DIAGNóSTICO Y AUDITORíA ARCHIVISTICA

DIAGNóSTICO Y AUDITORíA ARCHIVISTICA

ITZEL RAMÍREZ GARCÍA

5CM1

AUDITORIA

ÍNDICE

2.1 Fundamentos de la auditoria

2.2 Auditoría documental

2.3 Nivel Estructural

2.2.1 Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria

2.3.1 Nivel Documental

2.3.2 Nivel normativo

2.3.3 Guía para la auditoría archivística

2.4 Entrevista en sitio

2.4.1 Inspección física

2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico

2.4.3 Normatividad archivística

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AUDITORIA••

La auditoría es un proceso sistemático de obtención y evaluación de evidencia para determinar si la información presentada por una entidad cumple con criterios establecidos, como normativas contables, políticas internas o regulaciones externas.

La auditoría es una herramienta clave para garantizar la transparencia, el control y la mejora continua en cualquier organización. Su correcta aplicación permite detectar errores, prevenir fraudes y optimizar recursos.

Debe cumplir con principios de integridad, confidencialidad y competencia.

Las conclusiones deben basarse en pruebas verificables.

Toda auditoría debe registrar sus procedimientos y hallazgos de manera detallada.

PRINCIPIos ••

Ética profesional

La auditoría debe identificar áreas críticas y priorizar su revisión.

Evidencia suficiente y adecuada

Documentación adecuada

Enfoque basado en riesgos

2.1 Fundamentos de la auditoria

Los fundamentos de la auditoría se refieren a los principios, normas y procedimientos que rigen el proceso de revisión y evaluación de información financiera, operativa o administrativa en una organización. La auditoría puede aplicarse en distintos ámbitos, como el financiero, el contable, el fiscal, el administrativo y el de gestión. Estos principios permiten obtener resultados confiables y objetivos.

2.2 Auditoría documental

Una auditoría documental es un análisis de documentos para verificar que se cumplan los criterios de una auditoría. Se realiza a partir de documentos como manuales, procedimientos, instructivos, normas, y planes de calidad. Es un mecanismo esencial para garantizar la correcta administración de la información dentro de una organización. Su implementación permite mejorar la eficiencia en la gestión documental, reducir riesgos legales y asegurar el acceso adecuado a la información.

Evaluar la correcta organización y conservación de la documentación.

Verificar la autenticidad y validez de los documentos.

Optimizar la gestión documental a través de mejoras en los procesos de archivo y administración de información.

Detectar inconsistencias, omisiones o irregularidades en la documentación.

Asegurar el cumplimiento de normativas y regulaciones aplicables (como la Ley General de Archivos en México o normas ISO).

2.2.1 Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria

En la auditoría documental , los objetivos e indicadores de gestión son fundamentales para evaluar la eficiencia, efectividad y cumplimiento del manejo de documentos dentro de una organización. A continuación, se presentan los principales objetivos e indicadores utilizados en la auditoría documental e indicadores utilizados en la auditoría documental.

se centran en garantizar la calidad, integridad y acceso eficiente a la documentación.

1. Objetivos de la Gestión en la Auditoría Documental

generales

• Verificar el cumplimiento normativo
• Asegurar la integridad ,en la gestión documental y archivística.
• Asegurar la integridad, autenticidad y disponibilidad de la documentación.
• Detectar riesgos y deficiencias en los procesos documentales.
• Proponer mejoras en la gestión documental para optimizar procesos.

VS

ESPECÍFICOS

• Comprobar la correcta clasificación, organización y conservación de documentos.
• Verificar la aplicación de políticas de acceso, seguridad y confidencialidad .
• Evaluar la digitalización y preservación de documentos electrónicos.
• Analizar la gestión del ciclo de vida documental (creación, uso, archivo o eliminación).
• Revisar la adecuada asignación de responsabilidades en la gestión documental.

generales

Indicadores de Seguridad y Protección

Indicadores de Organización y Accesibilidad

Indicadores de Cumplimiento

Para medir el desempeño y la efectividad de la gestión documental, se utilizan indicadores cuantitativos y cualitativos.

