Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006

Empesemos.

Garcia ramirez maria magdalena 6CM01

Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006

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índice

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NOMBRE CIUDAD

Sistemas de gestión documental electrónica (SGDE) y su evolución como respuesta a la necesidad de gestionar información de manera eficiente y segura, con un énfasis en las tendencias y perspectivas metodológicas actuales.

Introducción a la Gestión Documental Electrónica.

Mantener la memoria corporativa, preservando el conocimiento institucional y facilitando la continuidad operativa.

Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y de rendición de cuentas, minimizando riesgos y sanciones.

Evitar la pérdida de evidencia de la actividad organizacional, asegurando la trazabilidad de las decisiones y operaciones.

Importancia en las organizaciones modernas:

Contextualización del Documento.

Propósito del documento: Presentar un análisis de las principales fuentes de información que aportan datos relevantes acerca de los enfoques de los sistemas de gestión documental electrónica, tendencias y perspectivas metodológicas, con la finalidad de organizar el material existente para una posterior sistematización que dé como resultado una mejor y más profunda comprensión de la información.

Documentos Electrónicos.

Documentos generados, gestionados, conservados y transmitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. Incorporan datos firmados electrónicamente, garantizando su autenticidad e integridad, y diferenciándose del documento físico tradicional (Heredia, 1991).

Características de los Documentos Electrónicos.

Diferencias con los documentos tradicionales:

• Medio de creación y gestión: Digital vs. físico, con implicaciones en la accesibilidad y eficiencia.
• Almacenamiento y acceso: Electrónico vs. físico, permitiendo la disponibilidad remota y la reducción de costos de almacenamiento.
• Relevancia jurídica: Eficacia probatoria y validez legal, siempre que cumplan con los requisitos normativos y técnicos establecidos (Cruz, 2011).

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Documentos Electrónicos.

Definición de Metadatos..

Ventajas.

Metadatos.

Búsqueda.

Recuperación:

Rransferencia.

Evaluación.

Funciones de los Metadatos:

Archivo y conservación.

Importancia de los Metadatos:

• Facilitan la interoperabilidad: Permiten la interacción entre diferentes sistemas y plataformas.

• Preservación de la información: Aseguran que la información siga siendo accesible y comprensible a lo largo del tiempo.

• Evitan la pérdida de conocimiento institucional: Documentan la información para evitar la dependencia de individuos específicos.

Introducción a los Sistemas de Gestión Documental Electrónica:

Introducción a los Sistemas de Gestión Documental Electrónica:

pérdida de evidencia:

Importancia para evitar la pérdida de evidencia: Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

las normativas y regulaciones aplicables:

Cumplir requisitos legales: Facilitar el cumplimiento de las normativas y regulaciones aplicables.

Clasificación: Organización y categorización de documentos para facilitar su búsqueda y recuperación. Acceso: Control y gestión de permisos de acceso para garantizar la seguridad de la información. Conservación: Preservación a largo plazo de los documentos, asegurando su accesibilidad y legibilidad. Disposición: Eliminación o archivo permanente de los documentos según las políticas de retención de la organización.

Creación: Generación de documentos electrónicos. Registro: Captura y registro de documentos en el sistema.

Funcionalidades Clave de los Sistemas:

Norma ISO 23081

• Actualización tecnológica: Necesidad de "refrescar" la tecnología aproximadamente cada cinco años para evitar la obsolescencia.
• Preservación a largo plazo: Los documentos pueden tener una vida útil mucho más larga que los ciclos tecnológicos, lo que requiere estrategias de preservación proactivas.
• Transferencia de información: Asegurar que la transferencia se realice sin pérdida de información contextual y sin impacto en la integridad de los documentos.

Norma ISO 15489-1:2006

Desafios Tecnológicos:

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• Transformación de recursos impresos a electrónicos: Digitalización y gestión de documentos en entornos educativos y de salud.

• Ejemplos: Expedientes académicos electrónicos, historias clínicas electrónicas.

Aplicaciones y Casos de Estudio.

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Aplicaciones en Instituciones Educativas y de Salud.

Concepto de sistemas abiertos: Intercambio constante con el ambiente. Interdependencia con otros sistemas: Reconocer que los sistemas de gestión documental no operan de forma aislada.

Teoría de Sistemas.

Introducción a la Teoría General de Sistemas.

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Mejora continua en la eficiencia y el acceso a la información: Utilización de nuevas tecnologías y enfoques para optimizar la gestión documental. Automatización de procesos: Implementación de flujos de trabajo automatizados para mejorar la eficiencia.

