#21. - FULL - Objectifs et FdR - Intro

Module

21

Manager par l'intention

• Identifier les concepts fondamentaux du management par l’intention ou comment formuler une intention claire (le “quoi” et le “pourquoi”) et laisser aux équipes le soin de déterminer le “comment”.
• Identifier les concepts fondamentaux de la méthode OKR, y compris les différences entre 'Objectif', 'KPI', et 'Résultat Clef'.
• Expliquer comment les OKRs facilitent l'alignement des équipes et l'atteinte des objectifs stratégiques.
• Appliquer la méthode OKR pour définir des objectifs, indicateurs clefs de performance et résultats clefs pour un projet ou un département spécifique.
• Mettre en œuvre un dispositif de suivi collaboratif des OKR et des actions associées dans le cadre de son activité.

Objectifs du module

• Concepts associés au Management par l'intention
• Fondamentaux des OKR
• Les super-pouvoirs des OKR

• Comprendre les objectifs
• Comprendre les résultats-clefs
• Briefer l'équipe
• Suivre l'action
• Débriefer l'équipe

ProgrammeModule #21

Séquence

21.1

Le Management par l'intention

Principes clefs du Management par l'intention

Le management par l’intention est un mode de management qui vise à donner du sens et à favoriser l’autonomie des collaborateurs, plutôt que de leur prescrire en détail ce qu’ils doivent faire. Il s’agit de formuler une intention claire (le “quoi” et le “pourquoi”) et de laisser aux équipes le soin de déterminer le “comment”.

Expliquer l'intention stratégique

Expliquer l'intention stratégique

Donner de l’autonomie dans l’exécution

Expliquer l'intention stratégique

Faire confiance et accepter l’adaptation

Encourager la prise d’initiative

Avez-vous une idée de l'origine ?

Exemples comparatifs

Management par l'intention

Situation

Management directif

“Notre objectif est d’améliorer la satisfaction client. Que proposes-tu pour réduire les réclamations de 20% ce mois-ci ?”

Un responsable veut réduire les réclamations clients

“Appelle tous les clients mécontents d’ici la fin de semaine.”

“Je veux que cette zone soit sans risque pour les opérateurs d’ici la fin du trimestre. Trouvons les meilleures solutions ensemble.”

Un directeur souhaite améliorer la sécurité

“Installe des barrières ici et là.”

"Objectif aujourd'hui : 95% des livraisons faites à l’heure pour améliorer la satisfaction des clients. Je vous fais confiance pour analyser ce qui freine aujourd’hui la ponctualité et proposer les ajustements nécessaires."

Un responsable logistique veut améliorer la ponctualité des livraisons

"Modifie les tournées pour qu’elles commencent toutes à 6h30 et impose un délai maximal de 30 minutes par arrêt."

Exercice : Mettez dans l'ordre les modes managériaux

Ce que fait le Manager

Type de Management

1. Directif

2. Participatif

3. Par objectifs

4. Par l'intention

Conditions de réussite

L’intention doit être clairement exprimée, compréhensible et partagée

L’environnement doit permettre la prise de risque (droit à l’erreur)

Les collaborateurs doivent être suffisamment compétents et matures pour gérer l’autonomie

Le Manager doit être capable de lâcher prise, tout en restant présent pour soutenir et clarifier

Manager par l’intention, c’est donner un cap clair sans dicter le chemin.

On formule une finalité et on laisse de la liberté d’action. On stimule l’autonomie, la responsabilisation et l’initiative

Manager par l'intention grâce aux OKR

La méthode OKR (Objectives & Key Results) répond parfaitement à cette philosophie :

Objectif : Donne une intention claire, inspirante et alignée avec la stratégie.

Résultats Clefs : Définissent comment mesurer les progrès, sans imposer les actions.

La méthode OKR est ainsi un outil structurant pour un management plus responsabilisant et engageant : On ne dit pas quoi faire, on dit ce qu’on cherche à accomplir — et comment on saura qu’on avance.

C'est que nous verrons plus en détails dans les prochaines séquences.

Séquence

Définition Origine Principes clefs Exemples Schéma général Erreurs à éviter

21.2

Fondamentaux de la méthode OKR

OKR : Définition

OKR = Objectives & Key Results

La méthode OKR consiste à définir des ambitieux, aussi motivants que possible, qui seront ensuite déclinés en , chiffrés, mesurables, fournissant des cibles concrètes à atteindre.

objectifs

résultats clés

Pourquoi définir des objectifs ?

