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Artículo "Sistema de gestión documental electrónica desde la norma iso 15489-1:2006

Alumna: Angélica Vargas González.Profesor: Angel Luis Pineda Aguirre

6CM1

ÍNDICE

Documento físico.

Documento electrónico

Tipos de doc. electrónico

Ventajas y desventajas

Metadatos

Funciones de los metadatos

Conceptualización de sistema

Ciclo vital del documento

Gestión de documentos

Sistema de gestión de docs.

Gestión electrónica

Recuperación de la info.

Beneficios de la SGDE

Norma ISO 15489-1:2006

Conclusiones

En este artículo presenta los resultados de un análisis de las principales fuentes de información que aportan datos relevantes acerca de los enfoques de los sistemas de gestión documental eléctronica con sus tendencias y perspectivas metodológicas, con la finalidad de organizar el material existente para una posterior sistematización que de como resultado una mejor y más profunda comprensión de la información.

Documento físico

En este sentido podemos entender al documento fisico, como cualquier tipo de soporte en el cual se registra informacion, no importando los mecanismos de produccion ya sean (manuales o electronicos)

Documento físico

Documento Físico.

Objeto que conserva la huella de la actividad humana; para dar noticia de un hecho. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información). (Heredia, 1991, p. 122).

Documento electrónico

Debe entenderse como toda una expresion en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresion grafica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informaticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de revelancia juridica

documento electrónico

Documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. (Cruz, 2011, p. 32).El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

tipos de documento electrónico

ventajas y desventajas documento físico y documento electrónico

Metadatos

Datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. En el contexto de la gestión de documentos, los metadatos se definen como: datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes (ISO 23081-1, 2006, pp. 5-6).

Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997): Plantea que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final. En el primero, facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos, lo que acelera la concreción de proyectos, mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones, así como reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos

norma iso 230181 sobre metadatos

Establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse. Es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 154891:2006, Información y documentación-Gestión de documentos. Trata de la importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en los procesos de negocio, de los diferentes tipos de metadatos y del papel que desempeñan tanto para los propios procesos de trabajo como para los procesos de gestión de documentos. También establece el marco para gestionar estos metadatos.

Desde el nivel de sistema: va a facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos.Desde la perspectiva del usuario, los metadatos ayudan a usar correctamente la información, ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo.

Funciones de los metadatos

1° Facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos.

2°Acelera la concreción de proyectos.

3°Mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones.

4°Reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos.

De igual forma el mismo Torres (2006 p. 6), citando a Martínez, establece que los metadatos tienen tres funciones básicas:*El proporcionar una descripción de una entidad de información junto con otra información necesaria para su manejo y preservación. *Proporcionar los puntos de acceso a esa descripción. Codificar esa descripción.

Torres (2006 p. 5), citando a Cravero y coautores (2000), menciona que se distinguen tácitamente dos funciones principales de los metadatos:*Proveer un medio para descubrir qué datos existen, cómo podrían ser obtenidos o accedidos. *Proveer un mecanismo de búsqueda para coleccionar metadatos.

Funciones:

Búsqueda: Deben proporcionar suficiente información, bien para descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos disponibles.Recuperación: Deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés. Transferencia: Deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas. Evaluación: Deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación. Archivo y conservación: Son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.

Conceptualización de sistemas

La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulación por parte de Ludwid Von Bertalanffy. Dentro de esta concepción existe un grupo con las siguientes premisas básicas: Los sistemas son abiertos, cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente…. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra… (Milano, 2016, p. 1).

Por el contenido de estas definiciones pueden aplicarse perfectamente a las ciencias de la Archivonomía y de la Documentación, como entes independientes pero que se encuentran relacionados con el medio que les rodea y con un objetivo en común; de aquí que la finalidad del sistema de gestión documental electrónica está dirigida hacia los usuarios, ya que este conjunto de componentes afines que recolectan, recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información, son primordiales para apoyar la adecuada toma de decisiones y contribuir con los objetivos particulares e institucionales.

El Ciclo de Vida del Documento en el Ámbito Electrónico. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide. Si se desea establecer el esquema de etapas activa, semiactiva e inactiva o histórica en los archivos electrónicos, la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa (Gutiérrez, 2004, p. 112). Cabe resaltar que el ciclo de vida de los documentos es de uso común tanto para soportes físicos o electrónicos, ya que ambos se refieren a la creación, mantenimiento y su disposición final de la información; ambos constituyen un patrimonio invaluable para las organizaciones porque ayudan a preservar la memoria de su quehacer diario. Tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento (incluye preservación y uso).

