Recursos Financieros en los Archivos

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAl ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA Licenciatura en Archivonomía 2025

Materia : Administración de Recursos ArchivisticosTema : Recursos Financieros en los Archivos Unidad 1 Nombre alumno: Tovar Martinez Jonathan Matricula : 20210D0075 Profesor: L.C Luis Angel Pineda Aguirre Fecha de entrega : 06 abril 2025

Empezar

28-29. Conclusión

25-27. Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

3-4 Concepto de Recursos Financieros

5-6 Importancia de los Recursos Financieros

7-9. Fuentes de Ingreso

10-12. Clasificación de los Recursos

13-15. Normatividad en Materia de Recursos Financieros

16-18. Presupuestos

19-21. Gastos e Ingresos

22-24. Control Presupuestal

1.Definición de recursos financieros

Concepto de Recursos Financieros

Los recursos financieros son los medios económicos que permiten a una institución desarrollar sus actividades. En los archivos, estos recursos se destinan a la preservación, organización y acceso a la documentación.

Características: • Son esenciales para la operatividad del archivo. • Pueden provenir de fuentes públicas y privadas. • Su gestión eficiente garantiza la sostenibilidad del archivo. Ejemplo: Un archivo necesita financiamiento para la compra de estanterías especializadas para documentos históricos.

Relación con la gestión de archivos

Los recursos financieros son clave en:

1. Conservación documental: compra de insumos especializados. 2. Infraestructura: adecuación de instalaciones. 3. Accesibilidad: digitalización de documentos. 4. Capacitación: formación del personal archivístico. Ejemplo: Un archivo municipal debe destinar parte de su presupuesto a la adquisición de software de gestión documental.

Por qué son fundamentales Los archivos requieren recursos financieros para: • Garantizar la preservación de documentos. • Facilitar la consulta y acceso a la información. • Mejorar la infraestructura y equipamiento. • Capacitar a los archivistas. Ejemplos de impacto: • Un archivo sin presupuesto suficiente no puede digitalizar documentos valiosos. • La falta de inversión en conservación puede provocar deterioro de documentos históricos. Importancia de los Recursos Financieros en los Archivos ¿Por qué son fundamentales para el funcionamiento y desarrollo de los archivos? Los recursos financieros son esenciales para que los archivos cumplan con su función de preservar, organizar y garantizar el acceso a la documentación. Sin financiamiento adecuado, los archivos enfrentan dificultades que pueden comprometer la integridad de los documentos y la calidad del servicio ofrecido a los usuarios.

Importancia de los Recursos Financieros

Salario medio

Estos recursos permiten:

• Preservar los documentos: Se requiere inversión en materiales especializados (papel libre de ácido, cajas de conservación, deshumidificadores) para evitar el deterioro de documentos físicos. • Facilitar la consulta y acceso a la información: La digitalización, implementación de bases de datos y mejora de espacios físicos dependen del presupuesto asignado. • Mejorar la infraestructura y el equipamiento: Se necesita financiamiento para renovar estanterías, controlar la temperatura y humedad, e instalar sistemas de seguridad. • Capacitar a los archivistas: La formación continua en nuevas tecnologías y normativas archivísticas es clave para una gestión eficiente.

Ejemplos de impacto en la preservación, organización y acceso a los documentos 1. Preservación:

• Un archivo histórico recibe financiamiento para comprar estanterías móviles y mejorar el almacenamiento de documentos antiguos, evitando su deterioro.
• Un archivo sin recursos suficientes no puede aplicar medidas de conservación, lo que lleva a la pérdida de documentos por humedad y plagas.

2. Organización:

• Un archivo gubernamental invierte en software de gestión documental, mejorando la clasificación y recuperación de expedientes.
• La falta de recursos impide contratar personal suficiente, causando acumulación de documentos sin organizar.

3. Acceso a la información:

• Un archivo digitaliza sus documentos gracias a una partida presupuestaria específica, permitiendo a los ciudadanos consultarlos en línea.
• La falta de financiamiento impide que un archivo adquiera escáneres, limitando la consulta a los documentos físicos y dificultando su preservación a largo plazo.

