AULA INVERTIDA 2 "AUDITORIA"

5cm1 Escuela Nacional de Biblioteconomia y Archivonomia

Navarro Campuzano Enrique

AULA INVERTIDA 2 "AUDITORIA"

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Auditoria

Una auditoría documental es un análisis de documentos para obtener evidencias y evaluar si se cumplen los criterios de auditoría. Se puede aplicar a procesos, sistemas de gestión o archivos. Se analizan documentos como manuales, procedimientos, instructivos, planes de calidad, normas, entre otros. Se evalúa objetivamente si se cumplen los criterios de auditoría.

Conclusion,preguntas y video

Título 1

ÍNDICE

2.1 Fundamentos de la auditoria

2.2 Auditoría documental

2.2.1 Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Metodología para la auditoria archivística

2.3 Nivel Estructural

2.3.1 Nivel Documental

2.3.2 Nivel normativo

2.3.3 Guía para la auditoría archivística

2.4 Entrevista en sitio

2.4.1 Inspección física

2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico

2.4.3 Normatividad archivística

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Aquí puedes incluir un dato relevante a destacar

2.1 Fundamentos de la auditoria

Los fundamentos de la auditoría son los principios que orientan el desarrollo de la misma. Estos principios establecen que la auditoría debe ser objetiva, imparcial, sistemática, profesional y transparente. Es un proceso sistemático y objetivo destinado a evaluar la eficiencia, eficacia y cumplimiento normativo de una organización en la gestión de sus archivos. Su objetivo principal es garantizar la correcta administración de la información documental, asegurando su integridad, accesibilidad y conservación a lo largo del tiempo.

La auditoría se basa en la norma ISO 19011 y sigue un proceso estructurado y documentado. La auditoría puede ser externa o legal, también conocida como financiera o independiente. Se realiza por profesionales competentes e independientes. La auditoría puede ser operacional, que evalúa la eficiencia y eficacia de los procedimientos y métodos de operación de una empresa.

Los principios fundamentales de una auditoría son: Integridad Presentación imparcial Debido cuidado profesional Confidencialidad Independencia Enfoque basado en la evidencia Enfoque en el riesgo El objetivo de una auditoría es: Verificar que se cumplan las leyes, normas y principios contables Detectar posibles errores o irregularidades Brindar una opinión imparcial sobre la exactitud y transparencia Proporcionar resultados confiables, objetivos, pertinentes y suficientes

2.2 Auditoría documental

La auditoría documental se enfoca en la revisión y evaluación de la documentación generada y gestionada por una organización. Se analizan aspectos como la organización, clasificación, conservación y disposición final de los documentos.

¿Qué se analiza?ManualesProcedimientos Instructivos Planes de calidad Normas Registros contables Copias de correspondencia Planes y presupuestos Informes anuales Informes de auditoría interna

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¿Qué se evalúa? El cumplimiento de los requisitos del proceso La aplicación de los controles La gestión realizada por las entidades fiscalizadas ¿Qué se obtiene? Evidencias que permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría Conclusiones y recomendaciones que sustentan la opinión o informe a emitir ¿Para qué se realiza? Fortalecer el control interno Evitar la recurrencia de errores Promover el fincamiento de responsabilidades ante las autoridades competentes Ejercer control permanente a la gestión administrativa

Metodología para la auditoría archivística Esta metodología debe abarcar desde la planificación inicial hasta la presentación de resultados, garantizando que los procesos archivísticos sean eficientes, cumplan con la normativa vigente y contribuyan a la preservación y accesibilidad de la información.

2.2.1 Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Metodología para la auditoria archivística

Los objetivos de la auditoría archivística son garantizar la eficiencia en el manejo de los documentos de archivo. Los indicadores de gestión son variables que permiten medir el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

Verificar la aplicación de buenas prácticas en la gestión documental. Garantizar la conservación y acceso adecuado a la información.

Lograr eficiencia en el manejo de los documentos a lo largo de su ciclo vital

Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos

Objetivos de la auditoría archivística

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Medir en términos de eficiencia, economía, efectividad e impacto

Medir el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componente, proceso, actividad o de la ejecución de las operaciones

Indicadores de gestión en la auditorí

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Informe: Presentar los hallazgos, recomendaciones y planes de acción para corregir deficiencias y optimizar la gestión documental.