2. Indicadores de Gestión en la Auditoría Documental

De documentos con cumplimiento normativo: Proporción de documentos que cumplen con regulaciones y estándares. De cumplimiento de políticas internas: Nivel de adherencia a normas internas de gestión documental Número de hallazgos o irregularidades detectadas: Deficiencias identificadas en la auditoría..

De documentos protegidos bajo medidas de seguridad: Proporción de documentos con acceso restringido o encriptación. De cumplimiento en políticas de conservación digital: Evaluación del resguardo de documentos electrónicos.

De documentos protegidos bajo medidas de seguridad: Proporción de documentos con acceso restringido o encriptación. De cumplimiento en políticas de conservación digital: Evaluación del resguardo de documentos electrónicos.

De documentos digitalizados correctamente: Control de calidad en la digitalización. asa de deterioro o pérdida documental: Medición de daños en documentos físicos o digitales. % de documentos con metadatos completos: Evaluación del cumplimiento en la descripción documental.

Metodología para la auditoria archivística

La auditoría archivística es un proceso sistemático de revisión y evaluación de la gestión documental y archivística en una organización. Su objetivo es garantizar el cumplimiento de normativas, la adecuada organización, conservación y acceso a los documentos. Es clave para optimizar la gestión documental, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar el acceso y conservación de documentos. Seguir una metodología estructurada permite detectar deficiencias y proponer soluciones efectivas.

2.3 Nivel Estructural

El nivel estructural dentro de la metodología para la auditoría archivística se refiere a la organización y distribución de los elementos físicos, normativos y funcionales que conforman el sistema de gestión documental de una entidad. Este nivel analiza si la estructura documental y archivística cumple con los principios de organización, acceso, seguridad y conservación de los documentos.

COMPONENTES DEL NIVEL ESTRUCTURAL EN LA AUDITORIA ARCHIVÍSTICA

Infraestructura Física y Tecnológica.

• Ubicación y condiciones del archivo
• Instalaciones y mobiliario
• Condiciones ambientales
• Sistemas tecnológicos

Organización del Archivo

• Estructura del sistema archivístico
• Identificación de series y subseries documentales
• Métodos de organización y descripción
• Acceso y disponibilidad de documentos:

Normatividad y Procedimientos

• Cumplimiento normativo
• Políticas de gestión documental
• Cumplimiento del ciclo de vida documental
• Seguridad y confidencialidad

2.3.1 Nivel Documental

El nivel documental en la auditoría archivística se centra en la evaluación de los documentos individuales y su correcta gestión dentro del sistema archivístico. Este nivel analiza aspectos como la autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación de los documentos, asegurando que cumplen con normativas y estándares archivísticos.

• Estado físico del documento
• Condiciones de almacenamiento
• Plan de digitalización o microfilmación

• Tiempo promedio de recuperación del documento
• Control de acceso y seguridad
• Disponibilidad en formatos físicos y digitales

• Identificación de series y subseries documentales
• Aplicación de normas de descripción
• Metadatos y etiquetas

Accesibilidad y Uso del Documento

• Verificación de la autenticidad del documento
• Origen y procedencia
• Integridad de la información

Componentes del Nivel Documental

Autenticidad y Fiabilidad

Organización y Descripción Documental

Conservación y Preservación Documental

2.3.2 Nivel normativo

Se refiere a la evaluación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y políticas que rigen la gestión documental y archivística dentro de una organización. Su es verificar que la documentación se maneje conforme a los marcos legales y normativos vigentes para garantizar su autenticidad, integridad, acceso y conservación propósito.

Para evaluar la gestión normativa en la auditoría archivística, se utilizan los siguientes indicadores: 📌 de cumplimiento de la normativa archivística vigente. 📌 Número de documentos que cumplen con las tablas de retención y disposición final. 📌 Existencia de políticas documentadas para la gestión y acceso a archivos. 📌 de documentos clasificados y organizados conforme a estándares archivísticos. 📌 Cantidad de incidentes por incumplimiento normativo detectados en la auditoría.

