Práctica 2: Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

Auditoría Archivística

Alumno: SALGADO MÁRQUEZ JOAN JESUS Grupo:5CM01

Unidad 3

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Introducción

La auditoría archivística es un proceso clave para evaluar y mejorar la gestión documental en las instituciones. - Su propósito es verificar que los archivos cumplan con la normatividad vigente que estén bien organizados y sean accesibles. - Se basa en principios como la objetividad, transparencia y mejora continua.

Fundamentos de la auditoría

La auditoría es un proceso de revisión y evaluación que permite verificar el cumplimiento de normativas, procedimientos y buenas prácticas en la gestión de archivos. Su objetivo principal es garantizar que la documentación se maneje de manera eficiente, asegurando su conservación, acceso y uso adecuado.

Documentación

Principios de la auditoría

Objetividad: Basarse en evidencias verificables. Imparcialidad: No favorecer a ninguna parte involucrada. Transparencia: Mantener claridad en los procedimientos. Sistematicidad: Aplicar un enfoque estructurado y organizado.

Que es la Auditoria documental

La auditoría documental es un proceso sistemático y organizado que tiene como objetivo evaluar, revisar y verificar los documentos y registros dentro de una empresa u organización. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que los documentos sean completos, estén actualizados, cumplan con las normativas legales y operativas, y que se gestionen correctamente para garantizar su integridad, accesibilidad y confidencialidad.

Auditoria documental

Analiza el estado y manejo de los archivos dentro de una organización. - Identifica problemas en la clasificación, conservación y acceso a los documentos. - Permite mejorar la gestión documental para hacerla más eficiente y segura.

Objetivos de la Auditoría

Objetivos: - Evaluar la organización documental y su cumplimiento con normas. - Identificar problemas en el almacenamiento y conservación de documentos. - Proponer mejoras en la gestión de archivos.

Indicadores de la auditoría

Indicadores: - Tiempo de respuesta en la localización de documentos. - Cumplimiento normativo de los procedimientos archivísticos. - Estado de conservación de los archivos físicos y digitales.

Metodología para la auditoría archivistica

1. Planificación: Se definen los objetivos y el alcance de la auditoría. 2. Recolección de Información: Se inspeccionan archivos y se entrevista al personal. 3. Evaluación: Se analizan problemas y se comparan con normas archivísticas. 4. Informe Final: Se presentan los hallazgos y las recomendaciones de mejora.

Documentación

Niveles de auditoría

- Nivel Estructural:Analiza la infraestructura del archivo, el personal y los recursos disponibles. - Nivel Documental: Evalúa la correcta clasificación, organización y conservación de documentos. - Nivel Normativo: Revisa el cumplimiento de leyes y regulaciones en la gestión de archivoso

Documentación

Ejemplos

Nivel EstructuralEjemplo: Evaluación de un archivo institucional donde se analiza si las instalaciones cuentan con control de temperatura y humedad adecuados, si el mobiliario es el adecuado para la conservación documental y si el personal cuenta con la capacitación necesaria. Imagen: Una sala de archivo con estanterías metálicas, documentos bien organizados y equipo de climatización

Documentación

EJEMPLOS

Nivel Documental Ejemplo: Revisión de un archivo histórico en el que se verifica si los documentos están correctamente clasificados y organizados en cajas y legajos, evitando deterioro por mala manipulación. Imagen: Un archivista revisando documentos en cajas organizadas con etiquetas y códigos de clasificación.

Documentación

Ejemplos

Nivel NormativoEjemplo: Auditoría a una dependencia gubernamental para verificar si cumple con las normativas de transparencia y acceso a la información, asegurando la correcta gestión y disposición documental. Imagen: Un documento oficial con sellos de cumplimiento normativo y legislación archivística en segundo plano.

Documentación

Enfoque

Objetivo

Elementos

Documentación

Guia para la auditoría archivistica

- Elaborar un plan de auditoría detallado. - Revisar el estado de los documentos físicos y electrónicos. - Identificar riesgos y áreas de mejora en la gestión archivística. - Proponer soluciones para optimizar la administración documental

Videode guia para una auditoría archivistica

Documentación

Entrevista en sitio

En una auditoría archivística, la entrevista en sitio es una técnica clave para evaluar la gestión documental en una institución. Durante esta fase, los auditores visitan físicamente los archivos, dialogan con el personal responsable y observan los procedimientos implementados para asegurar el cumplimiento de las normativas archivísticas.

