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Introduction & bonnes pratiques
QUELQUES
BONNES PRATIQUES
LE LOGICIEL SAPA, C'EST QUOI ?
L’interface SAPA (La Santé par l’Activité Physique Adaptée) est une plateforme sécurisée permettant de :
Certaines données sont extraites chaque année afin de procéder à des statistiques sur les bénéficiaires suivis : pathologies, questionnaires, tests physiques, orientation, … Il est donc primordial de compléter ces données.
L’INS (Identité Nationale de Santé) est à rechercher lors de la création d’un dossier afin de vérifier l’identité du bénéficiaire, éviter les doublons et lier son dossier à son numéro de sécurité sociale.
- Créer des dossiers pour chacun de vos bénéficiaires et pratiquants (PEPS ou hors PEPS),
- Ajouter des informations sur leur pratique, leurs objectifs, les résultats de leurs tests de condition physique, répondre à des questionnaires sur leur sédentarité, leur motivation…,
- Assurer un suivi de chacun de vos pratiquants et savoir où ils en sont dans leur parcours,
- Faire du lien et échanger avec les autres acteurs de la prise en charge (coordination PEPS, structures sportives, maisons sport santé),
- Transférer les données aux professionnels de santé (après extraction d’une synthèse par la coordination, PEPS ou autre).
Lors d’une nouvelle évaluation, intermédiaire ou finale, pensez à mettre à jour l’orientation initiale proposée en modifiant son statut (en cours, terminée) et en ajoutant une/des nouvelles orientations si besoin.
Il est important de compléter chaque onglet afin d’apporter un maximum de précisions sur la prise en charge.
Après chaque nouvelle évaluation (bilan initial, intermédiaire, final) il est important de générer une synthèse dans l’onglet dédié afin que celle-ci puisse être transmise aux professionnels de santé suivant le dossier (prescripteur et médecin traitant)
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BÉNÉFICIAIRES (1/4)
INFORMATIONS OBLIGATOIRES
Nom utilisé et Nom de naissance (très important pour valider l'INS - qui est l'identité nationale en santé d'un patient pour ne pas faire de doublon).> Nom de naissance : pour les femmes, il faut bien différencier le nom de jeune fille et le nom marital / pour les hommes : à remplir une seule fois.> Nom utilisé : Nom marital (pour les femmes) : il s'agit du nom sous lequel la personne apparaît dans la file active. Il est donc essentiel de bien distinguer le nom de naissance du nom marital, afin d’éviter toute erreur d’identification. Renseigner les informations suivantes : prénom, sexe, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail et adresse postale.
Contact d'urgence
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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BÉNÉFICIAIRES (2/4)
Médecin traitant ET médecin prescripteur : il faut bien différencier le médecin qui a fait la prescription du médecin traitant (s’ils sont différents).
> Si le médecin prescripteur est le médecin traitant, ne remplir que les informations “médecin prescripteur”.> Si le médecin prescripteur n’est pas le médecin traitant, remplir les deux onglets. Vérifier l’orthographe du nom et prénom du médecin (attention aux homonymes).
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Cliquez sur " + "
- Ajoutez toutes les coordonnées obligatoires,
- Précisez la spécialité, son poste et le lieu de pratique (centre hospitalier, cabinet médical…).
Lorsque le médecin n’existe pas dans la barre de recherche, créer la fiche "médecin" via l’onglet “bénéficiaire” et l’encadré "suivi médical". La fiche médecin peut également être créée en passant par les paramètres (roue crantée) onglet "professionnels de santé".
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Voir champs concernés
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BÉNÉFICIAIRES (3/4)
Mutuelle et sécurité sociale :
Remplir le nom de la mutuelle et de la sécurité sociale dont la personne relève.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
Zoomer
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Programme PEPS
À partir du moment où la personne arrive avec une prescription médicale, celle-ci relève du DISPOSITIF DE PRESCRIPTION D’ACTIVITÉ PHYSIQUE (PEPS).
Par défaut : PRESCRIPTION MÉDICALE = EXTÉRIEUR AU PROGRAMME : NON
Si vous utilisez le logiciel SAPA pour créer des dossiers de bénéficiaires qui ne relèvent pas d’une prescription médicale, vous DEVEZ cocher "OUI" POUR SORTIR ce dossier de la file active du PEPS. ATTENTION : Avec la modification de l’information, comme évoqué ci-dessus, "extérieur au programme PEPS", le dossier n’apparaîtra plus dans la file active départementale.
ÉVALUATIONS
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OBJECTIFS
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BÉNÉFICIAIRES (4/4)
Validation dossier Consentement + INS Il est OBLIGATOIRE de demander le consentement du bénéficiaire pour valider le dossier : qu’il accepte de partager ses informations ou non, il faut le stipuler dans cette fenêtre. Sans consentement validé, vous n’aurez pas d’accès à l’onglet santé, ni de partage d’information !
L’Identité Nationale de Santé (INS)
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
- Valider l’INS pour vérifier l’identité nationale de santé du bénéficiaire. Une fois le dossier créé et le consentement effectué, cliquez sur "recherche INS",
- La fenêtre "Faire appel au téléservice pour récupérer l’INS" s’affiche. Cliquez sur "oui". Une fenêtre se charge indiquant que l’appel est en cours,
- Quand apparaît « identité du bénéficiaire a été récupérée avec succès », vous pouvez fermer la fenêtre. Le statut de confiance de l’identité passe alors en « récupérée »,
- Cliquez ensuite sur « pièce d’identité » et choisir dans la liste déroulante. Par exemple, carte d’identité,
- Le statut de confiance de l’identité passe enfin à "qualifiée".
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
Voir champs concernés
ORIENTATION
⚠️ Il se peut que l’identité nationale de santé ne fonctionne pas, auquel cas vous aurez la fenêtre suivante qui s’affichera. Ce n’est pas systématique mais cela peut arriver. Vérifiez bien les informations saisies.
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
Toutes modifications des coordonnées du bénéficiaire entraîneront une modification du statut de confiance de l’identité qui repassera alors à "provisoire". Il faudra, de ce fait, refaire la même manipulation.
JOURNAL
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PRESCRIPTION
Le Dispositif PEPS permet de proposer un entretien motivationnel complet avec des tests de condition physique pris en charge financièrement à tous les bénéficiaires munis d’une prescription médicale d’activité physique. Merci de vous assurer, avant le bilan, que les bénéficiaires ont bien une prescription médicale ou de leur en fournir une vierge au préalable à faire remplir par leur médecin. L’entretien se tiendra uniquement sur présentation de cette prescription (cela évitera de ne jamais les récupérer). Merci d’ajouter la prescription en cliquant sur "Nouvelle prescription", indiquer les données contenues dans le formulaire de prescription et ajouter le scan du fichier.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
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À VENIR
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SANTÉ
LES PATHOLOGIES CHRONIQUES
BÉNÉFICIAIRES
👉 L’état de santé du bénéficiaire est à remplir impérativement.
PRESCRIPTION
SANTÉ
Se rendre sur "Modifier l’état de santé". Une fenêtre s’ouvre comme ci-contre. Merci de bien demander au bénéficiaire s’il a une ou plusieurs pathologie(s) et la/les cocher dans les cases prévues à cet effet. Ces données sont importantes notamment pour la remontée d’informations et le ciblage des pathologies sur les territoires. Lorsque vous avez enregistré les données de l’état de santé du bénéficiaire, un résumé des pathologies (ALD ou non) sera indiqué en dessous. Vous pouvez rajouter des commentaires en fonction de l’état de santé du bénéficiaire (douleurs...).
