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¿Qué es el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación?

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¿A quién afecta?

La normativa aplica en todo el territorio español (excepto País Vasco, Navarra, y empresas acogidas al SII), y afecta a todos los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación y que sean:

• Contribuyentes del Imp. sobre Sociedades, excepto entidades exentas.
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

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¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (llamado Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
• Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.

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¿Qué se entiende por factura?

Una factura es un documento expedido por empresarios o profesionales en el ejercicio de su actividad que refleja una entrega de bienes o prestación de servicios. La normativa española, en concreto el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, habla de dos tipos de facturas:

• La factura completa u ordinaria, que debe incluir todos los datos y requisitos que se detallan en este Reglamento.
• La factura simplificada, que sustituyó los denominados tickets y que tiene un contenido más resumido que la completa.

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¿Qué es Verifactu y cuándo será obligatorio?

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Verifactu es el sistema impulsado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) para combatir el fraude fiscal y garantizar la integridad de los datos de facturación. Este sistema exigirá que todos los negocios, incluyendo farmacias, utilicen un software de facturación certificado que genere un registro inviolable e inalterable de cada operación realizada.

Este nuevo marco regulador entrará en vigor de forma opcional el 1 de julio de 2025, pero será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para las sociedades y 1 de Julio de 2026 para las oficinas de farmacia. Desde esa fecha, todas las farmacias deberán emitir sus facturas siguiendo el estándar Verifactu, asegurando que cada una quede registrada con un código único, sello de tiempo y resumen criptográfico, imposibilitando su modificación posterior.

El nuevo sistema impide cualquier modificación posterior a la emisión de una factura. Las farmacias deberán operar con herramientas que certifiquen que la información no ha sido alterada y que cada documento fiscal cumple con los estándares requeridos por la AEAT.

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¿Las facturas simplificadas (tickets) también entran en el ámbito de Verifactu?

Las facturas simplificadas, comúnmente llamadas tickets, se consideran a efectos de la nueva norma igual que las facturas ordinarias en lo que respecta a la integridad e inalterabilidad. Por lo tanto, si tu TPV o tu sistema de caja expide este tipo de documentos, también debe adaptarse a Verifactu para generar el registro de facturación correspondiente y el código QR. No por ser “simplificada” deja de tener que cumplir los requisitos de seguridad.

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¿Necesito un programa o “software” específico para cumplir con Verifactu?

La norma no te obliga a comprar un determinado software de pago, pero sí a usar un sistema que cumpla con los requisitos de integridad y trazabilidad si facturas de forma electrónica. Puedes optar por:

• Un software comercial (de escritorio o en la nube) adaptado a Verifactu.
• Un desarrollo propio certificado que cumpla la normativa.
• La futura aplicación gratuita que la Agencia Tributaria pondrá a disposición en su sede electrónica, útil para emitir facturas de manera sencilla.

Lo importante es que, a partir de los plazos establecidos, tu sistema generará un “registro de facturación” por cada factura con su respectiva huella y, de ser el caso, un envío automático a Hacienda (modalidad VERI*FACTU).

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¿El reglamento de Verifactu anula o sustituye a otras normativas previas de facturación?

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No las sustituye, sino que se suma a ellas. Siguen vigentes el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación), la Ley del IVA y demás disposiciones sobre contenido de la factura, plazos de expedición, etc. El RD 1007/2023 (Verifactu) añade requisitos sobre cómo debe comportarse el programa de facturación, centrándose en los aspectos de integridad, trazabilidad y posibles envíos a la AEAT. Por tanto, debes cumplir con ambas capas: la “tradicional” (datos mínimos, plazos, conservación de facturas) y la “tecnológica” de Verifactu (encadenamiento, huella, QR…). Cualquier software que quieras usar debe reflejar ambos grupos de obligaciones.

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¿Por qué dicen que Verifactu refuerza la confianza en la factura emitida?

Porque cada factura queda asociada a un registro inalterable y, a través del código QR, puede verificarse que realmente existe en el sistema del emisor. Con la huella digital, cualquier cambio posterior se detectaría. Esto evita la sospecha de “¿habrá borrado luego la factura para no declarar ese ingreso?”.

Además, si utilizas la modalidad VERIFACTU, la AEAT recibe los datos de la factura en el momento de emisión y queda constancia casi instantánea. El cliente/destinatario puede escanear el QR y ver que esa factura no es “inventada”. Esto aumenta la credibilidad del negocio frente a clientes y ante la Administración.

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¿Qué pasa si facturo a clientes extranjeros? ¿También debo usar Verifactu?

La obligación se basa en tu situación como emisor. Si estás en territorio de régimen común y no estás en SII ni en foral, debes cumplir Verifactu con independencia de si tu cliente reside en España o en otro país. El objetivo de la normativa es controlar la facturación de quien tributa bajo la AEAT, no la residencia del destinatario. Así que, aunque tus ventas sean mayoritariamente a otros países de la UE o fuera de ella, el sistema de facturación (SIF) que uses debe ajustarse al reglamento para las facturas que emites como empresa española (de régimen común).

