MDM_MF_Processus achat

MODULE MISSION FRANCE

Durée : 15 MIN

PROCESSUS D'ACHATS A MDM ET DANS SAP

Go!

OBJECTIF DU MODULE

Comprendre le processus d’achat et ses différentes étapes

Découvrir le processus d’achat dans SAP

suite

Les achats à MDM, tu en fais :

Clique sur l'image qui te correspond

Clique sur l'image qui te parle le plus

Souvent

De temps en temps

Rarement

Génial, tu maîtrises déjà le processus d'achat ! Dans ce module, tu vas revoir les différentes étapes d'un achat et, surtout, comprendre comment elles s'intègrent dans SAP.

D'accord ! Si tu es amené à réaliser des achats, tu vas découvrir les différentes étapes du processus et, surtout, comprendre comment elles s'intègrent dans SAP. Même si tu ne passes pas directement de commande, ce module te permettra de comprendre le fonctionnement des achats dans SAP. C’est essentiel, car tout y est interconnecté.

RAPPEL

EN COURS

CHARGES DIRECTES

FACTURE FINANCIERE

(Voir avec Ariane)

• Liste à puces
• Liste à puces

• Liste à puces
• Liste à puces

Lien vers le module finance

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Le processus d'achat comprend plusieurs étapes que tu vas explorer ou redécouvrir progressivement tout au long de cette section. Pour chacune d'elles, une explication te sera donnée afin de comprendre son intégration dans SAP.

Etape 2

Etape 1

Etape 4

Etape 3

Etape 7

Etape 5

Etape 6

C'EST PARTI

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Cadre de dépense

Etape 1

LE CADRE DE DEPENSE

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Etape 2

Expression du besoin

Etape 1

Cadre de dépense

L'EXPRESSION DU BESOIN

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Consultation du marché

Etape 2

Etape 1

Etape 3

Cadre de dépense

Expression du besoin

CONSULTATION DU MARCHE

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Création de commande

Etape 2

Etape 1

Etape 3

Etape 4

Consultation du marché

Cadre de dépense

Expression du besoin

LA CREATION DE COMMANDE

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Execution de la commande

Etape 2

Etape 1

Etape 4

Etape 3

Etape 5

Consultation du marché

Création de commande

Cadre de dépense

Expression du besoin

EXECUTION DE LA COMMANDE

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Reception

Etape 2

Etape 1

Etape 6

Etape 4

Etape 3

Etape 5

Execution de la commande

Consultation du marché

Création de commande

Cadre de dépense

Expression du besoin

RECEPTION

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

PROCESSUS D'ACHAT A MDM

Facture

Etape 2

Etape 1

Etape 4

Etape 3

Etape 6

Etape 5

Etape 7

Execution de la commande

Consultation du marché

Création de commande

Cadre de dépense

Expression du besoin

Reception

FACTURE

Sarting situation/ Goals

Généralités

A MDM

A MDM

DANS SAP

DANS SAP

Pour plus d'information, consulte la formation logistique en E-learning.

Clique sur les deux pastille pour en savoir plus

LES DIFFERENTS CIRCUITS

Achats via le service logistique

Achats sur le terrain

Si tu souhaites consulter les achats pouvant être effectués via le service achat, réfère-toi à la procédure d'achat. (P.15)

JEUX

Instructions

Expression du besoin

Budget

Facture

Execution de la commande

Création commanded'achat

Consultation du marché

Reception

Etape 6

Etape 5

Etape 4

Etape 3

Etape 2

Etape 1

Etape 7

Clique ici, une fois l'exercice terminé

Solution

Clique sur le chapeau

MERCI

Félicitations, tu as débloqué le guide pratique de SAP ! Tu y découvriras des tutoriels et des exercices à explorer.

DANS SAP

Aucune action n'est requise dans SAP lors de l'exécution de la commande. Cette étape est entièrement à la charge du fournisseur, qui se charge de la réception du bon de commande (BDC), de la préparation de la commande et de la livraison.

