FR - FAQ | Rapport Semestriel

Rapport Semestriel

Questions fréquentes

Cliquez sur la question pour voir la réponse

Dans quelle langue le rapport semestriel est-il généré ?

10

Quelle est la date de clôture du système ?

Comment peut-on joindre des documents supplémentaires dans le rapport semestriel ?

19

Puis-je faire des modifications au rapport après l'avoir envoyé ?

27

Pourquoi ne puis-je pas générer le rapport semestriel ?

Comment sont gérées les notifications dans le module ?

11

Que faire si j'ai fait une erreur dans le rapport déjà envoyé ?

28

La Banque stocke-t-elle les fichiers joints dans le système ?

20

Comment savoir si je dois remplir le rapport semestriel ?

Où puis-je trouver des instructions détaillées sur l'utilisation du module ?

12

Comment puis-je voir le rapport semestriel que j'ai envoyé ?

29

Comment puis-je savoir si j'ai rempli toutes les sections requises du rapport ?

21

Le rapport doit-il être rempli de manière séquentielle ?

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils travailler simultanément sur un même rapport ?

13

Comment fonctionne le flux d'approbation du rapport semestriel ?

30

Comment le rapport est-il généré en PDF et quelles informations inclut-il ?

22

Combien de sections comporte le rapport ?

Y a-t-il une limite de caractères dans les champs à remplir dans le rapport semestriel ?

31

Comment fonctionnent les validations dans la section de la Matrice de Résultats ?

14

Dans la section de la matrice de résultats, quelle version est préchargée dans le rapport ?

Comment envoyer le rapport final à la banque ?

23

Dans le rapport semestriel correspondant au deuxième semestre de l'année (juillet à décembre), dois-je rapporter les progrès de ce semestre ou de toute l'année ?

32

Quelles informations sont obligatoires pour rapporter l'avancement d'un indicateur ?

15

Puis-je modifier les informations dans la matrice de résultats dans le module du rapport semestriel ?

Si je modifie le rapport après l'avoir envoyé, comment la Banque sait-elle ce qui a été modifié ?

24

Comment la matrice des risques est-elle gérée dans le rapport ?

16

L'équipe de la Banque peut-elle voir le module du rapport semestriel pendant que l’unité d’exécution crée et modifie le rapport ?

33

Comment sont calculés le P, P(a) et A dans la Matrice de Résultats ?

Puis-je continuer à modifier le rapport si je ne l'ai pas encore envoyé à la Banque ?

25

Que se passe-t-il si un risque a été récemment mis à jour par l'analyste des opérations ?

17

La mise à jour des informations dans le module du rapport semestriel se reflète-t-elle automatiquement dans Convergence ?

Comment puis-je savoir si j’ai correctement envoyé le rapport semestriel ?

26

Pourquoi le bouton d'envoi du rapport semestriel à la Banque ne s'active-t-il pas ?

34

Est-il obligatoire d'ajouter une leçon apprise dans le rapport semestriel ?

18

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Questions fréquentes

Quelle est la date de clôture du système ?

La date officielle de clôture du système est le 28 février et 30 août, selon le cycle de reporting correspondant. Une période extraordinaire sera prévue pour corriger les observations formulées par la Banque jusqu'au 31 mars et au 30 septembre, selon le cycle de déclaration correspondant.

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Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas générer le rapport semestriel (Aucune notification n'apparaît dans la cloche ni dans l'onglet Tâches) ?

Pour générer le rapport semestriel, trois conditions doivent être remplies :

1. L'utilisateur doit disposer des permissions nécessaires pour accéder au rapport (vérifiez avec l'analyste des opérations s'il possède les permissions requises).
2. La création et/ou la modification du rapport ne seront possibles que pendant le cycle de reporting correspondant (voir question 1).
3. Considérez que le module de rapport semestriel de progrès ne sera actif que pour les prêts (LON) et les subventions d'investissement (IGR) supérieures à 3 millions USD.

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Questions fréquentes

Comment savoir si je dois remplir le rapport semestriel ?

Une notification apparaîtra sur l'icône de la cloche sur la page d'accueil du Portail Client, indiquant que le rapport semestriel doit être complété. En cliquant sur la notification, la page des tâches s'ouvrira, où l'état en attente de mise à jour et d'envoi du rapport semestriel sera affiché.

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Questions fréquentes

Le rapport doit-il être complété de manière séquentielle ?