Donner une direction claire à l'équipe

Mesurer la performance et le progrès

Motiver et engager les collaborateurs

Responsabiliser et autonomiser l'équipe

Historique des OKR

1970

Au commencement

INTEL

La méthode OKR est devenue LA méthode de fixation des objectifs la plus populaire dans le monde en seulement quelques années

2000

Popularisation

GOOGLE

2020

Déploiement dans le monde entier

PARTOUT

OKR | Pourquoi est-ce plus intéressant que SMART ?

Les caractéristiques des objectifs vont varier en fonction du projet / de l’équipe.

Les critères SMART ne sont plus suffisants…

11

Ils doivent idéalement prendre en compte :

• les valeurs de l’entreprise,
• l’équipe et/ou l’individu,
• l'alignement avec les enjeux de l’entreprise,
• les évolutions de l’environnement.

Principes-clefs des OKR

TRANSPARENCE

RÉVISION RÉGULIÈRE

Permet de s’assurer que les objectifs sont pertinents et que la stratégie est mise en œuvre avec succès. Elle permet également d’identifier les problèmes et les obstacles potentiels pour les résoudre avant qu’ils ne deviennent trop importants.

Permet à toutes les parties prenantes de comprendre les objectifs, les stratégies et les résultats de l’entreprise, créant ainsi un environnement de travail collaboratif et ouvert.

RESPONSABILISATION

Implique de donner à chaque membre de l’équipe la responsabilité de définir et d’atteindre ses objectifs individuels, tout en aidant l’équipe à atteindre ses objectifs globaux.

Exemple d'OKR

Augmenter la cadence de production des avions de 10% d'ici la fin du trimestre sans compromettre les normes de qualité

Résultat-clef #1

Optimiser la production et les coûts opérationnels pour accroître les revenus et la satisfaction des clients

Objectif principal

Réduire les coûts de production par unité de 7% en 6 mois en améliorant l'efficacité des processus de fabrication

Résultat-clef #2

Améliorer le score de satisfaction client de 20% d'ici la fin de l'année en optimisant les délais de livraison

Résultat-clef #3

Les Résultats-clefs sont ensuite déclinés en plan d'actions

Augmenter la cadence de production des avions de 10% d'ici la fin du trimestre sans compromettre les normes de qualité.

Résultat-clef #1

Action #1.2

Action #1.3

Action#1.1

Réduire les coûts de production par unité de 7% en 6 mois en améliorant l'efficacité des processus de fabrication

Résultat-clef #2

Action #2.2

Action #2.3

Action#2.1

Améliorer le score de satisfaction client de 20% d'ici la fin de l'année en optimisant les délais de livraison

Résultat-clef #3

Action #3.2

Action #3.3

Action#3.1

Conseils pour des OKR efficaces

Soyez spécifique

L'utilisation d'OKR peut aider à clarifier les objectifs d'une organisation, à aligner les équipes et à mesurer les progrès. Assurez-vous de les utiliser comme un outil pour guider et non comme un mécanisme punitif.

Rendez-les mesurables

Soyez ambitieux

Alignez les OKR au niveau de l'entreprise

Révisez-les régulièrement

Communiquez-les

Les outils et ressources

Il existe une variété d'outils et de ressources pour suivre les OKR, tels que des tableurs et des logiciels dédiés à la méthode OKR. Ces outils peuvent aider à suivre la progression de l'ensemble des objectifs et à communiquer les résultats à toutes les parties prenantes. Parmi ces outils, on peut citer ASANA, NOTION, MONDAY ou encore TRELLO.

