Administración de proyectos

TECNOLOGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ORIENTE DEL ESTADO DE MEXICO

ADMINISTRACION DE PROYECTOS Doc. Araceli Gines Zarate Grupo 5I11 Presenta: Sheyla Pacheco Mtz

Empezar

Resumen

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades y herramientas para cumplir con los objetivos del proyecto.

Stakeholders o Interesados

Para asegurar el fracaso del proyecto, sólo intente quedar bien con todo el mundo.

Son todas aquellas personas que serán afectadas por el proyecto en función de sus intereses particulares. Entre los principales interesados se pueden mencionar: el director del proyecto, los clientes, la organización, los miembros del equipo de trabajo, el gobierno, la comunidad y los inversores.

La restricción triple

Todo proyecto está limitado por tres restricciones básicas: tiempo, costos y alcance. Estas restricciones en su conjunto son lo que se denomina la restricción triple del proyecto. El director de proyectos se enfrenta al conflicto de poder manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables: alcance, tiempo, costos y calidad. Esta última suele ser incluida por algunos autores dentro del alcance del proyecto. Sin embargo, analizaremos la variable calidad en forma separada del alcance. Cabe destacar que de las cuatro variables, sólo tres se podrán fijar a la vez

Tiempos

Calidad

Costo

Alcance

'El proyecto estará destinado al fracaso si alguien fija en forma arbitraria el alcance, el tiempo, los recursos y la calidad.

Respecto de las cuatro variables mencionadas, sólo tres se podrán fijar en forma exógena; la restante se determinará en forma endógena, en función de la magnitud de las otras tres.

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Otras restricciones

Una restricción puede aparecer en cualquier elemento de un proyecto o proceso, desde el proceso de planificación, proceso productivo y hasta el proceso de implementación, o incluso dentro del propio equipo del proyecto.

Restricción de política: Los procedimientos de la empresa están reduciendo la velocidad o aumentando el trabajo manual y por duplicado. (Las restricciones de política son las restricciones más comunes que aparecen durante un proyecto o proceso).

Restricción financiera: Hay una falta inesperada de capital para invertir en un proyecto o gastos de operación inesperados.

Restricción cultural: no es eficiente ni efectivo debido a un proceso ineficiente(especialmente un proceso que se explica diciendo “así es como se hacen las cosas aquí”).

Paradigma “más rápido, más barato y mejor'

Es una filosofía de gestión y producción que se enfoca en la velocidad y la eficiencia para lograr la excelencia.

Un caso característico en proyectos de consultoría es que el inversor exija para “ayer” la finalización de cierto alcance del proyecto, con el presupuesto más barato y bajo estándares de calidad altos. En estas condiciones, el consultor a cargo del proyecto generalmente deberá negociar con rapidez el alcance de las tareas a realizar. Si el inversor insiste en que debe llevarse a cabo según las pautas que él exige, sin duda nos enfrentamos a un potencial fracaso del proyecto.

Estrategias para lograrlo

• Automatización y Tecnología: Implementación de metodologías ágiles y DevOps en desarrollo de software.

• Lean Thinking y Eliminación de Desperdicio

Enfocarse en entregar valor sin recursos innecesarios (Lean Manufacturing, Lean Startup). Optimización de procesos para eliminar tiempos muertos y redundancias.

• Economías de Escala y Outsourcing Inteligente: Uso de proveedores globales con costos reducidos sin sacrificar calidad.Plataformas de colaboración y trabajo remoto para reducir infraestructura.
• Pruebas Rápidas y Feedback Continuo: Enfoques como el MVP (Producto Mínimo Viable) permiten iterar rápidamente.Feedback del usuario para mejoras constantes sin sobrecostos.
• Cultura de Innovación y Adaptabilidad: Empresas como Tesla y Amazon aplican experimentación continua para lograr mejoras simultáneas.Uso de metodologías híbridas que combinan rapidez con control de calidad.

El director del proyecto es la persona responsable de coordinar el proyecto para alcanzar el resultado esperado. Las habilidades generales del director de proyectos están relacionadas con la administración de empresas, incluso temas tales como: contabilidad, finanzas, ventas, marketing, investigación, desarrollo, producción y distribución, planificación estratégica, comportamiento organizacional, administración de personal, manejo de relaciones personales, motivación, etcétera.

