La visioconférence avec Microsoft Teams

La visioconférence

avec Microsoft Teams

Guide d'utilisation

DÉMARRER

Crédit © 2025

Sommaire

Se connecter à Teams

01

Rejoindre une visioconférence

02

Foire aux questions

Créer une visioconférence

03

Animer une réunion ou un cours

04

Consulter les ressources de la visioconférence

05

Les bonnes pratiques de protection des données personnelles (RGPD)

06

FAQ

Combien de participants peuvent rejoindre une réunion Teams ?

Est-ce que les participants peuvent rejoindre une réunion sans compte Microsoft ?

Peut-on programmer des réunions récurrentes ?

Comment enregistrer une réunion ?

Peut-on réaliser des réunions avec un lien permanent ?

Peut-on avoir un compte-rendu généré par l’IA ?

J’ai participé à une visio Teams, mais je ne retrouve pas les documents partagés pendant la visio. Comment les retrouver ?

Peut-on désactiver les micros/caméras des participants à distance ?

Peut-on donner à un participant le droit de partager son écran pendant la visioconférence ?

Je participe à une visioconférence et pendant cette réunion, je ne trouve plus l’interface Teams (onglet calendrier…).

Vous avez d'autres questions ?

CONTACTER LE SUPPORT

Est-ce que les participants peuvent rejoindre une réunion sans compte Microsoft ?

Oui, ils sont considérés comme des invités. On peut les inviter avec leur adresse e-mail ou leur envoyer le lien.

Rejoindre une visioconférence

Peut-on programmer des réunions récurrentes ?

Oui, lorsque vous créez une réunion, vous pouvez choisir que la réunion se répète.

Créer une visioconférence

Peut-on réaliser des réunions avec un lien permanent ?

Non, mais vous pouvez créer des réunions récurrentes. Inviter les personnes directement dans la réunion vous évite d'envoyer le lien aux participants, ces derniers peuvent utiliser le calendrier pour la réjoindre.

Planifier une visioconférence

Peut-on désactiver les micros/caméras des participants à distance ?

Oui, il faut cliquer sur Participants, puis sur les 3 points à côté du nom du participant concerné, et cliquer sur :  Désactivez le micro du participant  : pour couper le micro d’un participant et lui laisser le droit de le rouvrir plus tard. Désactiver le micro : pour couper le micro d’un participant sans possibilité pour lui de le rouvrir plus tard. Dans ce cas, c’est à l’organisateur de lui redonner l’autorisation de rouvrir son micro. Désactiver la caméra. Voir la réponse en image

Il est également possible de couper le micro de l’ensemble des participants pendant la visioconférence : Cliquer sur  Autre (1), puis sur Paramètres (2) et Options de la réunion (3). Dans l’onglet Participation , vous pouvez désactiver les micros et les caméras de l’ensemble des participants. Voir la réponse en image

Peut-on donner à un participant le droit de partager son écran pendant la visioconférence ?

Oui, il faut cliquer sur  Participants , puis sur les 3 points à côté du nom du participant concerné, et cliquer sur Désigner comme présentateur . Voir la réponse en image :

Combien de participants peuvent rejoindre une réunion Teams ?

Une réunion Teams peut accueillir jusqu’à 300 personnes.

Comment enregistrer une réunion ?

L’enregistrement peut également être démarré pendant la réunion en cliquant sur les 3 points, puis sur Enregistrer et transcrire et sur Démarrer l’enregistrement. Voir la réponse en image :

Planifier une visioconférence

Peut-on avoir un compte-rendu généré par l’IA ?

Non, la licence A1 ne permet pas d’utiliser l’IA. Vous pouvez récupérer la transcription de la réunion, puis demander à une IA de rédiger un compte-rendu.

J’ai participé à une visio Teams, mais je ne retrouve pas les documents partagés pendant la visio. Comment les retrouver ?

Si vous avez participé à cette visioconférence en étant connecté à votre compte, vous retrouverez tous les éléments partagés dans l’onglet “Conversation”. Si vous n’étiez pas connecté à votre compte, vous étiez considéré comme un invité et vous ne pouvez pas y accéder.

