il backup settimanale).

Account separati e privilegi limitati

Piano di risposta agli incidenti

Ogni utente deve accedere al PC/sistema con un proprio account individuale. È cruciale che non tutti gli utenti abbiano diritti di amministratore. Questo approccio riduce il rischio che, in caso di violazione di un account, l'attaccante possa ottenere subito pieni poteri sul sistema.

È essenziale definire chiaramente a chi segnalare immediatamente in caso di sospetto incidente (il DPO, l'animatore digitale, l'ufficio tecnico del comprensivo, ecc.). Il piano deve specificare quali passi intraprendere, come isolare il PC dalla rete se si sospetta un malware.

Nomina del Referente Cybersecurity

Dal 2024 le nuove normative (Direttiva NIS2 recepita dal D.lgs. 138/2024, Legge 90/2024) prevedono che Nelle scuole probabilmente questo ruolo sarà coperto da figure esistenti (DSGA o docente animatore

ogni pubblica amministrazione nomini un

referente della sicurezza informatica

e lo comunichi ad ACN.

digitale).

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria - Parte 3

(Continua)

Reazione a scenari tipici

Email phishing ricevuta

Infezione malware

Non cliccare su link o allegati sospetti. Inoltrare l'email al referente/tecnico per verifica e, una volta confermata l'anomalia, cancellarla. Se si è cliccato per errore e si sono inserite credenziali, cambiare immediatamente la password di quell'account e segnalare l'accaduto al responsabile

Scollegare immediatamente il PC dalla rete (staccando il cavo Ethernet o disattivando il Wi-Fi) per prevenire la propagazione del malware. Informare subito il tecnico, che avvierà scansioni antivirus approfondite e controlli su altri PC. Non pagare mai eventuali riscatti richiesti da

IT.

ransomware personalmente.

Furto/dispositivo smarrito

Account email violato

Segnalare immediatamente lo smarrimento o il furto di qualsiasi dispositivo aziendale. Cambiare tutte le password memorizzate su quel dispositivo (ad esempio, se era un laptop con accesso email salvato). Con il supporto del DPO, valutare la necessità di una comunicazione di data breach se sul dispositivo erano presenti dati personali.

Se si nota che l'account email della scuola sta inviando spam (chiaro segno di compromissione), cambiare subito la password e controllare le impostazioni dell'account (spesso gli attaccanti impostano regole di forwarding per continuare a ricevere copie delle email). Avvisare i contatti di non aprire email sospette provenienti dalla scuola in quel periodo.

Cultura della sicurezza

Instillare una cultura della sicurezza significa incoraggiare il personale a non aver paura di segnalare errori o incidenti. Se qualcuno clicca per sbaglio su un link di phishing, deve sentirsi motivato a dirlo subito (per poter rimediare in tempo e limitare i danni) piuttosto che tacere per imbarazzo, rischiando che il problema diventi enorme.

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria -

Parte 4

Esercitazioni pratiche

Riconoscere un'email di phishing

Valutazione delle password

Analizzate le seguenti email e identificate quali elementi le rendono sospette:

Valutate la robustezza delle seguenti password (senza usare password reali!):

Email 1Oggetto: URGENTE: Aggiornamento credenziali SIDIMittente: supporto-tecnico@miur-istruzione.netTesto: "Gentile utente, è necessario aggiornare immediatamente le Sue credenziali SIDI entro 24 ore per evitare il blocco dell'account. Clicchi sul seguente link: http://aggiorna-credenziali-sidi.com e inserisca username e password attuali."

Password 1: segreteria123Password 2: Mario1968!Password 3: Tr3n0@Staz!one2025Password 4: qwerty

Email 2Oggetto: Fattura in allegatoMittente: amministrazione@fornitore-cancelleria.itTesto: "In allegato la fattura del mese corrente. È richiesto il pagamento immediato. Aprire l'allegato Fattura_Ottobre2025.exe per visualizzare i dettagli."