Habilidades del director de proyectos

Habilidades Técnicas (Hard Skills)

🔹 Planificación y organización – Capacidad para definir alcance, tiempos y recursos. 🔹 Gestión de riesgos – Identificación, análisis y mitigación de posibles problemas. 🔹 Presupuestos y costos – Control financiero y optimización de recursos. 🔹 Gestión de calidad – Garantizar entregables que cumplan estándares. 🔹 Análisis de datos – Uso de herramientas como Excel, Power BI, JIRA, MS Project o Trello. 🔹 Conocimientos tecnológicos – Especialmente en proyectos de TI, software o transformación digital.

Habilidades Blandas (Soft Skills)

💡 Liderazgo y toma de decisiones – Inspirar equipos y tomar decisiones bajo presión. 📢 Comunicación efectiva – Explicar ideas claras a stakeholders y equipos. 🤝 Trabajo en equipo – Fomentar colaboración y resolver conflictos. 🧩 Resolución de problemas – Habilidad para reaccionar rápido y buscar soluciones creativas. 🔄 Adaptabilidad y flexibilidad – Capacidad para ajustar estrategias según cambios en el proyecto. 🎯 Orientación a resultados – Foco en objetivos y cumplimiento de metas.

Habilidades Estratégicas

📊 Visión de negocio – Entender cómo el proyecto impacta a la empresa. 📝 Gestión del cambio – Implementar cambios sin afectar la productividad.

📈 Negociación – Lograr acuerdos con clientes, proveedores y equipos. 🌍 Gestión de stakeholders – Manejo de expectativas de clientes, directivos y equipo.

Relación con los miembros del equipo y responsabilidades

Un buen líder es reconocido como tal.

Aprender a trabajar bien con la gente requiere toda una vida.

Si no comunica lo que hace, sospecharán que no hace nada.

El director del proyecto debe negociar todo

Las cosas no se arreglan por sí solas

Influir es lograr que la gente realice cosas que no haría por sí sola.

Planificación del proyecto

Para una planificación efectiva es necesario definir con claridad el problema que se quiere resolver, hacer participar en la elaboración del plan a los responsables de implementar las tareas del proyecto y utilizar la estructura de desglose del trabajo para dividir el proyecto en menores tareas

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■ ¿Qué hay que hacer? ■ ¿Cómo hay que hacerlo?

■ ¿Quién lo va a hacer? ■ ¿Cuándo hay que hacerlo?

■ ¿Cuánto costará?

Definir el Alcance del Proyecto

Alcance

Entregables

Objetivo

Productos o resultados finales esperados.

¿Qué incluirá el proyecto y qué no?

¿Qué se quiere lograr?

Identificar Stakeholders 👥

✔ ¿Quiénes son los interesados clave? (clientes, directivos, equipo, proveedores). ✔ ¿Qué nivel de influencia tienen en el proyecto? ✔ ¿Cómo se gestionará la comunicación con ellos?

Crear un Cronograma de Actividades 📅

✔ Identificar tareas necesarias para cumplir el objetivo. ✔ Establecer dependencias entre tareas (qué se hace primero y qué después). ✔ Asignar tiempos estimados a cada actividad.

Identificar y Gestionar Riesgos

Asignación de Recursos

✔ Definir roles y responsabilidades del equipo. ✔ Asignar presupuesto y materiales necesarios. ✔ Gestionar la disponibilidad del equipo y herramientas.

✔ ¿Qué problemas podrían afectar el proyecto? ✔ Probabilidad e impacto de cada riesgo. ✔ Plan de contingencia para mitigar problemas.

Establecer un Plan de Comunicación

Seguimiento y Control

✔ ¿Cómo se informará sobre avances? ✔ ¿Con qué frecuencia se harán reportes? ✔ ¿Qué herramientas se usarán? (Emails, reuniones, dashboards).

✔ Monitoreo del progreso (KPIs y métricas). ✔ Control de cambios en alcance, tiempo y costos. ✔ Informes de desempeño.

Planificación del proyecto

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Project Management Institute (PMI)

Es la organización líder a nivel mundial en gestión de proyectos. Fue fundada en 1969 y se dedica a desarrollar estándares, certificaciones y herramientas para mejorar la práctica de la dirección de proyectos en diversas industrias.