Consulter les éléments partagés pendant une visioconférence

Je participe à une visioconférence et pendant cette réunion, je ne trouve plus l’interface Teams (onglet calendrier…).

Rejoindre une visio depuis l’application de bureau ouvre 2 fenêtres, celle de la visioconférence et celle de l’application. Dans la barre des tâches, survoler Teams avec votre souris pour voir les 2 fenêtres Teams ouvertes et cliquer sur celle que vous souhaitez afficher. Voir la réponse en image :

SE CONNECTER À TEAMS

CONNEXION À PARTIR D’UN NAVIGATEUR WEBLa connexion à Teams Microsoft 365 se fait via le lien suivant : https://teams.microsoft.com/… lire la suite

SE REPÉRER DANS L’INTERFACELes différents modules sont accessibles depuis le ruban latéral, tels que l’onglet conversation ou ... lire la suite

CONNEXION À PARTIR D'UN NAVIGATEUR WEB

La connexion à Teams Microsoft 365 se fait via le lien suivant :

https://teams.microsoft.com

Saisissez votre identifiant et votre mot de passe : identifiant = prenom.nom@utoulouse.fr mot de passe = mot de passe de votre identifiant institutionnel (abc1234a) Vous êtes désormais connectés à Teams/MS365

SE REPÉRER DANS L'INTERFACE

La barre de recherche (en haut au centre) est un outil de navigation rapide qui permet de :

• Trouver des personnes, conversations ou fichiers ;
• Rechercher dans l’historique des messages ;
• Localiser des documents partagés.

Taper « / » pour accéder aux commandes rapides

Le Ruban latéral de gauche présente différents onglets :

REJOINDRE UNE VISIOCONFÉRENCE

SUIVRE UN LIEN DE VISIOCONFÉRENCE Vous avez reçu un mail d’invitation pour participer à une visioconférence …lire la suite

REJOINDRE UNE VISIOCONFÉRENCE PAR LE CALENDRIER Se connecter à Teams Microsoft 365 https://teams.microsoft.com/… lire la suite

REJOINDRE UNE VISIOCONFÉRENCE INSTANTANÉE Lorsque vous recevez un appel pour une visioconférence instantanée … lire la suite

SUIVRE UN LIEN DE VISIOCONFÉRENCE

Vous avez reçu un mail d’invitation pour participer à une visioconférence et l’organisateur indique le lien de la réunion dans son mail.

Cliquer sur le lien ou le copier-coller dans votre navigateur (Chrome, Edge, Firefox, Safari...). Connectez-vous à votre compte, si ce n’est pas déjà fait.

Penser à autoriser l’utilisation du microphone et de la webcam dans votre navigateur.

Vous êtes à présent connecté(e).

REJOINDRE UNE VISIOCONFÉRENCE PAR LE CALENDRIER

Se connecter à Teams Microsoft 365 :

https://teams.microsoft.com

Depuis le calendrier Teams, cliquer sur la réunion planifiée, puis cliquer sur le bouton "Rejoindre". Enfin, démarrer la visioconférence en choisissant "Rejoindre maintenant".

Penser à autoriser l’utilisation du microphone et de la webcam dans votre navigateur.

REJOINDRE UNE VISIOCONFÉRENCE INSTANTANÉE

Lorsque vous recevez un appel pour une visioconférence instantanée, si vous êtes connecté(e) à Teams, vous recevez une notification dans laquelle vous pouvez répondre en cliquant sur l'icône téléphone.

Penser à autoriser l’utilisation du microphone et de la webcam dans votre navigateur.

CRÉER UNE VISIOCONFÉRENCE

PLANIFIER UNE VISIOCONFÉRENCE Dans l'interface de Teams, choisir l'icône "calendrier" dans le ruban … lire la suite

RECUPÉRER LE LIEN D'UNE VISIOCONFÉRENCE PROGRAMMÉE Pour récupérer le lien de la visioconférence et l’envoyer par e-… lire la suite

MODIFIER UNE VISIOCONFÉRENCE DÉJÀ CRÉEE Depuis le calendrier Cliquer sur la réunion, puis sur « Modifier »… lire la suite

CRÉER UNE VISIOCONFÉRENCE INSTANTANÉE La visioconférence instantanée fonctionne uniquement avec les . …lire la suite

CRÉER UNE VISIOCONFÉRENCE INSTANTANÉE

La visioconférence instantanée fonctionne uniquement avec les membres de l’UT. Depuis la conversation, chercher la personne dans la barre de recherche en haut de page, en tapant son nom, puis la sélectionner. Cliquer sur l'icône téléphone.