Modulo 4: Cybersicurezza e Buone Pratiche per l'Ufficio di Segreteria -

Parte 4 (Continua)

Esercitazioni pratiche (Continua)

Simulazione di risposta a incidente

Creazione di un mini-piano di sicurezza

Dividetevi in gruppi e discutete come reagireste ai seguenti scenari:

In gruppi, create un semplice piano di sicurezza informatica per la segreteria,

includendo:Procedure di backup (cosa, quando, chi, dove)Gestione delle password (regole, rinnovo, conservazione)Procedura di risposta agli incidenti (chi contattare, passi da seguire)Formazione del personale (frequenza, contenuti essenziali)Presentate il vostro piano agli altri gruppi e discutete le differenze e i punti di forza

Scenario 1Arrivate in ufficio e trovate tutti i file del PC con estensione .encrypted e un messaggio che chiede un riscatto per sbloccarli.

Scenario 2Un collega vi dice di aver cliccato su un link in un'email che sembrava del Dirigente, e di aver inserito le sue credenziali di accesso al registro elettronico.

di ciascun approccio.

Scenario 3Ricevete una telefonata da qualcuno che si presenta come "tecnico informatico del Ministero" e chiede le vostre credenziali per "un controllo di routine".Per ogni scenario, delineate i passi immediati da compiere e le misure preventive che avrebbero potuto evitare l'incidente.

Modulo 5: Competenze Digitali di Base (incluso Excel per la Segreteria)

Gestione digitale di informazioni e documenti: file, cartelle, PDF

Ogni operatore di segreteria deve saper organizzare bene i documenti sul PC:

Struttura di cartelle

Creare un albero logico di cartelle sul computer condiviso/in rete, ad es: "Studenti" > "Anno 2025" > sottocartelle per classe o per tipologia (iscrizioni, certificati, diplomi), "Personale" > suddiviso in ATA/Docenti e per anno, "Bilancio" > anno per anno, ecc.L'obiettivo è poter ritrovare facilmente i file, anche per eventuali sostituti che subentrano. Evitare di tenere

tutto sul Desktop o in "Documenti" senza ordine.

Nomenclatura dei file

Formati di file appropriati

PDF e scansioni

Dare nomi chiari e coerenti ai file. Ad esempio includere data o anno nel nome (es. "Verbale_CdI_2024-10-15.pdf" invece di "verbale1.pdf"), includere oggetto e magari versione. Concordare uno standard interno di nomenclatura.

Conoscere le differenze tra formati e quando usarli. Ad esempio: .docx per documenti modificabili, .pdf per documenti finali da inviare o pubblicare (perché il PDF mantiene formattazione e non è facilmente alterabile dal destinatario).

Sapere creare PDF (tramite "Salva come PDF" da Word/Excel o tramite stampante PDF). Saper unire più PDF (ci sono tool gratuiti online e offline). Saper ridurre la dimensione di un PDF quando è

troppo grande per l'email.

Modulo 5: Competenze Digitali di Base (incluso Excel per la Segreteria) - Parte 2

Esempi pratici quotidiani di baseCollegare una stampante

Usare una chiavetta USB

Scorciatoie da tastiera

Saper collegare una stampante al PC (o riconfigurare la stampante di rete se cambia IP).

Saper usare una chiavetta USB correttamente: formattazione, rimozione sicura per non corrompere dati.

Conoscere qualche scorciatoia da tastiera: copia/incolla (Ctrl+C, Ctrl+V), seleziona tutto (Ctrl+A), ricerca in un documento (Ctrl+F), salva (Ctrl+S), annulla (Ctrl+Z) 3 velocizzano il lavoro e aumentano l'efficienza.

Fare screenshot

Compressione file

Risorse online di auto-aiuto

Saper fare screenshot (es. con tasto Stamp o Strumento cattura) per mostrare a un tecnico un messaggio di errore, o per inserire un'immagine di uno schermo in una guida interna.

Compressione file: sapere creare un archivio .zip se si devono inviare più file o file grandi; e saper estrarre archivi ricevuti (.zip,

Risorse online di auto-aiuto: cercare soluzioni su internet. Ad esempio, se appare un errore di Windows con un codice, saperlo cercare su Google; se non si sa come fare una formattazione in Word, cercare "Come fare & in Word".

.rar).

