Auditorias UNICEF

INICIO

EXPLORAR

ANALIZAR

PROPONER

ACTIVAR

ENTREGABLES

CONCLUSIONES

Conectar

Asesoramos para conectar mejor: sistemas, datos y personas.

INICIO

EXPLORAR

Necesidades

Recolección de información

Fase 1

ANALIZAR

PROPONER

Inventario

ACTIVAR

Identificación de integraciones existentes entre sistemas.

Entrevistas con usuarios para entender el flujo de trabajo y los requerimientos.

Análisis y documentación de los software utilizados.

ENTREGABLES

Accesos

CONCLUSIONES

Documentación

Factores de éxito

Usuarios

Disponibilidad

Tiempos

Colaboración

Acceso

Comunicación

Inicio

Obstáculos

Integraciones

Retrasos

Restricciones

Dependencias

Calidad

Ausencias

INICIO

Necesidades

EXPLORAR

Evaluación y diagnóstico

Fase 2

ANALIZAR

PROPONER

Licencias

ACTIVAR

Identificación de posibles cuellos de botella en los procesos internos.

Revisión de licencias y cumplimiento normativo

Evaluación de seguridad y vulnerabilidades.

Análisis de compatibilidad y eficiencia de los sistemas actuales.

ENTREGABLES

Compatibilidad

CONCLUSIONES

Seguridad

Factores de éxito

Procesos

Datos

Compromiso

Historial

Flexibilidad

Respaldo

Inicio

Obstáculos

Obsolescencia

Infraestructura

Demora

Desarticulación

Acceso

Terceros

INICIO

Recomendaciones y propuesta de optimización

EXPLORAR

ANALIZAR

Fase 3

PROPONER

ACTIVAR

Informe detallado con hallazgos y oportunidades de mejora

Sugerencia de nuevas herramientas o mejoras en los sistemas existentes

ENTREGABLES

Proponemos herramientas o mejoras que aumenten eficiencia, seguridad y escalabilidad, ajustadas a las necesidades reales y recursos disponibles.

Presentamos un informe con hallazgos técnicos y operativos, señalando puntos críticos y oportunidades para optimizar el entorno tecnológico de UNICEF.

CONCLUSIONES

Recomendaciones sobre integraciones y automatización de procesos

Incluimos recomendaciones para mejorar integraciones y automatizar procesos, reduciendo tareas manuales y facilitando el flujo de información.

Inicio

INICIO

Capacitación y Soporte

EXPLORAR

Fase 4

ANALIZAR

PROPONER

Presentación de resultados y explicación de recomendacionesSocializamos hallazgos y recomendaciones en una sesión clara, conectando los resultados con acciones prácticas para su implementación. Capacitación a equipos clave sobre mejores prácticas y optimización del uso de software Capacitamos a los equipos en buenas prácticas y uso eficiente de software para fortalecer su gestión y garantizar sostenibilidad.

ACTIVAR

ENTREGABLES

CONCLUSIONES

Inicio

INICIO

Entregables

EXPLORAR

ANALIZAR

Diagnóstico y análisis

Visualización y documentación

Estos entregables representan los resultados generales del proceso de auditoría y acompañan cada fase con herramientas, análisis y recomendaciones para fortalecer el ecosistema digital de UNICEF.

PROPONER

ACTIVAR

ENTREGABLES

CONCLUSIONES

Recomendaciones estratégicas

Capacitación y transferencia

Nota: Los entregables podrán adaptarse durante el proceso según los hallazgos y evolución de la auditoría.

Inicio

INICIO

Conclusiones

EXPLORAR

ANALIZAR

PROPONER

La auditoría permitirá a UNICEF tener una visión clara del estado actual de sus sistemas de relacionamiento, identificar riesgos y oportunidades, y avanzar hacia una gestión más eficiente, segura y conectada.A través del análisis, las recomendaciones y la visualización de datos, se habilitan mejores decisiones para fortalecer la interacción con sus públicos clave.

ACTIVAR

ENTREGABLES

CONCLUSIONES

Inicio

Falta de acceso a información clave

Cuando no se logra acceder a datos relevantes, como contratos de licencias, esquemas de integración o reportes técnicos, se restringe la capacidad de análisis. Esta falta de acceso impide una evaluación exhaustiva y puede generar omisiones involuntarias.

Compromiso y respaldo de UNICEF para la toma de decisiones

El compromiso institucional y el apoyo de los tomadores de decisiones dentro de UNICEF son fundamentales para garantizar que las recomendaciones derivadas del diagnóstico puedan ser implementadas. Este respaldo es clave para que el proyecto tenga impacto real y sostenido.

Problemas con la calidad de los datos

Cuando la información disponible está desactualizada, mal documentada o es inconsistente entre sistemas, se vuelve más difícil realizar un diagnóstico certero. La baja calidad de los datos puede derivar en hallazgos incompletos o recomendaciones que no reflejan la realidad operativa.

