ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

OBJETIVOS DEL CURSO

• El participante identificará la importancia del análisis y la solución a problemas, aplicará las herramientas para solucionar problemas en conjunto con su equipo.

TECNICA ROMPE HIELO

Tomaremos 3 minutos para formar parejas, nos presentaremos uno a otro haciendo las siguientes preguntas: 1. ¿Nombre completo? 2. ¿Cuál es tu comida favorita? 3. ¿Cuál es tu pasatiempo? 4. Di algo que te caracteriza

Mira la solución, no el problema. Hagas lo que hagas, de vez en cuando tendrás problemas, así que no te enfoques en los problemas, sino en las soluciones.

Donald Trump

INDICE

1. Introducción

2. Tipos de problemas

3. PHVA para el análisis de problemas

4. Método QC story

5. Metodología de la Flor de loto

6. Matriz 2x2

7. Metodología Matt

8. Metodología 5w+H

9. Metodología scamper

10. Metodo 5 porques?

CONTRATO DE APRENDIZAJE

• Me comprometo a que se cumplan los objetivos

• Me comprometo a que el curso sea práctico y dinámico

• Me comprometo a que el contenido sea entendible

• Me comprometo a dejar algo nuevo y positivo

INTRODUCCION

Dentro de las organizaciones, durante el desarrollo de las actividades cotidianas, surgen inconvenientes que si se suscitan de manera frecuente se vuelven problemas, los cuales deberán ser analizados para que no tengan frecuencia. Normalmente en las organizaciones nos enfocamos a buscar el culpable que origino el problema, pero lamentablemente esto no lo resolverá, ya que esto no nos asegura que el problema se solucione, por lo que es importante comprender todo lo que esta inmerso en el problema para poder identificar la causa real que lo esta generando y asi, poder eliminarla y buscar que no se vuelva a presentar. El objetivo de aprender un método es para dejar una evidencia para que le sea de utilidad en la organización. El llevar a cabo la metodología nos ayudara a que la organización tenga las herramientas para solucionar los problemas desde su origen.

TIPOS DE PROBLEMAS

¿Qué es un problema?

Un problema se puede definir como una situación, cuestión o condición que presenta dificultades o incertidumbres, que requiere una solución para alcanzar un objetivo o resultado deseado. Los problemas pueden surgir en diversos contextos, como el personal, académico, profesional, social o técnico, y pueden variar en su nivel de complejidad.

Características de problemas

Existencia de una Discrepancia

Síntesis y organización

Los problemas pueden variar en complejidad, desde simples (con pocos elementos interrelacionados) hasta complejos (con múltiples factores y relaciones).

Un problema surge cuando hay una discrepancia entre la situación actual y una situación deseada o esperada.

Objetivo o Meta Clara

Condiciones Iniciales y Restricciones

Un problema debe tener un objetivo claro que se busca alcanzar. Este objetivo puede estar bien definido o ser más ambiguo en casos de problemas complejos.

Complejidad

Las condiciones iniciales son el estado actual de las cosas, y las restricciones son las limitaciones que afectan la solución del problema.

Un problema tiene causas subyacentes que lo provocan y efectos que se derivan de su existencia.

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Características de problemas

Grado de Estructuración

Interdependencia

Muchos problemas están interconectados con otros problemas o sistemas, lo que significa que la solución de uno puede afectar a otros.

Un problema puede estar bien estructurado (con una solución clara y pasos definidos) o mal estructurado (con un camino de solución ambiguo y sin pasos claros).

Relevancia o Importancia

Urgencia

La importancia del problema varía según su impacto en la organización o individuo.

Los problemas también varían en términos de urgencia; algunos requieren una solución inmediata, mientras que otros pueden resolverse a largo plazo.

Posibles Soluciones

Un problema debe tener al menos una posible solución, aunque puede haber múltiples enfoques para resolverlo.

tipos de problemas (Clasificación de problemas)

ámbito de aplicación

naturaleza

• Técnicos:
• Humanos o sociales:
• Económicos:
• Ambientales:

• Científicos.
• Ingeniería
• Gestión
• Educativos

temporalidad

• Simples .
• Complejos

ORIGEN

nivel de complejidad

ESTRUCTURA

• Internos
• Externos

• Bien definidos
• Mal definidos

• Simples .
• Complejos

tipos de problemas (Clasificación de problemas)

Eliminacion

reduccion

incremento

ETAPAS DEL PROCESO

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

• Técnica de Observación.
• Recopilación de Datos.

• Redacción clara y precisa del problema
• Identificación de la/las causas raíz.(Ishikawa, 5 porqués, pareto, diagrama de lujjo, mapas mentales, analisis FODA)

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

• Técnicas Tradicionales (Circulo de problemas, Ruta d ela calidad)
• Ténicas creativas( SCAMPER, Flor de loto, matriz MATT, Matriz 2x2)
• Recopilación de Datos.

SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

SEGUIMIENTO A PROBLEMAS

• Plan de seguimiento

Lluvia de Ideas

• Se define el tema o el problema.