Ciclo vital del documento

A partir de la segunda década del siglo XX, es cuando surge el concepto del ciclo vital de los documentos.En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras que en Colombia, se clasifican en: gestión, administrativa e histórica (Zapata, 2011, p. 66).

Ciclo vital del documento

Gestión de documentos

Zapata (2011), citando a Alberch (2003) menciona que la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas en la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y efícaz el flujo de documentos a lo largo de su vida.

Sistemas de gestión de documentos

Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional (Campillo, 2010, p. 52). Esta premisa se debe a que los SGD permiten un fácil almacenamiento y búsqueda rápida de la información, junto con instalaciones de recuperación eficientes que, además, permiten la personalización y aseguramiento de los datos críticos en documentos físicos y electrónicos.

*Conformidad: Debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad. *Exhaustividad: Atributo que se relaciona con la gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte. *Carácter sistemático: Atributo que plantea que los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente. Se tiene que hacer del conocimiento de todos los integrantes de la organización, la importancia y los beneficios que va a aportar este sistema, así como los tiempos y el alcance del mismo.

Sistemas de gestión de documentos

Los SGD deben contar con una serie de principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos que stán expuestas en la norma (ISO 154891:2006, pp. 11-13) y son las siguientes: *Fiabilidad: Atributo que se relaciona con la creación y el mantenimiento de documentos de archivo. En un SGDA debe ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización y, a su vez, las modificaciones que se produzcan en el sistema no deben repercutir en las características de los documentos de archivo. Integridad: Deben aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados.

sistema de gestión documental

Nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución. Ventajas: *Evitan la manipulación repetida del papel. *Ahorran espacio de almacenamiento. *Garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización.

Sistemas de Gestión Documental Electrónica.

Gestión electrónica

Debido a esta rápida evolución, la gestión electrónica de documentos con herramientas informáticas va más allá de la conversión de documentos de un soporte electrónico a otro. La Gestión Electrónica de Documentos es todavía una herramienta relativamente joven, que implica en gran medida un replanteamiento de la forma de pensar y gestionar la información. Un SGDE no es un fin en sí mismo, sino el principio de la incorporación de una gran cantidad de información en papel, a un sistema electrónico que posibilita guardar toda su información de manera lógica, ordenada y sistematizada.

Recuperación de la información.

Lo primero que tenemos que definir es qué queremos buscar y los objetivos de la búsqueda con un nivel de cobertura determinado, un tema, tipo de información y periodo de tiempo.

Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes:*Selección y adquisición. *Análisis. *Almacenamiento. *Búsqueda o recuperación. *Difusión de la información.

La recuperación de información es un proceso en el cual se accede a una información previamente almacenada, mediante herramientas informáticas, es el siguiente paso a la determinación de las necesidades de información. Se puede recuperar a través de diferentes herramientas, como son las bases de datos, Internet, etc.

Riesgos de recuperación de la información.

El portal de la norma ISO 27000 /2005 en español menciona que las organizaciones y sus sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas que, aprovechando cualquiera de las vulnerabilidades existentes, pueden someter a activos críticos de información a diversas formas de fraude, espionaje, sabotaje o vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking” o los ataques de denegación de servicio son algunos ejemplos comunes y conocidos, pero también se deben considerar los riesgos de sufrir incidentes de seguridad, causados voluntaria o involuntariamente desde dentro de la propia organización o aquellos provocados accidentalmente por catástrofes naturales y fallos técnicos. Aunque las normas ISO realizan algunos esfuerzos en lo relativo a la conservación de documentos electrónicos de archivo, al parecer son insuficientes por tal motivo los profesionales de la información deben complementar este campo con sus conocimientos.

Beneficios de la sgde.

Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes:*Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel.*Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.*Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso.

*Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización.*Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. *Ofrece apoyo en la toma de decisiones. *Asegura su preservación histórica.

Norma iso 15489-1:2006

NORMA ISO 15489-1:2006

La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management. Dicha norma, bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes: Parte 1: Generalidades Parte 2: Directrices (Informe técnico)

El objetivo de esta política sería: Orientar la creación y el mantenimiento, durante el tiempo que sea preciso, de documentos capaces de respaldar las actividades de la organización y de probar que éstas se llevan a cabo según los requisitos legales y normativos.