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
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ACTIVITÉ PHYSIQUE
Les informations notées dans l’onglet "Activité Physique" permettent de connaître les antécédents en termes de pratique d’activité physique, l’appétence ou non, les leviers, les freins, si la personne pratique en autonomie et/ou si elle pratique déjà de façon encadrée.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
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ÉVALUATIONS (1/2)
Sur la première partie des évaluations, merci de remplir correctement :
- Le poids,
- La taille,
- Le tour de taille,
- La saturation en oxygène de repos (SpO2),
- La fréquence cardiaque de repos,
- La fréquence cardiaque maximale mesurée (à indiquer uniquement si l’information vous a été transmise par un professionnel de santé, suite à une épreuve d’effort).
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
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ÉVALUATIONS (2/2)
Ces données sont très importantes pour la remontée d’informations également, cependant, si elles sont fausses, elles n’ont aucune valeur.Privilégiez des valeurs réelles et n’inventez pas des données pour éviter les aberrations et l’invalidation des données dans l’analyse (un tour de taille de 0 ou 10 cm n’est pas possible. Pensez à relire les chiffres saisis). Si vous n’avez pas les données ou que les bénéficiaires ne souhaitent pas vous les donner, ne remplissez rien.
De même, attention à compléter toutes les données chiffrées et à justifier les raisons lorsqu’un test n’a pas été réalisé.
Chaque test comprend une partie commentaires qu’il est important de compléter afin d’apporter des données notamment qualitatives aux résultats
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
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ORIENTATION
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QUESTIONNAIRES
Veillez à la complétude des questionnaires :
BÉNÉFICIAIRES
- L’OPAQ est le questionnaire pour apprendre à connaître la qualité de vie de la personne. Il sert à savoir le niveau de sédentarité et d’inactivité physique par jour et par semaine.
- Le Garnier est un questionnaire pour savoir ce que ressent la personne sur sa santé. Cet auto- questionnaire permet une globalisation de plusieurs items en santé (sommeil, stress, sociabilité…) avec un score compris entre 1 et 10.
- Le score EPICES permet de savoir le niveau de précarité de la personne avec un score sur 100 (si le score est supérieur à 30 alors la personne est précaire).
- Le PROCHASKA et DiCLEMENTE est un questionnaire donnant l’état de motivation du bénéficiaire pour rentrer dans l’activité physique.
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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OBJECTIFS
Les objectifs sont importants à définir avec le bénéficiaire dans le cadre de son parcours d’activité physique. Pensez à bien différencier les objectifs en autonomie (ce qu’il fait déjà, ce qu’il souhaite maintenir, des objectifs à réaliser dans sa vie quotidienne) et ceux encadrés (pérenniser une pratique d’AP en structure ou association sportive, etc.)
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
- Nom de l’objectif : ce n’est pas le nom de l’évaluateur ou de la personne mais le nom donné à l’objectif
Exemples :- Objectifs liés à la condition physique "Améliorer l’endurance cardiovasculaire" ou "Améliorer sa souplesse"...- Objectifs liés à la Motivation & Autonomie "Intégrer l’activité dans une routine durable"- Objectifs liés aux aspects psycho-sociaux "Réduire le stress et l’anxiété" ou "Renforcer l’estime de soi"...
- Description : la façon dont on répond à cet objectif (exemple : pratique d’une activité physique 2 fois par semaine dans une structure sport sur ordonnance, se lever toutes les 30 min pour rompre les temps sédentaires etc).
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
ORIENTATION
Cet onglet permet d’orienter le bénéficiaire vers une structure sportive. Il est nécessaire de le remplir afin que celle-ci soit ajoutée à la synthèse (envoyée au prescripteur) et que les structures ayant accès au logiciel SAPA puissent avoir accès au dossier du bénéficiaire en étant informées de son inclusion à un de ses créneaux. Sur certains territoires, des structures "Autonomie" et "Hors PEPS" sont disponibles si vous souhaitez orienter votre bénéficiaire vers des pratiques en autonomie ou vers une structure sportive classique, non adhérente au dispositif PEPS. Vous pourrez alors choisir une activité dans le menu déroulant de créneaux et ajouter des commentaires en dessous sur la pratique ou le nom de la structure.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Zoomer
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SUIVI
Cet onglet structure le suivi post-programme et permet de garantir chaque étape de l’accompagnement du bénéficiaire :
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
- La rubrique "Fin du programme : 1 an " correspond à l’évaluation de fin de parcours prévue un an après la prise en charge.
- La rubrique "Fin du programme : 2 ans" permet de mesurer la pérennité de la pratique d’activité physique, l’autonomisation et valoriser l’impact du programme.
SANTÉ
La section "Motif de sortie" sert à enregistrer la raison pour laquelle un bénéficiaire quitte le dispositif et de clore le dossier. Lors de l’enregistrement vous pourrez archiver le bénéficiaire, ce dernier n’apparaîtra plus dans la file active "Bénéficiaires". L’accès au dossier sera accessible dans l’espace "Archive" via la page d’accueil.
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Voir champs concernés
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
Voir champs concernés
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (1/4)
Si tous les onglets précédents ont été complétés, la majorité des données va apparaître directement dans la synthèse (orientation, objectifs, tests de condition physique).
Vous avez la possibilité d’ajouter des informations dans les champs de saisie libre (conclusion, préconisations...).
BÉNÉFICIAIRES
⚠️ Attention, ne quittez pas la page de synthèse quand vous êtes en train de la rédiger au risque de perdre toutes vos saisies.
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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SYNTHÈSE (2/4)
Vous pouvez modifier la phrase d’introduction et les remerciements de la synthèse en vous rendant dans le petit onglet "Options" qui apparaît sous l’encart "Synthèse" en bleu en haut à gauche et choisir à qui vous souhaitez vous adresser (bénéficiaire, médecin).
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
La synthèse est disponible en 2 versions : Bénéficiaire ou Médecin. La différence réside dans les phrases d’introduction et de remerciement qui sont enregistrées dans la partie "Options" et se complètent automatiquement :
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
- Si vous souhaitez transmettre la synthèse au bénéficiaire, téléchargez-la ou enregistrez-la en version "Bénéficiaire".
- Pour la transmission aux professionnels de santé par courrier, messagerie sécurisée ou via PAACO Globule vous devez l’enregistrer en version "Médecin".
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (3/4)
Dans les objectifs, attention, seulement le nom de l’objectif apparaît donc n’oubliez pas de rajouter vos commentaires en lien avec les objectifs :
BÉNÉFICIAIRES
- Soit directement dans la partie "Commentaires" de l’objectif en question (exemple objectif n°1),
- Soit directement dans la partie "Commentaires en lien avec les objectifs".
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Les activités physiques saisies dans orientation se retranscrivent automatiquement si vous les avez bien stipulées dans l’onglet orientation en amont. N’hésitez pas à modifier l’orientation (Déclic, Elan, Passerelle, Hors PEPS), l’activité choisie, la structure, les horaires et les commentaires si les informations ne sont pas à jour.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
S’il s’agit d’une synthèse post évaluation intermédiaire ou finale, vous pouvez faire apparaître dans les résultats des tests figurant sur la synthèse, la différence de résultats avec une précédente évaluation. Ceci en cliquant sur le menu déroulant au bout de la ligne "Date du bilan".