Cambios tecnológicos rápidos: Necesidad de adaptarse a las nuevas tecnologías y formatos de documentos. Preservación a largo plazo: Garantizar la accesibilidad y la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.

Desafíos Actuales

Oportunidades para la Innovación.

• Mayor uso de inteligencia artificial y automatización: Implementación de tecnologías como IA y aprendizaje automático para mejorar la eficiencia y la precisión.

• Análisis de datos: Utilización de herramientas de análisis de datos para extraer información valiosa de los documentos.

Tendencias Futuras.

• Análisis de necesidades: Identificar los requisitos específicos de la organización.

• Selección de tecnología: Elegir la solución de SGDE adecuada en función de las necesidades y el presupuesto.

• Capacitación del personal: Formar a los empleados en el uso del sistema y en las mejores prácticas de gestión documental.

Implementación y Mejora Continua.

Pasos para Implementar un Sistema de Gestión Documental Electrónico.

Ajustes regulares: Adaptar el sistema a las necesidades cambiantes de la organización. Monitoreo y evaluación: Medir el rendimiento del sistema y realizar ajustes para mantener su eficacia.

Importancia de la Mejora Continua:

• Importancia de los documentos electrónicos: Facilidad de acceso, compartición y preservación.

• Metadatos: Facilitan la interoperabilidad y la preservación de la información.

• Sistemas de gestión documental: Evitan la pérdida de evidencia y cumplen requisitos legales.

Puntos Clave.

Llamado a la Acción.

Implementar y mejorar continuamente los sistemas de gestión documental electrónica para garantizar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo.

En el contexto actual, donde la tecnología avanza a pasos agigantados y las organizaciones enfrentan el desafío de gestionar grandes cantidades de información, los sistemas de gestión documental electrónica son fundamentales para mantener la integridad y accesibilidad de los documentos a largo plazo. La norma ISO 15489-1:2006 proporciona un marco sólido para la gestión de documentos, enfatizando la importancia de la planificación, implementación y mantenimiento de sistemas documentales efectivos. Los documentos electrónicos, que se generan, gestionan, conservan y transmiten por medios electrónicos, son esenciales para instituciones educativas, de salud, bibliotecas y archivos, entre otras. En resumen, la adopción de sistemas de gestión documental electrónica basados en normas internacionales como la ISO 15489-1:2006 es crucial para el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones en un entorno digital en constante evolución. Estos sistemas no solo mejoran la eficiencia operativa y reducen costos, sino que también garantizan la preservación de la memoria corporativa y el cumplimiento de requisitos legales. Espero que esta conclusión te sea útil. Si necesitas ajustes o más detalles, no dudes en preguntar.

Conclución:

https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2018/vol3/no2/2.pdf

Zea Elizalde, E. A., & Pineda Aguirre, Á. L. (s.f.). Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

Referencias.

Funciones de los Metadatos:

Archivo y conservación: Garantizar que los recursos de información se documenten adecuadamente y continúen siendo accesibles en el futuro.

Ventajas de los Documentos Electrónicos:

Acceso rápido: Disponibilidad inmediata de la información desde cualquier ubicación, facilitando la toma de decisiones y la colaboración. Compartición fácil: Colaboración y distribución eficiente a través de medios digitales, mejorando la productividad y la comunicación. Preservación a largo plazo: Protección contra el deterioro físico y obsolescencia tecnológica mediante programas de preservación adecuados, asegurando la accesibilidad continua de la información.

Eficiencia: Reducción del uso de papel, almacenamiento físico y costos asociados, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental.

Funciones de los Metadatos:

Búsqueda: Facilitar el descubrimiento de datos relevantes dentro de grandes colecciones.

Funciones de los Metadatos:

Evaluación: Asistir a los usuarios a determinar la utilidad de los datos para una aplicación específica.

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Funciones de los Metadatos:

Transferencia: Proporcionar información necesaria para el uso de archivos recuperados en diferentes sistemas.

Funciones de los Metadatos:

Recuperación: Permitir a los usuarios adquirir la información de su interés de manera eficiente..

Definición de Metadatos:

• Datos estructurados que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos.
• "Información sobre información" o "datos sobre los datos", esenciales para la gestión documental.
• Facilitan la gestión, búsqueda y preservación de documentos, permitiendo una mejor organización y acceso a la información.