Matrix Documental TRD

Bienvenidos al sistema

Matrix Documental TRD

Prepárate para conectar con la red que organiza toda la información de tu área.Este módulo te enseñará a navegar con las *TRD: Son una herramienta clave para mantener el orden y controlar la vida de los documentos. *Tablas de Retención Documental

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Cada serie documental es una ruta. Tú decides el camino.

3. Series, subseries y tipos documentales

1. ¿Qué es un documento en este universo digital?

2. ¿Qué es un documento en este universo digital?

4. ¿Qué es una TRD y para qué sirve?

5. ¿Qué información tiene una TRD?

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Cada serie documental es una ruta. Tú decides el camino.

6. ¿Por qué se crea una TRD?

7. Pasos para construir una TRD

8. Agente del orden documental

Domina el código. Protege la información. Organiza el sistema.

¿Por qué necesitas ver esta capacitación?

En un entorno donde los datos fluyen sin pausa, cada clic genera información valiosa.La Tabla de Retención Documental (TRD) te ayuda a darle forma, sentido y control a esa información.

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Todo lo que haces, deja huella

¿Qué es un documento en este universo digital?

En este sistema, cada acción genera un registro.Ese registro, en cualquier formato, es un documento. Y como tal, debe ser gestionado, clasificado y resguardado.

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Clasificación estructurada: el corazón del sistema

Series, subseries y tipos documentales

En la Matrix documental, nada está al azar. La clasificación es clave.Por eso usamos estructuras que organizan los documentos según su función y origen.

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TRD: La matriz que organiza el universo documental

¿Qué es una TRD y para qué sirve?

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son el mapa del sistema de información.Nos permite saber qué documentos existen, cuánto tiempo deben conservarse y cuál es su ciclo de vida.

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Cada documento tiene su tiempo… y su lugar

¿Qué información encuentras en una TRD?

La TRD define el tiempo de retención de los documentos en cada fase del sistema:Archivo de Gestión: Documentos que usas a diario. Archivo Central: Ya no se usan constantemente, pero deben conservarse. Archivo Histórico: Se guardan para siempre. Contienen valor institucional.

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Las razones del sistema: por qué esto importa

¿Por qué crear y actualizar una TRD?

Una TRD: es una herramienta estratégica.Organización y eficiencia: localizas lo que necesitas sin perder tiempo. Cumplimiento legal: garantiza que actuamos bajo las normas y leyes vigentes. Ahorro de recursos: evitas guardar lo innecesario y optimizas el espacio físico y digital. Preservación de la memoria institucional: proteges la historia de lo que hacemos. Control total de la información: sabes qué tienes, dónde está y qué debes hacer con ello.

En otras palabras, una TRD hace que el sistema funcione como debe.

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Programa el sistema paso a paso

Pasos para crear una TRD

Construir una TRD es como escribir el código que organiza la Matrix. Estos son los pasos para hacerlo:1️⃣ Identifica las funciones de tu área. Todo parte de lo que haces: cada actividad genera documentos. 2️⃣ Agrupa documentos por series. Reúne los documentos similares en propósito y función.

Conoce más pasos aquí

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Desbloquea el poder de la información

Conviértete en agente del orden documental

Ahora que conoces la TRD, sabes que no estás frente a simples documentos…Estás frente a evidencia, a memoria, a control.

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Fin

Serie documental: Conjunto de documentos generados por una misma área para un fin específico. Ej: contratos, informes, hojas de vida.Subserie documental: Agrupación más específica dentro de una serie. Ej: contratos de prestación de servicios, informes de gestión. Tipo documental: Es el documento puntual. Tiene nombre, propósito y contenido definido. Ej: propuesta de contrato, hoja de vida actualizada. Esta clasificación permite automatizar, conservar y decidir el destino de la información.

Además, especifica:Niveles de acceso: quién puede consultar el documento. Formato: si está en físico, digital o híbrido. Sistema: dónde se encuentra almacenado (plataforma, carpeta, base de datos).

En esta capacitación:

• Aprenderás qué es un documento y por qué todos producimos registros importantes.
• Conocerás cómo clasificar, conservar y eliminar documentos de manera correcta.
• Entenderás cómo construir una TRD paso a paso, con base en las funciones de tu área.

Todo esto para que seas parte activa del sistema, no solo un usuario más.

• Formato físico: papeles, fotografías, libros, expedientes.
• Formato digital: PDFs, hojas de cálculo, videos, audios, correos.

Además, los documentos pueden ser:

• Audiovisuales
• Visuales
• Escritos

Comprender qué es un documento es el primer paso para tomar control sobre la información. No es solo papel: es evidencia, memoria y poder.

La TRD organiza todos los documentos por:

• Función (lo que hacen)
• Contenido (de qué tratan)
• Formato (cómo existen: físico, digital o híbrido)
• Acceso (quién puede verlos y dónde se almacenan)

Gracias a ella, evitamos el caos, cumplimos la ley y cuidamos la historia de nuestra organización.

3️⃣ Detalla subseries y tipos documentales.Clasifica con más precisión según el contenido específico. 4️⃣ Asigna el valor documental. ¿Tiene valor legal, contable, administrativo, fiscal o histórico? 5️⃣ Define el tiempo de retención. ¿Cuánto tiempo deben conservarse en cada fase del archivo? 6️⃣ Decide el destino final.

• Conservar
• Eliminar
• Digitalizar
• Seleccionar una muestra

7️⃣ Elabora y aprueba la TRD. Se oficializa con el área productora y el Comité de Archivo.

Ser un agente del orden documental es tener el poder de:

• Proteger la historia de Inter Rapidísimo
• Optimizar tu trabajo
• Cumplir la ley
• Usar el tiempo con inteligencia

¡Tú no solo gestionas archivos… mantienes el equilibrio del sistema!