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
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SYNTHÈSE (4/4)
À la fin de la synthèse, vous pouvez "Ajouter une personne supplémentaire". N’hésitez pas à saisir directement le nom, prénom et coordonnées téléphoniques du bénéficiaire pour que la structure puisse le contacter directement.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
⚠️ PENSEZ À ENREGISTRER LA SYNTHÈSE AVANT DE QUITTER L’ONGLETElle apparaîtra dans le petit encart bleu en haut à gauche avec la date.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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PROGRESSION
L’assiduité du bénéficiaire est visible sur cet onglet (si les séances ont été émargées dans le "Calendrier de séances"). Un commentaire peut également être ajouté.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
Dès lors que deux sessions d’évaluations ont été réalisées, il est possible de visualiser l’évolution du bénéficiaire à travers des graphiques portant à la fois sur les indicateurs physiologiques et sur les tests de condition physique. Ces graphiques sont téléchargeables.
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
JOURNAL
BÉNÉFICIAIRES
Cet onglet s’apparente à un espace de messagerie sécurisée. Il permet de :
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
- Renseigner des notes personnelles ou de les partager avec d'autres intervenants en charge du bénéficiaire (coordinateurs, évaluateurs, etc.…),
- Tracer tout événement concernant le bénéficiaire, d’apporter d’éventuelles précisions,
- Avoir une visibilité concrète sur le parcours en activité physique du bénéficiaire.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
NB : Cet onglet ne doit pas dispenser de compléter l’onglet Orientation, essentiel lors de l’extraction des données statistiques des dossiers bénéficiaires.
SYNTHÈSE
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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PAGE D'ACCUEIL 1/2
Interface & paramètres
Les notifications apparaissent en haut à droite de votre écran sur l’icône cloche.
PAGE D'ACCUEIL
Voici les notifications que vous pouvez recevoir :
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
- L’ajout d’un nouveau bénéficiaire :
- La réalisation d’une évaluation :
- L’affectation d’un bénéficiaire à un créneau :
- L’archivage d’un bénéficiaire :
- L’ajout d’une note qui vous a été partagée dans le journal d’un bénéficiaire
ÉMARGEMENT
SUPPORT SAPA
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Guide des bonnes pratiques sur le remplissage des données
PAGE D'ACCUEIL 2/2
Interface & paramètres
Vous pouvez retrouver quatre types d’alertes concernant la mise à jour des évaluations pour chaque bénéficiaire (Colonne à gauche du nom du bénéficiaire) :
PAGE D'ACCUEIL
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
La cloche verte indique que l’évaluation du bénéficiaire est à jour.
ÉMARGEMENT
La cloche orange indique que la date de la prochaine évaluation du bénéficiaire est prévue dans moins de 15 jours.
SUPPORT SAPA
La cloche rouge indique que la date de la prochaine évaluation du bénéficiaire prévue est dépassée.
La cloche grise indique soit qu’il n’y a pas encore d’évaluation réalisée ou qu’il n’y en a plus de prévue pour le bénéficiaire.
Vous pouvez également retrouver l’icône qui signifie que la prescription du bénéficiaire a bien été ajoutée. Si cette icône n’apparaît pas à côté du nom du bénéficiaire, il faudra alors ajouter la prescription de celui-ci dans l’onglet prévu à cet effet dans le cas où le bénéficiaire est intégré dans un parcours PEPS.
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CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX (1/3)
Interface & paramètres
POUR LES MAISONS SPORT SANTÉ
PAGE D'ACCUEIL
Vous pouvez ajouter de nouveaux créneaux à votre structure ou même ajouter une nouvelle structure partenaire. Ces créations s’effectuent en plusieurs étapes. Dans l’onglet paramètres, accessible via la roue crantée
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
ÉMARGEMENT
Création d’une structure :
SUPPORT SAPA
Cliquez sur l’onglet Structures puis sur « Ajouter une structure ». Tous les onglets marqués par un astérisque sont à remplir obligatoirement. Vous devez renseigner notamment le type de structure (Centre évaluateur, Centre PEPS, Maison Sport Santé, Structure sportive) ainsi que son statut (association, collectivité, entreprise…).
Création d’un intervenant :
Retournez dans la partie Administration (Paramètres).Cliquez sur l’onglet intervenant puis si besoin vous pouvez « Ajouter un intervenant ». Vous renseignez un maximum d’onglets (à minima nom, prénom, statut) et vous liez l’encadrant à une structure d’intervention. Vous enregistrez.
Si vous souhaitez ajouter une structure d’intervention à un intervenant déjà créé, vous pouvez le retrouver dans la liste d’intervenant, cliquer dessus, puis le modifier en ajoutant une nouvelle structure d’intervention.
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CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX (2/3)
Interface & paramètres
POUR LES MAISONS SPORT SANTÉ (suite)
PAGE D'ACCUEIL
Création d’un créneau :
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
Retournez dans la partie Administration (Paramètres).Cliquez sur l’onglet créneaux puis sur « Ajouter un créneau ». Vous renseignez les informations du créneau avec le nom, le jour et horaires ainsi que le type de créneau : Autre (= hors PEPS), Déclic, Elan, Passerelle et sélectionnez le mode Actif afin qu’il soit visible dans ‘onglet Orientation. Vous pouvez ensuite lier ce créneau à une structure d’intervention puis à un encadrant de la structure. Vous pouvez mettre des informations complémentaires sur le créneau : lieu, type, … Enfin, Enregistrer le créneau. Il apparaîtra alors dans l’onglet Orientation.
ÉMARGEMENT
SUPPORT SAPA
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CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX (3/3)
Interface & paramètres
Pour l’ensemble des utilisateurs
PAGE D'ACCUEIL
Pour retrouver vos créneaux, cliquez sur le bouton paramètres, matérialisé par la roue crantée en haut à droite de votre écran
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
Cliquez ensuite sur « Mes créneaux ». Vous y retrouverez les créneaux proposés par votre structure.
Vous pouvez modifier un créneau en cliquant sur « Détails ». Toutes les informations sont modifiables (nom du créneau, type de programme, horaires, intervenant, lieu). Pensez à « Enregistrer » en fin de saisie.
Sous l’encart « Participants » vous avez accès au bouton « Liste ». Ici vous pouvez ajouter ou modifier la liste des participants au créneau. Ceci afin qu’ils soient visibles dans la partie émargement de votre calendrier de séances.
ÉMARGEMENT
SUPPORT SAPA
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Interface & paramètres
Votre calendrier de séances est accessible sur la page d’accueil du site via le bouton situé au-dessus de votre liste de bénéficiaires.
PAGE D'ACCUEIL
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
Vous devez tout d’abord ajouter votre séance au calendrier.
ÉMARGEMENT
Sélectionnez le créneau souhaité dans le menu déroulant et choisissez une date de début (1ère séance).
Cliquez sur « Répétition » afin de dupliquer votre créneau chaque semaine jusqu’à une date souhaitée.
Cliquez sur « Enregistrer ». Le créneau s’ajoute à votre calendrier et vous avez à présent la possibilité d’émarger la séance.
L’émargement s’effectue en 2 fois pour vérification.
Pour débuter l’émargement, cliquez sur la séance qui vous intéresse. La liste des participants préalablement ajoutés au créneau apparaît.
Pour chacun vous pouvez les noter en présent, absent ou excusé et ajouter si besoin un commentaire.
SUPPORT SAPA
En fin de saisie, cliquez sur « Émarger ».
Retournez ensuite sur le même créneau après avoir effectué la séance, ceci afin de valider l’émargement préalablement rempli. La double vérification évite les erreurs notamment si un participant arrive en retard après saisie des présences.