La personne appelée ne peut répondre que si elle est déjà connectée à Teams. Les personnes connectées apparaissent avec une pastille de couleur.

PLANIFIER UNE VISIOCONFÉRENCE

PROGRAMMER LA VISIOCONFÉRENCE

CONFIGURER LA VISIOCONFÉRENCE

LES RÔLES DES USAGERS

MODIFIER UNE VISIOCONFÉRENCE PROGRAMMÉE

Depuis le calendrier Cliquer sur la réunion, puis sur « Modifier » afin de changer les éléments dans « Détails » et « Options de la réunion ». Puis cliquer sur « Envoyer une mise à jour ».

RÉCUPÉRER LE LIEN D'UNE VISIOCONFÉRENCE PROGRAMMÉE

Pour récupérer le lien de la visioconférence et l’envoyer par e-mail, il faut se rendre dans le calendrier. Cliquer sur la réunion planifiée. En survolant le lien avec la souris, le bouton copier apparaît à droite. Cliquer dessus pour obtenir le lien de la visioconférence.

Il est recommandé d’inviter nominativement les personnes à la visioconférence, pour que la réunion s’affiche dans leur calendrier Teams.

ANIMER UNE RÉUNION OU UN COURS

UTILISER LE TABLEAU BLANC Pour créer un tableau blanc collaboratif ...lire la suite

Pour partager votre écran, cliquer sur « Partager » en haut à droite. lire la suite

PARTAGER SON ÉCRAN

Poser des questions, faire un sondage... lire la suite

INTÉRAGIR AVEC LES ÉTUDIANTS

PRÉPARER DES SALLES POUR PETITS GROUPES avant la visioconférence Le rôle de gestionnaire de salles pour petits ... lire la suite

AFFECTER LES USAGERS DANS DES SALLES POUR PETITS GROUPES — durant la visioconférence Le rôle de gestionnaire de salles pour petits groupes ... lire la suite

INTÉRAGIR AVEC SES ÉTUDIANTS :

POSER DES QUESTIONS, FAIRE UN SONDAGE

Dans la visioconférence, commencer par ajouter l’application Polls à la réunion. Pour cela, cliquer sur « Applications » , puis choisir « Polls » et cliquer sur « ajouter ».Une fois l’application ajoutée, « Polls » apparait en haut dans la barre d’outils. Cliquer sur Polls pour l’ouvrir.

En cliquant sur « Nouveau sondage », vous pourrez choisir entre 5 types de questions :

• Choix multiple ;
• Choix unique (questionnaire) ;
• Classement (ordonner des éléments) ;
• Nuage de mots ;
• Notation ( échelle de Likert).

Choix multiple

Choix unique : questionnaire

PARTAGER SON ÉCRAN

Pour partager votre écran, cliquer sur « Partager » en haut à droite. Vous pourrez alors choisir de partager votre écran, fenêtre ou onglet en cliquant sur « Écran », « Fenêtre » ou « Onglet » :

• Partager son écran : les participants verront tout ce qui s'affiche sur votre écran.

• Partager sa fenêtre : vous devez choisir quelle fenêtre partager parmi celles ouvertes. Tous les onglets de la fenêtre partagée seront visibles.

• Partager un onglet : seul l'onglet partagé sera affiché aux participant, même si le présentateur en regarde un autre.

Vous pouvez également partager un fichier présent sur votre ordinateur en cliquant sur « Rechercher sur mon ordinateur ».