Análisis de compatibilidad y eficiencia de los sistemas actuales

• Inventario detallado de sistemas utilizados en la fase 1 (con especificaciones técnicas).
• Acceso a la documentación técnica y arquitecturas de los sistemas en uso.
• Acceso a bases de datos y APIs para revisar cómo interactúan con nuevos desarrollos
• Listado de tecnologías y frameworks que UNICEF prefiere o requiere para garantizar compatibilidad.

Compromiso de las áreas legales, de TI y operativas de UNICEF para compartir información

La disposición activa de los diferentes equipos involucrados, especialmente los jurídicos, técnicos y operativos, es clave para una evaluación integral. Su participación garantiza que los hallazgos sean contextualizados y que se puedan validar con quienes conocen de cerca los sistemas y sus normativas.

Retrasos en la entrega de documentos por parte de UNICEF

Si la documentación técnica, los manuales o los reportes clave no son entregados en los tiempos acordados, se genera una afectación directa al cronograma del proyecto. Estos retrasos pueden retrasar análisis críticos o impedir avanzar a etapas posteriores con la profundidad necesaria.

Acceso a sistemas (según sea posible y autorizado)

• Niveles de acceso: Definición de permisos de usuario según roles y jerarquías.
• Gestión de credenciales: Métodos de autenticación (MFA, SSO, usuario y contraseña).
• Disponibilidad para pruebas: Acceso temporal o entornos de prueba para el análisis.
• Protocolos de seguridad: Normativas internas y restricciones de acceso.

Disposición de UNICEF para entregar los documentos

Contar con la disposición de UNICEF para compartir la documentación técnica, manuales, reportes y demás insumos necesarios desde el inicio del proyecto es fundamental. Esta entrega oportuna permite que el equipo auditor comprenda en detalle el entorno de sistemas, acelere el levantamiento de información y evite retrasos o reprocesos durante el análisis.

Retrasos en la recopilación de datos

Si los procesos internos para compilar o validar información son lentos, el cronograma general del proyecto puede verse comprometido. Estos retrasos afectan el trabajo coordinado entre equipos y generan acumulación de tareas en fases posteriores.

Eficiencia en los tiempos de entrega

El cumplimiento de los tiempos establecidos en el cronograma por parte de los equipos involucrados garantiza una ejecución fluida del proyecto. La puntualidad en la entrega de información, validaciones y espacios de reunión asegura que la calidad del trabajo no se vea comprometida por contratiempos logísticos o administrativos.

Infraestructura limitada

La existencia de limitaciones técnicas como servidores sin capacidad para pruebas, entornos cerrados o tecnologías desactualizadas impide la ejecución de simulaciones y evaluaciones en tiempo real. Esta barrera técnica afecta directamente la profundidad del diagnóstico.

Comunicación deficiente

Una gestión de información fragmentada, falta de respuestas oportunas o canales mal definidos entre equipos puede generar malentendidos, duplicidad de esfuerzos y una menor calidad en la entrega final. La comunicación efectiva es clave para la evaluación transversal.

Revisión de licencias y cumplimiento normativo

• Acceso a la documentación de licencias vigentes y normativas aplicables.
• Validación de que el software utilizado cumple con las regulaciones locales e internacionales.
• Identificación de licencias expiradas o en riesgo de vencimiento.
• Soporte legal o jurídico por parte de UNICEF para aclarar cualquier duda sobre normativas.

Documentación existente

• Manuales y guías de uso: Documentación interna sobre el funcionamiento de cada sistema.
• Diagramas de flujo de procesos: Representación visual del uso de las herramientas en la operación.
• Reportes de desempeño y uso: Informes previos sobre eficiencia, incidencias y mejoras sugeridas.
• Normativas y políticas: Directrices internas relacionadas con software, seguridad y gestión de datos.

Sistemas obsoletos o no documentados

La presencia de sistemas antiguos, sin manuales o documentación técnica clara, representa un reto significativo para evaluar aspectos como la seguridad, la compatibilidad o la escalabilidad. Esta situación impide hacer recomendaciones basadas en evidencia y limita la proyección de mejoras.

Acceso restringido a los sistemas

Las limitaciones en los permisos de acceso, ya sea por políticas internas o cuestiones técnicas, pueden impedir la evaluación completa de las plataformas y sus integraciones. Sin acceso directo, se restringe la posibilidad de identificar mejoras o problemas técnicos con suficiente detalle.

Manuales, reportes y auditorías previas de seguridad y desempeño

Tener acceso a documentación histórica como reportes de desempeño, auditorías de seguridad anteriores o manuales técnicos acelera el proceso de diagnóstico. Estos insumos permiten identificar mejoras previas, problemas recurrentes o brechas que no han sido abordadas aún.