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Interface & paramètres
PAGE D'ACCUEIL
Si vous rencontrez un problème avec la plateforme et pour toute question vous avez la possibilité de contacter le support SAPA via le Chatbot situé à 2 emplacements :
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
ÉMARGEMENT
- Avant la connexion en bas à droite de l’écran
OU
- En cliquant sur la roue crantée pour accéder aux paramètres en bas à droite de l’écran
SUPPORT SAPA
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Guide des bonnes pratiques sur le remplissage des données
Vous trouverez ici des réponses aux questions les plus fréquemment posées. Cette liste sera complétée au fil de vos remontées sur l'utilisation du logiciel SAPA.
Comment retrouver les bénéficiaires orientés vers une structure donnée ?
Que faire en cas de bug d’affichage ou de mise à jour ?
Qui valide une séance après émargement, et comment ?
Qui peut accéder aux dossiers des bénéficiaires archivés ?
Je n’arrive pas à ajouter ou émarger une séance, que faire ?
FOIRE AUX QUESTIONS
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Est-ce que je peux utiliser SAPA pour tous mes pratiquants, même ceux sans prescription ?
Peut-on réutiliser un dossier archivé ou suivre un bénéficiaire ?
Comment restaurer un bénéficiaire archivé ?
Comment récupérer un utilisateur supprimé ?
Comment créer une séance non labellisée ?
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Comment modifier les créneaux ou retirer un intervenant ?
Puis-je utiliser la même adresse mail pour plusieurs comptes utilisateurs PEPS ?
Comment ajouter une séance à un intervenant spécifique ?
Pourquoi l’onglet "Santé" ne s’affiche-t-il pas ?
Quelles cases sont à remplir dans l’onglet Synthèse ?
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Comment supprimer une séance en double ?
Comment faire apparaître un créneau dans l’onglet "Mes créneaux" ?
Comment supprimer un créneau obsolète ?
Les bénéficiaires affectés à un créneau n’apparaissent pas dans la liste d’émargement de mes séances. Que faire ?
Réponse
Réponse
Peut-on supprimer plusieurs séances en une seule action ?
Réponse
Réponse
Menu principal
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Guide des bonnes pratiques sur le remplissage des données
COORDONNATEURS TERRITORIAUX PEPS
CHARENTE HERVEOU Pierrick 06 18 83 32 54 coordo16@peps-na.fr CHARENTE-MARITIME DIANA Athénaïs 07 66 08 90 48 coordo17@peps-na.fr CORREZE ENGRAND Pauline 06 47 31 18 37 coordo19@peps-na.fr CREUSE LELACHE Marion 06 26 42 32 75 coordo23@peps-na.fr DORDOGNE GAILLARD Cindy 06 43 73 02 28 coordo24@peps-na.fr GIRONDE Bordeaux Métropole rive droite / Entre-2-Mers / Libournais / Haute Gironde LENOIR LUCIE 07 50 15 56 37 coordo33@peps-na.fr Bordeaux Métropole rive gauche / Médoc / Pays Barval / Sud Gironde PFEIFFER Marion 06 24 59 97 94 coordo-gironde@peps-na.fr
LANDESMORIN Camille 06 31 62 27 99 coordo40@peps-na.fr LOT-ET-GARONNE JOLLY Léa 06 66 72 14 87 coordo47@peps-na.fr PYRENEES-ATLANTIQUES BAROKAS Thomas 06 26 67 30 85 coordo64@peps-na.fr DEUX-SÈVRES BARBOZA Antoine 06 78 50 57 25 coordo79_sud@peps-na.fr PERMENTIER Elise 06 78 50 72 23 coordo79_nord@peps-na.fr VIENNE CHASSIN Thomas 07 71 64 84 44 coordo86@peps-na.fr HAUTE-VIENNE MOMAUD Laetitia 06 31 68 93 93 coordo87@peps-na.fr
CONTACTS UTILES
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support@sapa-na.fr
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Guide des bonnes pratiques sur le remplissage des données
Tant qu’une séance n’a pas été émargée ou validée, vous pouvez la supprimer depuis le planning en cliquant dessus. Une fenêtre s’ouvre avec un bouton "Supprimer" (rouge) en bas. Choisissez un motif, confirmez, et la séance sera retirée du planning.
Si un utilisateur a été supprimé par erreur, il est possible de le restaurer via la base de données ( En demandant au support de réaliser la restauration de l’utilisateur ) . Il peut ensuite se reconnecter avec son adresse e-mail. Si besoin, un coordonnateur peut réinitialiser son mot de passe via :
- Paramètres utilisateurs > Rechercher l'utilisateur > Détails > Modification
Pour retrouver les bénéficiaires orientés vers une structure, allez dans l’onglet "Créneaux", puis tapez le nom de la structure dans la barre de recherche. Cliquez ensuite sur "Liste" pour chaque créneau affiché : vous obtiendrez les bénéficiaires ayant participé à ces séances, donc orientés vers cette structure.
Remarque : cette méthode affiche tous les bénéficiaires du territoire ayant été orientés vers la structure, sans distinction d'origine d'orientation.
L’onglet ne s’affiche que si le consentement du bénéficiaire a été renseigné. En haut du dossier, sous le nom, cliquez sur "Consentement" et suivez les instructions
Seuls les coordonnateurs peuvent affecter une séance à un intervenant. Rendez-vous dans l’onglet "Intervenants", cliquez sur "Séances" en face de l’intervenant concerné (uniquement s’il possède un compte utilisateur), une fois sur son calendrier, ajoutez la séance dans son calendrier.
Accédez à la file d’archive, ouvrez le dossier du bénéficiaire concerné et cliquez sur le bouton "Restaurer le patient" en haut de la page.
Le premier réflexe est de vider le cache de votre navigateur.
Les boutons "Détails" et "Supprimer" permettent respectivement de consulter/modifier le motif saisi ou de corriger une saisie erronée.
Si un test n'a pas pu être réalisé, veuillez en noter la raison en cliquant sur "Non" puis en sélectionnant le motif dans le menu déroulant.
Accédez à l’administration des créneaux (roue crantée > "Créneaux"). Recherchez le créneau souhaité, cliquez sur "Détails", puis modifiez-le pour retirer l’intervenant.
Voici les points à vérifier si vous rencontrez des difficultés à ajouter ou émarger une séance :
- Ajout de séance : Vous ne pouvez ajouter une séance que si vous êtes rattaché en tant qu’intervenant au créneau concerné.
- Émargement d’une séance : Les bénéficiaires doivent avoir été ajoutés à la liste des participants du créneau avant la création des séances. Si les bénéficiaires sont ajoutés après, ils n’apparaîtront pas dans la liste d’émargement. Il faudra alors recréer les séances.
- Si vous êtes coordonnateurs : Vous pouvez rattacher un intervenant à un créneau en procédant ainsi :
- Rendez-vous dans l’onglet Paramètres
- Cliquez sur le bouton Créneaux
- Sélectionnez le créneau concerné et cliquez sur Modifier
- Ajoutez un intervenant en le sélectionnant dans la liste proposée
Une fois cette étape effectuée, l’intervenant pourra créer des séances sur ce créneau.
Si vous avez reçu un message d’erreur lors de votre tentative, merci de nous le transmettre pour que nous puissions vous aider plus précisément.