• Se nombra a un conductor del ejercicio.

• Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.

• Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.

• Se enlistan las ideas.

• No se deben repetir.

• El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas.

Cuestiones internas

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas

FORTALEZAS

Factores positivosCaracterísticas y habilidades favorables internas

DEBILIDADES

Factores negativos carencias y limitaciones desfavorables internas

AMENAZAS

Factores negativos externos desfavorables

OPORTUNIDADES

Factores positivos externos favorables

Cuestiones externas

Incorporar a valores y atributos de la organización

Indicadores KPI

Proyecto de mejora codificación número de Proyecto (s)

Gestión de riesgo codificación número de seguimiento

Hoja de incidentes codificación número de seguimiento

Análisis (causa-efecto)

PHVA para el análisis de problemas

PHVA como Método para el análisis y solución de problemas

Plan de acción

Identificación los problemas

Observación

Análisis

Ejecución

Verificacción

Estandarización

Conclusión

Método QC story

Método de Solución de Problemas “QC Story"

Circulo de la solución a problemas

Identificación y selección del problema1

Análisis del problema2

Evaluación de la solución 6

Selección y planificación de la solución4

Generación de soluciones potenciales 3

Ejecución de la solución 5

Proceso para solucionar problenas

Proceso para solucionar problemas

6. Evaluación de la solución

1. identificación y selección del problema

5. Ejecución de la solución

2. Análisis del problema

3. Generación de soluciones potenciales

4. Selección, planificación de la solución

RUTA DE CALIDAD

• Implementar CTC

• Resolución de problemas basado en hechos

• Elaboración de Informe

RUTA DE CALIDAD

1. Definir proyecto

2. Describir el problema

8. Definir nnuevos proyectos

3. Analizar las causas

7. Mantener los estándares

4.Establecer las contramedidas

6. Verificar los resultados

5. Ejecutar las contramedidas

Diagrama de procesos

proceso

proceso

origen de proceso

fin de proceso

Actividad "quien la realiza"

Actividad "quien la realiza"

Actividad "quien la realiza"

Documento

Bifuración o alternativa

Documento

SI

NO

Análisis de barreras

INFORMES

AUDITORIA

SUPERVISIÓN

Metogología DMAIC

Identificar el problema y los objetivos de proyecto

Recopilar datos relevantes y establecer métricas

Establecer Controles para asegurar que las mejoras se mantengan

Identificar las causas raíz del problema

Desarrollar e implementar soluciones

Metodología de la flor de loto

Empezar

Metodología de Flor de Loto

También conocida como "Lotus Blossom Technique" en inglés, es una herramienta de creatividad y resolución de problemas que se utiliza para generar y organizar ideas de manera sistemática. Fue desarrollada por Yasuo Matsumura, un experto japonés en creatividad, y es particularmente útil para abordar problemas complejos y explorar múltiples soluciones posibles.

Metodología de Flor de Loto

Definir el Problema Central, se escribe el problema o el tema en el centro. Esto será el "núcleo" o el "centro" de la flor.

Metodología de Flor de Loto

Generar Ideas Principales: Alrededor del problema central, dibuja círculos o cuadros. En cada uno de estos círculos, escribe una idea o solución principal relacionada con el problema central. Estas ideas forman el primer nivel de pétalos alrededor del núcleo.

Metodología de Flor de Loto

Expandir las Ideas Principales: Cada una de las ideas principales se convierte en el centro de su propia "flor de loto". Alrededor de cada una de estas ideas, dibuja otros círculos o cuadros y escribe ideas adicionales que expandan o desarrollen cada idea principal. Continúa este proceso hasta que hayas explorado varias capas de ideas y soluciones.

Metodología de Flor de Loto

Organizar y Evaluar:

• Revisa todas las ideas generadas.
• Organiza las ideas según su relevancia, viabilidad y efectividad.
• Identifica las soluciones más prometedoras y considera cómo pueden implementarse.

Matriz 2X2

Metodología MATT

Metodología MATT

M (MILESTONES (HITOS)A ASSUMPTIONS (SUPUESTOS) T TEST (PRUEBAS) T TAREAS (TASKS) (5w+H)

Metodología MATT

Metodología MATT

Metodología 5w+1h

Metodología 5W+1H

Es una técnica de análisis y resolución de problemas que se utiliza ampliamente en el periodismo, la gestión de proyectos, la planificación estratégica y otros campos. Su nombre proviene de las seis preguntas clave que deben responderse para obtener una comprensión completa de una situación o problema: Who, What, When, Where, Why y How (Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué y Cómo).

Descripción de las preguntas 5W+1H

Who (quién)

What (qué)

Where (dónde)

When (cuándo)

How (cómo)

Why (porqué)

Metodología SCAMPER

Metodología SCAMPER

S (Sustituir)C (Combinar) A (Adaptar) M (Modificar) P (Poner en otro uso) E (Eliminar) R TAREAS (TASKS) (5w+H)

Método 5 Porqués

¿Qué es? Es una técnica sistemática de preguntas utilizadas en una fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales.