Non, le rapport peut être complété de manière flexible, permettant la navigation entre ses différentes sections sans avoir besoin de suivre un ordre séquentiel.

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Questions fréquentes

Combien de sections comporte le rapport ?

Le rapport comporte six sections, chacune avec ses sous-sections, dont certaines nécessitent simplement une révision du contenu, tandis que d'autres exigent obligatoirement un commentaire.

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Questions fréquentes

Dans la section de la matrice de résultats, quelle version apparaît préchargée dans le rapport ?

La version qui apparaît préchargée dans le rapport est la dernière version de la Matrice des Résultats (brouillon ou approuvée) disponible dans le système de la Banque, au moment où l’utilisateur accède pour la première fois à la Section 2. La date et l’heure de la dernière mise à jour de la matrice préchargée sont visibles dans cette section.

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Puis-je modifier les informations dans la matrice de résultats dans le module du rapport semestriel ?

Oui, il est possible de rapporter les progrès des quatre sections de la matrice de résultats (objectifs généraux, objectifs spécifiques, progrès physiques et progrès financiers), mais toujours conformément à certaines règles. Dans les objectifs généraux, il est possible de mettre à jour le A (Avancement) de chaque objectif. Par exemple, pour rapporter le deuxième cycle de l'année 2024, dans le progrès physique et financier des produits, il est possible de modifier le P(a) (Programmé Actuel) de 2025 et des années futures ; et le A (Avancement) de 2024 pour les indicateurs de produit. De plus, lorsque vous rapportez une avancée dans un certain indicateur, vous devez ajouter une justification de l'avancement rapporté. Toute autre modification requise doit être gérée via l'équipe du projet.

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Questions fréquentes

Comment le P, P(a) et A sont-ils calculés dans la Matrice des Résultats ?

Le système effectue automatiquement les calculs suivants :

• P : les valeurs programmées originales (P) pour chaque année sont additionnées.
• P(a) : les valeurs actuelles (A) des années précédentes sont additionnées au valeurs programmées actuelles (P(a)) de l’année en cours, ainsi qu’aux valeurs programmées actualisées (P(a)) des années futures.
• A : les valeurs actuelles (A) pour chaque année (années précédentes et année en cours) sont additionnées.

Note : Dans certains cas, ces calculs sont effectués automatiquement. Dans d’autres, selon le type d’indicateur ou de produit, le calcul est manuel et doit respecter les règles établies dans la Matrice de Résultats convenue avec l’Équipe du Projet.

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Questions fréquentes

La mise à jour des informations dans le module du rapport semestriel se reflète-t-elle automatiquement dans Convergence ?

Non. Actuellement, Convergence ne permet pas une intégration automatique. Une fois que le client envoie le rapport, l'équipe de projet reçoit une notification contenant un lien vers le rapport généré et avec cette information, elle doit mettre à jour manuellement les changements et progrès dans Convergence.

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Questions fréquentes

Dans quelle langue le rapport semestriel est-il généré?

Le rapport est généré dans la langue de l'utilisateur qui a d'abord accédé et créé le rapport dans le système. Si un autre utilisateur avec une langue différente y accède par la suite, le PDF restera dans la langue du premier utilisateur. Cependant, il est possible de régénérer manuellement le rapport dans une autre langue si nécessaire, dans ce cas contactez l'équipe d'assistance du Portail Client, idbclientportal@iadb.org.

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Questions fréquentes

Comment les notifications sont-elles gérées dans le module ?

Lorsque l'utilisateur finalise et envoie le rapport, une notification automatique est générée pour le chef d'équipe et les analystes opérationnels. Ils recevront le rapport au format PDF pour leur revue et traitement.

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Questions fréquentes

Où puis-je trouver des instructions détaillées sur l'utilisation du module ?

Des guides étape par étape sont disponibles dans la plateforme pour aider les utilisateurs à naviguer dans le processus, et vous pouvez consulter des informations supplémentaires sur la Page du rapport Semestriel de Progrès et dans les Guides étape par étape.

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Questions fréquentes

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils travailler simultanément sur un même rapport ?

Oui, plusieurs utilisateurs peuvent modifier le rapport en même temps. Cependant, si deux utilisateurs travaillent sur le même champ, les modifications peuvent être écrasées lorsque l'un d'eux enregistre. Il est recommandé de coordonner entre les utilisateurs et de valider les informations avant d'enregistrer les modifications.