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¿Qué pasa con las comunidades de bienes o similares?

Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes) también están obligadas a expedir facturas por las operaciones realizadas en el ejercicio de sus actividades económicas. Por ello, si utilizan un software para emitir esas facturas, deben asegurarse de que esté adaptado a Verifactu. La ley no hace una distinción específica para estas formas de organización. Como cualquier otro sujeto pasivo que deba facturar, si no están en SII ni exentos de la obligación de expedir facturas, han de cumplir el reglamento para sus facturas electrónicas o impresas por medios informáticos.

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¿El reglamento de Verifactu me obliga a darme de alta en algún censo especial?

Verifactu no crea un censo adicional. La obligación de alta censal se refiere al modelo 036/037 para empresarios y profesionales. El RD 1007/2023 solo indica que, si emites facturas por software, debes usar uno que cumpla las especificaciones de integridad y trazabilidad. No tienes que declarar a Hacienda qué programa usas, ni inscribirlo en un registro previo. Lo que sí existe es la declaración responsable del productor de software. El fabricante emite un documento diciendo que su programa cumple los requisitos, pero no hay un censo de usuarios que se “apunte” al reglamento.

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¿Cuál es la diferencia entre “Verifactu” y “TicketBAI” del País Vasco?

TicketBAI es el sistema impulsado por las Haciendas forales vascas (Álava, Guipúzcoa y Vizcaya). Aunque su objetivo también es asegurar la trazabilidad y evitar el fraude, se rige por normativa foral y no estatal. Las obligaciones son similares: los softwares deben generar un fichero con huella y enviarlo a la Hacienda foral. Sin embargo, cada Hacienda foral ha regulado TicketBAI con su calendario y sus detalles concretos.

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¿Debo guardar copias en papel de todo, además de usar el software?

No es obligatorio si tienes un SIF que garantice la conservación electrónica de las facturas durante el plazo legal (generalmente 4 años, ampliable en ciertos supuestos). La normativa te permite guardar los documentos de forma digital siempre que asegures su accesibilidad y legibilidad en caso de una inspección. La mayoría de negocios optan por almacenamiento digital para ahorrar espacio y mejorar la organización. Si, por otro lado, trabajas con facturas manuales, obviamente deberás guardar el papel. En la modalidad VERI*FACTU, la AEAT también cuenta con copia de los registros, pero nunca dejes de responsabilizarte tú de tu propio archivo. Lo esencial es poder demostrar la validez de tus facturas si en algún momento Hacienda te las requiere.

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¿Qué multas se recogen en la ley antifraude?

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La Ley 11/2021 (conocida como “ley antifraude”) introdujo en la Ley General Tributaria (LGT) sanciones específicas:

150.000 €

150.000 €

Para fabricantes o comercializadores de software: multa de 150.000 euros fijos por cada ejercicio y por cada tipo de sistema que no cumpla. Además, si debían certificarlo y no lo hicieron, la sanción es de 1.000 euros por sistema comercializado sin certificar.

50.000 €

50.000 €

Para usuarios del software: multa de 50.000 euros por ejercicio si emplean sistemas que no cumplan la norma y permitan alterar facturas. Estas cuantías reflejan la importancia de que los sistemas informáticos de facturación (SIF) sean seguros e inalterables.

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¿Necesito un certificado digital para emitir facturas con Verifactu?

Para el uso del sistema VERIFACTU necesitarás autenticarte ante la AEAT para el envío en tiempo real de tus registros de facturación. Esto se suele hacer mediante un certificado electrónico de la FNMT u otro proveedor de confianza.

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¿UnycopWin y Unycop Next están preparados para enviar datos a Verifactu?

Tanto UnycopWin como Unycop Next están preparados para el envío de datos a la AEAT. Se podrá realizar el envío de forma voluntaria con nuestro programa de gestión a partir del 29/07/2025 y en 2026 de forma obligatoria en los plazos que se han comentado anteriormente para las farmacias y S.L.

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¿Es necesario realizar copias de seguridad en el programa de gestión?

Aunque deja de ser necesario y obligatorio guardar copia de los registros de venta, sigue siéndolo para cuestiones como las sanitarias, Protección de Datos y gestión de la farmacia, entre otros. Te recordamos que Unycop Guardian realiza las copias de seguridad de forma automática y sin interrumpir tu trabajo, evitando posibles olvidos y cumpliendo el RGPD.

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Reglamento de la Ley Antifraude

Por este nombre conocemos al Reglamento de la Ley Antifraude, Real Decreto 1007/2023, por el que se establecen los requisitos que debe adoptar el software de facturación de empresarios y profesionales. Su objetivo es estandarizar los formatos de los registros de facturación y ampliar el control sobre dicha facturación para impedir el fraude fiscal.