Utilizzo pratico di Microsoft Excel (o similari) in attività di segreteriaPrincipali operazioni e funzioni di Excel di interesse

Organizzare liste di dati: Ad es. elenco alunni con colonne (Nome, Classe, Data nascita, Contatto genitore&)Ordinare e filtrare: Saper usare lo strumento di Filtro automatico per mostrare solo i record di una certa classe, o ordinare alfabeticamente per cognomeFormule base: SUM (SOMMA) per totalizzare importi; AVERAGE (MEDIA) per medie voti; COUNT (CONTA) per contare elementiRiferimenti relativi e assoluti: Capire la differenza tra riferimenti di cella relativi (A1) e assoluti ($A$1) quando si trascinano formule

Modulo 5: Competenze Digitali di Base (incluso Excel per la

Segreteria) - Parte 3

Funzionalità avanzate di Excel per la segreteria

Formattazione celle

Funzione SE (IF)

Numeri vs testo (sapere che se un numero appare come testo va convertito per poterlo sommare), formati come data (e come Excel gestisce le date, utile per calcolare differenze di giorni), formattazione contabile (es. euro con due decimali).

Utile per automatizzare decisioni. Ad esempio, puoi creare una colonna "Esito" che automaticamente mette "Ammesso" o "Non ammesso" in base alla media voti (es. =SE(Media>=6; "Ammesso"; "Non ammesso")).

Grafici semplici

Importare/esportare dati

Se devi presentare dati in modo visivo, è utile saper creare un grafico (come un grafico a torta o un istogramma). Ad esempio, puoi visualizzare la distribuzione degli alunni per età o la percentuale di promossi/bocciati.

È essenziale saper importare dati in Excel (ad esempio, un file CSV estratto dal registro elettronico con gli esiti degli esami) e viceversa, esportare dati in formato

CSV per importarli in altri sistemi.

Casi d'uso di Excel o altri software o AI tipici in segreteria

Registro fatture

Elaborare questionari

Orario ricevimento docenti

Tenere il registro fatture piccole o note spese di progetti e calcolare il totale speso e residuo.

Elaborare i questionari (es. questionario soddisfazione genitori): se vengono raccolti in Excel o Google Moduli o Microsoft Forms, usare conti e percentuali per riassumere le risposte.

Orario ricevimento docenti: creare un prospetto tabellare incrociando docenti e giorni, magari evidenziando celle (es. con colorazione condizionale) per le ore di ricevimento.

Modulo 5: Competenze Digitali di Base (incluso Excel per la

Segreteria) - Parte 4

Esercitazioni pratiche

Esercizi guidati Excel

Ricerca avanzata su Google o ChatGpt

Utilizzando il file Excel di esempio con dati fittizi (un elenco di 20 alunni con voti e assenze), eseguite le seguenti operazioni:

Formulate query di ricerca precise per trovare soluzioni ai seguenti problemi:"Come convertire un file .odt (OpenDocument) in .docx?""Che significa l'errore #VALORE! in Excel?""Come creare un grafico a torta in Excel con percentuali""Come proteggere con password un foglio Excel"Confrontate i risultati e identificate le fonti più affidabili (es. support.microsoft.com per l'errore Excel).

Ordinare per cognomeSelezionare l'intera tabella, andare su "Dati" > "Ordina" e scegliere la colonna "Cognome" come criterio di ordinamento.Calcolare il voto medio della classeUtilizzare la formula =MEDIA(range voti) in una cella sotto la colonna dei voti.Evidenziare in rosso i voti insufficientiSelezionare la colonna dei voti, andare su "Home" > "Formattazione condizionale" > "Nuova regola" e impostare una regola per evidenziare in rosso i valori < 6.Filtrare per vedere solo gli alunni con più di 5 assenzeAttivare i filtri (selezionare l'intestazione della tabella e cliccare su "Dati" > "Filtro"), poi cliccare sulla freccia della colonna "Assenze" e impostare un filtro per numeri

maggiori di 5.