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Questions fréquentes

Comment fonctionnent les validations dans la section de la matrice des résultats ?

• Le système dispose de validations par composante et par produit.
• Si un produit est complet, il est marqué avec une coche verte.
• Si une composante n'est pas complète, le système demandera que tous les produits associés soient complétés avant de la valider.
• Une fois que tous les produits et composantes sont complets, l'information sera mise à jour automatiquement.
• Si un indicateur ne doit pas être signalé par votre institution, vous pouvez cocher l'option « L'indicateur ne s'applique pas à cette agence d'exécution ».

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Questions fréquentes

Quelle information est obligatoire pour rapporter les progrès d’un indicateur ?

Il faut remplir l'avancement A (ou zéro « 0 » si aucun avancement) et le champ « Justification et notes de la mise à jour ». Si un indicateur ne doit pas être rapporté par votre institution, vous pouvez cocher l'option « L'indicateur ne s'applique pas à cette agence d'exécution ».

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Questions fréquentes

Comment gérer la matrice de risques dans le rapport ?

• La dernière version de la Matrice des Risques actifs disponible dans le système de la Banque au moment où un utilisateur accède pour la première fois à cette section dans le Module de Rapport Semestriel de Progrès du Portail Client est préchargée automatiquement.
• L'utilisateur peut changer l'état d'un risque (actif/inactif/matérialisé)
• Les champs de description de l'impact, de la probabilité, du niveau d'impact et des actions d'atténuation peuvent être modifiés.
• Pour compléter cette section, l'utilisateur doit simplement entrer le risque, le revoir, le modifier si nécessaire et fermer la fenêtre.

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Questions fréquentes

Que se passe-t-il si un risque a été récemment mis à jour par l'analyste opérationnel ?

Si la matrice de risques a été mise à jour après la génération du rapport, ces modifications ne seront pas reflétées dans le rapport.

Il est recommandé de mettre à jour les informations correspondantes avant l'ouverture du module du rapport semestriel de progrès.

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Questions fréquentes

Est-il obligatoire d’ajouter une leçon apprise dans le rapport semestriel ?

Oui, il est obligatoire d'ajouter au moins une leçon apprise dans le rapport semestriel.

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Questions fréquentes

Comment peut-on joindre des documents supplémentaires au rapport semestriel ?

Il n'est pas possible de joindre/télécharger des documents supplémentaires (annexes) directement dans le système. À la place, l'utilisateur doit générer un lien depuis son propre stockage en nuage (tel que Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.) et l'ajouter dans la section 5. Liens des annexes du module de rapport semestriel.

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Questions fréquentes

La Banque stocke-t-elle les fichiers joints dans le système ?

Non, la Banque ne stocke pas les fichiers joints dans le système. Seuls les liens partagés par l’unité d’exécution sont enregistrés, ce qui permet d'accéder à l'information sans surcharge des serveurs de la banque. Le téléchargement de ces fichiers supplémentaires dans les systèmes de la banque sera à la discrétion du chef d'équipe.

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Questions fréquentes

Comment puis-je savoir si j'ai rempli toutes les sections requises du rapport ?

Avant d'envoyer le rapport, le système fournit un résumé des informations complétées dans la Section 6. Téléchargement et envoi du rapport. Si une section n'est pas remplie, elle sera affichée en orange et vous pourrez revenir la compléter avant la génération finale du document.

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Questions fréquentes

Comment le rapport PDF est-il généré et quelles informations inclut-il ?

Le rapport semestriel est généré automatiquement au format PDF (Dossier Téléchargements) lorsque le rapport est créé et envoyé. Le PDF inclut les informations suivantes :

• Informations sur l’unité d’exécution et l'opération
• Période rapportée
• Détails financiers
• Matrice des résultats et indicateurs
• Matrice des risques et changements rapportés
• Leçons apprises et annexes partagées

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Questions fréquentes

Comment envoyer le rapport final à la banque ?

Une fois le PDF généré, il faut cliquer sur le bouton « Envoyer le rapport semestriel de progrès » puis un message de confirmation apparaîtra, dans lequel vous devrez cliquer sur « accepter et envoyer ». Le système notifiera automatiquement l'équipe opérationnelle de la banque avec un lien vers le rapport.

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Questions fréquentes

Si je modifie le rapport après l’avoir envoyé, comment la Banque sait-elle ce qui a été modifié ?