Fuentes de Ingreso

Principales fuentes de financiamiento 1. Públicos:

• Presupuestos gubernamentales.
• Subsidios estatales o federales.
• Programas culturales.

2. Privados:

• Donaciones de empresas o particulares.
• Fondos de instituciones académicas.

3. Otros:

• Venta de servicios archivísticos.
• Ingresos por reproducción de documentos.

Ejemplo: Un archivo recibe financiamiento del gobierno, pero también cobra por copias certificadas.

Fuentes de Ingreso

Principales fuentes de financiamiento:

1. Públicos:

• Presupuestos gubernamentales: Fondos asignados por el gobierno para la operación del archivo.
• Subsidios estatales o federales: Apoyos económicos otorgados por entidades gubernamentales para proyectos específicos.
• Programas culturales: Recursos destinados a la preservación y difusión del patrimonio documental.

2. Privados:

• Donaciones de empresas o particulares: Aportes voluntarios de personas o instituciones interesadas en la conservación de archivos.
• Fondos de instituciones académicas: Recursos provenientes de universidades u organismos educativos para investigación y preservación documental.

Principales fuentes de financiamiento:

3. Otros:

• Venta de servicios archivísticos: Ingresos por asesorías, capacitaciones o gestión documental.
• Ingresos por reproducción de documentos: Cobro por copias simples o certificadas de documentos del archivo.

Ejemplo: Un archivo recibe financiamiento del gobierno, pero también cobra por copias certificadas, generando ingresos adicionales.

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Clasificación de los Recursos

Ejemplo: Un archivo puede recibir ingresos propios mediante la venta de guías y catálogos especializados.

1. Recursos propios: generados por el archivo (servicios, publicaciones). 2. Recursos externos: obtenidos de entidades gubernamentales o privadas. 3. Recursos ordinarios: ingresos regulares para la operación del archivo. 4. Recursos extraordinarios: financiamiento adicional, como subvenciones.

Clasificación de los Recursos

1. Recursos propios: Son aquellos generados directamente por el archivo a través de sus actividades y servicios. Pueden incluir la venta de publicaciones, como guías y catálogos especializados, la prestación de servicios archivísticos o el cobro por reproducciones documentales. 2. Recursos externos: Son los fondos obtenidos de fuentes ajenas al archivo, ya sean gubernamentales, privadas o académicas. Pueden provenir de subsidios estatales o federales, donaciones de empresas, patrocinios o apoyos de instituciones educativas.

Clasificación de los Recursos

Definición e importancia Un presupuesto es la planificación financiera de ingresos y gastos. Definición e importancia Un presupuesto es la planificación financiera de los ingresos y gastos de una institución, en este caso, de un archivo. Su correcta elaboración permite una gestión eficiente de los recursos, garantizando el cumplimiento de sus funciones, como la preservación, organización y acceso a los documentos.

Normatividad en Materia de Recursos Financieros

Leyes y reglamentos aplicables • Ley General de Archivos (México): establece criterios de financiamiento. • Normas internacionales (UNESCO, ICA): directrices para la gestión financiera. Ejemplos concretos: • En México, los archivos públicos deben justificar su presupuesto anual. • Algunos archivos reciben financiamiento a través de programas de preservación del patrimonio.

Normatividad en Materia de Recursos Financieros

Leyes y reglamentos aplicables: • Ley General de Archivos (México): Establece criterios de financiamiento para archivos públicos y regula la asignación de recursos para su operación. • Normas internacionales (UNESCO, ICA): Proveen directrices para la gestión financiera de archivos, promoviendo su sostenibilidad y conservación.

Normatividad en Materia de Recursos Financieros

Ejemplos concretos: • En México, los archivos públicos deben justificar su presupuesto anual ante la entidad correspondiente para garantizar su operación. • Algunos archivos reciben financiamiento a través de programas de preservación del patrimonio impulsados por la UNESCO o el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH). • En archivos universitarios, parte de su presupuesto proviene de los recursos asignados por la institución educativa, así como de fondos obtenidos por proyectos de investigación documental. • Archivos privados pueden recibir apoyo financiero a través de patrocinios de empresas interesadas en la conservación de la memoria corporativa. • En algunos países, existen incentivos fiscales para empresas o individuos que donen recursos a instituciones archivísticas con fines culturales. • Archivos históricos nacionales pueden recibir fondos extraordinarios para digitalización de documentos cuando se consideran patrimonio cultural.