UTILISER LE TABLEAU BLANC

Pour créer un tableau blanc collaboratif ou en partager un déjà existant, cliquer sur Partager en haut à droite. Sélectionner Microsoft Whiteboard. Choisir qui peut modifier le tableau blanc, vous seul ou tout le monde. Plusieurs modèles vous sont alors proposés. Les catégories des modèles proposés sont à gauche. Vous pouvez commencer un tableau blanc vierge, sans utiliser de modèle, en cliquant sur Commencer avec un canevas vide en haut à droite. Le nom de votre tableau blanc portera le nom de la réunion. Il pourra être renommé plus tard. Vous trouverez en bas de page, la barre d’outils du tableau blanc. En haut à gauche, vous trouverez le nom de votre tableau et l’accueil (icône maison) qui vous permettra de retrouver tous vos tableaux créés dans toutes vos visioconférences.

PRÉPARER DES SALLES POUR PETITS GROUPES

avant la visioconférence

Le rôle de gestionnaire de salles pour petits groupes peut être donné à un présentateur.

ACCÉDER AUX PARAMÈTRES DES SALLES PRIVÉES

PARAMÉTRER LES SALLES

CRÉER LES SALLES POUR PETITES GROUPES

AFFECTER LES PARTICIPANTS DANS LES SALLES

CONTACTERLE SUPPORT

La création de salles pour petits groupes nécessite l’application de bureau Teams et le rôle d’organisateur de la réunion ou de gestionnaire de salles pour petits groupes.

AFFECTER LES USAGERS DANS DES SALLES POUR PETITS GROUPES

— Durant la visioconférence

Le rôle de gestionnaire de salles pour petits groupes peut être donné à un présentateur.

CRÉER DES SALLES ET AFFECTER LES PARTICIPANTS

GÉRER LES SALLES CRÉEES

COMMUNIQUER AU SEIN DES SALLES OUVERTES

CONTACTERLE SUPPORT

La création de salles pour petits groupes nécessite l’application de bureau Teams et le rôle d’organisateur de la réunion ou de gestionnaire de salles pour petits groupes.

Pour l'installation, CONTACTER LE SUPPORT

CONSULTER LES RESSOURCES DE LA VISIOCONFÉRENCE

CONSULTER LES ÉLÉMENTS PARTAGÉS LORS DE LA VISIOCONFÉRENCE Des fichiers ont été partagés pendant la visioconférence et vous souhaitez y accéder… lire la suite

ACCÉDER À L'ENREGISTREMENT DE LA VISIOCONFÉRENCE La visioconférence a été enregistrée et vous souhaitez y accéder… lire la suite

CONSULTER LES ÉLÉMENTS PARTAGÉS

Dans l’onglet conversation, chercher celle qui porte le nom de la réunion. En cliquant sur cette conversation, vous trouverez : • les messages échangés pendant la visioconférence ; • les fichiers partagés ; • le tableau blanc (si vous avez activé ces options) ; • l’enregistrement de la réunion et sa transcription (si vous avez activé ces options) ; • l’état de présence est visible pour l’organisateur uniquement. Il indique les noms des personnes ayant participé à la visioconférence.

Pour retrouver plus facilement les éléments partagés, utilisez les onglets "Partagé", "Récapitulatif" ou "Présence".

ACCÉDER À L'ENREGISTREMENT

L’onglet « Conversation » affiche l’enregistrement de la réunion s’il a été lancé, ainsi que sa transcription. Il n'y a pas de compte-rendu rédigé par l'IA, mais vous pouvez utiliser la transcription de la réunion pour le générer avec une IA.

Les bonnes pratiques de protection des données personnelles

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Les bonnes pratiques de protection des données personnelles

CRÉER DES SALLES ET AFFECTER LES PARTICIPANTS

• Cliquer sur "Salles pour petits groupes" pour faire apparaître les options de création de salles.

• Définir le nombre de salles à créer.

• Attribuer les participants (automatiquement, manuellement ou en laissant les participants choisir leur salle).

• Cliquer sur “Créer des salles”.

COMMUNIQUER AU SEIN DES SALLES OUVERTES

Il est possible d’envoyer un message aux participants répartis dans les salles pour petits groupes. Pour cela, cliquer sur l'icône de mégaphone, rédiger votre message puis cliquer sur ”Envoyer”.