Si vous avez complété l’ensemble des onglets précédents, ceux-ci se reportent automatiquement dans la synthèse. Il vous suffit de :
- Sélectionner la version souhaitée : bénéficiaire ou médecin (les phrases d’introduction et de remerciement sont alors différentes),
- Écrire une phrase de conclusion sur le bilan effectué,
- S’il s’agit d’un bilan intermédiaire ou final vous pouvez afficher la progression du bénéficiaire en cliquant sur le bout de la ligne Date du bilan,
- Vous avez la possibilité d’ajouter des notes dans les Commentaire, Préconisations et Points de vigilance (optionnel),
- Vous cliquez en bas de page sur « Enregistrer », ainsi la synthèse est générée et visible en bleu en haut de page.
Après avoir émargé une séance, vous devez la valider vous-même. Une fois validée, elle devient définitive et prise en compte dans les statistiques. La validation s’effectue directement depuis la fiche de la séance.
Pour des raisons de sécurité, seule l’équipe support peut supprimer des créneaux. Merci de leur transmettre les créneaux à supprimer.
- Archiver un patient : le retire de la file active mais reste consultable dans la file archive.
- Suivre un bénéficiaire : l'ajoute en priorité dans votre tableau de bord.
Vous pouvez réactiver un patient archivé pour une nouvelle saison. Une prescription est valable un an, sauf si l’état de santé change.
La suppression groupée n’est pas possible actuellement par mesure de sécurité. Chaque séance doit être supprimée individuellement.
Seuls les coordonnateurs peuvent accéder aux dossiers des bénéficiaires archivés. Les évaluateurs et intervenants ne disposent pas de ce droit.
Lors de la création d’un créneau, choisissez le type de créneau : "Autre". Cela permet d’enregistrer une séance comme non labellisée.
Cliquez sur l’onglet "Créneaux" puis sur "Ajouter un créneau". Une fois le créneau créé, il apparaîtra automatiquement dans "Mes créneaux".
Oui, il vous suffit de cocher la case « Hors dispositif PEPS » dans l’onglet Bénéficiaires. Ainsi vous serez seul(e) à avoir accès au dossier.
Cela peut se produire si les bénéficiaires ont été affectés au créneau après la création des séances. Dans ce cas, ils ne sont pas ajoutés automatiquement à la liste d’émargement des séances déjà créées.
Solution :
Recréez les séances une fois que tous les bénéficiaires sont bien affectés au créneau. Cela garantira qu’ils apparaissent correctement dans les listes d’émargement.
Si le problème persiste ou si vous avez un doute sur la manipulation, vous pouvez contacter le support en précisant :
- Le nom du créneau concerné
- Les bénéficiaires attendus
- Et la date à laquelle les séances ont été créées
Non. Chaque compte utilisateur PEPS doit obligatoirement être associé à une adresse mail unique. Le système ne permet pas d’enregistrer plusieurs utilisateurs avec la même adresse mail, même s’ils appartiennent à la même structure.
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Created on August 18, 2025
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Structures adhérentes au dispositif PEPS
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Introduction & bonnes pratiques
QUELQUES
BONNES PRATIQUES
LE LOGICIEL SAPA, C'EST QUOI ?
L’interface SAPA (La Santé par l’Activité Physique Adaptée) est une plateforme sécurisée permettant de :
Certaines données sont extraites chaque année afin de procéder à des statistiques sur les bénéficiaires suivis : pathologies, questionnaires, tests physiques, orientation, … Il est donc primordial de compléter ces données.
L’INS (Identité Nationale de Santé) est à rechercher lors de la création d’un dossier afin de vérifier l’identité du bénéficiaire, éviter les doublons et lier son dossier à son numéro de sécurité sociale.
Lors d’une nouvelle évaluation, intermédiaire ou finale, pensez à mettre à jour l’orientation initiale proposée en modifiant son statut (en cours, terminée) et en ajoutant une/des nouvelles orientations si besoin.
Il est important de compléter chaque onglet afin d’apporter un maximum de précisions sur la prise en charge.
Après chaque nouvelle évaluation (bilan initial, intermédiaire, final) il est important de générer une synthèse dans l’onglet dédié afin que celle-ci puisse être transmise aux professionnels de santé suivant le dossier (prescripteur et médecin traitant)
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BÉNÉFICIAIRES (1/4)
INFORMATIONS OBLIGATOIRES
Nom utilisé et Nom de naissance (très important pour valider l'INS - qui est l'identité nationale en santé d'un patient pour ne pas faire de doublon).> Nom de naissance : pour les femmes, il faut bien différencier le nom de jeune fille et le nom marital / pour les hommes : à remplir une seule fois.> Nom utilisé : Nom marital (pour les femmes) : il s'agit du nom sous lequel la personne apparaît dans la file active. Il est donc essentiel de bien distinguer le nom de naissance du nom marital, afin d’éviter toute erreur d’identification. Renseigner les informations suivantes : prénom, sexe, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail et adresse postale. Contact d'urgence
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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BÉNÉFICIAIRES (2/4)
Médecin traitant ET médecin prescripteur : il faut bien différencier le médecin qui a fait la prescription du médecin traitant (s’ils sont différents). > Si le médecin prescripteur est le médecin traitant, ne remplir que les informations “médecin prescripteur”.> Si le médecin prescripteur n’est pas le médecin traitant, remplir les deux onglets. Vérifier l’orthographe du nom et prénom du médecin (attention aux homonymes).
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Cliquez sur " + "
- Ajoutez toutes les coordonnées obligatoires,
- Précisez la spécialité, son poste et le lieu de pratique (centre hospitalier, cabinet médical…).
Lorsque le médecin n’existe pas dans la barre de recherche, créer la fiche "médecin" via l’onglet “bénéficiaire” et l’encadré "suivi médical". La fiche médecin peut également être créée en passant par les paramètres (roue crantée) onglet "professionnels de santé".ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Voir champs concernés
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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BÉNÉFICIAIRES (3/4)
Mutuelle et sécurité sociale : Remplir le nom de la mutuelle et de la sécurité sociale dont la personne relève.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
Zoomer
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Programme PEPS À partir du moment où la personne arrive avec une prescription médicale, celle-ci relève du DISPOSITIF DE PRESCRIPTION D’ACTIVITÉ PHYSIQUE (PEPS). Par défaut : PRESCRIPTION MÉDICALE = EXTÉRIEUR AU PROGRAMME : NON Si vous utilisez le logiciel SAPA pour créer des dossiers de bénéficiaires qui ne relèvent pas d’une prescription médicale, vous DEVEZ cocher "OUI" POUR SORTIR ce dossier de la file active du PEPS. ATTENTION : Avec la modification de l’information, comme évoqué ci-dessus, "extérieur au programme PEPS", le dossier n’apparaîtra plus dans la file active départementale.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Zoomer
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BÉNÉFICIAIRES (4/4)
Validation dossier Consentement + INS Il est OBLIGATOIRE de demander le consentement du bénéficiaire pour valider le dossier : qu’il accepte de partager ses informations ou non, il faut le stipuler dans cette fenêtre. Sans consentement validé, vous n’aurez pas d’accès à l’onglet santé, ni de partage d’information ! L’Identité Nationale de Santé (INS)
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
Voir champs concernés
ORIENTATION
⚠️ Il se peut que l’identité nationale de santé ne fonctionne pas, auquel cas vous aurez la fenêtre suivante qui s’affichera. Ce n’est pas systématique mais cela peut arriver. Vérifiez bien les informations saisies.
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
Toutes modifications des coordonnées du bénéficiaire entraîneront une modification du statut de confiance de l’identité qui repassera alors à "provisoire". Il faudra, de ce fait, refaire la même manipulation.