Presupuestos

Definición e importancia Un presupuesto es la planificación financiera de ingresos y gastos. Definición e importancia Un presupuesto es la planificación financiera de los ingresos y gastos de una institución, en este caso, de un archivo. Su correcta elaboración permite una gestión eficiente de los recursos, garantizando el cumplimiento de sus funciones, como la preservación, organización y acceso a los documentos.

Presupuestos

Etapas de elaboración: 1. Identificación de necesidades. 2. Estimación de costos. 3. Asignación de partidas presupuestarias. 4. Monitoreo y ajustes. Ejemplo: Un archivo histórico elabora un presupuesto anual que incluye la restauración de documentos dañados.

Presupuestos

Etapas de elaboración 1. Identificación de necesidades: Se determinan los requerimientos del archivo, como conservación, digitalización, infraestructura y personal. 2. Estimación de costos: Se calculan los gastos asociados a cada necesidad, considerando costos fijos y variables. 3. Asignación de partidas presupuestarias: Se distribuyen los recursos de acuerdo con las prioridades y objetivos del archivo. 4. Monitoreo y ajustes: Se realiza un seguimiento del gasto y, si es necesario, se hacen modificaciones para optimizar el uso de los recursos. Ejemplo: Un archivo histórico elabora un presupuesto anual que incluye la restauración de documentos dañados, la adquisición de equipos de digitalización y el pago de personal

Gastos e Ingresos

Definición Breve sobre los Gastos en un Archivo

Los archivos, como unidades responsables de la gestión, conservación y acceso a la documentación, requieren de recursos financieros para su correcto funcionamiento. Los gastos en un archivo pueden clasificarse en costos operativos, tecnológicos, de infraestructura y de personal, los cuales garantizan la preservación y disponibilidad de la información. La adecuada planificación de estos gastos es fundamental para asegurar la eficiencia en la administración documental y el cumplimiento de normativas archivísticas.

Gastos e Ingresos

Principales gastos en un archivo • Personal: sueldos de archivistas. • Infraestructura: mantenimiento de edificios. • Tecnología: software de gestión documental. • Conservación: compra de materiales especializados. Fuentes de ingresos • Presupuesto gubernamental. • Servicios de consulta. • Financiamiento de instituciones. Ejemplo: Un archivo invierte en estanterías resistentes para documentos antiguos con los ingresos de un fondo cultural.

Gastos e Ingresos

Etapas de elaboración 1. Identificación de necesidades: Se determinan los requerimientos del archivo, como conservación, digitalización, infraestructura y personal. 2. Estimación de costos: Se calculan los gastos asociados a cada necesidad, considerando costos fijos y variables. 3. Asignación de partidas presupuestarias: Se distribuyen los recursos de acuerdo con las prioridades y objetivos del archivo. 4. Monitoreo y ajustes: Se realiza un seguimiento del gasto y, si es necesario, se hacen modificaciones para optimizar el uso de los recursos. Ejemplo: Un archivo histórico elabora un presupuesto anual que incluye la restauración de documentos dañados, la adquisición de equipos de digitalización y el pago de personal

Control Presupuestal

El control presupuestal en un archivo es el proceso mediante el cual se planifican, asignan y supervisan los recursos financieros destinados a la gestión documental. Su objetivo es optimizar el uso del presupuesto para cubrir necesidades como infraestructura, tecnología, personal, materiales de conservación y digitalización. A través del control presupuestal, se garantiza una administración eficiente, evitando gastos innecesarios y asegurando el cumplimiento de las normativas archivísticas.