Su implantación en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados: Los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos. Los procesos de la gestión de documentos. Los procesos de mejora (actividades de seguimiento, medición y aprendizaje).

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para: Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades. Cumplir con el marco legal y reglamentario. Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad, etc.).

5. Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos. 6. Diseño del sistema de gestión de documentos. 7. Implementación del sistema de gestión de documentos. 8. Revisión posterior a la implementación.

Norma iso 15489-1:2006

Propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas:

1. Investigación preliminar. 2. Análisis de las actividades de la organización. 3. Identificación de los requisitos. 4. Evaluación de los sistemas existentes.

Cada tipo documental debería estar producido por una actividad concreta, ser el resultado de un mismo proceso o procedimiento, tener una estructura y un contenido informativo homogéneo e identificarse claramente con un nombre breve pero completo; también se tienen que determinar los plazos de conservación de los documentos. Una vez realizadas estas actividades, se tienen que definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos.

Según la norma ISO 15489-1:2006: determinar los documentos que deberían formar parte del sistema, es decir, identificar los documentos de la organización que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y de las actividades realizadas. Para ello, es necesario examinar los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo y ver qué tipo de documentación se genera en cada caso.

*Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las actividades de la organización, estructurándolas en clases y grupos según las funciones, actividades y operaciones. *Calendario de conservación de documentos: especifica cuánto tiempo tienen que conservarse los documentos y cuál será su disposición final (eliminación, conservación permanente, transferencia). *Tabla de acceso y seguridad: identifica los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de la organización en relación con los documentos (creación, consulta, modificación, eliminación).

En cuanto a las herramientas principales sobre las cuales se sustentará el sistema de gestión de documentos, la norma ISO 15489-1:2006 establece tres instrumentos principales:

*Elaborar vocabularios controlados (tesauros, listas de términos controlados...) *Además de otros instrumentos que pueden aplicarse a algunas operaciones (descripción de los puestos de trabajo, registro del personal y de los permisos de usuario). *Por último, se deben documentar los procesos de gestión de documentos, en esta fase se trata de poner por escrito y comunicar a toda la organización el funcionamiento del sistema de gestión de documentos (“qué se hace”, “quién hace qué” y “cómo se hace”).

Como instrumentos adicionales:

4.Almacenamiento: Mantiene y preserva los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.

3.Clasificación: Identificar la categoría a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual está relacionado y de la cual es evidencia.

2.Registro: Tiene la finalidad de formalizar la incorporación de un documento –dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido− mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación.

1.Incorporación de los docs: Los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento.

Según la norma ISO 15489-1:2006, el proceso de gestión de documentos se compone de siete fases. La norma ISO 15489-1:2006, el proceso de gestión de documentos se compone de siete fases:

7.Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a otro sistema archivístico).

6.Trazabilidad: Controla el uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos pueden ser localizados siempre que se necesiten.

5.Acceso: Permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación...) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.

Según la norma ISO 15489-1:2006, el proceso de gestión de documentos se compone de siete fases. La norma ISO 15489-1:2006, el proceso de gestión de documentos se compone de siete fases:

*Realizar sus actividades de una manera más ordenada, eficaz y responsable. *Prestar servicios de un modo coherente y equitativo. *Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo. *Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración. *Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización. *Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. *Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión. *Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización. *Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras. *Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica. *Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones. *Establecer una identidad personal, cultural y de la organización. *Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.

La norma enumera para las organizaciones una serie de beneficios en la gestión de documentos:

Conclusiones

Los SGDE se presentan como una alterativa viable para suplir estas necesidades por las razones de que reducen el almacenamiento y recuperación de la documentación en papel, así como de abatir los costos de almacenamiento y conservación de los documentos facilitando el acceso a la información de una manera más rápida y oportuna, permitiendo la reutilización de la información a toda la organización apoyando de esta manera la adecuada toma de decisiones y asegurando su preservación histórica.

En el SADE es muy importante tomar en cuenta las herramientas fundamentales que aporta la NORMA ISO 15489-1 Y 2: 2006, asi como el supuesto teorico segun el cual el documento hace las veces de testimonio, prueba o evidencia de los actos o transacciones de la sociedad, lo cual permite lograr estas cuestiones

Bibliografía:

Adriana, M., Elizalde, Z., Angel, L. & Pienada Aguirre, L. (2006), Sistema de gestión documental electrónica desde la norma. Unam.mx. de: https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2018/vol3/no2/2.pdf