ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

OBJETIVOS DEL CURSO

• El participante identificará la importancia del análisis y la solución a problemas, aplicará las herramientas para solucionar problemas en conjunto con su equipo.

Tomaremos 3 minutos para formar parejas, nos presentaremos uno a otro haciendo las siguientes preguntas: 1. ¿Nombre completo? 2. ¿Cuál es tu comida favorita? 3. ¿Cuál es tu pasatiempo? 4. Di algo que te caracteriza

TECNICA ROMPE HIELO

Donald Trump

Mira la solución, no el problema. Hagas lo que hagas, de vez en cuando tendrás problemas, así que no te enfoques en los problemas, sino en las soluciones.

10. Metodo 5 porques?

9. Metodología scamper

7. Metodología Matt

5. Metodología de la Flor de loto

4. Método QC story

8. Metodología 5w+H

6. Matriz 2x2

3. PHVA para el análisis de problemas

2. Tipos de problemas

1. Introducción

INDICE

• Me comprometo a dejar algo nuevo y positivo

• Me comprometo a que el contenido sea entendible

• Me comprometo a que el curso sea práctico y dinámico

CONTRATO DE APRENDIZAJE

• Me comprometo a que se cumplan los objetivos

INTRODUCCION

Dentro de las organizaciones, durante el desarrollo de las actividades cotidianas, surgen inconvenientes que si se suscitan de manera frecuente se vuelven problemas, los cuales deberán ser analizados para que no tengan frecuencia. Normalmente en las organizaciones nos enfocamos a buscar el culpable que origino el problema, pero lamentablemente esto no lo resolverá, ya que esto no nos asegura que el problema se solucione, por lo que es importante comprender todo lo que esta inmerso en el problema para poder identificar la causa real que lo esta generando y asi, poder eliminarla y buscar que no se vuelva a presentar. El objetivo de aprender un método es para dejar una evidencia para que le sea de utilidad en la organización. El llevar a cabo la metodología nos ayudara a que la organización tenga las herramientas para solucionar los problemas desde su origen.

TIPOS DE PROBLEMAS

¿Qué es un problema?

Un problema se puede definir como una situación, cuestión o condición que presenta dificultades o incertidumbres, que requiere una solución para alcanzar un objetivo o resultado deseado. Los problemas pueden surgir en diversos contextos, como el personal, académico, profesional, social o técnico, y pueden variar en su nivel de complejidad.

Los problemas pueden variar en complejidad, desde simples (con pocos elementos interrelacionados) hasta complejos (con múltiples factores y relaciones).

Síntesis y organización

Un problema tiene causas subyacentes que lo provocan y efectos que se derivan de su existencia.

Complejidad

Las condiciones iniciales son el estado actual de las cosas, y las restricciones son las limitaciones que afectan la solución del problema.

Condiciones Iniciales y Restricciones

Un problema debe tener un objetivo claro que se busca alcanzar. Este objetivo puede estar bien definido o ser más ambiguo en casos de problemas complejos.

Objetivo o Meta Clara

Un problema surge cuando hay una discrepancia entre la situación actual y una situación deseada o esperada.

Existencia de una Discrepancia

Características de problemas

Muchos problemas están interconectados con otros problemas o sistemas, lo que significa que la solución de uno puede afectar a otros.

Interdependencia

Un problema debe tener al menos una posible solución, aunque puede haber múltiples enfoques para resolverlo.

Posibles Soluciones

Los problemas también varían en términos de urgencia; algunos requieren una solución inmediata, mientras que otros pueden resolverse a largo plazo.

Urgencia

La importancia del problema varía según su impacto en la organización o individuo.

Relevancia o Importancia

Un problema puede estar bien estructurado (con una solución clara y pasos definidos) o mal estructurado (con un camino de solución ambiguo y sin pasos claros).

Grado de Estructuración

10

Características de problemas

ORIGEN

• Internos
• Externos

• Simples .
• Complejos

temporalidad

ESTRUCTURA

• Simples .
• Complejos

nivel de complejidad

naturaleza

• Técnicos:
• Humanos o sociales:
• Económicos:
• Ambientales:

• Bien definidos
• Mal definidos

• Científicos.
• Ingeniería
• Gestión
• Educativos

ámbito de aplicación

tipos de problemas (Clasificación de problemas)

incremento

reduccion

Eliminacion

tipos de problemas (Clasificación de problemas)

ETAPAS DEL PROCESO

SEGUIMIENTO A PROBLEMAS

SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

• Redacción clara y precisa del problema
• Identificación de la/las causas raíz.(Ishikawa, 5 porqués, pareto, diagrama de lujjo, mapas mentales, analisis FODA)

• Técnicas Tradicionales (Circulo de problemas, Ruta d ela calidad)
• Ténicas creativas( SCAMPER, Flor de loto, matriz MATT, Matriz 2x2)
• Recopilación de Datos.

• Plan de seguimiento

• Técnica de Observación.
• Recopilación de Datos.

• El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas.