Disponibilidad de datos actualizados sobre licencias, sistemas y procesos internos

Contar con información técnica y administrativa actualizada permite una revisión precisa del cumplimiento legal, del estado de los sistemas y de los procesos actuales. Esta disponibilidad evita retrasos, facilita el análisis comparativo y asegura que las recomendaciones se basen en datos reales y vigentes.

• Dashboard en Power BI con información clave.

• Entregables visuales o informes complementarios de soporte.

• Presentación ejecutiva para socialización de resultados.

Identificación de Sistemas y Bases de Datos

• Listado de sistemas y bases de datos: Relación de todas las plataformas utilizadas y su propósito dentro de los procesos.
• Ubicación y tipo de almacenamiento: On-premise, en la nube, servidores internos o externos.
• Mantenimiento y soporte: Responsable interno o externo de la gestión y actualizaciones.
• Estado actual: Versiones, estabilidad, problemas recurrentes o necesidades de mejora.

Dependencia de terceros

Cuando proveedores o aliados externos están involucrados en los sistemas, cualquier falla o demora en su participación puede entorpecer la auditoría. Esta dependencia escapa al control de UNICEF y del equipo auditor, y representa un riesgo para la continuidad del análisis.

Disponibilidad de acceso a los sistemas

Contar con los accesos adecuados a los sistemas, ya sea mediante usuarios temporales, entornos de prueba o permisos específicos, es crucial para revisar configuraciones, flujos de información e integraciones activas. Esto asegura una auditoría técnica con fundamento real y no solo teórico.

• Informe general con hallazgos y oportunidades.

• Inventario organizado de sistemas, integraciones y procesos.

• Análisis general del entorno tecnológico y posibles riesgos.

• Propuesta general de optimización y mejoras.

• Lineamientos para integración, automatización y eficiencia.

• Sugerencias sobre uso, sostenibilidad tecnológica.

Contacto con usuarios clave

• Identificación de usuarios clave: Listado de personas que usan los sistemas y que participarán en entrevistas.
• Disponibilidad para entrevistas: Definir fechas y horarios para reuniones con cada equipo.
• Canales de comunicación definidos: Correos, WhatsApp o alguna plataforma de comunicación para contacto rápido.
• Designación de un responsable interno: Alguien de UNICEF que facilite la información y valide avances.

Colaboración de usuarios clave

La participación activa de los usuarios que interactúan directamente con los sistemas es esencial para validar la información recabada, identificar oportunidades de mejora y enriquecer el análisis con conocimiento práctico. Su disponibilidad y apertura facilitan una visión realista de los procesos actuales.

Identificación de posibles cuellos de botella en los procesos internos

• Mapeo detallado de los procesos actuales, identificando flujos críticos.
• Análisis de tiempos de ejecución y respuesta de los sistemas.
• Identificación de dependencias entre equipos y sistemas que podrían generar retrasos.
• Espacios de feedback con usuarios finales para conocer sus dificultades y sugerencias.

Dependencias de terceros

En caso de que algunos sistemas o integraciones dependan de proveedores externos o aliados estratégicos, cualquier demora en la entrega de información o falta de respuesta por parte de estos terceros puede extender los tiempos del proyecto y afectar el análisis integral.

Comunicación fluida entre equipos

Establecer canales claros de comunicación entre UNICEF y el equipo auditor desde el inicio permite resolver dudas rápidamente, alinear expectativas y garantizar una coordinación efectiva. La fluidez en la comunicación mejora la toma de decisiones y previene malentendidos.

Integraciones entre sistemas

• Listado de integraciones activas: Conexiones existentes entre plataformas y su propósito.
• Métodos de integración: API, bases de datos compartidas, ETL,
• Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas para intercambiar datos sin pérdida de información.
• Restricciones y dependencias: Limitaciones técnicas, de seguridad o normativas en la integración.

Falta de disponibilidad de usuarios clave

Cuando los usuarios clave no están disponibles para entrevistas o validaciones, se pierde la oportunidad de conocer de primera mano cómo funcionan los sistemas en el día a día. Esta falta de disponibilidad afecta la calidad del diagnóstico y puede generar vacíos en la comprensión de los procesos.

Adaptabilidad ante hallazgos inesperados y cambios en la estrategia

Durante la auditoría pueden surgir situaciones no previstas, como sistemas no documentados o nuevas necesidades. La capacidad de UNICEF para adaptarse y ajustar el enfoque estratégico permite mantener la efectividad del proyecto sin perder tiempo o recursos.

Evaluación de seguridad y vulnerabilidades

• Reporte de cumplimiento de estándares de seguridad, como ISO 27001, GDPR, etc.
• Confirmación de cifrado y protocolos de seguridad implementados en la infraestructura actual.

• Capacitación básica a equipos clave sobre el uso de herramientas.

• Recomendaciones de buenas prácticas en el uso del software.

• Acompañamiento general en la interpretación de resultados.