Objectif de l’équipe RH

• 40 nouveaux franchisés potentiels d’ici Mars

Résultats clés

• 500 candidatures avant Janvier
• 60 candidats intéressants d’ici Février
• 40 candidats retenus d’ici le mois de Mars

OKRs cascadés

Objectif de l’entreprise

• Augmenter le nombre de magasins de 20%

Résultats clés

• 40 nouveaux franchisés potentiels d’ici le mois de Mars
• Parmi ces 40 nouveaux franchisés, au moins 30 formés d’ici le mois de Juin
• Avant Septembre, 25 d’entre eux auront signé un contrat avec l’entreprise
• D’ici Décembre, 20 magasins seront ouverts

Objectif de l’équipe Formation

• 30 franchisés formés d’ici Juin

Résultats clés

• Formation préparée d’ici Avril (supports conçus, convocations envoyées, …)
• 1 mois de cours intensifs dispensés d’ici le mois de Mai.
• 30 candidats intéressants parmi les 40 qui ont suivi le cours d’ici Juin

Les étapes à suivre

Résultats-Clefs

Communication

Objectifs

KPI

Système de suivi

Définir des objectifs ambitieux, alignés sur les enjeux et priorités organisationnelles

Définir les résultats-clefs qui sont les mesures concrètes et précises qui indiquent que nous progressons vers l'objectif

Mettre en place un système de suivi et de révision des OKR pour surveiller les progrès, identifier les obstacles et ajuster les plans en conséquence

Communiquer les OKR à tous les membres de l'organisation pour assurer l'alignement, la transparence et l'engagement dans la réalisation des objectifs

Définir les indicateurs clefs de performance qui indiquent quoi mesurer, avec des métriques spécifiquesOPTIONNELLE

Astuce : Partir des KPI pour en déduire les Résultats-clefs

Objectif de l’entreprise : Avoir des employés hyper-engagés

Indicateurs-clefs de performance

• Taux de satisfaction des employés : Mesuré par des enquêtes de satisfaction internes.
• Taux de rétention des employés : Pourcentage des employés restant dans l'équipe sur une période donnée.
• Taux de participation aux initiatives d'engagement : Mesuré par la participation aux réunions d'équipe, aux ateliers de développement professionnel, etc.

Résultats-clefs

• Augmenter le score de satisfaction des employés de 10% d'ici la fin du trimestre.
• Réduire le taux de rotation des employés à moins de 5% sur le prochain trimestre.
• Augmenter le taux de participation aux réunions d'équipe et aux activités de renforcement de l'esprit d'équipe à 90%, d’ici la fin du trimestre.
• Un programme de reconnaissance et de récompense mis en place d’ici la fin du mois, pour les employés les plus méritants.

Différence entre Objectifs, KPI et Résultats-clefs

Objectif

KPI

Résultat-clef

Définition

Un but stratégique ou une intention qualitative à atteindre

Mesure quantitative utilisée pour suivre la performance d’un processus ou d’une activité en cours

Décrit un résultat quantifiable pertinent voire nécessaire pour atteindre un objectif donné

Qualitatif, inspirant, visionnaire

Ambitieux, mesurable, actionnable

Nature

Indicateur de suivi, descriptif

Caractéri-stiques

Énonce une direction claire Non mesurable en soi (qualitatif) Donne du sens et motive les équipes

Toujours mesurable (quantitatif). Attaché directement à un objectif. Représente un point de passage vers l’objectif

Se focalise sur le suivi de métriques spécifiques (quantitatif). Souvent lié à des processus continus ou opérationnels. Indique quoi mesurer mais pas l’ambition associée

Part de marché Nombre de leads qualifiés

Exemples

Devenir leader sur le marché des solutions SaaS en Europe

Augmenter la part de marché de 20 à 30 % d’ici la fin de l’année Générer 10 000 leads qualifiés

Un cycle OKR typique

Au début du trimestre

1 semaine après le début du trimestre

2 semaines avant le début du trimestre

4 à 6 semaines avant le début du semestre

T+1

• Une semaine après la publication des OKR des équipes, les collaborateurs font connaître leurs propres OKR. Ce qui peut nécessiter des négociations avec leurs supérieurs, généralement en tête à tête.

