Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la asignatura: Administración de Recursos Archivís

Escuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaLicenciatura en Archivonomía Nombre de la asignatura: Administración de Recursos Archivísticos Nombre de la alumna: Perla Xochilt Reyes Benítez Matrícula: 20190D0143 Nombre del Docente: L.C. Angel Luis Pineda Aguirre Actividad: 3 Fecha de elaboración: 6 de abril de 2025.

Recursos Financieros en los Archivos

Actividad 3

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

1. Concepto de Recursos Financieros Los recursos financieros son los activos y medios económicos que una entidad tiene para administrar sus finanzas y operaciones.

Elementos que incluyen • Efectivo • Cuentas bancarias • Inversiones • Préstamos • Líneas de crédito • Acciones • Deudas por cobrar

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

Relación de los recursos financieros con la gestión de los archivos

La gestión documental es un conjunto de procesos y recursos que permiten organizar, almacenar y recuperar documentos. Para su funcionamiento, se necesitan recursos financieros para adquirir herramientas y software, así como para pagar los servicios de personal, por lo cual es necesario destinar recursos suficientes para llevar a cabo la gestión documental. Los Recursos Financieros y la gestión documental se vinculan a través de la implementación del Sistema Institucional de Archivos el cual debe contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento.

2. Importancia de los recursos financieros

Los recursos financieros en los archivos documentales son los fondos que se asignan para cubrir los gastos de funcionamiento y los materiales necesarios para la organización de los documentos y que permiten el cumplimiento a la Ley de Archivos. Por lo tanto el recurso financiero es indispensable para llevar a cabo una planeación estratégica que determine la forma de adquirir, aplicar y controlar los recursos.

PUNTOS IMPORTANTES

Algunos archivos se enfrentan a una realidad que pone en riesgo la conservación documental e incluso la salud e integridad física del personal a cargo de estos

Nunca se debe descuidar que los archivos son organizaciones muy costosas pues, para mantener toda la masa documental y ponerla al servicio del público se debe contar con dinero para hacerlo.

Los recursos son importantes para la preservación, organización y conservación de los documentos, ya que permiten asegurar las condiciones de protección de los mismos.

Un archivo sin presupuesto presenta

Punto 1

Punto 2

Punto 3

Personal mal remunerado, sin preparación archivística, lo que refleja deficiencia en el manejo y control documental.

Uso de espacios inadecuados que no cumplen con normas de seguridad e higiene, poniendo en riesgo la conservación documental y la salud del personal adscrito al área.

Carencia de recursos materiales como mobiliario, equipo y material que son instrumentos básicos en el desempeño archivístico, para identificar, resguardar y recuperar la documentación oportunamente.

Un archivo sin presupuesto presenta

Punto 4

Punto 5

Frecuentemente al archivo no se le asigna un presupuesto específicamente destinado a solventar sus necesidades; se toma de otras partidas, se espera autorizaciones de presupuesto, lo que genera rezagos o una explosión documental que impide respetar el ciclo vital del documento.

Limita el uso de tecnologías para agilizar el registro, resguardo y recuperación de la información, entre otras limitaciones.

3. Fuentes de Ingreso

fuentes de financiamiento para los archivos

Gobierno

Asociaciones civiles

Fondos internacionales

Otros recursos

Fuentes de Ingreso

Fuentes de financiamiento para los archivos

Gobierno

• El gobierno federal puede destinar recursos financieros a los archivos a través del Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF).

Fuentes de Ingreso

Fuentes de financiamiento para los archivos

Asociaciones civiles

• ADABI (Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México) es una asociación civil que colabora con instituciones gubernamentales, bibliotecas y archivos privados para rescatar el patrimonio documental de México.

Fuentes de Ingreso

Fuentes de financiamiento para los archivos

Fondos internacionales

• El Fondo para el Desarrollo Internacional de Archivos (FIDA) del ICA otorga subvenciones a archivos y archivistas en países con recursos escasos.• El Programa ADAI es un fondo financiero multilateral que apoya el desarrollo archivístico en Iberoamérica.