A MDM

À MDM, la procédure pour les missions France est en vigueur depuis le 1er mars 2025. Elle garantit des achats transparents en respectant divers critères. Selon le seuil d’achat, une procédure spécifique doit être suivie. Pour plus d’informations, veuillez vous référer aux documents concernés.

Clique ici pour consulter la procédure d'achat

DANS SAP

Une fois la DA validée dans SAP, à minima par le responsable budgétaire, la procédure d'achat appropriée est appliquée, elle ne se réalise pas directement dans SAP. Le contact avec le fournisseur, la collecte de cotations, devis.... se deroule en dehors de SAP.

Replace dans l'ordre les différentes étapes du processus achat

Pour cela, fais glisser les carrés bleus à l'aide de ta souris dans les espaces verts en dessous.

A MDM

Clique sur les images pour en savoir plus

Reflète la stratégie de l'organisation et ses objectifs à long terme.

• Il est élaboré entre août et décembre, puis validé par le conseil d'administration de MDM.
• En mai, une révision actualise les dépenses passées ainsi que les prévisions jusqu'à décembre.

LE BUDGET

Toute dépense doit être :

• Budgétée et validée par le responsable budgétaire.
• Les dépenses non prévues nécessitent une intégration au budget révisé et l'approbation du CA.
• En cas d’urgence, une demande argumentée doit être soumise à la hiérarchie.

LE CADRE DE DEPENSE

GENERALITES

LA CONSULTATION DU MARCHE

• Elle garantit des achats transparents et efficaces pour répondre aux besoins.
• Elle suit plusieurs étapes clés : identification du besoin, validation budgétaire, consultation des fournisseurs, sélection, passation de commande, réception et contrôle, puis paiement et archivage.
• Ce processus assure une gestion optimale des ressources tout en respectant les principes de transparence et d’éthique.

A MDM

Chez MDM, une fois la commande créée et approuvée, son exécution peut commencer. L'approbation de la commande est effectuée par la personne qui a le pouvoir d'engager la dépense en fonction du montant et du seuil afférent Cela inclut l'envoi du bon de commande au fournisseur ainsi que la préparation et la livraison de la commande par ce dernier.

GENERALITES

L’expression du besoin regroupe deux points essentiels :

• La notion de besoin : Le produit ou service correspond-il réellement à mes attentes ? Ai-je bien identifié ses caractéristiques ?

• Les critères de choix : La sélection repose sur plusieurs éléments : qualité, coût, fiabilité du fournisseur, disponibilité et impact environnemental, entre autres.

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DANS SAP

Dans SAP, le bouton, appelé tuile, "Créer commande d'achat" permet de créer une commande, remplaçant ainsi le document Excel. Une fois soumise, elle est validée par le responsable budgétaire via la messagerie interne de SAP "Ma boîte de réception".

DANS SAP

A voir si SAC est OK

Le budget est établi dans SAP (module budget appelé SAP Analytic Cloud ou SAC). Pour plus de détails, consultez le module finance.

Lien du module finance

GENERALITES

L'exécution de la commande :

• Elle correspond à la phase où le fournisseur livre les biens ou services conformément aux termes définis dans le bon de commande (BDC) ou le contrat. C'est une étape clé pour garantir que les achats répondent aux besoins de manière efficace et transparente.

GENERALITES

La facture :

• C'est un document officiel émis par le fournisseur pour demander le paiement des biens ou services livrés. Elle atteste de la transaction et sert de justificatif comptable et financier.