CRÉER LES SALLES POUR PETITS GROUPES

• Créer des salles en cliquant sur “Créer des salles”.
• Déterminer le nombre de salles pour petits groupes à créer et cliquer sur “Ajouter des salles”.

LES RÔLES DES USAGERS

• L’organisateur : il possède tous les droits et cette personne ne peut pas être modifiée. C’est la personne qui crée la réunion.

• Le co-organisateur : il dispose des mêmes droits que l’organisateur.

• Le présentateur : il peut partager son écran. Il ne peut ni gérer les salles pour petits groupes (salles privées) ni modifier les options de la réunion.

• Le participant : il peut utiliser la conversation pour échanger et utiliser les applications ouvertes par l’organisateur comme le tableau blanc ou un sondage.

PROGRAMMER LA VISIOCONFÉRENCE

Dans l’interface Teams, choisir l’icône calendrier dans le ruban latéral situé sur la gauche. Pour programmer une visioconférence, 2 possibilités :

• Cliquer sur le bouton en haut à droite ; ou • Cliquer dans le calendrier sur le créneau sur lequel vous souhaitez programmer la visioconférence.

CONFIGURER LA VISIOCONFÉRENCE

• Ajouter le nom/titre de votre réunion.
• Sélectionner les participants afin que l’invitation leur soit transmise.

Pour inviter une personne externe à l’Université de Toulouse, il faut ajouter son adresse mail dans les participants.Les personnes disposant du lien pourront rejoindre la visioconférence, même si leur nom n’a pas été ajouté à lors de la création.

• Préciser la date et l’heure.
• Cliquer sur "Autres options": Choisir qui peut contourner la salle d’attente et rejoindre la visioconférence sans autorisation préalable.
• Attribuer des rôles aux participants : il faut d’abord ajouter les noms des participants à la réunion pour pouvoir leur attribuer un rôle de co-organisateur ou présentateur. Pour sécuriser au maximum votre visioconférence, il est conseillé de choisir « Organisateurs et co-organisateurs uniquement ».
• Vérifier les informations puis, cliquer sur « Envoyer ».

ACCÉDER AUX PARAMÈTRES DE SALLES PRIVÉES

Au préalable, vous devez créer votre réunion et inviter les participants.

• Depuis le calendrier, cliquer sur la visioconférence programmée et sur “Modifier”.
• Cherchez dans le ruban “Salles pour petits groupes”.
• Cliquez sur "créer des salles".
• Choisir le nombre de salles puis cliquer sur "ajouter".
• Accéder aux paramètres en cliquant sur la roue crantée.

AFFECTER LES PARTICIPANTS DANS LES SALLES

Affecter les participants dans les salles :

• cliquer sur “Attribuer des participants”, choisir d’assigner les participants automatiquement ou manuellement.

• Cliquer sur “Suivant”.

• Si vous avez choisi manuellement, vous devez affecter les participants aux différentes salles.

• Cliquer sur "Enregistrer".

GÉRER LES SALLES CRÉEES

L'organisateur ouvre et ferme les salles à tout moment.

• Cliquer sur “Ouvrir les salles”. Les participants affectés rejoignent leur salle.

Les paramètres de chaque salle sont accessibles en cliquant sur les 3 points, à côté du nom de la salle (Rejoindre, Renommer; Fermer).

• Pour fermer toutes les salles, cliquer sur “Fermer les salles”.

PARAMÉTRER LES SALLES

Vous pouvez :

• Assigner des présentateurs pour gérer les salles :

l’organisateur peut déléguer la gestion des salles à une personne qui a le rôle de présentateur dans la réunion.

• Définir une limite de temps :

si une durée est définie, les participants retourneront tous dans la salle principale automatiquement lorsque le délai sera écoulé.

• Déplacer automatiquement les personnes vers les séances ouvertes

• Autoriser les utilisateurs à choisir leurs propres salles

• Permettre aux utilisateurs de revenir à la réunion principale

• Choisir les paramètres de votre visioconférence et cliquer sur “Enregistrer”.