La técnica requiere que el equipo pregunte:¿Por qué? Al menos 5 veces.

• No entregamos en tiempo al cliente.

1. ¿Por qué el material no llego en tiempo?

2. ¿Por qué hubo retraso por parte del proveedor?

3. ¿Por qué no programo el embarque en tiempo?

4. ¿Por qué no se había generado el pago del anticipo?

5 ¿Por qué el proceso de compras no dio seguimiento a la programación del pago?.

ConClusiones, quejas, sugerencias !!!Gracias¡¡¡

3. Generación de soluciones potenciales

TAREAS:

• Revisar la descripción del problema y la causas originales
• Generar una lista de soluciones potenciales
• Esclarecer las soluciones potenciales

RESULTADO:

• Producir una lista con todas las opciones

6. Evaluación de la solución

TAREAS:

• Compilar/mostrar los datos recolectados
• Comparar con los objetivos de la empresa del estado deseado del paso 1
• Comparar con el estado actual del paso 2
• Revisar si la solución creo otros problemas
• Volver a recorrer el ciclo del progreso para atender los problemas/causas adicionales según se requiera

RESULTADO:

• El grupo se entera de que tan eficazmente la solución resolvió el problema identificado

Why (Por qué): Definición: Investiga las razones o causas detrás de la situación . Ejemplo: ¿Por qué ocurrió el problema? ¿Por qué es importante este proyecto?

5) Ejecutar las contramedidas

• Asegurar que todos sepan qué se hará.

• Dar seguimiento a la ejecución.

• Registrar los resultados que se obtengan.

1. identificación y selección del problema

TAREAS:

• Identificar el típico problema
• Examinar los datos sobre la extensión/naturaleza del problema y la relación con los objetivos de la empresa
• Utilizar los datos para describir el problema "estado actual" y el "estado deseado"

RESULTADO:

• Descripción del problema redactado en términos de una buena brecha entre el problema "estado actual" y el "estado deseado"

How (Cómo): Definición: Describe el método o proceso a seguir para abordar la situación. Ejemplo: ¿Cómo resolveremos el problema? ¿Cómo se implementará el proyecto?

6) Verificar los resultados

• Comparar el antes y el después.

• Convertir efectos en $.

• Hacer lista de efectos (+/-).

Where (Dónde): Definición: Especifica el lugar o el contexto donde ocurre la situación. Ejemplo: ¿Dónde ocurrió el problema? ¿Dónde se llevará a cabo el proyecto?

3) Analizar las causas

• Establecer hipótesis

• Comprobar

• Determinar la causa raíz

2) Describir el problema

• Describir en términos 5W / 1H

• Incluir otra información.

• Recolectar la mayor cantidad.

7) Mantener

• Identificar 5W / 1H

• Entrenar a los colaboradores.

• Asegurar que se cumplan.

1) Determinar el Proyecto

• Elaborar lista.

• Analizar F/D.

• Priorizar.

• Seleccionar.

• Enunciar proyecto.

• Definir meta.

5. Ejecución de la solución

TAREAS:

• Seguir el plan de ejecución
• Utilizar el sistema de seguimiento establecido en el paso 4 para monitorear/evaluar el progreso/la eficacia de la solución
• Poner en práctica los planes de contingencia según se requieran

RESULTADO:

• Agrupar a los miembros/demás personas que ejecuten ymonitoreen la solución

8) Definir nuevos proyectos

• Definir los problemas restantes.

• Planear lo que se hará.

• Reflexionar sobre +/ -

• Preparar el informe de resultados.

Who (Quién): Definición: Identifica a las personas o grupos involucrados. Ejemplo: ¿Quién está involucrado en este proyecto? ¿Quién se ve afectado por este problema?

2. Análisis del problema

TAREAS:

• Enumerar las causas posibles
• Identificar las causas probables
• Identificar / establecer prioridades de las causas originales

RESULTADO:

• Seleccionar las causas originales para trabajar en ellas
• Revisar la descripción del problema si así se requiere

4. Selección, planificación de la solución

TAREAS:

• Determinar los criterios de selección
• Seleccionar/acordar las soluciones que se van a ejecutar
• Desarrollar un plan para el monitoreo y evaluación de la solución, incluyendo las medidas en caso de no alcanzar los resultados

RESULTADO:

• Decidir sobre la solución y el plan óptimos y su ejecución

When (Cuándo): Definición: Determina el marco temporal de la situación. Ejemplo: ¿Cuándo ocurrió el problema? ¿Cuándo se necesita completar esta tarea?

What (Qué): Definición: Describe el problema, la situación o la tarea. Ejemplo: ¿Qué es lo que estamos tratando de lograr? ¿Qué ha ocurrido?

4) Establecer contramedidas

• Diseñar varias propuestas.

• Adoptar acciones correctivas.

• Asegurar que no produzcan otros problemas.

• Evaluar alternativas.