• No se deben repetir.

• Se enlistan las ideas.

• Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.

• Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.

• Se nombra a un conductor del ejercicio.

Lluvia de Ideas

• Se define el tema o el problema.

Factores negativos carencias y limitaciones desfavorables internas

DEBILIDADES

Factores positivos externos favorables

OPORTUNIDADES

Factores negativos externos desfavorables

AMENAZAS

Factores positivosCaracterísticas y habilidades favorables internas

FORTALEZAS

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas

Cuestiones externas

Cuestiones internas

Hoja de incidentes codificación número de seguimiento

Gestión de riesgo codificación número de seguimiento

Proyecto de mejora codificación número de Proyecto (s)

Indicadores KPI

Incorporar a valores y atributos de la organización

Análisis (causa-efecto)

PHVA para el análisis de problemas

Conclusión

Estandarización

Verificacción

Ejecución

Análisis

Observación

Identificación los problemas

Plan de acción

PHVA como Método para el análisis y solución de problemas

Método QC story

Método de Solución de Problemas “QC Story"

Proceso para solucionar problenas

Ejecución de la solución 5

Generación de soluciones potenciales 3

Selección y planificación de la solución4

Evaluación de la solución 6

Análisis del problema2

Identificación y selección del problema1

Circulo de la solución a problemas

6. Evaluación de la solución

5. Ejecución de la solución

4. Selección, planificación de la solución

3. Generación de soluciones potenciales

2. Análisis del problema

1. identificación y selección del problema

Proceso para solucionar problemas

• Implementar CTC

• Resolución de problemas basado en hechos

• Elaboración de Informe

RUTA DE CALIDAD

8. Definir nnuevos proyectos

7. Mantener los estándares

6. Verificar los resultados

5. Ejecutar las contramedidas

4.Establecer las contramedidas

3. Analizar las causas

2. Describir el problema

1. Definir proyecto

RUTA DE CALIDAD

NO

SI

Documento

Bifuración o alternativa

Documento

Actividad "quien la realiza"

Actividad "quien la realiza"

Actividad "quien la realiza"

fin de proceso

origen de proceso

proceso

proceso

Diagrama de procesos

Análisis de barreras

SUPERVISIÓN

AUDITORIA

INFORMES

Establecer Controles para asegurar que las mejoras se mantengan

Desarrollar e implementar soluciones

Identificar las causas raíz del problema

Recopilar datos relevantes y establecer métricas

Metogología DMAIC

Identificar el problema y los objetivos de proyecto

Metodología de la flor de loto

Empezar

Metodología de Flor de Loto

También conocida como "Lotus Blossom Technique" en inglés, es una herramienta de creatividad y resolución de problemas que se utiliza para generar y organizar ideas de manera sistemática. Fue desarrollada por Yasuo Matsumura, un experto japonés en creatividad, y es particularmente útil para abordar problemas complejos y explorar múltiples soluciones posibles.

Metodología de Flor de Loto

Definir el Problema Central, se escribe el problema o el tema en el centro. Esto será el "núcleo" o el "centro" de la flor.

Generar Ideas Principales: Alrededor del problema central, dibuja círculos o cuadros. En cada uno de estos círculos, escribe una idea o solución principal relacionada con el problema central. Estas ideas forman el primer nivel de pétalos alrededor del núcleo.

Metodología de Flor de Loto

Expandir las Ideas Principales: Cada una de las ideas principales se convierte en el centro de su propia "flor de loto". Alrededor de cada una de estas ideas, dibuja otros círculos o cuadros y escribe ideas adicionales que expandan o desarrollen cada idea principal. Continúa este proceso hasta que hayas explorado varias capas de ideas y soluciones.

Metodología de Flor de Loto

Metodología de Flor de Loto

Organizar y Evaluar:

• Revisa todas las ideas generadas.
• Organiza las ideas según su relevancia, viabilidad y efectividad.
• Identifica las soluciones más prometedoras y considera cómo pueden implementarse.

Matriz 2X2

Metodología MATT

Metodología MATT

M (MILESTONES (HITOS)A ASSUMPTIONS (SUPUESTOS) T TEST (PRUEBAS) T TAREAS (TASKS) (5w+H)

Metodología MATT

Metodología MATT

Metodología 5w+1h

Es una técnica de análisis y resolución de problemas que se utiliza ampliamente en el periodismo, la gestión de proyectos, la planificación estratégica y otros campos. Su nombre proviene de las seis preguntas clave que deben responderse para obtener una comprensión completa de una situación o problema: Who, What, When, Where, Why y How (Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué y Cómo).

Metodología 5W+1H

How (cómo)

Why (porqué)

Where (dónde)

When (cuándo)

What (qué)

Who (quién)

Descripción de las preguntas 5W+1H

Metodología SCAMPER

S (Sustituir)C (Combinar) A (Adaptar) M (Modificar) P (Poner en otro uso) E (Eliminar) R TAREAS (TASKS) (5w+H)

Metodología SCAMPER

Método 5 Porqués

¿Qué es? Es una técnica sistemática de preguntas utilizadas en una fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales.