Principales Funciones del PMI

Desarrollo de estándares globales

Certificación de profesionales

Ofrece certificaciones reconocidas a nivel mundial.

Creador del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), la guía de referencia para la gestión de proyectos.

Investigación y tendencias

Capacitación y networking

Facilita cursos, conferencias y comunidades para gerentes de proyectos..

Publica informes sobre el estado del Project Management en el mundo.

Certificaciones del PMI

• PMP® (Project Management Professional)

✔ Certificación más reconocida para directores de proyectos.✔ Requiere experiencia, conocimientos y aprobar un examen riguroso.

• CAPM® (Certified Associate in Project Management)

✔ Para quienes comienzan en la gestión de proyectos. ✔ Menos requisitos que el PMP.

• PgMP® (Program Management Professional)

✔ Para gerentes de programas con experiencia en múltiples proyectos.PMI-ACP® (Agile Certified Practitioner)✔ Certificación enfocada en metodologías ágiles (Scrum, Kanban, Lean).

• PMI-RMP® (Risk Management Professional)

✔ Especialización en gestión de riesgos dentro de proyectos.

• PMI-PBA® (Professional in Business Analysis)

✔ Enfocada en análisis de negocios para definir requisitos de proyectos.

Metodología PMI

Se basa en cinco grupos de procesos:

1. Inicio: Definir el proyecto y su viabilidad.
2. Planificación: Crear el plan detallado con cronograma, presupuesto y riesgos.
3. Ejecución : Implementar y coordinar el proyecto.
4. Monitoreo y Control: Supervisar el desempeño y aplicar ajustes.
5. Cierre: Finalizar el proyecto y evaluar resultados.

Beneficios de Certificarse en PMI

3.Aplicación de estándares internacionales en proyectos.

1.Mayor credibilidad y reconocimiento profesional.

2. Mejores oportunidades laborales y salariales.

4.Red global de profesionales en gestión de proyectos.

Procesos del alcance del proyecto

La gestión del alcance es clave en la dirección de proyectos porque define qué se incluirá y qué se excluirá del trabajo del proyecto. Según el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) del PMI, la gestión del alcance incluye 6 procesos dentro del grupo de planificación y monitoreo.

Alcance del proyecto

Planificar

Verificacion

Definir

Control

EDT

Planificar

Objetivo: Definir cómo se gestionará el alcance durante todo el proyecto.Entregables: Plan de gestión del alcance (documento con reglas, herramientas y procesos para controlar el alcance). Herramientas y técnicas

• Análisis de expertos

• Reuniones de planificación

• Plantillas de alcance

se menciona cómo se creará la estructura de desglose del trabajo (EDT)

Definir

Objetivo: Convertir los requisitos en una descripción detallada del trabajo que se realizará en el proyecto.Entregables: Declaración del Alcance del Proyecto, que incluye objetivos, entregables, límites y criterios de aceptación. Herramientas y técnicas Análisis de producto Análisis de alternativas Creación de prototipos

Objetivo: Descomponer el proyecto en partes manejables llamadas paquetes de trabajo. Entregables: WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), junto con su diccionario. Herramientas y técnicas

• Decomposición del trabajo en niveles
• Diagramas jerárquicos
• Software de gestión de proyectos (MS Project, Trello, Jira)

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS)

Verificar

Objetivo: Obtener la aprobación formal de los entregables por parte de los stakeholders.Entregables: Entregables aceptados y documentación de cambios.

Herramientas y técnicas

Inspección y pruebas

Revisión de entregables con el cliente

Actas de aceptación

Controlar

Objetivo: Supervisar el alcance del proyecto y controlar cambios para evitar desviaciones o "Scope Creep" (aumento descontrolado del alcance). Entregables: Registro de cambios en el alcance y reportes de desempeño. Herramientas y técnicas Análisis de variación Reuniones de control de cambios Software de gestión de cambios

¡Gracias!

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Nota:

La planificación efectiva de un proyecto reduce riesgos, optimiza recursos y mejora los resultados. Aplicando estas metodologías, puedes asegurar el éxito de cualquier iniciativa.