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LE SUIVI DES RESSOURCES CLIENTS

LA PROCEDURE DE RECOUVREMENT

La relance des impayés par téléphone

La relance par courriel

La relance par courrier

La mise en demeure

Le coût de la mise en recouvrement

La relance des impayés par téléphone

En premier recours, la relance téléphonique est un moyen efficace pour instaurer un dialogue avec le débiteur pour lui demander de prendre des engagements pour rembourser les sommes dues. Il est important de préparer l’appel. Il faut aussi préparer la ou les factures dont le règlement pose problème, et prendre connaissance de l’historique des échanges/commandes du client.Elle nécessite une écoute active pour bien comprendre la situation du débiteur et pouvoir adapter sa stratégie de négociation en lui demandent s’il a une solution à formuler car elle aura plus de chances d’être respectée.Cet appel permet de juger la sincérité du client. Un client absent, des messages sans réponse, le refus du responsable de prendre l’appel, une ligne coupée… sont des indices devant alerter et diriger vers un recouvrement judiciaire.

La mise en demeure

C’est une étape préalable à une action judiciaire. Elle peut être envoyée au client défaillant par lettre recommandée avec avis de réception, mais l’entreprise peut faire appel à un huissier de justice, moyennant des frais. Il doit contenir les éléments suivants : – la date de rédaction ;– les coordonnées du client et celles de l’entreprise ;– un bref exposé du litige : il est important de décrire clairement les circonstances qui ont donné naissance au litige pour éviter toute mauvaise compréhension de la part du client ;– la mention « mise en demeure », qui indique au client défaillant qu’il s’agit de la première étape d’une procédure qui permettra ensuite à l’entreprise de saisir le juge si elle n’obtient pas de réponse satisfaisante ;– ce que doit effectuer le client afin de régler le litige ;– un délai précis et raisonnable durant lequel le client devra régler le litige, compris le plus souvent entre 8 et 15 jours selon la nature du litige ;– la signature de l’expéditeur.Le coût de la mise en recouvrement

La relance par courrier

La date doit être inscrite sur la lettre et l’objet de la relance clairement indiqué.La (les) date(s), le(s) numéro(s) et le(s) montant(s) du(s) de la ou des factures impayées sont à mentionner dans la lettre de relance. Cela permet une transparence absolue du créancier et le débiteur peut ainsi retrouver plus facilement et rapidement la ou les factures impayées. Le contenu du courrier doit également reprendre l’ensemble des contacts pris concernant le retard de règlement Ensuite, il faut demander le paiement de la ou des factures en précisant une date d’échéance ou un délai.Le(s) duplicata(s) de la ou des factures impayées peu(ven)t être joint(s) à la lettre de relance. Il est possible que le client ne soit pas rigoureux dans sa gestion des factures.

La relance par courriel

Le courriel est une première trace écrite de la demande de l’entreprise. En cas de saisie de la justice, une copie a une valeur juridique mais ne doit pas constituer la seule preuve.L’envoi par mail d’une relance est moins coûteux qu’un envoi postal, et lorsque l’échéance vient seulement d’être dépassée, il est beaucoup plus rapide.Cette première relance par mail peut accompagner une relance téléphonique.Le contact direct avec le débiteur est dans tous les cas à privilégier pour maintenir une relation saine et professionnelle face à une situation qui peut parfois avoir de lourdes conséquences

La procédure de recouvrement

Il est fondamental pour une entreprise de réaliser le suivi des règlements des clients et de procéder rapidement au recouvrement, la pérennité de l’organisation en dépend.Avant de lancer une procédure de recouvrement judiciaire un recouvrement à l’amiable, des démarches non judiciaires de recouvrement de créances, peut être engagé. Il peut se dérouler en plusieurs étapes : la conciliation, la relance et la mise en demeure.

Le coût de la mise en recouvrement

Dans le cadre d’un recouvrement amiable, la charge des frais liés à la procédure revient au créancier, le débiteur ne paie que sa dette.Dans le cadre d’un recouvrement forcé, la charge des frais peut reposer sur le débiteur, notamment en application de l’article 700 du Nouveau Code de procédure civile. C’est au créancier de demander l’application de cet article, qui sera laissée à l’appréciation du juge.Cependant, même si le juge peut décider de faire reposer sur le débiteur les différents frais, lorsque le débiteur demeure insolvable, le créancier doit avancer ces frais, sans avoir la certitude de récupérer la somme due.