Fuentes de Ingreso

fuentes de financiamiento para los archivos

Otros recursos

• Los recursos financieros de un archivo pueden incluir dinero en efectivo, depósitos en entidades financieras, tenencias de bonos y acciones, o tenencias de divisas. Las fuentes de financiamiento pueden ser subvenciones, subsidios, créditos con tasas preferenciales, entre otros.

Clasificación de los Recursos

Por su origen

Recursos internacionales

Recursos públicos

Recursos privados

Fondos que provienen del Estado, como subvenciones o presupuestos asignados a organismos estatales.

Fondos obtenidos a través de donaciones, aportaciones de empresas o fundaciones y venta de servicios.

Financiación de entidades extranjera o multilaterals

Clasificación de los Recursos

Por su naturaleza

Recursos ordinarios

Recursos extraordinarios

Fondos que provienen del Estado, como subvenciones o presupuestos asignados a organismos estatales.

Fondos obtenidos a través de donaciones, aportaciones de empresas o fundaciones y venta de servicios.

Fuentes de financiamiento

Internas

Provienen de los recursos propios de las empresas reflejados en los activos, los cuales los gerentes fiancieros, el director financiero o quien esté a cargo de las finanzas puede echar a la mano en un momento dato por los sobrantes de capital de trabajo

• Utilidades retenidas
• Activos fijos
• Activo circulante
• Aporte de socios

Fuentes de financiamiento

Externas

provienen de los recursos de terceros, pueden ser los bancos, la bolsa de valores, los proveedores, los fideicomisos rendiciones de bonos, acciones, entre otros.

• Corto plazo

• Mediano plazo
• Largo plazo

Recursos Financieros

Por ingresos propios

• Los recursos financieros externos se refiere a los obtenidos a través de préstamos bancarios, la emisión de deuda, la emisión de acciones y la subvención de fondos gubernamentales

• Los recursos financieros por ingresos propios se refieren a los recursos que una entidad percibe por los servicios que ofrece y que no provienen de las aportaciones gubernamentales o estatales.

• Los recursos financieros ordinarios son aquellos que se generan de manera regular y continua, mientras que los extraordinarios son ingresos que se obtienen de manera excepcional.

Recursos Ordinarios

• Son los ingresos que se perciben normalmente y se reproducen a lo largo del tiempo.
• Son propios del giro de la entidad.
• Son los ingresos que se originan por el giro habitual de un negocio.
• Son la rentabilidad bruta ganada por la entidad en el desempeño de su ejercicio fiscal.

Ejemplos de Recursos Ordinarios

Algunos ejemplos de recursos ordinarios son:

• Los impuestos
• Las tasas
• Los derechos
• Las transferencias
• Los ingresos por la venta de bienes y servicios de los organismos y empresas paraestatales.

Recursos Extraordinarios

• Son los ingresos que se generan de manera hipotética o excepcional. • Son los ingresos irregulares, que se crean para atender erogaciones no previstas. • Son recursos que no se obtienen de manera regular por parte del Estado. • Son los ingresos que provienen fundamentalmente de la contratación de créditos externos e internos o de la emisión de moneda.

5. Normatividad en materia de Recursos Financieros

La normativad en materia de recursos financieros abarca una serie de reglas y directrices que regulan la gestión, uso y control de los fondos de una organización . Estas normas aseguran que los recursos financieros se utilicen de manera eficiente, transparente y conforme a las leyes y regulaciones aplicables.

5. Normatividad en materia de Recursos Financieros

La normatividad en materia de recursos financieros en México está regulada por leyes, como la Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros, la Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros, y la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.

Leyes financierasLey de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros Ley de Instituciones de Crédito Ley del Mercado de Valores Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios Ley de Coordinación Fiscal Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación Normas de información financiera Las Normas de Información Financiera son lineamientos que regulan la presentación de los estados financieros. Constitución Política Los artículos 25, 26 y 28 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos regulan el sistema financiero mexicano.

En México LA CONDUSEF es la la Institución pública que otorga oportuna, eficaz, honesta y responsablemente asesoría, protección y defensa a los Usuarios de servicios financieros, innovadora en promoción y transformador de educación financiera; que coadyuve a la inclusión y apuntale la consolidación de transparencia financiera, para transformar, equilibrar y orientar a subsanar las desigualdades para el bienestar de la población.

