Procedimiento de compras

Procedimiento de compras

Compras y almacén

PREÁMBULO

El procedimiento de compras es un aspecto fundamental en cualquier empresa, especialmente en aquellas que dependen del abastecimiento constante de materias primas e insumos. A través de un proceso bien estructurado, se garantiza la eficiencia operativa, el control de costos y la calidad en los productos o servicios finales. Ahora, analizaremos los principales documentos y procesos involucrados en el procedimiento de compras, desde la requisición de materias primas hasta la elaboración de órdenes de compra y listas de mercado.

1.ReQUISICIÓN DE MATERIAS PRIMAS

¿QUÉ ES?

La requisición de materias primas es un documento interno utilizado por los diferentes departamentos de una empresa para solicitar los insumos necesarios para su operación. Es el primer paso en el proceso de compras y sirve como una herramienta de control y planeación. A través de este documento, se especifican los materiales requeridos, las cantidades necesarias y otras condiciones relevantes para garantizar una gestión eficiente de los recursos.

Evita interrupciones en la cadena de producción, asegurando un flujo de trabajo continuo.

Garantiza que las necesidades de producción sean atendidas de manera eficiente.

Controla los costos al solicitar solo lo necesario y reduce el riesgo de compras innecesarias.

Facilita la planificación de la producción y evita retrasos por falta de materiales.

IMPORTANCIA DE LA REQUISICIÓN

Permite prever las necesidades de insumos

Ayuda a optimizar el presupuesto y evitar desperdicios

Mejor comunicación entre los departamentos

disponibilidad de los materiales en el momento oportuno

FLUJO DEL PROCESO DE REQUISICION

Para que la requisición de materias primas sea efectiva, es necesario seguir un proceso estructurado que involucra las siguientes etapas:

Identificación de necesidades

Se determinan los materiales requeridos para la producción en función de los pedidos, inventario disponible y plan de producción.

Elaboración del documento

Se completa la requisición con los detalles de los productos solicitados, incluyendo cantidad, especificaciones, fecha de entrega y departamento solicitante.

Revisión y aprobación

Un responsable verifica la solicitud, asegurándose de que cumple con los criterios de necesidad y presupuesto antes de su autorización.

FLUJO DEL PROCESO DE REQUISICION

Envío al departamento de compras

Una vez aprobada, la requisición se remite al departamento de compras, que se encarga de gestionar la adquisición con proveedores.

Recepción y almacenamiento

Los materiales adquiridos se reciben y almacenan adecuadamente, asegurando su disponibilidad para la producción.

Registro y seguimiento

Se lleva un control documental y contable para evaluar el cumplimiento de la requisición y evitar errores en futuras solicitudes.

ENTONCES...

La requisición de materias primas es una herramienta clave en la gestión eficiente de los recursos de una empresa. Su correcta aplicación contribuye a la reducción de costos, mejora la organización interna y asegura la continuidad de los procesos productivos. Un flujo bien definido y un control adecuado del proceso garantizan que la empresa opere de manera eficiente y competitiva en su sector.

2.ELEMENTOS EN LA REQUISICIÓN

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE LA REQUISICIÓN?

Encabezado:

• Nombre de la empresa.
• Fecha de emisión.
• Número de requisición.
• Departamento que realiza la solicitud.

Descripción de los materiales:

• Nombre o código del producto.
• Unidad de medida (kg, litros, unidades, etc.).
• Cantidad requerida.
• Especificaciones técnicas o de calidad.

Justificación o motivo de la solicitud:

• Razón por la cual se necesita el material.
• Referencia a un proyecto o producción específica.

Autorizaciones:

• Firma del solicitante.
• Firma del responsable de aprobación.

DE ESTE MODO...

La correcta integración de estos elementos en la requisición de materias primas garantiza un proceso de adquisición estructurado, preciso y eficiente. Al incluir información detallada y bien organizada, se minimizan errores en la compra de insumos, se agiliza la toma de decisiones y se mejora la trazabilidad de las solicitudes. Además, un documento claro y completo facilita la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa, permitiendo una mejor coordinación entre producción, compras y almacenamiento. Esto no solo optimiza la gestión de recursos, sino que también contribuye a la reducción de desperdicios y a un uso más eficiente del presupuesto. En última instancia, una requisición bien elaborada refuerza la planificación estratégica de la empresa, asegurando que los materiales estén disponibles en el momento adecuado y en las cantidades necesarias. De esta manera, se fortalece la operación empresarial, haciéndola más organizada, productiva y competitiva en su sector.

3.LA ORDEN DE COMPRA

¿EN QUÉ CONSISTE?