• Réfléchir aux OKR de l’entreprise pour le 1er trimestre de l’année
• Les dirigeants se concertent sur les OKR de niveau supérieur
• Si vous élaborez les objectifs du 1er trimestre, c’est aussi le moment de déterminer le plan annuel qui permettra d’envisager les grandes orientations de l’organisation

• Communiquer les OKR du 1er trimestre et de l’année à venir
• La Direction finalise les OKR de l’entreprise et les communique à l’ensemble des collaborateurs

• Les équipes communiquent leurs OKR T1
• En se fondant sur les OKR de l’entreprise, les différentes équipes élaborent leurs propres OKR et les font connaître lors de leurs réunions

Erreurs à éviter 1/2

Trop d'OKR

Objectifs irréalistes

Manque d'ambition

OKR comme liste de tâches

Décomposition en silos

Erreurs à éviter dans la gouvernance des OKR - 2/2

Pas de rôle défini

Pas de suivi

Durée des cycles inadaptée

Séquence

21.2

Les super-pouvoirs des OKR

Les super-pouvoirs des OKR

Bénéfices

Bénéfices

Bénéfices

Bénéfices

• Développer une culture de la responsabilité et de l'auto-évaluation
• Chacun sait ce que lui-même ou les autres doivent accomplir

• Favoriser l'alignement entre les différents niveaux de l'entreprise
• Encourager la collaboration inter-équipes

• Orienter les ressources vers ce qui compte vraiment
• Permettre de comprendre les priorités organisationnelles

• Sortir de la zone de confort
• Stimuler innovation et dépassement de soi

Bonnes pratiques

Bonnes pratiques

Bonnes pratiques

• Favoriser une culture où l’échec est permis lorsqu’accompagné d’apprentissage
• Accepter que certains objectifs ne soient pas atteints entièrement (70-80% est OK)

• Publier les OKR pour que chacun puisse suivre les progrès
• Encourager une évaluation régulière et objective des résultats

• Connecter les OKR individuels aux OKR organisationnels
• Éviter les silos en favorisant une vision commune

Focus et Engagements sur les priorités

Alignement et connexion pour la collaboration

Responsabilité pour la transparence

Bonne pratique

Étirement pour l'excellence

• Limiter les objectifs à 5 maximum

Séquence

21.3

Comprendre les OKR

OKR | Objectifs : Les bonnes pratiques

Ne ferment aucune porte Ne suggèrent aucun cadre, ni de marche à suivre

Font l’objet d’un débat avec l’équipe

En procédant de la sorte, on donne du sens et on favorise l’engagement. Les équipes responsabilisées n’ont pas besoin de carottes ou de bâtons pour être motivées.

Résultats-clefs | Pourquoi sont-ils importants ?

Ils fournissent des critèresde succès clairs

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Ils facilitent le suivi des progrès et l'évaluation de la performance

Ils aident à rester concentré sur les résultats concrets

Résultats-clefs | Des résultats, pas des tâches

Répond à la question : Comment puis-je savoir si je suis en train de progresser vers mes objectifs ?

Les résultats-clefs mesurent le travail, mais ne sont pas le travail en lui-même.

Objectif : Accroître l'efficacité opérationnelle Résultats-clefs :

• Baisse de 30% du temps nécessaire à la clôture mensuelle des comptes
• 50% des processus de saisie de données récurrents automatisés grâce à des outils de logiciel comptable d'ici 1 mois
• 100% des employés formés aux mises à jour des normes comptables les plus récentes d'ici 3 mois

Exemple

Résultats-clefs | Méthode CRIB

LARTÉ

ÉSULTATS

MPORTANCE

ON PÉRIMÈTRE

Séquence

21.4

Briefer l'équipe

Les clefs d'un briefing efficace

• Préparez soigneusement votre briefing avec un plan clair et des objectifs précis.
• Encouragez la participation active en posant des questions ouvertes et en sollicitant des commentaires.
• Soyez concis et précis pour maintenir l'intérêt et éviter les digressions.
• Récapitulez les points importants et assurez-vous que tout le monde a bien compris en recueillant leur feedback.
• Durée : 15 à 30 minutes

Proposition de trame de briefing

Introduction

• Saluer l'équipe et rappeler le but du briefing
• Résumer la situation actuelle

Revue des performances

• Valoriser les succès récents et progrès réalisés par l'équipe
• Souligner les points à améliorer

Objectifs

• Solliciter l'avis des collaborateurs sur les objectifs et résultats à atteindre

Organisation

• Questionner l'équipe sur les rôles et tâches à répartir et faire des arbitrages
• Questionner sur les ressources requises pour atteindre les objectifs

Communication & Feedback

• Inviter l'équipe à exprimer ses idées, préoccupations ou suggestions

Conclusion

• Résumer actions, responsables et délais / prochaines étapes

Q/R

• Session de questions / réponses

Séquence

21.5

Suivre les actions & Débriefer

Rituels de suivi (issus des méthodes Agiles)