Modulo 6: Utilizzo pratico dell'Intelligenza Artificiale (es. ChatGPT) per

velocizzare i processi

Introduzione all'AI generativa e ChatGPT

ChatGPT è un sistema di intelligenza artificiale sviluppato da OpenAI, basato su una rete neurale di grandi dimensioni (modello GPT-4), addestrata su una quantità enorme di testi. In pratica è un chatbot in grado di generare risposte testuali molto articolate e "umane" a praticamente qualsiasi domanda o consegna, sfruttando le conoscenze apprese dall'addestramento.

Applicazioni in segreteria scolastica

Redazione di bozze di documenti: ChatGPT può stendere una bozza di lettera formale, di una circolare, di un verbale, di una relazione, a partire dalle indicazioni fornite.Sintesi di testi complessi: Se abbiamo un lungo documento (es. una nuova normativa ministeriale di 30 pagine) e vogliamo estrarne i punti salienti.Traduzione e riformulazione: In contesti con famiglie straniere, ChatGPT può tradurre un testo italiano in inglese/francese o viceversa.Generazione di elenchi, schemi, check-list: Ad esempio, "Elencami i documenti necessari per l'iscrizione alla scuola media".

Supporto alla creatività e al brainstorming

Preparazione di risposte a domande frequenti (FAQ)

Per la creazione di contenuti per il sito web della scuola, annunci di eventi, o idee per progetti didattici, ChatGPT può suggerire titoli, slogan o persino intere sezioni di testo,

Raccogliendo le domande più comuni da parte di genitori o studenti, ChatGPT può aiutare a formulare risposte chiare e concise per una sezione FAQ sul sito della scuola o

aiutando a superare il blocco creativo.

per materiale informativo stampato.

Supporto su software e formule

Bozze di comunicazioni delicate

Possiamo domandare: "Come si fa una tabella pivot in Excel, spiegamelo passo passo" e ottenere spiegazione. Oppure: "Scrivimi una formula Excel che converte voti numerici in

Ad esempio, una lettera di sollecito pagamento o un avviso di sanzione disciplinare richiede tono accurato. L'AI può proporre formulazioni corrette e neutrali, che poi

giudizi (>=6 = Sufficiente, etc.)".

adattiamo ai dati specifici.

Modulo 6: Utilizzo pratico dell'Intelligenza Artificiale (es. ChatGPT) per

velocizzare i processi - Parte 2

Strumenti oltre ChatGPT e prospettive future

Sta arrivando Microsoft 365 Copilot (integrato in Word, Excel, Outlook), che permetterà di chiedere all'AI:

"Riassumi le email arrivate stamattina""Prepara una bozza di risposta a quest'email con tono cortese""Analizza questo foglio e fammi un grafico delle spese per categoria"Google sta integrando Bard/PaLM nei suoi servizi (Duet AI per Workspace). Quindi presto queste funzioni saranno nella cassetta degli attrezzi quotidiana. Capire i meccanismi di base con

ChatGPT oggi ci prepara a usarle bene domani.

Prompt Engineering di base: come farsi capire dall'AI

Sii specifico e dettagliato

Definisci il ruolo o stile se serve

Invece di "scrivi una circolare per i genitori", meglio: "Sei un assistente amministrativo scolastico. Scrivi una circolare, in tono formale e chiaro, da parte del Dirigente Scolastico, rivolta ai genitori degli alunni, per comunicare le date e orari dei colloqui

Possiamo dire all'AI di adottare un certo ruolo, es. "Agisci come un addetto stampa:&" oppure "Rispondi come farebbe un avvocato:&". Nel contesto segreteria, utile per modulare il linguaggio (es. "in tono professionale e cortese").

individuali del primo quadrimestre."

Fornisci input grezzi da elaborare

Chiedi formati specifici

L'AI lavora bene se ha materiale. Possiamo incollare un testo e dire "Riassumi il seguente testo in 5 punti elenco". Oppure fornire elenchi disordinati e chiedere di ordinarli e

Ad esempio, "Rispondi in formato tabella", "Elenca i punti chiave numerandoli". L'AI può produrre anche codice (HTML, etc.), ma nel nostro caso magari moduli o tabelle.

formattarli.