Le système ne montre pas automatiquement les modifications apportées entre les versions. Après avoir effectué les modifications dans les sections/sous-sections correspondantes, vous devez régénérer le PDF et le renvoyer à la Banque pour que l'équipe opérationnelle de la Banque reçoive la notification de renvoi du rapport.

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Questions fréquentes

Puis-je continuer à modifier le rapport si je ne l'ai pas encore envoyé à la Banque ?

Oui, toutes les modifications sont enregistrées sur la plateforme jusqu'à la clôture du cycle d'envoi du rapport semestriel de progrès. Il est important de souligner que ces données ne sont pas envoyées pour évaluation et approbation par la BID jusqu'à ce que le document du rapport soit généré et envoyé.

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Questions fréquentes

Comment puis-je savoir si j’ai correctement envoyé le rapport semestriel ?

Une fois que vous avez complété et envoyé le rapport, vous pourrez voir dans la Section 6. Téléchargement et Envoi du Rapport, la date et l'heure auxquelles le rapport a été envoyé ou renvoyé à la Banque.

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Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications au rapport après l'avoir envoyé ?

Oui, vous pouvez apporter des modifications au rapport même après l'avoir envoyé, tant que le module est ouvert (voir les dates de clôture du module à la question 1). Vous devrez vous reconnecter au module et apporter les modifications dans les sections/sous-sections correspondantes. Une fois les modifications effectuées, vous devez vous rendre à la section 6 du rapport, cliquer sur Générer et télécharger, puis renvoyer le rapport.

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Questions fréquentes

Que faire si j’ai commis une erreur dans le rapport déjà envoyé ?

Si vous avez fait une erreur et que vous avez déjà envoyé le rapport, vous pouvez mettre à jour et/ou modifier les informations dans la section correspondante et générer un nouveau PDF qui remplacera la version précédente. (Suivez les étapes de la question précédente pour renvoyer votre rapport mis à jour).

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Questions fréquentes

Comment puis-je voir le rapport semestriel que j'ai envoyé ?

Tant que le module est ouvert, vous pourrez générer à nouveau le PDF et télécharger le fichier du rapport envoyé.

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Questions fréquentes

Comment se gère le flux d'approbation du rapport semestriel ?

Le rapport semestriel est envoyé au Chef d'Équipe et à l'Analyste des Opérations pour leur revue. Toute observation provennant de la Banque doit être communiquée à l’unité d’exécution par courriel ou par le moyen préféré. Il n'est pas possible pour le Chef d'Équipe d'approuver ou de rejeter le rapport via le Module. Seuls les utilisateurs externes pourront effectuer les modifications nécessaires dans les différentes sections/sous-sections du Module de Rapport Semestriel.

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Questions fréquentes

Y a-t-il une limite de caractères dans les champs à remplir du rapport semestriel ?

• Caractères minimum : 5
• Caractères maximum : 2000
• Pièces jointes : jusqu'à 100 caractères
• Leçons apprises : entre 800 et 1250 caractères

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Questions fréquentes

Dans le rapport semestriel correspondant au deuxième semestre de l'année (juillet à décembre), dois-je rapporter les progrès de ce semestre ou de toute l'année ?

Dans toutes les sections du Rapport Semestriel correspondant au deuxième semestre de l'année, il faut rapporter les progrès pour toute l'année (janvier à décembre).

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Questions fréquentes

L'équipe de la Banque peut-elle voir le module du rapport Semestriel pendant que l’unité d’exécution crée et modifie le rapport ?

Non, l'équipe de la Banque n'a pas accès au Module car il est réservé aux unités d’exécution. Une fois que l'unité d’exécution clique sur "Envoyer le Rapport Semestriel", à la fois le Chef d'Équipe et l'Analyste des Opérations recevront une notification indiquant que le rapport a été envoyé par l’unité d’exécution, contenant un lien vers le rapport généré.

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Questions fréquentes

Pourquoi le bouton d'envoi du rapport semestriel à la Banque ne s'active-t-il pas ?

Le bouton d'envoi du rapport semestriel n'est activé que pour les utilisateurs disposant de l'autorisation «Envoyer le rapport de progrès semestriel», cette permission ne peut être attribuée qu'à un utilisateur avec une signature autorisée pour l'envoi de communications officielles à la BID. En cas de besoin, contactez le chef d'équipe ou l'analyste des opérations.

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