Mêlée quotidienne

Revue hebdo

Rétrospective

Planification de Sprint*

* Sprint = Séquence de temps (de 1 à 4 semaines)

Mettre en place du management visuel, avec un tableau de suivi collaboratif

Mettre en place un management visuel (ici dans Trello®) permet de suivre facilement les actions, tout en impliquant chacun dans la mise à jour de son avancement

... un tableau de suivi collaboratif intégrant les OKR

Il est assez simple d'intégrer les OKR dans les cartes d'un tableau Trello

Titre de la carte = Résultat-clef Etiquette = Objectif Check-list = Plan d'actions

Aller plus loin en connectant Objectifs, Résultats-clefs et Actions

D'autres outils (ici Notion®) permettent d'aller plus loin dans le suivi et le pilotage des OKR, en connectant toutes les strates

Objectif

Résultat-clef

Actions

Aller plus loin en connectant Objectifs, Résultats-clefs et Actions

L'intérêt de Notion est qu'il permet de présenter les données de la façon la plus pertinente selon l'usage. Ci-dessous sous la forme d'un tableau Kanban.

Les clefs d'un debriefing efficace

Principes

• 15' par jour ou 1h par semaine
• Chacun doit avoir mis à jour l'avancement de ses tâches

3 questions :

1. Qu'as-tu fait depuis la dernière fois ?
2. Qu'est ce qui t'a posé problème et empêché de faire ce qui était prévu ?
3. Que prévois-tu de faire d'ici la prochaine fois ?

On ne cherche pas à résoudre les problèmes durant cette instance ; cela fera l'objet d'ateliers de résolution de problème, uniquement avec les personnes concernées

21.6

Des ressources pour aller plus loin...

Ressources | Séquences #21.1 #21.2 #21.3 | Méthode OKR

Livres

Articles

Vidéo

Ressources | Séquence #21.4 | Techniques de briefing

Livres

Articles

Vidéo

Ressources | Séquence #21.5 | Suivre les actions et débriefer

Livres

Articles

Vidéo

Il faut trouver le juste équilibre entre ambition et réalisme, pour préserver la motivation

Objectif : Examiner les progrès de la semaine, célébrer les succès, et planifier la semaine suivante. Fréquence : Hebdomadaire Durée : 60 minutes maximum Participants : Toute l'équipe projet + Parties prenantes clefs éventuellement

Aujourd'hui

Se déploie partout dans le monde

Depuis sa création chez Intel et sa popularisation chez Google, la méthode OKR est devenue une méthode populaire dans les entreprises du monde entier pour définir, mesurer et atteindre les objectifs de l’entreprise.

Objectif : Faire le point sur les avancements, identifier les blocages et ajuster les actions si nécessaire. Fréquence : Quotidienne Durée : 15 minutes maximum Participants : Toute l'équipe projet

Ils doivent être alignés avec la stratégie de l’entreprise et constituer des cibles à atteindre

Ils doivent être ambitieux mais atteignables à terme

Les OKR facilitent le suivi des progrès et l'évaluation de la performance en fournissant un cadre structuré pour mesurer les avancées vers des objectifs spécifiques. Grâce à des résultats-clefs bien définis, il est possible de suivre régulièrement les progrès réalisés, d'identifier les écarts éventuels et de mettre en place des ajustements nécessaires en temps opportun. Cette méthode permet également de rendre les performances plus transparentes, en offrant une vue d'ensemble claire des contributions de chaque équipe ou individu. En fin de cycle, les OKR servent de base pour évaluer objectivement la réussite des initiatives et pour déterminer les leçons à tirer pour les cycles suivants.

2020

GOOGLE popularise

Google a adopté la méthode OKR dans les années 2000 pour aider à définir et mesurer les objectifs de l’entreprise, contribuant ainsi à la popularisation de cette méthode dans le monde entier.

Les objectifs alignent les actions des membres sur des priorités communes, réduisant les efforts dispersés et les malentendus.

Les résultats sont-ils essentiels à vos yeux ? Quelle serait votre réaction en cas d’échec ?