JOURNAL
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PRESCRIPTION
Le Dispositif PEPS permet de proposer un entretien motivationnel complet avec des tests de condition physique pris en charge financièrement à tous les bénéficiaires munis d’une prescription médicale d’activité physique. Merci de vous assurer, avant le bilan, que les bénéficiaires ont bien une prescription médicale ou de leur en fournir une vierge au préalable à faire remplir par leur médecin. L’entretien se tiendra uniquement sur présentation de cette prescription (cela évitera de ne jamais les récupérer). Merci d’ajouter la prescription en cliquant sur "Nouvelle prescription", indiquer les données contenues dans le formulaire de prescription et ajouter le scan du fichier.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
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PROGRESSION
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À VENIR
Modalités de complétude des données bénéficiaires
SANTÉ
LES PATHOLOGIES CHRONIQUES
BÉNÉFICIAIRES
👉 L’état de santé du bénéficiaire est à remplir impérativement.
PRESCRIPTION
SANTÉ
Se rendre sur "Modifier l’état de santé". Une fenêtre s’ouvre comme ci-contre. Merci de bien demander au bénéficiaire s’il a une ou plusieurs pathologie(s) et la/les cocher dans les cases prévues à cet effet. Ces données sont importantes notamment pour la remontée d’informations et le ciblage des pathologies sur les territoires. Lorsque vous avez enregistré les données de l’état de santé du bénéficiaire, un résumé des pathologies (ALD ou non) sera indiqué en dessous. Vous pouvez rajouter des commentaires en fonction de l’état de santé du bénéficiaire (douleurs...).
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
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ACTIVITÉ PHYSIQUE
Les informations notées dans l’onglet "Activité Physique" permettent de connaître les antécédents en termes de pratique d’activité physique, l’appétence ou non, les leviers, les freins, si la personne pratique en autonomie et/ou si elle pratique déjà de façon encadrée.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
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SYNTHÈSE
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ÉVALUATIONS (1/2)
Sur la première partie des évaluations, merci de remplir correctement :
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
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SUIVI
SYNTHÈSE
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ÉVALUATIONS (2/2)
Ces données sont très importantes pour la remontée d’informations également, cependant, si elles sont fausses, elles n’ont aucune valeur.Privilégiez des valeurs réelles et n’inventez pas des données pour éviter les aberrations et l’invalidation des données dans l’analyse (un tour de taille de 0 ou 10 cm n’est pas possible. Pensez à relire les chiffres saisis). Si vous n’avez pas les données ou que les bénéficiaires ne souhaitent pas vous les donner, ne remplissez rien. De même, attention à compléter toutes les données chiffrées et à justifier les raisons lorsqu’un test n’a pas été réalisé. Chaque test comprend une partie commentaires qu’il est important de compléter afin d’apporter des données notamment qualitatives aux résultats
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
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ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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QUESTIONNAIRES
Veillez à la complétude des questionnaires :
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
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OBJECTIFS
ORIENTATION
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SYNTHÈSE
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OBJECTIFS
Les objectifs sont importants à définir avec le bénéficiaire dans le cadre de son parcours d’activité physique. Pensez à bien différencier les objectifs en autonomie (ce qu’il fait déjà, ce qu’il souhaite maintenir, des objectifs à réaliser dans sa vie quotidienne) et ceux encadrés (pérenniser une pratique d’AP en structure ou association sportive, etc.)
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
- Nom de l’objectif : ce n’est pas le nom de l’évaluateur ou de la personne mais le nom donné à l’objectif
Exemples :- Objectifs liés à la condition physique "Améliorer l’endurance cardiovasculaire" ou "Améliorer sa souplesse"...- Objectifs liés à la Motivation & Autonomie "Intégrer l’activité dans une routine durable"- Objectifs liés aux aspects psycho-sociaux "Réduire le stress et l’anxiété" ou "Renforcer l’estime de soi"...SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
Zoomer
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
ORIENTATION
Cet onglet permet d’orienter le bénéficiaire vers une structure sportive. Il est nécessaire de le remplir afin que celle-ci soit ajoutée à la synthèse (envoyée au prescripteur) et que les structures ayant accès au logiciel SAPA puissent avoir accès au dossier du bénéficiaire en étant informées de son inclusion à un de ses créneaux. Sur certains territoires, des structures "Autonomie" et "Hors PEPS" sont disponibles si vous souhaitez orienter votre bénéficiaire vers des pratiques en autonomie ou vers une structure sportive classique, non adhérente au dispositif PEPS. Vous pourrez alors choisir une activité dans le menu déroulant de créneaux et ajouter des commentaires en dessous sur la pratique ou le nom de la structure.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Zoomer
SYNTHÈSE
PROGRESSION
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SUIVI
Cet onglet structure le suivi post-programme et permet de garantir chaque étape de l’accompagnement du bénéficiaire :
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
La section "Motif de sortie" sert à enregistrer la raison pour laquelle un bénéficiaire quitte le dispositif et de clore le dossier. Lors de l’enregistrement vous pourrez archiver le bénéficiaire, ce dernier n’apparaîtra plus dans la file active "Bénéficiaires". L’accès au dossier sera accessible dans l’espace "Archive" via la page d’accueil.
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
Voir champs concernés
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
Voir champs concernés
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (1/4)
Si tous les onglets précédents ont été complétés, la majorité des données va apparaître directement dans la synthèse (orientation, objectifs, tests de condition physique). Vous avez la possibilité d’ajouter des informations dans les champs de saisie libre (conclusion, préconisations...).
BÉNÉFICIAIRES
⚠️ Attention, ne quittez pas la page de synthèse quand vous êtes en train de la rédiger au risque de perdre toutes vos saisies.
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (2/4)
Vous pouvez modifier la phrase d’introduction et les remerciements de la synthèse en vous rendant dans le petit onglet "Options" qui apparaît sous l’encart "Synthèse" en bleu en haut à gauche et choisir à qui vous souhaitez vous adresser (bénéficiaire, médecin).
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
La synthèse est disponible en 2 versions : Bénéficiaire ou Médecin. La différence réside dans les phrases d’introduction et de remerciement qui sont enregistrées dans la partie "Options" et se complètent automatiquement :
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (3/4)
Dans les objectifs, attention, seulement le nom de l’objectif apparaît donc n’oubliez pas de rajouter vos commentaires en lien avec les objectifs :
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
Les activités physiques saisies dans orientation se retranscrivent automatiquement si vous les avez bien stipulées dans l’onglet orientation en amont. N’hésitez pas à modifier l’orientation (Déclic, Elan, Passerelle, Hors PEPS), l’activité choisie, la structure, les horaires et les commentaires si les informations ne sont pas à jour.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
S’il s’agit d’une synthèse post évaluation intermédiaire ou finale, vous pouvez faire apparaître dans les résultats des tests figurant sur la synthèse, la différence de résultats avec une précédente évaluation. Ceci en cliquant sur le menu déroulant au bout de la ligne "Date du bilan".
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
SYNTHÈSE (4/4)
À la fin de la synthèse, vous pouvez "Ajouter une personne supplémentaire". N’hésitez pas à saisir directement le nom, prénom et coordonnées téléphoniques du bénéficiaire pour que la structure puisse le contacter directement.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
⚠️ PENSEZ À ENREGISTRER LA SYNTHÈSE AVANT DE QUITTER L’ONGLETElle apparaîtra dans le petit encart bleu en haut à gauche avec la date.