Evaluación: Analizar la información recopilada y determinar el grado de cumplimiento. Se elaboran diagnósticos y se formulan recomendaciones.

Ejecución: Realizar la revisión documental, entrevistas y visitas a las instalaciones. Se recopilan evidencias y se identifican deficiencias o buenas prácticas.

Planeación: Definir los objetivos, alcance y metodología de la auditoría. Se establecen los criterios y herramientas de evaluación.

Metodología para la auditoria archivística

2.3 Nivel Estructural

permite evaluar cómo se organizan y regulan los archivos dentro de una entidad. Este nivel es fundamental para garantizar que la documentación esté adecuadamente estructurada y se gestione conforme a las normativas establecidas. A través de este análisis, se puede determinar si existen deficiencias en la organización documental y si se están implementando las mejores prácticas para su conservación y acceso.

El nivel estructural es clave en la auditoría archivística porque define la base sobre la cual se organiza y gestiona la documentación dentro de una entidad. Este nivel permite evaluar si la estructura documental responde a las necesidades organizacionales, garantizando la conservación, acceso y disposición de los archivos. Además, ayuda a identificar áreas de mejora en la administración documental, permitiendo implementar medidas correctivas y optimizar los procesos de gestión archivística. Se divide en tres componentes fundamentales: el nivel documental, que revisa la organización y conservación de los documentos; el nivel normativo, que verifica el cumplimiento de regulaciones y estándares archivísticos; y la guía para la auditoría archivística, que proporciona un marco metodológico para su correcta ejecución.

2.3.1 Nivel Documental

El nivel documental se centra en la forma en que los documentos están organizados, clasificados y conservados dentro de una entidad. Su objetivo principal es garantizar que los documentos sean fácilmente recuperables, estén protegidos contra daños y se administren adecuadamente durante su ciclo de vida.

Este nivel analiza la organización de los documentos, su clasificación, conservación y disposición final. Se evalúa si los documentos están organizados de manera que faciliten su recuperación, si se cuenta con sistemas de clasificación adecuados y si se aplican medidas de conservación preventivas.

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2.3.2 Nivel normativo

El nivel normativo en la auditoría archivística se encarga de verificar el cumplimiento de las normativas, leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental dentro de una organización. Su propósito es garantizar que los archivos sean administrados de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales, reduciendo riesgos legales y optimizando la conservación de la información.

Evalúa el cumplimiento de las normativas y regulaciones archivísticas vigentes en la organización. Se revisa si la organización aplica las disposiciones legales en la gestión de sus archivos, asegurando que los procedimientos cumplen con las regulaciones nacionales e internacionales.

LoElementos clave en la evaluación normativa: Existencia de políticas y manuales de gestión documental. Aplicación de normas de clasificación, conservación y disposición de documentos.

Objetivos del nivel normativo: Asegurar el cumplimiento de la legislación archivística vigente. Evaluar la aplicación de normativas y estándares internacionales en la gestión documental.

2.3.2 Nivel normativo

El uso de esta guía permite estructurar la auditoría de manera eficiente, asegurando que todas las áreas de la gestión documental sean revisadas adecuadamente.

La guía para la auditoría archivística establece los criterios, procedimientos y herramientas necesarias para llevar a cabo una revisión documental estructurada y objetiva. Su propósito es facilitar la evaluación del estado de los archivos y la implementación de mejoras en la gestión documental.

La guía establece los criterios y procedimientos a seguir para la realización de la auditoría archivística, asegurando una revisión objetiva y estructurada. Esta guía puede incluir listas de verificación, procedimientos estandarizados y metodologías de evaluación.

2.3.3 Guía para la auditoría archivística

Indicadores de desempeño: Métricas que permiten medir la eficiencia de la gestión documental y proponer mejoras.

Procedimientos estandarizados: Pasos a seguir en cada fase de la auditoría para garantizar resultados consistentes.

Listas de verificación: Instrumentos para evaluar el cumplimiento de normativas y mejores prácticas.

Metodologías de evaluación: Estrategias para analizar la organización, clasificación y conservación de documentos.

Componentes de la guía para la auditoría archivística:

La entrevista en sitio permite obtener información de primera mano sobre la gestión documental en la organización. Se realizan preguntas clave para conocer las prácticas actuales y detectar posibles fallos en la gestión archivística.

La información recopilada en la entrevista en sitio complementa la evaluación documental y la inspección física, permitiendo obtener una visión integral de la gestión archivística en la organización.