Control Presupuestal

¿Qué es el control presupuestal? Proceso de monitoreo y ajuste del gasto en un archivo. Herramientas para un control efectivo: • Software contable. • Auditorías internas. • Reportes financieros periódicos. Ejemplo: Un archivo implementa un sistema de control para evitar sobrecostos en la compra de insumos. Control Presupuestal ¿Qué es el control presupuestal y cómo se aplica en los archivos? El control presupuestal es el proceso de monitoreo, evaluación y ajuste del uso de los recursos financieros en un archivo. Su objetivo es garantizar que el presupuesto asignado se utilice de manera eficiente y alineada con los objetivos institucionales. En un archivo, el control presupuestal se aplica mediante: • Planificación del gasto: Se establecen metas financieras y se asignan recursos a cada área. • Monitoreo del presupuesto: Se comparan los gastos reales con los presupuestados para detectar desviaciones. • Corrección de desviaciones: Si se detectan sobrecostos o falta de fondos en ciertas áreas, se ajusta el presupuesto. • Rendición de cuentas: Se generan informes financieros para justificar el uso de los recursos ante las autoridades competentes.

Control Presupuestal

Herramientas o técnicas para un control efectivo 1. Software contable: Permite registrar ingresos y egresos, automatizando el seguimiento del presupuesto. 2. Auditorías internas: Evaluaciones periódicas para identificar malas prácticas o desvíos presupuestarios. 3. Reportes financieros periódicos: Documentos detallados sobre el estado financiero del archivo. 4. Presupuesto flexible: Permite ajustes en función de cambios en los costos o necesidades del archivo. 5. Indicadores de desempeño financiero: Uso de métricas para evaluar la eficiencia en el uso de los recursos. 6. Control de adquisiciones: Verificación de precios y proveedores para evitar gastos innecesarios. Ejemplo práctico: • Un archivo implementa un software contable para registrar cada compra y evitar sobrecostos en insumos archivísticos. • Un archivo universitario realiza auditorías trimestrales para asegurar que los recursos destinados a digitalización sean utilizados correctamente. • Un archivo gubernamental ajusta su presupuesto anual después de detectar un incremento en los costos de conservación documental. • Un archivo histórico emite reportes financieros cada seis meses para rendir cuentas sobre el uso de fondos otorgados por un programa cultural. Estas prácticas permiten a los archivos mantener un control adecuado de sus recursos y optimizar su gestión financiera.

Partida Presupuestal en una Unidad de Archivo

Una partida presupuestal en una unidad de archivo es la asignación específica de recursos económicos dentro del presupuesto institucional, destinada a cubrir gastos relacionados con la gestión y conservación documental. Estas partidas se clasifican según el tipo de gasto, como adquisición de materiales archivísticos, digitalización, capacitación del personal, mantenimiento de instalaciones o implementación de tecnologías para la gestión documental. Su correcta distribución permite optimizar los recursos y garantizar el funcionamiento eficiente del archivo.

Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

Gastos e Ingresos

¿Qué es una partida presupuestal? Es la asignación de recursos a distintas áreas dentro de un presupuesto. Ejemplo de partidas comunes: 1. Salarios del personal. 2. Compra de materiales de conservación. 3. Mantenimiento de infraestructura. 4. Adquisición de tecnología. Ejemplo: Un archivo asigna un porcentaje de su presupuesto a la compra de escáneres para digitalización. Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo ¿Qué es una partida presupuestal y cómo se asignan los recursos en las unidades de archivo? Una partida presupuestal es la asignación específica de recursos dentro de un presupuesto para cubrir distintos gastos de una institución, en este caso, una unidad de archivo. Su función es garantizar que cada área reciba los fondos necesarios para operar de manera eficiente.