Recursos financieros en los archivos internacionalesLos archivos internacionales obtienen recursos financieros a través de donaciones, presupuestos asignados y subvenciones. Donaciones • El Consejo Internacional de Archivos (ICA) recibe donaciones de sus afiliados. • Las instituciones, archivistas y gestores documentales pueden donar al Fondo para el Desarrollo Internacional de los Archivos (FIDA).

Presupuestos asignados • El ICA asigna un presupuesto anual al FIDA. • La UNESCO asigna subvenciones para proyectos que salvaguardan el patrimonio documental en riesgo.

Subvenciones • La UNESCO asigna subvenciones para proyectos que salvaguardan el patrimonio documental en riesgo. El ICA es una organización no gubernamental que promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo internacionales en todos los campos relacionados con los archivos. Su misión principal es defender el patrimonio documental y el acceso a los mismos.

Subvenciones • La UNESCO asigna subvenciones para proyectos que salvaguardan el patrimonio documental en riesgo. El ICA es una organización no gubernamental que promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo internacionales en todos los campos relacionados con los archivos. Su misión principal es defender el patrimonio documental y el acceso a los mismos.

5. Presupuestos

Definición de presupuesto y su importancia en la gestión de archivos. En términos generales, se puede decir, que un presupuesto es una herramienta de planificación, coordinación y control de funciones que presenta en términos cuantitativos las actividades que en el futuro se realizarán en una empresa, con la finalidad de utilizar de una manera más productiva sus recursos, para que pueda alcanzar sus metas. Es un plan de acción encaminado al cumplimiento de una meta, la cual debe expresarse en términos de valores y financieros y cumplirse en un tiempo determinado, bajo ciertas condiciones estipuladas.

5. Presupuestos

Para elaborar un presupuesto para una unidad de archivo, se puede seguir un proceso que incluye la identificación de ingresos y gastos, la clasificación de los gastos y la estimación de los costos. Paso 1 Identificar ingresos y gastos • Identificar los ingresos fijos y variables, libres de impuestos • Identificar los gastos • Listar los productos y su precio, o el costo de los servicios • Obtener estados de cuenta y recibos de gastos fijos

5. Presupuestos

Paso 2 Clasificar los gastos Agrupar los gastos en categorías, Asignar un presupuesto a cada categoría. Paso 3 Estimar los costos • Desglosar el costo de cada actividad o recurso necesario • Sumar los costos estimados de cada actividad para establecer una línea base de presupuesto

5. Presupuestos

Paso 4 Elaborar un cronograma de trabajo • Determinar la secuencia de realización de cada actividad • Establecer cuándo debe iniciarse cada actividad, cuál será su duración y el momento en que debe terminar Paso 5 Revisar el presupuesto • Revisar el presupuesto todos los meses • Ajustar los gastos para mantenerse dentro del presupuesto

7. Gastos e Ingresos

Ejemplos de presupuesto del AGN • En 2018, el presupuesto pagado por el AGN fue de 72,174.4 millones de pesos. • El presupuesto se asignó a Servicios Personales, Gasto de Operación y Otros de corriente. • Los gastos de infraestructura en los archivos se refieren a los recursos que se destinan a adquirir los elementos físicos y materiales necesarios para que el archivo pueda funcionar. • Elementos de infraestructura de un archivo Espacio físico, Materiales de construcción, Equipo, Mobiliario. • Costos de infraestructura en un archivo Amortizaciones del edificio y sus instalaciones, Seguros, Impuestos.

Los gastos de tecnología en los archivos se refieren a los recursos financieros que se destinan a adquirir hardware, software, servicios y personal para mejorar las capacidades tecnológicas de los archivos. Hardware Computadoras, Dispositivos de almacenamiento, Impresoras, Servidores, Equipos de cómputo. Software • Sistemas operativos • Herramientas de programación • Utilidades • Aplicaciones • Licencias de antivirus • Software especializado Servicios Soporte técnico, Instalación, Mantenimiento, Reparación de equipos, Consultoría en tecnología de la información.