La orden de compra es un documento fundamental en el proceso de adquisición de bienes y servicios dentro de una empresa. Se trata de una solicitud formal que la organización emite a un proveedor para concretar la compra de insumos necesarios para su operación. Este documento actúa como un contrato legal, estableciendo de manera clara y detallada las condiciones bajo las cuales se realizará la transacción, evitando confusiones o malentendidos entre ambas partes.

ELEMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA

Datos del proveedor:

• Nombre de la empresa.
• Dirección y contacto.
• RFC o información fiscal.

Detalles del pedido:

• Número de orden de compra.
• Fecha de emisión.
• Productos o servicios solicitados (nombre, cantidad, unidad de medida).
• Precio unitario y total.

Condiciones de compra:

• Plazos y condiciones de pago.
• Fecha y lugar de entrega.
• Penalizaciones por incumplimiento.

Autorizaciones:

• Firma del responsable de compras.
• Firma del proveedor en caso de ser requerido.

LA ORDEN DE COMPRA...

Es un instrumento clave en la gestión empresarial, ya que no solo formaliza la adquisición de bienes y servicios, sino que también protege los intereses de ambas partes al establecer claramente los términos de la transacción. Su uso permite a las empresas mantener un control preciso sobre sus compras, evitar gastos innecesarios y mejorar la planificación financiera. Además, facilita la auditoría y el seguimiento de los pedidos, garantizando que los proveedores cumplan con los acuerdos pactados en cuanto a calidad, cantidad, precio y tiempos de entrega.Implementar un sistema de órdenes de compra bien estructurado mejora la eficiencia operativa, optimiza la administración de inventarios y refuerza la transparencia en los procesos de adquisición. En un entorno competitivo, donde la gestión eficiente de los recursos es fundamental, el uso adecuado de la orden de compra contribuye a la estabilidad y crecimiento de una empresa, asegurando relaciones comerciales sólidas y confiables con los proveedores.

4.LA LISTA DE MERCADO

¿QÚE ES?

La lista de mercado es una herramienta fundamental para la organización de compras, ya sea en el supermercado, mercado local o tienda de conveniencia. Consiste en un listado detallado de los productos y alimentos que se necesitan adquirir para el hogar o negocio. Su importancia radica en que permite optimizar el tiempo, el dinero y los recursos al momento de hacer compras, evitando olvidos y compras innecesarias. Entre sus principales beneficios destacan:

• Ahorrar dinero al comprar solo lo necesario.
• Organizar mejor el presupuesto.
• Reducir el desperdicio de alimentos.
• Facilitar la administración del tiempo de compra.

TIPOS DE LISTA DE MERCADO

Lista básica

Contiene productos esenciales que siempre deben estar en disponibilidad, como agua, arroz, huevos, leche, frutas y verduras.

Lista semanal o mensual

Se elabora según la frecuencia de compra, considerando la planificación del menú y los productos de mayor duración.

Lista por categorías

Se organiza dividiendo los productos en secciones como:Frutas y verduras Carnes y proteínas Lácteos y derivados

Tener un rango de gasto máximo para evitar excederse.

En caso de que haya productos de marcas específicas o requisitos particulares.

Especificar la cantidad exacta y presentación del producto (kilogramos, litros, paquetes).

Elementos clave de una lista de mercado

Para que una lista de mercado sea efectiva, debe incluir los siguientes elementos:

Revisar lo que hace falta antes de agregarlo a la lista.

Identificación de necesidades reales

Cantidad y presentación de los productos

Presupuesto estimado

Marcas o preferencias

VÍDEO

cómo se organizan las compras en los restaurantes y empresas gastronómicas

CONCLUSIONES

El procedimiento de compras es un elemento clave en la administración de cualquier negocio que maneje insumos y materias primas. Desde la identificación de necesidades hasta la adquisición de los productos, cada etapa del proceso debe estar bien organizada para garantizar eficiencia, control de costos y calidad en los insumos adquiridos. La requisición de materias primas permite documentar y justificar la necesidad de compra, asegurando que solo se adquieran productos esenciales. La orden de compra formaliza la transacción con los proveedores, estableciendo condiciones claras de pago y entrega. Por otro lado, la lista de mercado facilita la compra directa en establecimientos comerciales, optimizando tiempos y evitando omisiones.

Implementar un sistema de compras estructurado no solo mejora la gestión de recursos, sino que también reduce desperdicios, optimiza el presupuesto y contribuye al éxito del negocio. Un proceso de compras eficiente se traduce en mayor rentabilidad y en la capacidad de ofrecer productos o servicios de mejor calidad.

En conclusión, conocer y aplicar correctamente estos documentos y procedimientos es fundamental para mantener un abastecimiento óptimo y garantizar el buen funcionamiento de cualquier empresa o establecimiento.

Y FIN...