Formation Alma

Bienvenue à la formation

Alma

Découverte et premiers pas dans notre outil

Formation Alma

Les objectifs

Comprendre la structure et le fonctionnement

Se repérer dans Alma

Maîtriser les services aux usagers

Savoir faire une recherche

sommaire

Structure et tableau de bord

Inscrire un usager

Le prêt dans Alma

Les demandes en magasin

Réserver un document emprunté

Les blocages

La recherche dans Alma

Les tutoriels pour les lecteurs

aVANT DE COMMENCER...

Alma est notre interface professionnelle qui traite les opérations de communication de documents et l'inscription de nos usagers. Elle gère aussi nos ressources imprimées et électroniques.

Connectez vous à Alma en utilisant vos identifiants de l'ENT

Ensuite nous allons paramétrer votre compte utilisateur.

STRUCTURE ET tableau de bord

C'est ici qu'on peut effectuer une recherche. On peut chercher un titre ou un usager par exemple (on le verra plus en détail).

L'icône utilisateur, on y retrouve des informations sur son compte ainsi que des règlages.

La barre de navigation regroupe les modules qui donnent accès aux fonctionnalités dans Alma.

Cet icone permet d'ajouter des widgets. Il faut cocher au moins « Recherche dans la découverte » et « Notifications ». Ils sont ajoutés dans la page d'accueil d'Alma.

Inscrire un usager

Info

Info

Info

Info

Les types d'usagers

Inscription expirée

Inscrire un nouveau lecteur

Vue complète de la fiche d'un lecteur

+ de 500 usagers viennent s'inscrire chaque année à la BU

Réinscrire un usager et mettre à jour son compte

Exercices d'inscriptions

Exercez-vous en utilisant les exemples proposés et aidez vous des listes évoquées en amont.

Liste complète des types et les tarifs sur le site de la BU

Liste des catégories statistiques et dates de validité

resume

Avant une inscription, rechercher si l’usager existe déjà dans Alma

Etre vigilant sur les données saisies

On n'inscrit pas les étudiants et le personnel de l'ULR

S'aider des listes pour les dates d'inscriptions et les catégories statistiques

LE PRET DANS ALMA

Info

Info

Info

Emprunter

Renouveler

Retourner

L'usager peut rendre ses documents à l'accueil ou dans la boîte à livres.

Des documents mais aussi du matériel (boîte de feutres, calculatrice, trousse etc...)

Le lecteur souhaite prolonger ses prêts.

les demandes en magasin

Combien de temps peut emprunter l'usager "Magasin" ?

Si le document n'est pas trouvé en rayon ?

Demande différée

L'usager fait une demande à distance

Le lecteur se présente à l'accueil.

Le lecteur ne vient pas chercher le document.

resume

On retrouve les demandes dans "Prendre en rayon".

Les documents en réserve sont empruntables.

Pour les demandes différées, penser à "Scanner les exemplaires" et imprimer l'avis x2.

Un usager bloqué/usager non inscrit = usager "Magasin" pour un prêt sur place uniquement.

rESERVER UN DOCUMENT EMPRUNTE

Rayon des réservations actives.

Rayon des réservations expirées.

Exercices de demandes en magasin & reservations

Exercez-vous en utilisant les exemples proposés.

Retour vers la page explicative pour les demandes en magasin.

Retour vers la page explicative pour la réservation d'un document emprunté.

lA RECHERCHE DANS aLMA

La synchronisation des données entre Alma et le catalogue public se fait instantanément. La disponibilité d'un document est en temps réel.

Si un document n'est pas trouvé en rayon, envoyer un mail à "Fantômette".

LES BLOCAGES

Les tutoriels

Pour se connecter au compte lecteur

Pour renouveler les prêts

Pour sauvegarder ses recherches

Pour faire une demande en magasin

+info

Modifier la fiche d'un lecteur

Si l'usager a une inscription expirée, on modifie les dates d'expiration et d'élimination. On vérifie que les données de contact sont bien à jour. Les usagers peuvent changer de types de lecteur d'une année à l'autre. Par exemple, un usager inscrit en tant qu'étudiant Excelia l'année passée peut s'inscrire l'année suivante en tant qu'MMC.Il faut donc penser à mettre à jour la donnée statistique.

Comme pour une inscription, il doit présenter un justificatif de domicile et un document justifiant son affiliation (MMC, attestation Pôle emploi, carte étudiante ou certificat de scolarité).

Pour un ancien étudiant de l'ULR devenu lecteur extérieur, il faut modifier le type de compte pour modifier les données.

Liste complète des types et les tarifs sur le site de la BU

Liste des catégories statistiques et dates de validité

L'inscription d'un lecteur

2- on retourne dans le dossier de l'usager en scannant la carte ou par la recherche.

1- on accède au formulaire avec les champs à remplir :

Ajouter une statistique correspondante au type d'usager.

• Prénom et Nom en majuscules.
• Identifiant principal = numéro de carte lecteur.
• Groupe utilisateur = Extérieur.
• Date de naissance.
• Date d'expiration = date d'abonnement.
• Date d'élimination = + 1 an.
• Cocher "Forcer la modification du mot de passe.
• Entrer une adresse mail.
• Indiquer l'adresse postale figurant sur le justificatif.
• Un numéro de téléphone.
• Cocher "Mettre à jour l'utilisateur.

L'inscription d'un lecteur

2- on retourne dans le dossier de l'usager en scannant la carte ou par la recherche.

1- on accède au formulaire avec les champs à remplir :

Ajouter une statistique correspondante au type d'usager.

• Prénom et Nom en majuscules.
• Identifiant principal = numéro de carte lecteur.
• Groupe utilisateur = Extérieur.
• Date de naissance.
• Date d'expiration = date d'abonnement.
• Date d'élimination = + 1 an.
• Cocher "Forcer la modification du mot de passe.
• Entrer une adresse mail.
• Indiquer l'adresse postale figurant sur le justificatif.
• Un numéro de téléphone.
• Cocher "Mettre à jour l'utilisateur.

L'usager a un document en retard. Informer le lecteur et prolonger le prêt si il n'a pas utilisé ses droits de renouvellement.

Retourner des documents

Le lecteur ramène un document en retard. Informer l'usager qu'il est bloqué et se rendre sur son compte, onglet "Blocages" pour connaître la date de fin.

Qui peut-on inscrire ?

Avant d'inscrire un usager, il faut vérifier si l'usager existe dans Alma.

Tout le monde sauf les étudiants et personnel de l'université de La Rochelle

Les usagers les plus inscrits chaque année :

• Les usagers venant de la médiathèque MMC
• Les étudiants venant des autres universités
• Etudiants EIGSI
• Etudiants Excelia
• Demandeurs d'emploi

Il doit présenter un justificatif de domicile et un document justifiant son affiliation (MMC, attestation Pôle emploi, carte étudiante ou certificat de scolarité).

La liste complète et les tarifs sur le site de la BU

Le lecteur a dépassé le nombre limite de documents empruntables.

Renouveler les documents

Emprunter des documents

L'abonnement est arrivé à expiration. Inviter l'usager à se réinscrire avec les justificatifs nécessaires.