Des objectifs précis permettent d’évaluer les résultats obtenus, d’ajuster les stratégies en cours de route et d'identifier les réussites ou les domaines à améliorer.

Il faut éviter le syndrome du « Définir et laisser faire ». Les OKR doivent être suivis et remis en cause régulièrement.

Des objectifs bien définis créent un sentiment d’accomplissement et de progression pour l’équipe, ce qui renforce la motivation, surtout lorsqu'ils sont atteints collectivement.

Êtes-vous clairement en mesure de déterminer si vous avez atteint vos résultats-clefs ou non ?

Les OKR aident à rester concentré sur les résultats concrets en définissant des objectifs clairs et mesurables, ce qui permet de se focaliser sur l'accomplissement de ces priorités stratégiques plutôt que sur les moyens ou les tâches intermédiaires. En mettant l'accent sur ce qui doit être atteint, les équipes peuvent éviter de se disperser et concentrer leurs efforts sur les résultats finaux qui auront un impact réel. Cela favorise une approche orientée vers la performance et aide à maintenir l'engagement des collaborateurs sur les objectifs les plus importants.

Vos résultats-clefs ont-ils une portée suffisante pour évaluer votre progression par rapport à vos objectifs ?

Objectif : Réfléchir aux méthodes de travail, identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Fréquence : À la fin de chaque Sprint ou d'une phase majeure (maximum tous les 3 mois) Durée : 60 à 90 minutes Participants : Toute l'équipe projet

Il est important de désigner un responsable du programme OKR, garant du processus, et des responsables OKR

Les OKR fournissent des critères de succès clairs en définissant des résultats précis et mesurables. Les résultats-clefs permettent de savoir exactement ce qui doit être accompli pour atteindre un objectif donné, éliminant ainsi toute ambiguïté. Cela aide à évaluer le progrès de manière objective et à déterminer si les efforts déployés mènent réellement à l'accomplissement des priorités stratégiques. En ayant des critères de succès bien définis, les équipes peuvent rester alignées sur les mêmes priorités et identifier rapidement les écarts ou les ajustements nécessaires.

Il s’agit de ne pas disperser les efforts et plutôt de se focaliser

Résultats-clefs

Mesurent les progrès

Les résultats-clefs sont des mesures spécifiques utilisées pour déterminer si l'on progresse vers l'objectif. Ils permettent de quantifier les progrès accomplis et sont déclinés en plan d'actions.

Principes clefs

• 2 à 5 par objectif

• Chiffrés entre 0 et 100% si possible
• À l'échelle du trimestre maximum

Objectif : Planifier en détail le travail à réaliser pendant le prochain sprint. Fréquence : À chaque début de Sprint Durée : Variable selon la complexité du projet Participants : Toute l'équipe projet

En fixant des objectifs, le manager peut déléguer plus facilement, laissant chaque membre s’approprier ses tâches et développer ses compétences.

1970

Développée chez INTEL

La méthode OKR a été développée par Andy Grove chez INTEL dans les années 1970 pour aider à définir et mesurer les objectifs de l’entreprise.

Ils doivent plutôt favoriser la collaboration

Objectifs

Direction et focus

Les objectifs sont des déclarations claires et concises qui définissent ce que l'on veut accomplir. Ils sont importants pour déterminer sur quoi porter l'effort et se focaliser.

Principes clefs

• Révisés fréquemment (maximum au trimestre)
• Aussi motivants que possible
• Servent à guider plutôt qu'à évaluer

La durée des cycles OKR doit être adaptée aux besoins de l’organisation. Si les cycles sont trop courts ou trop longs, cela peut avoir un impact négatif sur la définition et l’atteinte des OKR, ainsi que sur la motivation des employés.

Votre résultat-clef se focalise-t-il sur les résultats obtenus plutôt que sur les tâches nécessaires pour y parvenir ?

Le concept s’inspire de pratiques militaires, notamment le “commandement par l’intention” (mission command) utilisé parfois dans l'armée : un officier donne une finalité claire, tout en laissant à ses subordonnés une grande liberté d’action pour l’atteindre. Cette approche a ensuite été adoptée dans les milieux agiles, de l’innovation, et du leadership participatif. Dans cette vidéo, le commandant David Marquet explique comment il a mis en oeuvre le Management par l'Intention dans son sous-marin (très inspirant).