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
PROGRESSION
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JOURNAL
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TUTO VIDÉO
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
PROGRESSION
L’assiduité du bénéficiaire est visible sur cet onglet (si les séances ont été émargées dans le "Calendrier de séances"). Un commentaire peut également être ajouté.
BÉNÉFICIAIRES
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
Dès lors que deux sessions d’évaluations ont été réalisées, il est possible de visualiser l’évolution du bénéficiaire à travers des graphiques portant à la fois sur les indicateurs physiologiques et sur les tests de condition physique. Ces graphiques sont téléchargeables.
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
SYNTHÈSE
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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Modalités de complétude des données bénéficiaires
JOURNAL
BÉNÉFICIAIRES
Cet onglet s’apparente à un espace de messagerie sécurisée. Il permet de :
PRESCRIPTION
SANTÉ
ACTIVITÉ PHYSIQUE
ÉVALUATIONS
QUESTIONNAIRES
OBJECTIFS
OBJECTIFS
ORIENTATION
SUIVI
NB : Cet onglet ne doit pas dispenser de compléter l’onglet Orientation, essentiel lors de l’extraction des données statistiques des dossiers bénéficiaires.
SYNTHÈSE
SYNTHÈSE
PROGRESSION
JOURNAL
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PAGE D'ACCUEIL 1/2
Interface & paramètres
Les notifications apparaissent en haut à droite de votre écran sur l’icône cloche.
PAGE D'ACCUEIL
Voici les notifications que vous pouvez recevoir :
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
ÉMARGEMENT
SUPPORT SAPA
Suivant
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PAGE D'ACCUEIL 2/2
Interface & paramètres
Vous pouvez retrouver quatre types d’alertes concernant la mise à jour des évaluations pour chaque bénéficiaire (Colonne à gauche du nom du bénéficiaire) :
PAGE D'ACCUEIL
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
La cloche verte indique que l’évaluation du bénéficiaire est à jour.
ÉMARGEMENT
La cloche orange indique que la date de la prochaine évaluation du bénéficiaire est prévue dans moins de 15 jours.
SUPPORT SAPA
La cloche rouge indique que la date de la prochaine évaluation du bénéficiaire prévue est dépassée.
La cloche grise indique soit qu’il n’y a pas encore d’évaluation réalisée ou qu’il n’y en a plus de prévue pour le bénéficiaire.
Vous pouvez également retrouver l’icône qui signifie que la prescription du bénéficiaire a bien été ajoutée. Si cette icône n’apparaît pas à côté du nom du bénéficiaire, il faudra alors ajouter la prescription de celui-ci dans l’onglet prévu à cet effet dans le cas où le bénéficiaire est intégré dans un parcours PEPS.
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CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX (1/3)
Interface & paramètres
POUR LES MAISONS SPORT SANTÉ
PAGE D'ACCUEIL
Vous pouvez ajouter de nouveaux créneaux à votre structure ou même ajouter une nouvelle structure partenaire. Ces créations s’effectuent en plusieurs étapes. Dans l’onglet paramètres, accessible via la roue crantée
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
ÉMARGEMENT
Création d’une structure :
SUPPORT SAPA
Cliquez sur l’onglet Structures puis sur « Ajouter une structure ». Tous les onglets marqués par un astérisque sont à remplir obligatoirement. Vous devez renseigner notamment le type de structure (Centre évaluateur, Centre PEPS, Maison Sport Santé, Structure sportive) ainsi que son statut (association, collectivité, entreprise…).
Création d’un intervenant :
Retournez dans la partie Administration (Paramètres).Cliquez sur l’onglet intervenant puis si besoin vous pouvez « Ajouter un intervenant ». Vous renseignez un maximum d’onglets (à minima nom, prénom, statut) et vous liez l’encadrant à une structure d’intervention. Vous enregistrez. Si vous souhaitez ajouter une structure d’intervention à un intervenant déjà créé, vous pouvez le retrouver dans la liste d’intervenant, cliquer dessus, puis le modifier en ajoutant une nouvelle structure d’intervention.
Suivant
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CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX (2/3)
Interface & paramètres
POUR LES MAISONS SPORT SANTÉ (suite)
PAGE D'ACCUEIL
Création d’un créneau :
CRÉATION ET GESTION DES CRÉNEAUX
Retournez dans la partie Administration (Paramètres).Cliquez sur l’onglet créneaux puis sur « Ajouter un créneau ». Vous renseignez les informations du créneau avec le nom, le jour et horaires ainsi que le type de créneau : Autre (= hors PEPS), Déclic, Elan, Passerelle et sélectionnez le mode Actif afin qu’il soit visible dans ‘onglet Orientation. Vous pouvez ensuite lier ce créneau à une structure d’intervention puis à un encadrant de la structure. Vous pouvez mettre des informations complémentaires sur le créneau : lieu, type, … Enfin, Enregistrer le créneau. Il apparaîtra alors dans l’onglet Orientation.
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Pour retrouver vos créneaux, cliquez sur le bouton paramètres, matérialisé par la roue crantée en haut à droite de votre écran
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Cliquez ensuite sur « Mes créneaux ». Vous y retrouverez les créneaux proposés par votre structure. Vous pouvez modifier un créneau en cliquant sur « Détails ». Toutes les informations sont modifiables (nom du créneau, type de programme, horaires, intervenant, lieu). Pensez à « Enregistrer » en fin de saisie. Sous l’encart « Participants » vous avez accès au bouton « Liste ». Ici vous pouvez ajouter ou modifier la liste des participants au créneau. Ceci afin qu’ils soient visibles dans la partie émargement de votre calendrier de séances.
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Votre calendrier de séances est accessible sur la page d’accueil du site via le bouton situé au-dessus de votre liste de bénéficiaires.
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Vous devez tout d’abord ajouter votre séance au calendrier.
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Sélectionnez le créneau souhaité dans le menu déroulant et choisissez une date de début (1ère séance). Cliquez sur « Répétition » afin de dupliquer votre créneau chaque semaine jusqu’à une date souhaitée. Cliquez sur « Enregistrer ». Le créneau s’ajoute à votre calendrier et vous avez à présent la possibilité d’émarger la séance. L’émargement s’effectue en 2 fois pour vérification. Pour débuter l’émargement, cliquez sur la séance qui vous intéresse. La liste des participants préalablement ajoutés au créneau apparaît. Pour chacun vous pouvez les noter en présent, absent ou excusé et ajouter si besoin un commentaire.
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En fin de saisie, cliquez sur « Émarger ».
Retournez ensuite sur le même créneau après avoir effectué la séance, ceci afin de valider l’émargement préalablement rempli. La double vérification évite les erreurs notamment si un participant arrive en retard après saisie des présences.
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Si vous rencontrez un problème avec la plateforme et pour toute question vous avez la possibilité de contacter le support SAPA via le Chatbot situé à 2 emplacements :
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Vous trouverez ici des réponses aux questions les plus fréquemment posées. Cette liste sera complétée au fil de vos remontées sur l'utilisation du logiciel SAPA.
Comment retrouver les bénéficiaires orientés vers une structure donnée ?
Que faire en cas de bug d’affichage ou de mise à jour ?
Qui valide une séance après émargement, et comment ?
Qui peut accéder aux dossiers des bénéficiaires archivés ?
Je n’arrive pas à ajouter ou émarger une séance, que faire ?
FOIRE AUX QUESTIONS
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Est-ce que je peux utiliser SAPA pour tous mes pratiquants, même ceux sans prescription ?