A MDM, l'expression du besoin se formalise par une Demande d'Achat (DA). Actuellement, au sein des délégations, elle peut prendre différentes formes : e-mail, communication verbale, support papier ou encore une demande sous format Excel (voir ci-contre).Celle-ci inclut des informations telles que la désignation, le prix, l'unité, le code budgetaire issu du référentiel analytique (appelé aussi eOTP)... Avant de poursuivre le processus, elle doit être validée par le responsable budgétaire. NB : Une DA doit être réalisée pour tout achat dépassant 500 € dans le cadre d’un marché annuel. (Rappel en dessous des 500€ = facture financiére ou charge direct .)

A MDM

Lien vers le documende EXCEL

A MDM

À MDM, l'acheteur vérifie la facture du fournisseur avant de l’envoyer à la comptabilité pour paiement. Elle doit être accompagnée du bon de réception. Une facture, ou un ticket de caisse est obligatoire pour chaque achat. Ces documents doivent comporter un certain nombre d'informations requises

GENERALITES

La création de commande :

• C'est l’étape où l’organisation formalise l’engagement d’achat auprès du fournisseur sélectionné.

• Elle permet de garantir que l’achat est validé, budgétairement couvert et conforme aux procédures internes avant que le fournisseur ne livre les biens ou services.

GENERALITES

Le Budget

• Il permet de planifier et de gérer les ressources financières pour assurer une utilisation efficace des fonds, en répondant aux besoins des populations tout en évitant les gaspillages.

Le cadre de dépense

• Il encadre les achats pour assurer une utilisation transparente et conforme des ressources selon nos procédures et objectifs.

DANS SAP

Dans SAP, le bouton ou tuile "Enregistrement d'entrée de marchandises pour document d'achat" permet de réceptionner une commande, remplaçant ainsi le document Excel. Dans SAP, la réception peut être partielle.

A VERIFIER

DANS SAP

Dans SAP, la tuile "Gestion des demandes d'achat" permet de créer une DA, remplaçant ainsi le document Excel. Une fois soumise, elle est validée par le responsable budgétaire via la tuile "Ma boîte de réception". (Cette tuile sera uniquement visible par les RB) NB : Une DA doit être réalisée pour tout achat dépassant 500 € dans le cadre d’un marché annuel.

GENERALITES

La réception :

• C'est l’étape où l’organisation vérifie et valide la livraison des biens ou services commandés.

• Elle garantit que les produits reçus correspondent aux exigences définies dans la commande et respectent les normes de qualité et de conformité.

Chez MDM, la réception se traduit par la saisie du Bon De Réception ou d'un Certificat de Don"(voir ci contre). Celle-ci inclut des informations telles que la désignation, le conditionnement, la quantité... La réception peut être partielle : on reboucle alors sur l'étape d'exécution de la commande

A MDM

A VERIFIER

Lien vers le documende EXCEL

DANS SAP

Dans SAP, le bouton ou tuile "Création de facture fournisseur" permet de créer une facture fournisseur, remplaçant ainsi le document Excel. Une fois la commande réceptionnée, la facture est saisie dans SAP. NB : Le paiement sera effectué par la comptabilité.

A MDM

A MDM, la création de commande se traduit par le Bon De Commande "BDC" (voir ci contre). Actuellement, au sein des délégations, elle peut prendre différentes formes : e-mail, commande internet, support papier..... Celle-ci inclut des informations telles que la désignation, le prix, l'unité, l'eOTP (code budgétaire issu du référentiel analytique) ... Avant de poursuivre le processus, elle doit être validée par différentes personne en fonction du seuil d'achat. Il se peut qu'il n'y ait pas de création de commande, notamment dans cas d'un achat direct

Lien vers le documende EXCEL

A la charge du service achat

Responsabilité partagés entre les deux parties

A la charge de la délégation

Validation de la DA

Procédure d'achat

Execution de la commande

Création de commande

Reception de la commande

Traitement de la facture

Demande d'achat

A la charge du service logistique siége

Responsabilité partagés entre les deux parties

A la charge de la délégation

Validation de la DA

Procédure d'achat

Execution de la commande

Création de commande

Reception de la commande

Traitement de la facture

Demande d'achat