Modulo 6: Utilizzo pratico dell'Intelligenza Artificiale (es. ChatGPT) per velocizzare i

processi - Parte 3

Esempi concreti di prompt e possibili output

Bozza lettera formale

Riassunto normativa

Prompt:

"Sei un assistente amministrativo. Scrivi una bozza di lettera formale al Sindaco per richiedere la pulizia straordinaria del giardino della scuola in vista della festa di fine anno. Tono cortese e

Prompt:

"Riassumi in linguaggio semplice l'articolo 5 del D.Lgs 33/2013 che parla dell'accesso civico, in

non più di 5 righe."

istituzionale."

Output: testo che spiega cos'è l'accesso civico in termini comprensibili. Utile per preparare ad esempio

Output atteso: Intestazione scuola, luogo/data, oggetto chiaro ("Richiesta intervento pulizia straordinaria giardino scolastico"), corpo con riferimento alla festa, richiesta gentile di intervento,

una slide informativa interna.Osservazione: Verificare che la spiegazione sia corretta (noi formatori conosciamo la norma).

ringraziamenti e saluti istituzionali.Osservazione: Molto utile per risparmiare tempo, poi la segreteria inserisce riferimenti precisi (date

ecc.) e firma il Dirigente.

Tabella di confronto

Aiuto su Excel

Prompt:

"Crea una tabella con due colonne che confronti le differenze tra Albo Pretorio e

Prompt: Output: probabilmente spiegherà l'uso di CONTA.SE con sintassi e un esempio concreto. Questo è come avere un "tutor" veloce invece di cercare tra forum.

"Come faccio in Excel a contare quanti valori in una colonna soddisfano una condizione?"

Amministrazione Trasparente."

Output: tabella con colonna1 "Albo Pretorio" e colonna2 "Amministrazione Trasparente", e righe tipo "Scopo: pubblicità legale vs trasparenza"; "Durata pubblicazione: tempo determinato vs 5 anni"; etc.

Rischi e limiti da comunicare chiaramente

Informazioni inesatte

Mancanza di giudizio

Il fattore umano resta decisivo

ChatGPT può fornire informazioni inesatte o obsolete. Va usato come assistente, ma la verifica spetta sempre a noi. Non delegare

L'AI non ha giudizio: se gli chiediamo di scrivere qualcosa di sconveniente (es. un messaggio aggressivo) lo farà. Quindi etica e buon senso restano in capo all'utente.

L'AI libera tempo ma non sostituisce la sensibilità e la responsabilità umana, specialmente in contesti educativi dove la comunicazione verso studenti e genitori va calibrata con tatto.

decisioni critiche all'AI.

Modulo 7: Utilizzo di Canva per le Comunicazioni Scolastiche

Introduzione a Canva per le segreterie scolastiche

In questo modulo esploreremo le potenzialità di Canva, uno strumento di design grafico online che sta rivoluzionando il modo in cui uffici e organizzazioni, comprese le segreterie scolastiche, creano materiali visivi. Addio ai software complessi e costosi: Canva offre un'interfaccia intuitiva che permette a chiunque, anche senza esperienza di grafica, di produrre comunicazioni dall'aspetto professionale in tempi record.

Registrazione e Interfaccia di Base

Iniziare con Canva è semplice. La registrazione avviene tramite email, account Google o Facebook. Una volta effettuato l'accesso, si viene accolti da una dashboard chiara e funzionale. Qui si trovano le opzioni per creare un nuovo design da zero, esplorare migliaia di modelli predefiniti o accedere ai progetti salvati.

Versione Gratuita

Canva Pro

Ideale per iniziare, offre un'ampia selezione di modelli, foto, grafiche e font. È perfetta per creare design base come volantini semplici, inviti o presentazioni.

Sblocca l'intero potenziale di Canva. Include accesso illimitato a milioni di immagini, video, audio e grafiche premium, oltre a funzionalità avanzate come il Brand Kit (per impostare colori, font e loghi del

proprio istituto).

Circolari e comunicazioni

Avvisi e locandine eventi

Layout puliti e professionali per annunci ufficiali.

Design accattivanti per feste scolastiche, riunioni genitori, eventi sportivi.

Certificati e diplomi

Post per social media

Modelli eleganti per riconoscimenti accademici o di partecipazione.

Ottimizzati per Facebook, Instagram, ecc., per promuovere le attività scolastiche.