Acuerdo 042 de 2002

ley 594 de 2000

Es la normativa colombiano que regula la gestión documental en el pais. Esta ley establece los principios y normas para la creación, conservación, organización y consulta de documentos públicos y privados de interés público.

Acuerdo 042 de 2002

Tiene como objetivo regular la gestión documental en las estidades públicas del pais, con el fin de garantizar la conservación, organización y acceso a los documentos públicos.

ARTÍCULO 5

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Consulta de documentos. El acceso a los documentos de archivo puede ser solicitado por dependencias o ciudadanos, siempre que la información no sea reservada. Las copias deben ser autorizadas por el jefe de oficina o delegada. Usted debe llegar a un registro de préstamos y consultas.

Objeto. establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión en las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas de acuerdo con los artículos 8 y 9 de la ley de 594 del 2000.

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Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus tablas de retención documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Cuando un expediente se traslada a otra dependencia como préstamo, debe registrarse la fecha, identificación del expediente, número de folios, nombre y cargo, y de quién lo retira, y el plazo para su devolución. Si vence el plazo, el responsable de la dependencia productora debe exigir su devolución inmediata.

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Las unidades administrativas de cada entidad deben encargarse de organizar, conservar y controlar los archivos de gestión, siguiendo la tabla de retención documental y la normativa archivística. El jefe de cada unidad es responsable de la organización, consulta y conservación y custodia de los archivos.

Inventario documental:Las entidades de la Administración Pública deben usar el Formato Único de Inventario Documental para organizar y registrar sus archivos. Este formato debe diligenciarse correctamente y acompañar cualquier transferencia de documentos entre archivos o dependencias, garantizando su adecuada administración

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ARTÍCULO 8

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental asegurando la correcta identificación, foliación, orden físico y transferencia de los documentos. Cada carpeta unidad debe estar claramente marcada para facilitar su ubicación, consulta y conservación siguiendo criterios técnicos definidos por el Archivo General de la Nación.

El presente Acuerdo apartir de la fecha de su expedición.

TÍTULO VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.

Este título habla de cómo llevar a cabo la función archivística en las entidades públicas. Es decir, define cómo debe crear, manejar, organizar, conservar y disponer los documentos archivísticos.

TÍTULO IX

ARCHIVOS PRIVADOS

Archivo privado es un conjunto de documentos pertenecientes a personas jurídicas o naturales donde los propietarios o poseedores obtenedores de documentos o archivos de cierta significación histórica deberán ser inscritos en los registros.

TÍTILO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Esta ley aborda las normas claves para la organización, gestión y responsabilidad de los archivos públicos y comprende 10 artículos, que tienen como aspectos fundamentales la obligatoriedad de los archivos públicos, responsabilidad institucional, infraestructura y espacios físicos, propiedad y aprovechamiento documental, en caso de su suprisión, fusión o privatización, capacitación del personal archivístico, soportes tecnológicos.

TÍTULO VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

En este capítulo se establece que el Estado debe promover la formación profesional en archivística, a nivel técnico, tecnólogo y universitario, para asegurar que haya personal calificado en las entidades públicas y privadas. Las entidades públicas están obligadas a capacitar continuamente su personal en temas de gestión documental y normativa archivística. Esto mejora la organización, conservación y acceso a los documentos.

TÍTULO VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

Este título habla sobre la importancia de la regulación y protección de los archivos privados, especialmente aquellos que tienen valor histórico e interés público. Establece que los archivos privados pueden hacer parte del patrimonio documental del país. El Archivo General de la Nación puede declarar ciertos archivos privados como patrimonio documental y el Estado puede apoyar a su conservación, pero no puede apropiarse de ellos sin consentimiento.

TÍTULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Este título regula la protección, conservación y acceso al patrimonio documental de Colombia. Declara que hacen parte del patrimonio documental los archivos públicos, los archivos cuidados con funciones públicas o con información de interés público, documentos con valor histórico, científico o cultural. Se prohíbe su destrucción, ocultamiento, alternización o venta, ya que estas acciones pueden ser sancionadas disciplinaria o penalmente.

TÍTULO I

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

Esta ley decide como se manejan los archivos en el Estado y que es aplicado en entidades públicas como privadas. Para los efectos de esta ley se habla de conceptos como: Archivo, archivo público, archivo privado, archivo total, gestión documental, patrimonio documental. Etc.

TÍTILO II

SSITEMAS DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.

En este se establece la estructura y fundamiento del Sistema Nacional de Archivos, que tiene como objetivo principal la organización, conservación y disposición de los archivos públicos y privados de interes público.