Peut-on réutiliser un dossier archivé ou suivre un bénéficiaire ?
Comment restaurer un bénéficiaire archivé ?
Comment récupérer un utilisateur supprimé ?
Comment créer une séance non labellisée ?
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Comment modifier les créneaux ou retirer un intervenant ?
Puis-je utiliser la même adresse mail pour plusieurs comptes utilisateurs PEPS ?
Comment ajouter une séance à un intervenant spécifique ?
Pourquoi l’onglet "Santé" ne s’affiche-t-il pas ?
Quelles cases sont à remplir dans l’onglet Synthèse ?
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Réponse
Comment supprimer une séance en double ?
Comment faire apparaître un créneau dans l’onglet "Mes créneaux" ?
Comment supprimer un créneau obsolète ?
Les bénéficiaires affectés à un créneau n’apparaissent pas dans la liste d’émargement de mes séances. Que faire ?
Réponse
Réponse
Peut-on supprimer plusieurs séances en une seule action ?
Réponse
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COORDONNATEURS TERRITORIAUX PEPS
CHARENTE HERVEOU Pierrick 06 18 83 32 54 coordo16@peps-na.fr CHARENTE-MARITIME DIANA Athénaïs 07 66 08 90 48 coordo17@peps-na.fr CORREZE ENGRAND Pauline 06 47 31 18 37 coordo19@peps-na.fr CREUSE LELACHE Marion 06 26 42 32 75 coordo23@peps-na.fr DORDOGNE GAILLARD Cindy 06 43 73 02 28 coordo24@peps-na.fr GIRONDE Bordeaux Métropole rive droite / Entre-2-Mers / Libournais / Haute Gironde LENOIR LUCIE 07 50 15 56 37 coordo33@peps-na.fr Bordeaux Métropole rive gauche / Médoc / Pays Barval / Sud Gironde PFEIFFER Marion 06 24 59 97 94 coordo-gironde@peps-na.fr
LANDESMORIN Camille 06 31 62 27 99 coordo40@peps-na.fr LOT-ET-GARONNE JOLLY Léa 06 66 72 14 87 coordo47@peps-na.fr PYRENEES-ATLANTIQUES BAROKAS Thomas 06 26 67 30 85 coordo64@peps-na.fr DEUX-SÈVRES BARBOZA Antoine 06 78 50 57 25 coordo79_sud@peps-na.fr PERMENTIER Elise 06 78 50 72 23 coordo79_nord@peps-na.fr VIENNE CHASSIN Thomas 07 71 64 84 44 coordo86@peps-na.fr HAUTE-VIENNE MOMAUD Laetitia 06 31 68 93 93 coordo87@peps-na.fr
CONTACTS UTILES
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support@sapa-na.fr
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Tant qu’une séance n’a pas été émargée ou validée, vous pouvez la supprimer depuis le planning en cliquant dessus. Une fenêtre s’ouvre avec un bouton "Supprimer" (rouge) en bas. Choisissez un motif, confirmez, et la séance sera retirée du planning.
Si un utilisateur a été supprimé par erreur, il est possible de le restaurer via la base de données ( En demandant au support de réaliser la restauration de l’utilisateur ) . Il peut ensuite se reconnecter avec son adresse e-mail. Si besoin, un coordonnateur peut réinitialiser son mot de passe via :
Pour retrouver les bénéficiaires orientés vers une structure, allez dans l’onglet "Créneaux", puis tapez le nom de la structure dans la barre de recherche. Cliquez ensuite sur "Liste" pour chaque créneau affiché : vous obtiendrez les bénéficiaires ayant participé à ces séances, donc orientés vers cette structure. Remarque : cette méthode affiche tous les bénéficiaires du territoire ayant été orientés vers la structure, sans distinction d'origine d'orientation.
L’onglet ne s’affiche que si le consentement du bénéficiaire a été renseigné. En haut du dossier, sous le nom, cliquez sur "Consentement" et suivez les instructions
Seuls les coordonnateurs peuvent affecter une séance à un intervenant. Rendez-vous dans l’onglet "Intervenants", cliquez sur "Séances" en face de l’intervenant concerné (uniquement s’il possède un compte utilisateur), une fois sur son calendrier, ajoutez la séance dans son calendrier.
Accédez à la file d’archive, ouvrez le dossier du bénéficiaire concerné et cliquez sur le bouton "Restaurer le patient" en haut de la page.
Le premier réflexe est de vider le cache de votre navigateur.
Les boutons "Détails" et "Supprimer" permettent respectivement de consulter/modifier le motif saisi ou de corriger une saisie erronée.
Si un test n'a pas pu être réalisé, veuillez en noter la raison en cliquant sur "Non" puis en sélectionnant le motif dans le menu déroulant.
Accédez à l’administration des créneaux (roue crantée > "Créneaux"). Recherchez le créneau souhaité, cliquez sur "Détails", puis modifiez-le pour retirer l’intervenant.
Voici les points à vérifier si vous rencontrez des difficultés à ajouter ou émarger une séance :
- Rendez-vous dans l’onglet Paramètres - Cliquez sur le bouton Créneaux - Sélectionnez le créneau concerné et cliquez sur Modifier - Ajoutez un intervenant en le sélectionnant dans la liste proposée
Une fois cette étape effectuée, l’intervenant pourra créer des séances sur ce créneau. Si vous avez reçu un message d’erreur lors de votre tentative, merci de nous le transmettre pour que nous puissions vous aider plus précisément.
Si vous avez complété l’ensemble des onglets précédents, ceux-ci se reportent automatiquement dans la synthèse. Il vous suffit de :
Après avoir émargé une séance, vous devez la valider vous-même. Une fois validée, elle devient définitive et prise en compte dans les statistiques. La validation s’effectue directement depuis la fiche de la séance.
Pour des raisons de sécurité, seule l’équipe support peut supprimer des créneaux. Merci de leur transmettre les créneaux à supprimer.
Vous pouvez réactiver un patient archivé pour une nouvelle saison. Une prescription est valable un an, sauf si l’état de santé change.
La suppression groupée n’est pas possible actuellement par mesure de sécurité. Chaque séance doit être supprimée individuellement.
Seuls les coordonnateurs peuvent accéder aux dossiers des bénéficiaires archivés. Les évaluateurs et intervenants ne disposent pas de ce droit.
Lors de la création d’un créneau, choisissez le type de créneau : "Autre". Cela permet d’enregistrer une séance comme non labellisée.
Cliquez sur l’onglet "Créneaux" puis sur "Ajouter un créneau". Une fois le créneau créé, il apparaîtra automatiquement dans "Mes créneaux".
Oui, il vous suffit de cocher la case « Hors dispositif PEPS » dans l’onglet Bénéficiaires. Ainsi vous serez seul(e) à avoir accès au dossier.
Cela peut se produire si les bénéficiaires ont été affectés au créneau après la création des séances. Dans ce cas, ils ne sont pas ajoutés automatiquement à la liste d’émargement des séances déjà créées. Solution : Recréez les séances une fois que tous les bénéficiaires sont bien affectés au créneau. Cela garantira qu’ils apparaissent correctement dans les listes d’émargement. Si le problème persiste ou si vous avez un doute sur la manipulation, vous pouvez contacter le support en précisant :
Non. Chaque compte utilisateur PEPS doit obligatoirement être associé à une adresse mail unique. Le système ne permet pas d’enregistrer plusieurs utilisateurs avec la même adresse mail, même s’ils appartiennent à la même structure.