Gastos e Ingresos

En las unidades de archivo, la asignación de recursos se realiza de la siguiente manera: 1. Identificación de necesidades: Se determinan los recursos esenciales para la operación del archivo. 2. Clasificación del gasto: Se agrupan los gastos en categorías, como personal, tecnología, infraestructura, etc. 3. Distribución del presupuesto: Se asigna un monto específico a cada partida, según las prioridades del archivo. 4. Monitoreo y ajuste: Se revisa el uso de los recursos y se hacen modificaciones si es necesario. Ejemplos de partidas comunes en archivos 1. Salarios del personal: Sueldos de archivistas, técnicos en conservación y administrativos. 2. Compra de materiales de conservación: Adquisición de cajas libres de ácido, carpetas y guantes especiales. 3. Mantenimiento de infraestructura: Reparación de estanterías, control de temperatura y seguridad del edificio. 4. Adquisición de tecnología: Compra de software de gestión documental, servidores y escáneres. 5. Servicios de digitalización y reprografía: Digitalización de documentos históricos y fotocopias certificadas. 6. Capacitación y formación del personal: Cursos y talleres para actualizar conocimientos en archivística. Ejemplo práctico: • Un archivo destina el 40% de su presupuesto al pago de personal y el 20% a la adquisición de tecnología para mejorar su sistema de gestión documental. • Un archivo histórico recibe un fondo extraordinario y lo asigna a la conservación de documentos en riesgo de deterioro. • Un archivo universitario aparta una partida específica para la digitalización de tesis y documentos académicos. • Un archivo municipal invierte en estanterías móviles con el presupuesto asignado a infraestructura. Este sistema de asignación permite una distribución eficiente de los recursos y asegura el cumplimiento de los objetivos del archivo.

Conclusión

• Los recursos financieros son esenciales para el funcionamiento de los archivos. • Una buena gestión permite la conservación y acceso a documentos. • Es clave contar con fuentes de financiamiento diversificadas. • El control presupuestal asegura la sostenibilidad del archivo.

Conclusión

• Los recursos financieros son un elemento fundamental para el funcionamiento eficiente de los archivos, ya que permiten garantizar la correcta gestión, conservación y acceso a la documentación. Sin un presupuesto adecuado, los archivos enfrentan limitaciones que pueden afectar la preservación del patrimonio documental y la calidad de los servicios ofrecidos a los usuarios. • Una gestión financiera eficiente es clave para optimizar el uso de los recursos disponibles, priorizando inversiones estratégicas en tecnología, infraestructura, formación del personal y conservación de documentos. Esto no solo mejora la operatividad del archivo, sino que también fortalece su papel en la transparencia y el acceso a la información. • Es crucial contar con fuentes de financiamiento diversificadas, que incluyan tanto recursos públicos como privados, así como ingresos propios generados por la prestación de servicios. Esto reduce la dependencia de un solo tipo de financiamiento y brinda mayor estabilidad económica a la institución. • El control presupuestal desempeña un papel determinante en la sostenibilidad del archivo, permitiendo la planificación y supervisión del gasto. Mediante herramientas como auditorías, reportes financieros y software contable, se puede asegurar que los recursos sean utilizados de manera eficiente y alineados con los objetivos del archivo. • En conclusión, una adecuada planificación y administración de los recursos financieros no solo garantiza la operación continua del archivo, sino que también contribuye a su desarrollo, modernización y capacidad de respuesta ante nuevas necesidades y desafíos en la gestión documental. •

Conclusión

Referencias

1. Consejo Internacional de Archivos. (2016). Normas para la gestión financiera en archivos. ICA. 2. Ley General de Archivos. (2018). Diario Oficial de la Federación. 3. UNESCO. (2012). Directrices para la preservación de documentos históricos. 4. Archivo General de la Nación. (2020). Guía para la gestión financiera en archivos públicos. México: AGN. 5. International Council on Archives. (2021). Managing Archives: A Guide to Financial Sustainability. París: ICA. 6. Duranti, L. (2019). Archival Theory, Method, and Practice: Financial Aspects of Preservation. Springer. 7. Shepherd, E., & Yeo, G. (2017). Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing. 8. Jiménez, A. (2015). Financiamiento y sostenibilidad en archivos históricos: Retos y oportunidades. Revista de Archivística, 14(2), 45-60. 9. Muñoz-Cañavate, A. (2014). El archivo como sistema de información y sus necesidades de recursos económicos. Editorial Universitaria. 10. National Archives and Records Administration. (2020). Budgeting for Archives: Best Practices and Strategies. Washington D.C.: NARA. 11. Pérez Gutiérrez, M. (2018). Gestión de recursos y planificación estratégica en archivos modernos. España: Trea. 12. Archivists Round Table of Metropolitan New York. (2021). Funding and Financial Management in Archives: An Overview. New York: ART. 13. Tarragó, M. (2000). Gestión de documentos y administración de archivos. Ediciones Trea. .

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