5 ¿Por qué el proceso de compras no dio seguimiento a la programación del pago?.

3. ¿Por qué no programo el embarque en tiempo?

2. ¿Por qué hubo retraso por parte del proveedor?

4. ¿Por qué no se había generado el pago del anticipo?

1. ¿Por qué el material no llego en tiempo?

La técnica requiere que el equipo pregunte:¿Por qué? Al menos 5 veces.

• No entregamos en tiempo al cliente.

ConClusiones, quejas, sugerencias !!!Gracias¡¡¡

3. Generación de soluciones potenciales

TAREAS:

• Revisar la descripción del problema y la causas originales
• Generar una lista de soluciones potenciales
• Esclarecer las soluciones potenciales

RESULTADO:

• Producir una lista con todas las opciones

6. Evaluación de la solución

TAREAS:

• Compilar/mostrar los datos recolectados
• Comparar con los objetivos de la empresa del estado deseado del paso 1
• Comparar con el estado actual del paso 2
• Revisar si la solución creo otros problemas
• Volver a recorrer el ciclo del progreso para atender los problemas/causas adicionales según se requiera

RESULTADO:

• El grupo se entera de que tan eficazmente la solución resolvió el problema identificado

Why (Por qué): Definición: Investiga las razones o causas detrás de la situación . Ejemplo: ¿Por qué ocurrió el problema? ¿Por qué es importante este proyecto?

• Registrar los resultados que se obtengan.

• Dar seguimiento a la ejecución.

• Asegurar que todos sepan qué se hará.

5) Ejecutar las contramedidas

1. identificación y selección del problema

TAREAS:

• Identificar el típico problema
• Examinar los datos sobre la extensión/naturaleza del problema y la relación con los objetivos de la empresa
• Utilizar los datos para describir el problema "estado actual" y el "estado deseado"

RESULTADO:

• Descripción del problema redactado en términos de una buena brecha entre el problema "estado actual" y el "estado deseado"

How (Cómo): Definición: Describe el método o proceso a seguir para abordar la situación. Ejemplo: ¿Cómo resolveremos el problema? ¿Cómo se implementará el proyecto?

• Hacer lista de efectos (+/-).

• Convertir efectos en $.

• Comparar el antes y el después.

6) Verificar los resultados

Where (Dónde): Definición: Especifica el lugar o el contexto donde ocurre la situación. Ejemplo: ¿Dónde ocurrió el problema? ¿Dónde se llevará a cabo el proyecto?

• Determinar la causa raíz

• Comprobar

3) Analizar las causas

• Establecer hipótesis

2) Describir el problema

• Describir en términos 5W / 1H

• Incluir otra información.

• Recolectar la mayor cantidad.

• Asegurar que se cumplan.

• Entrenar a los colaboradores.

• Identificar 5W / 1H

7) Mantener

• Enunciar proyecto.

• Definir meta.

• Priorizar.

• Analizar F/D.

• Seleccionar.

1) Determinar el Proyecto

• Elaborar lista.

5. Ejecución de la solución

TAREAS:

• Seguir el plan de ejecución
• Utilizar el sistema de seguimiento establecido en el paso 4 para monitorear/evaluar el progreso/la eficacia de la solución
• Poner en práctica los planes de contingencia según se requieran

RESULTADO:

• Agrupar a los miembros/demás personas que ejecuten ymonitoreen la solución

• Definir los problemas restantes.

• Planear lo que se hará.

• Reflexionar sobre +/ -

• Preparar el informe de resultados.

8) Definir nuevos proyectos

Who (Quién): Definición: Identifica a las personas o grupos involucrados. Ejemplo: ¿Quién está involucrado en este proyecto? ¿Quién se ve afectado por este problema?

2. Análisis del problema

TAREAS:

• Enumerar las causas posibles
• Identificar las causas probables
• Identificar / establecer prioridades de las causas originales

RESULTADO:

• Seleccionar las causas originales para trabajar en ellas
• Revisar la descripción del problema si así se requiere

4. Selección, planificación de la solución

TAREAS:

• Determinar los criterios de selección
• Seleccionar/acordar las soluciones que se van a ejecutar
• Desarrollar un plan para el monitoreo y evaluación de la solución, incluyendo las medidas en caso de no alcanzar los resultados

RESULTADO:

• Decidir sobre la solución y el plan óptimos y su ejecución

When (Cuándo): Definición: Determina el marco temporal de la situación. Ejemplo: ¿Cuándo ocurrió el problema? ¿Cuándo se necesita completar esta tarea?

What (Qué): Definición: Describe el problema, la situación o la tarea. Ejemplo: ¿Qué es lo que estamos tratando de lograr? ¿Qué ha ocurrido?

• Diseñar varias propuestas.

• Adoptar acciones correctivas.

• Asegurar que no produzcan otros problemas.

• Evaluar alternativas.

4) Establecer contramedidas