GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE OFICINA

Actividad formativa perteneciente al Plan propio de formación de la Diputación de Córdoba

GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE OFICINA

Uso de la aplicación informática ARC en las oficinas municipales

Objetivos de la acción formativa

• Conocer la normativa básica que vincula y obliga a los archivos de oficina.

• Conocer la normativa básica que vincula y obliga a los archivos de oficina.

Objetivos de la acción formativa

• Conocer términos elementales archivísticos: Archivo, fondo, cuadro de clasificación, descripción archivística...

• Conocer la normativa básica que vincula y obliga a los archivos de oficina.

• Conocer términos elementales archivísticos: Archivo, fondo, cuadro de clasificación, descripción archivística...

• Aprender el uso inicial de la aplicación de archivos corporativa: acceso, creación de documentos, descripción de documentos, transferir al archivo...

Objetivos de la acción formativa

• Conocer la normativa básica que vincula y obliga a los archivos de oficina.

• Conocer términos elementales archivísticos: Archivo, fondo, cuadro de clasificación, descripción archivística...

• Aprender el uso inicial de la aplicación de archivos corporativa: acceso, creación de documentos, descripción de documentos, transferir al archivo...

Objetivos de la acción formativa

CONTENIDO

Normativa

Normativa básica que vincula y obliga a los archivos de oficina

Terminología básica

Archivo, fondo, cuadro de clasificación, descripción archivística...

Uso de la aplicación

Sistema Corporativo Provincial de Gestión Documental ARC

Normativa que nos afecta

Constitución Española de 1978

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Ley 40/2015, del Régimen Jurídico del Sector Público

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

• d) Al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.
• f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y autoridades, cuando así corresponda legalmente.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 13. Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

• 1.- Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
• 2.- Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
• 3.- Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 17.- Archivo de documentos.

• 1. Los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio de las Administraciones Públicas que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos, serán responsables directos de su tramitación y adoptarán las medidas oportunas para remover los obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio pleno de los derechos de los interesados o el respeto a sus intereses legítimos, disponiendo lo necesario para evitar y eliminar toda anormalidad en la tramitación de procedimientos.
• 2. Los interesados podrán solicitar la exigencia de esa responsabilidad a la Administración Pública de que dependa el personal afectado.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 20. Responsabilidad de la tramitación.

• Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas.

• 2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
• a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas.

• 1. Los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
• 2. En los casos en que los órganos administrativos ejerzan su competencia de forma verbal, la constancia escrita del acto, cuando sea necesaria, se efectuará y firmará por el titular del órgano inferior o funcionario que la reciba oralmente, expresando en la comunicación del mismo la autoridad de la que procede. Si se tratara de resoluciones, el titular de la competencia deberá autorizar una relación de las que haya dictado de forma verbal, con expresión de su contenido.
• 3. Cuando deba dictarse una serie de actos administrativos de la misma naturaleza, tales como nombramientos, concesiones o licencias, podrán refundirse en un único acto, acordado por el órgano competente, que especificará las personas u otras circunstancias que individualicen los efectos del acto para cada interesado.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 36. Forma.

• [...] conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
• [...] formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita.
• Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
• No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 70.- Expediente Administrativo.

• 1. El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la presente Ley, se regirán por lo dispuesto en la normativa anterior.
• 2. Siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

D.T. 1ª. Archivo de documentos.

• 1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
• 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
• 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

Ley 40/2015, del Régimen Jurídico del Sector Público

Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.

• Archivo como elemento clave en la gestión de la información en el ámbito del sector público, que garantiza su transparencia y eficacia, pieza fundamental en la configuración de la memoria histórica de la sociedad.

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

• 1. [...] Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por [...] personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
• 2. [...] aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos[...].

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

Artículo 33. Concepto de archivo.

• 1. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos.
• 2. Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente. El préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se considerarán a estos efectos como salida.
• 3. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán entregarlos al cesar en sus funciones a quien les suceda en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

Artículo 12. Custodia de los documentos de titularidad pública.

• 1.- [...] obligados a:
• a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la presente ley y en sus normas de desarrollo.
• b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de los mismos, así como por la dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.
• c) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en la presente ley y en las normas que la desarrollen, y en especial deberán:
• 1.º Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la consejería.
• 2.º Aplicar a todos los documentos las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.
• d) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente ley, así como la publicidad de las mismas.
• 2. [...] podrán establecer normas para el funcionamiento de los mismos, que deberán ser remitidas a la consejería para su conocimiento.

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

Artículo 36. Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía.

• 1. Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.
• 2. Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento.
• 3. Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos.
• 4. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.

Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

Artículo 38. Los archivos de oficina.