2.4 Entrevista en sitio

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La entrevista en sitio es una herramienta clave en la auditoría archivística, ya que permite obtener información directa sobre la gestión documental en la organización. A través de entrevistas con el personal encargado, se pueden identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en los procesos archivísticos.

Recolectar información que complemente la revisión documental y la inspección física.

Identificar problemas en la organización, acceso y conservación de documentos.

Conocer las prácticas actuales de gestión documental dentro de la organización.

Participantes clave: Personal responsable de la administración documental y directivos involucrados en la gestión de archivos.

Registro de respuestas: Documentar hallazgos relevantes para incorporarlos en el informe de auditoría.

Aspectos clave de la entrevista en sitio:

Estructura de la entrevista: Definir preguntas orientadas a la gestión, normatividad y estado de los archivos

Se realiza una inspección de las instalaciones donde se almacenan los documentos, verificando las condiciones de conservación. Se revisan aspectos como la temperatura, humedad, control de plagas y seguridad para prevenir daños en los documentos.

La inspección física es una etapa fundamental de la auditoría archivística, ya que permite evaluar el estado de conservación de los documentos y las condiciones ambientales en las que se almacenan. Se revisan aspectos clave que pueden afectar la integridad y disponibilidad de la información documental.

2.4.1 Inspección física

IOrganización y disposición de los documentos en los estantes. Condiciones de almacenamiento y manipulación de los archivos. Existencia de planes de contingencia para desastres o emergencias. Implementación de medidas de conservación preventiva.

Verificar el estado de conservación de los documentos físicos. Evaluar las condiciones ambientales del archivo (temperatura, humedad, control de plagas, ventilación). Identificar riesgos potenciales para la preservación documental. Comprobar el cumplimiento de normas de seguridad y acceso a la documentación.

Objetivos y Aspectos claves de la inspección física:

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es una herramienta clave para la planificación y ejecución de acciones orientadas a la mejora continua de la gestión documental en una organización. Este plan establece estrategias, objetivos y actividades para garantizar el adecuado manejo y conservación de los archivos.

Se revisa la implementación y seguimiento del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, asegurando el cumplimiento de sus objetivos. Este plan debe incluir estrategias para la organización, conservación y digitalización de los archivos, así como capacitaciones para el personal encargado.

2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico

Diagnóstico del estado actual de la gestión documental. Objetivos y metas para la optimización de archivos. Programas de conservación, restauración y digitalización. Estrategias de formación y capacitación del personal.

arantizar la correcta organización, administración y conservación de los documentos. Establecer estrategias para la mejora continua en la gestión documental. Impulsar la digitalización y preservación de documentos para optimizar el acceso a la información.

Objetivos y Componentes del Plan Anual de Desarrollo Archivístico:

En la auditoría archivística se verifica el cumplimiento de estas normativas, identificando posibles brechas y proponiendo mejoras para asegurar una gestión documental alineada con los requisitos legales y organizacionales.

La normatividad archivística establece los lineamientos y regulaciones que deben cumplirse en la gestión documental para garantizar la organización, conservación y acceso a la información de manera eficiente y segura. Su cumplimiento es esencial para evitar sanciones legales y asegurar la integridad de los documentos

2.4.3 Normatividad archivística

Garantizar la correcta organización, administración y conservación de los documentos. Asegurar el acceso y disponibilidad de la información de acuerdo con los principios de transparencia y gestión pública. Proteger los archivos frente a riesgos de deterioro, pérdida o acceso indebido. Cumplir con los estándares nacionales e internacionales en materia

Objetivos de la normatividad archivística:

La auditoría archivística es un proceso fundamental para evaluar, mejorar y garantizar la correcta gestión documental dentro de una organización. A través de una metodología estructurada, se pueden identificar deficiencias, promover buenas prácticas y asegurar el cumplimiento de normativas archivísticas, lo que permite optimizar la administración y conservación de documentos. Cada nivel de auditoría archivística, desde el documental hasta el normativo, juega un papel clave en la organización de la información, facilitando su acceso y asegurando su preservación a largo plazo. Además, herramientas como la inspección física, la entrevista en sitio y el Plan Anual de Desarrollo Archivístico permiten fortalecer la gestión documental y garantizar que los archivos cumplan con su función informativa y legal.

Conclusion

ENLACE

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