Arbre de segmentation des taches

Arbre de segmentation des taches

évenement Domaine Vaillère

Bilan organisationnel et analyse des performances

Planification & logistique

Communication & promotion

Après

Communication post-événement

Avant

(Analyse et suivi)

(Préparation & organisation)

Organisation de l’équipe

Préparation des prochaines éditions

Pendant

Vente et fidélisation des clients

Accueil et gestion des participants

(Gestion et animation)

Déroulement des visites et dégustations

Déroulement des visites et dégustations

• Animer les visites du domaine en mettant en avant l’histoire et le savoir-faire
• Présenter les vins de manière pédagogique et accessible
• Expliquer les accords mets et vins et accompagner la dégustation
• Assurer une ambiance conviviale et interactive avec les participants
• Répondre aux questions et partager des anecdotes sur le domaine

Organisation de l’équipe

• Définir les rôles et responsabilités de chaque membre du personnel (accueil, guide, service…)
• Former l’équipe aux informations clés à transmettre lors des visites et dégustations
• Prévoir des badges ou uniformes pour une identification facile des membres de l’équipe
• Faire un briefing avec l’équipe pour clarifier le déroulé et répondre aux questions

Communication post-événement

• Partager des photos et témoignages de l’événement sur les réseaux sociaux

• Envoyer un e-mail de remerciement aux participants avec une offre spéciale pour une prochaine visite

• Mettre en ligne un article ou un résumé de l’événement sur le site web

Accueil et gestion des participants

• Installer une signalétique claire pour guider les visiteurs
• Accueillir les participants avec un briefing sur le déroulement de la visite
• Gérer les inscriptions et vérifier les réservations si nécessaire
• Encadrer les groupes et veiller au respect des horaires

Préparation des prochaines éditions

• Identifier les ajustements à prévoir pour améliorer l’événement à l’avenir

• Maintenir le contact avec les visiteurs intéressés pour les fidéliser

• Planifier les prochaines dates et ajuster l’organisation en fonction des retours reçus

Bilan organisationnel et analyse des performances

• Faire un débriefing avec l’équipe pour identifier les points forts et les axes d’amélioration
• Analyser le taux de participation et les retours des visiteurs
• Évaluer les ventes réalisées et calculer le retour sur investissement
• Vérifier les stocks et ranger le matériel utilisé
• Analyser les statistiques des réseaux sociaux et du site web pour mesurer l’impact de la communication

Planification & logistique

• Définir un planning détaillé des journées (horaires des visites, dégustations, animations)
• Fixer le nombre de participants par session et organiser les groupes
• Établir le budget et identifier les besoins financiers
• Contacter les fournisseurs pour les produits de dégustation (mets et vins)
• Vérifier et préparer le matériel disponible (chaises, tables, verres, couverts, tonnelles, lumières, etc.)
• Commander ou louer du matériel supplémentaire si nécessaire (crachoirs, nappes, matériel de sonorisation…)
• Vérifier les stocks de vin et de mets prévus pour la dégustation
• Organiser les espaces (caveau, chai, espaces extérieurs) pour l’accueil du public
• Prévoir un plan B en cas de mauvais temps

Vente et fidélisation des clients

• Mettre en avant les offres spéciales ou les packs de vins disponibles à la vente
• Proposer une réduction pour les achats réalisés sur place
• Encourager les visiteurs à s’inscrire à la newsletter ou à suivre les réseaux sociaux du domaine
• Recueillir les avis des participants et leurs impressions sur l’événement

Communication & promotion

• Créer une affiche et une communication digitale pour promouvoir l’événement
• Mettre en avant l’événement sur les réseaux sociaux du domaine (publications, stories, événement Facebook…)
• Envoyer une newsletter aux clients et partenaires pour les inviter
• Contacter des influenceurs ou médias locaux pour couvrir l’événement
• Mettre à jour le site web avec les informations sur l’événement
• Relancer la communication régulièrement jusqu’au jour J