Los gastos de conservación de archivos se refieren a los costos que se incurren en la protección de los documentos para que se puedan utilizar en óptimas condiciones por más tiempo.

8. Control Presupuestal

Contextualiza tu tema con un subtítulo

El control presupuestal es un proceso que compara los números estimados con los obtenidos, para calcular variaciones y corregirlas. Es una herramienta fundamental para la gestión financiera de una empresa.

Control Presupuestal

Contextualiza tu tema con un subtítulo

Objetivos del control presupuestal

• Verificar las metas contables
• Monitorear las finanzas
• Cumplir con el presupuesto
• Anticipar problemas
• Mejorar la planificación estratégica
• Identificar y gestionar riesgos

Herramientas técnicas para realizar un control efectivo

Para realizar un control efectivo de un presupuesto, puedes utilizar herramientas tecnológicas, técnicas de análisis y un seguimiento regular. Herramientas tecnológicas Software de presupuestación, Software de gestión de proyectos, Aplicaciones de Business Intelligence. Técnicas de análisis Análisis de costos directos e indirectos, Análisis por escenarios, Cálculo de indicadores clave de rendimiento (KPIs), Elaboración de informes, Interpretación de tendencias financieras. Seguimiento regular Revisar el presupuesto periódicamente, Ingresar los gastos en tiempo real, Controlar los gastos regularmente, Realizar revisiones regulares de la ejecución presupuestaria.

9. Partida Presupuestal en los Archivos

Una partida presupuestaria es un grupo de ingresos o gastos que se agrupan para clasificarlos y facilitar su control. Son la expresión más detallada del presupuesto. Características • Se agrupan por naturaleza económica, es decir, por el origen del dinero • Deben indicar quién gasta, en qué se gasta y para qué se gasta • Permiten obtener una visión general de los gastos e ingresos del presupuesto • Se clasifican por: o Clasificación orgánica: quién gasta o Clasificación económica: en qué se gasta o Clasificación funcional: para qué se gasta

¿Cómo se obtiene el presupuesto para un archivo? 1.- El archivista debe plantear ante las autoridades las necesidades del archivo. 2.- Los directivos deben concientizarse de la necesidad de asignar recursos al archivo. 3.- Se presenta un informe que detalla la cantidad de recursos a utilizar. 4.-En muchos casos, los recursos son programables y se contemplan en la partida presupuestal asignada para el archivo un año antes.

La asignación de recursos en los archivos se pueden asignar a través de partidas presupuestarias de acuerdo a los programas anuales de adquisiciones, arrendamientos y servicios. Estos programas se sujetan a la disponibilidad presupuestaria. Proceso de asignación de recursos 1. Se establecen los programas anuales de adquisiciones, arrendamientos y servicios. 2. Se determinan las necesidades de acuerdo a los programas. 3. Se realizan las adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de servicios de acuerdo a las necesidades.

Las partidas más comunes en los archivos son: 1000 SERVICIOS PERSONALES 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS 3000 SERVICIOS GENERALES 4000 TRANSFERENCIAS, ASIGNACIONES, SUBSIDIOS Y OTRAS AYUDAS

Para asignar las partidas presupuestarias las dependencias y entidades de la Administración Pública, conforme a las disposiciones presupuestarias aplicables, toman como referencia el Clasificador por Objeto del Gasto el cual es el instrumento presupuestario que, atendiendo a un carácter genérico y conservando la estructura básica (capítulo, concepto y partida genérica), permite registrar de manera ordenada, sistemática y homogénea los servicios personales; materiales y suministros; servicios generales; transferencias, subsidios y otras ayudas; bienes muebles e inmuebles; inversión pública; inversiones financieras; participaciones y aportaciones; deuda pública, entre otros.

Referencias: Recursos financieros de una empresa: qué son, para qué sirven y qué tipos hay https://iead.es/recursos-financieros-que-son-para-que-sirven-que-tipos-hay/ Estado del ejercicio del presupuesto AGN, Disponible en: https://datos.gob.mx/busca/dataset/ejercicio-del-presupuesto-del-archivo-general-de-la-nacion Ávila Luna, María Longina, Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa. México: SEP,ENBA, 2014. Disponible en: https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf

¡Gracias!

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.