El nivel normativo en la auditoría archivística es esencial para garantizar que la gestión documental cumpla con los marcos legales y estándares internacionales. Su evaluación permite detectar deficiencias, prevenir riesgos legales y mejorar la administració n de la información en la organización.

2.3.3 Guía para la auditoría archivística

La auditoría archivística es un proceso de evaluación sistemático que permite medir la eficiencia, legalidad y organización de la gestión documental dentro de una institución. Para llevarla a cabo de manera estructurada, se debe seguir una guía que contemple los aspectos clave del proceso

1.Planeación de la Auditoría

2.Recolección de Información

3.Evaluación y Análisis de la Información

4.Elaboración del Informe de Auditoría

5. Seguimiento y mejora continua

2.4 Entrevista en sitio

Es una técnica clave en la auditoría archivística que permite recopilar información directamente de los responsables de la gestión documental y observar de primera mano las condiciones del archivo. Su objetivo es obtener datos sobre los procedimientos, normativas aplicadas, problemas identificados y posibles áreas de mejora en la administración de los documentos. Además de obtener información directa del personal, evaluar la infraestructura y verificar el cumplimiento de normativas. Su correcta aplicación facilita la detección de deficiencias y contribuye a la mejora de la gestión documental en la organización.

Objetivos de la Entrevista en Sitio

📌Obtener información detallada sobre la gestión documental. 📌Verificar el cumplimiento de normativas y procedimientos archivísticos. 📌 Detectar problemas deficiencias en la organización, conservación y acceso a los documentos. 📌Conocer la percepción y opiniones del personal sobre la administración de los archivos. 📌Confirmar la información obtenida en la fase de revisión documental.

2.4.1 Inspección física

Permite evaluar directamente las condiciones en las que se encuentran los documentos y el espacio donde se almacenan. Su objetivo es verificar la infraestructura, organización, accesibilidad y seguridad del archivo para garantizar su adecuada conservación y cumplimiento normativo.

Comprobar si hay signos de daño (por ejemplo, desgarros, decoloración, moho) o deterioro.

Evaluar si los artículos necesitan ser restaurados, realojados en mejores condiciones o digitalizados para conservarlos.

Garantizar que los materiales se alineen con sus metadatos o descripciones y confirmar su integridad.

procesos ••

Evaluación del estado físico

Organizar materiales según su condición u otros factores relevantes.

Identificación de las necesidades de conservación

Verificación de contenido

Clasificación y ordenación

2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico

Generalmente, forma parte de un enfoque estructurado dentro de una organización, institución u organismo gubernamental para planificar y garantizar el desarrollo y la gestión eficaz y eficiente de sus archivos. Alinea la gestión archivística con los objetivos generales de la organización y garantiza el correcto mantenimiento y conservación de los documentos.Si trabaja en un documento o proyecto que implica el desarrollo de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico , normalmente deberá proporcionar objetivos detallados y pasos a seguir para guiar las actividades archivísticas de la organización durante el año.

2.4.3 Normatividad archivística

Conjunto de normas y estándares archivísticos que rigen la gestión, preservación y accesibilidad de los registros y documentos dentro de una organización o sistema. Estas normas garantizan que los archivos se mantengan adecuadamente y cumplan con las normas legales, éticas y profesionales.

ConclusiÓn

Son fundamentales para garantizar la correcta gestión de la información dentro de una organización. A través de estos procesos, se evalúa la integridad, accesibilidad y cumplimiento normativo de los documentos y archivos, asegurando que se conserven de manera adecuada y cumplan con su función administrativa, legal e histórica. Además, permiten detectar fallas en los procedimientos de gestión documental, optimizar recursos y fortalecer la transparencia institucional.

"La auditoría documental y la auditoría archivística son herramientas clave para garantizar la transparencia, eficiencia y preservación de la memoria institucional a través de una gestión adecuada de la información."

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