Píldora julio

"Escuchar, Comprender y Actuar"

Navegando Juntos hacia la Transformación y Eficiencia

EMPEZAR

"Una universidad que escucha, comprende y responde a las voces de sus partes interesadas, es una universidad que transforma realidades con sentido y calidad."

PARTES INTERESADAS

Son todos los individuos, grupos o entidades que pueden afectar, verse afectados o percibirse como afectados por las decisiones, actividades, servicios o resultados de la Universidad.

Divididas por naturaleza

Internas:

• Estudiantes
• Docentes
• Administrativos
• Egresados
• Alta dirección

Entre otras.

Externas:

• Ministerio de Educación Nacional
• Comunidad del entorno
• Aliados estratégicos
• Familias
• Empleadores

Entre otras.

¿Necesidades o Expectativas?

¡Aprendamos a diferenciarlas y gestionarlas!

¿Qué son las necesidades y expectativas de las partes interesadas?

Las necesidades son requisitos fundamentales que las partes interesadas requieren para operar o cumplir su rol en relación con la Universidad.

Las expectativas, en cambio, son deseos, intereses o aspiraciones que aunque no sean obligatorios, aportan valor y fortalecen el compromiso.

diferencias entre NECESIDAD Y EXPECTATIVa

Característica

Necesidad

Expectativa

• Obligatoria para el funcionamiento o cumplimiento del deber

• Recibir información veraz y actualizada

• Se debe cumplir sí o sí

• Esencialidad

• Ejemplo

• Gestión

• Acompañamiento vocacional y bienestar

• Que los informes lleguen acompañados de videos explicativos

• Se puede priorizar según recursos, impacto o relevancia

Resumen conceptos técnicos clave

Concepto

Definición breve

Ejemplo Universidad Luis Amigó

• Grupo o persona que afecta o es afectado por la universidad

• Algo que debe garantizarse

• Algo que se espera recibir

• Nivel de impacto sobre el cumplimiento de la misión, estrategia o servicios

• Acción que se toma para atender la necesidad o expectativa

• Evaluar cómo se están cumpliendo esas necesidades/expectativas y mejorar

• Ministerio de Educación Nacional

• Infraestructura tecnológica para la docencia

• Tener docentes con alto carisma amigoniano

• Alta, media, baja

• Creación de portales de servicios a estudiantes

• Encuestas, foros, análisis de PQRSF

• Parte interesada

• Necesidad

• Expectativa

• Relevancia

• Gestión

• Seguimiento y retroalimentación

Ejemplos desde nuestra Universidad:

• Consejo Superior

* Necesidad: Información clara y veraz sobre el estado institucional.* Expectativa: Que los informes sean concretos, oportunos y útiles para la toma de decisiones.

• Docentes

* Necesidad: Capacitación continua en nuevas didácticas. * Expectativa: Mejores oportunidades de ascenso en el escalafón.

• Estudiantes en práctica

* Necesidad: Cumplir con el requisito académico. * Expectativa: Posibilidad de vinculación laboral posterior. Entre otros.

• Uso del formato FO-DE-011
• Matriz institucional

Identificar

• Diferenciar necesidades vs expectativas
• Aplicación método PLU (Poder, Legitimidad, Urgencia)

Analizar

GESTIÓN DE PARTES INTERESADAS

Planificar acciones

• Integración a políticas y planes institucionales
• Ej.: Capacitación docente → plan de formación

• Asignación de responsables
• Medios de verificación: actas, indicadores

Implementar

Evaluar y mejorar

• Encuestas, PQRSFA, comités
• Ajuste a estrategias con base en resultados

RESULTADOS Y VALOR AGREGADO

¿Por qué es importante esto?

• Cumple requisitos legales y normativos

• Mejora la relación con la comunidad

• Promueve la mejora continua

• Alinea con el PDE y misión institucional

"las necesidades y expectativas no son solo datos: son brújulas que orientan nuestro camino hacia la excelencia educativa"