Conclusiones

La responsabilidad en la gestión de la documentación recae sobre las personas que gestionan los procedimientos.

La gestión documental es obligatoria por norma y sentido común.

La gestión administrativa es ya plenamente electrónica, interoperable y accesible.

Archivo como elemento clave en la gestión de la información

-Genially

Terminología archivística básica.

Archivo, fondo, series documentales, cuadro de clasificación, documentos, descripción archivística...

Entidades archivísticas

UNIDAD DOCUMENTAL:

Elemento básico de una serie o de una colección, constituido por un solo documento (unidad documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta (expediente).

NEDA

SERIE:

Conjuntos de documentos, producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos.

FONDO: nivel superior de la jerarquía

Conjunto de documentos producidos y gestionados por un agente en el ejercicio de su funciones, aunque puede incluir documentos de otros productores.

El cuadro de clasificación

NEDA

La descripción de los documentos

NEDA

El Sistema Corporativo Provincial de Gestión Documental ARC es una herramienta desarrollada por (Eprinsa) de apoyo a la gestión de los fondos de los archivos históricos y de oficina en los municipios de la provincia de Córdoba. Basada en normas internacionales de descripción archivística (ISAD (G)), la aplicación está enfocada tanto al trabajo municipal como al de la propia Diputación. La herramienta ARC es una plataforma multifondo, multiempresa y multiusuario que ayuda a organizar, describir, conservar, transferir y acceder a la información generada en las oficinas municipales y a gestionar los fondos históricos del archivo municipal.

¡Curso completado!

Aplicar normas de gestión documental.

Aplicar las normas de acceso

Comisión de valoración de documentos

Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos

Aplicar las normas de valoración.

Proporcionar recursos técnicos y humanos.

Obligaciones de las autoridades.

23/03/2025

11/03/2025

Gestión de documentos en la Ley 40

Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.

El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

artículo 105.b)

La Ley regulará...

• Información auxiliar o de apoyo (aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas).
• Notas.
• Borradores.
• Opiniones.
• Resúmenes.
• Comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas.
• Juicios de valor.

• Documentos.
• Pruebas.
• Dictámenes.
• Informes.
• Acuerdos.
• Notificaciones.
• Diligencias.
• Índice numerado

VALIDEZ DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

• Contener información.
• Soporte electrónico.
• Datos de identificación del documento y del expediente electrónico.
• Referencia temporal.
• Metadatos mínimos.
• Firmas electrónicas (si necesarias).

Elementos inherentes al archivo.

• Documentos.
• Una institución que los genera.
• Ligados a una función, a unas competencias.
• Compartir y proporcionar acceso a información.

Expediente administrativo

• Documentos.
• Actuaciones.
• Diligencias.
• En formato electrónico.

Nuestras obligaciones.

• Custodiar.
• Preservar.
• Entregar al cesar a autoridades.
• Entregar a un archivo

Responsabilidad exigible por el ciudadano.

Los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio de las administraciones.

Archivo electrónico

• Medios electrónicos.
• Soporte electrónico y actualización de formatos (preservación digital).
• Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
• Control de accesos.
• Protección de datos personales.

Entregar a un archivo.

Documentación en trámite.

Herramientas de gestión = archivos de oficina

Conjunto orgánico de documentos producidos al realizar unas funciones.

Custodiar.

Conservar.

Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por...

Archivo de oficina.

Garantías de la legislación

Protección de datos

Procedimientos terminados

No vulnerable

Debe permitir el acceso

Seguridad

Como en el archivo tradicional, se archiva el expediente cerrado

Consulta

Documentos electrónicos

Solo documentos electrónicos

Control de accesos

Soporte tecnológico que lo permita

Archivo electrónico

Solo quien deba acceder

Debe perdurar en el tiempo

Sin alterar el contenido

Conservación

Integridad

Diversas menciones que inciden en la gestión de documentos.

• Artículo 13.- Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas.
• Artículo 17.- Archivo de documentos.
• Artículo 20.- Responsabilidad de la tramitación. (CAPÍTULO IV. Ley 40).
• Artículo 26.- Emisión de documentos por las Administraciones Públicas.
• Artículo 36. Forma (de los actos administrativos)
• Artículo 70.- Expediente Administrativo.
• D.T. 1ª.- Archivo de documentos.

Dice el artículo 70 que "cuando [...] sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad. Pero, ¿qué es el ENI?...

Dice el artículo 70 que "cuando [...] sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad. Pero, ¿qué es el ENI?...

Elementos de la Ley Ley 7/2011

• Artículo 12. Custodia de los documentos de titularidad pública.
• Artículo 33. Concepto de archivo .
• Artículo 36. Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía.
• Artículo 38. Los archivos de oficina.