Documentación

Ventajas

-Proporciona información de primera mano sobre el estado y manejo del archivo. - Permite identificar deficiencias y oportunidades de mejora. - Ayuda a verificar si los procedimientos documentales se aplican correctamente

Documentación

Inspección Física

La inspección física consiste en la revisión detallada de las instalaciones del archivo, la distribución de los documentos, los sistemas de almacenamiento y las condiciones ambientales que pueden afectar la conservación de los expedientes. También se verifica la existencia de medidas de seguridad para proteger la documentación

Documentación

Ventajas

- Permite detectar riesgos como humedad, deterioro de documentos o malas condiciones de almacenamiento. - Facilita la implementación de medidas preventivas para la conservación documental. - Contribuye a garantizar la integridad y accesibilidad de la información

Documentación

Plan anual de desarrollo archivistico

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es un documento estratégico que define las acciones y objetivos de mejora en la gestión documental. En una auditoría archivística, se revisa su existencia, aplicación y cumplimiento, asegurando que la institución sigue una planificación adecuada para la organización, conservación y acceso a los archivos

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VentajAS

- Facilita la mejora continua en la gestión archivística. - Permite planificar acciones correctivas basadas en la auditoría. - Contribuye al cumplimiento normativo y a la optimización de recursos archivísticos.

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Normatividad archivistica

La normatividad archivística establece los lineamientos y regulaciones que rigen la gestión documental en una institución. En la auditoría archivística, se analiza el grado de cumplimiento de estas normativas, asegurando que la institución aplique correctamente las leyes, reglamentos y estándares de archivo

Documentación

Ventajas 3

- Garantiza la legalidad en la administración documental. - Permite un control adecuado de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. - Facilita la transparencia y la rendición de cuentas

Marco normativo

Documentación

Leyes internacionales

1. Norma ISO 15489-1:2016 – Gestión de Documentos - Establece principios y requisitos para la gestión de documentos en organizaciones públicas y privadas. - Define buenas prácticas para la creación, mantenimiento y disposición de documentos. 2. Directrices para la Preservación Digital (UNESCO, 2020) - Recomienda estrategias para la conservación de documentos digitales. - Enfatiza la importancia del acceso a largo plazo de los archivos digitales. 3. Recomendación sobre la Conservación del Patrimonio Documental (UNESCO, 2015)

Documentación

Leyes en México

Ley General de Archivos (2018) - Regula la organización, administración y preservación de archivos en entidades gubernamentales. - Obliga a garantizar el acceso a la información archivística. - Establece el Sistema Nacional de Archivos. 2. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2016) - Define el derecho de acceso a la información pública. - Obliga a las instituciones a organizar, conservar y facilitar el acceso a los documentos. 3. Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (2017) - Regula el tratamiento de datos personales en documentos archivísticos. - Protege la privacidad de los ciudadanos en el manejo de información.

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Conclusión

La auditoría archivística es un proceso esencial para garantizar la correcta gestión documental dentro de cualquier institución. A través de los diferentes niveles de auditoría, se pueden identificar fallas y aplicar mejoras en la infraestructura, organización y cumplimiento normativo. Su implementación contribuye a la transparencia, el acceso eficiente a la información y la preservación del patrimonio documental.

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Opinión personal

Considero que realizar auditorias no solo ayuda a detectar fallas, sino que también fomenta una cultura de mejora continua en la gestión documental. Sin una auditoría adecuada, es fácil que se acumulen malas prácticas, como la falta de organización, la pérdida de documentos o el incumplimiento de normativas legales. Además, en la era digital, la auditoría archivística sera más relevante. La migración a formatos electrónicos trae nuevos desafíos, como la seguridad de la información y la preservación digital, aspectos que deben ser considerados dentro de una auditoría.

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Bibliografías

Consejo Internacional de Archivos (ICA). (2020). *Normas para la auditoría archivística*. Ley General de Archivos, México. (2018). InterPARES Project. (2019). Guía para la gestión documental y auditoría archivística. Duranti, L., & Rogers, C. (2019). Trusting Records in the Cloud: The Creation, Management, and Preservation of Trustworthy Digital Records. Facet Publishing. International Council on Archives. (2016). Records in Contexts: A Conceptual Model for Archival Description (RiC-CM). ICA. López Yepes, J. (2017). Archivística: Teoría y práctica de los archivos en el siglo XXI. Editorial UOC. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO). (2020). Directrices para la preservación digital de documentos archivísticos. UNESCO.

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