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Offre de services Grap
GT Gouv Grap
Created on March 18, 2025
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Transcript
offre de services
Engagements mutuels
Logistique
Modules optionnels
Communication
Accompagnement renforcé
Echanges de pratiques
Vers l'autonomie à plusieurs !
Accompagnement collectif
Offre de formation complémentaire
Modules de formation obligatoires
Compris dans la contrib
Accompagnement spécialisé ponctuel
Accompagnement individualisé
Accompagnateur.rice référent.e sur mon territoire pour un suivi personnalisé de proximité
Services socles
SOCIAL - INFO - SUIVI ADMIN
offre de services
Vers l'autonomie à plusieurs !
3.Accompagnement collectif
1.Services socles
Echanges de pratiques
Offre de formation complémentaire
Social Info Suivi admin
Modules de formation obligatoires
2.Accompagnement individualisé
Accompagnateur.rice référent.e sur mon territoire pour un suivi personnalité de proximité
4.Modules optionnels
Accompagnement spécialisé ponctuel
Accompagnement renforcé
Communication
Engagements mutuels
Logistique
Les services socles Les services socles mutualisés (social, info, suivi administratif, ressources mutualisées) libèrent les entrepreneur.ses d’une grande partie des tâches administratives pour leur permettre de rester concentré.es sur leur métier et le développement de leur activité, tout en gardant et cultivant leur autonomie. Dans un soucis de cohérence et d’efficacité des services rendus, les activités de Grap doivent bénéficient de l’ensemble des services socles. Dans chaque activité, les membres désignent un.e référente par service qui fait le lien avec les pôles concernés (informatique, paie, suivi administratif) . L’équipe de Grap travaille de manière coordonnée de façon à faire circuler les informations sur une activité entre les pôles de service lorsque nécessaire, afin d’avoir une prise en compte globale de la situation de l’activité. Les entrepreneur.ses peuvent solliciter les salariés de l’équipage à la demande, dès lors que la réactivité souhaitée n’est pas inconciliable avec la charge de travail conjonctu relle de la personne. Informatique de gestion En matière d’informatique, Grap a fait deux choix forts à savoir internaliser le service, et recourir dès que possible aux logiciels libres. Ceux-cis permettent aux coopérateur.ices de gérer leur métier numériquement et d’interagir entre elleux et avec l’équipage. Le pôle informatique assure l’hébergement, la maintenance, le support et la formation sur les outils en question, et en particulier sur Odoo, progiciel de gestion intégrée (achats / vente, devis / facturation, point de vente, …), et Nextcloud, espace de travail collaboratif avec plusieurs applications mises à disposition. Dans le cas d’Odoo, des développements pour améliorer l’outil sont réalisés tout au long de l’année pour coller au plus près de la réalité métier et réduire le temps de travail ad- ministratif, sans pour autant céder à la tentation du « solutionnisme technologique ». Pour les activités qui ont un point de vente, le pôle informatique gère l’achat et installa- tion du matériel de caisse, il peut aussi intervenir en dépannage sur ce même matériel (en personne ou en faisant intervenir des informaticien.ne.s de proximité en territoire pré-identifié.e.s). Enfin, le pôle informatique administre les noms de domaine et mails pros des coopérateur.ices (facultatif), fait la mise à jour des listings et annuaires de la coopérative. En cas d’urgence immédiate et bloquante, il peut être joignable par téléphone en dehors des horaires de bureau. Suivi administratif Chaque activité est suivi par un.e référent.e administratif sur l’ensemble des sujets administratifs avec des différences entres activités intégrées et associées précisées dans la liste des services. Tout au long de l’année les échanges réguliers permettent d’établir les déclarations de TVA et de tenir les comptes de l’activité afin que ceux-ci reflètent au mieux la réalité de sa santé économique. L’objectif est de permettre aux activités d’avoir la meilleure organisation administrative possible et de respecter les règles comptables et fiscales. Le/la référent.e administratif fait également le lien entre l’activité et le cabinet d’expertise comptable afin d’établir les comptes annuels de l’activité. Admin social Chaque activité est suivie et accompagnée par un.e référent.e du pôle social de Grap sur l'ensemble des questions sociales entrant dans le champs de la liste des services rendus par Grap. Cet accompagnement a pour objectif d'apporter des conseils en matière d’administration du personnel et de droit du travail, de réaliser les bulletins de paie et DSN, et de décharger l'activité de nombreuses démarches administratives telles que les déclarations annuelles, ceci à l'exclusion des travailleurs non salariés et des personnes dépendant du RSI. Le pôle social assure également une veille juridique et alerte sur les obligations de l'activité en matière de droit social. Aussi, si le pôle social s'engage à se rendre disponible et répondre aux questions diverses des activités dans un délai raisonnable, cette réponse est apportée selon les priorités en cours et la disponibilité de l'équipe. Il propose également des formations aux entrepreneur.euses en matière de paie et de droit du travail afin qu'ielles puissent monter en compétences, comprendre les enjeux et prendre leurs décisions en toute responsabilité. En effet, les référent.es du pôle sont là pour conseiller et rappeler aux entrepreneur.euses leurs obligations légales mais ces derniers restent décisionnaires et responsables légaux de leur activité. Communication Grap a un pôle communication dont l’une des missions est de participer au développement de la visibilité et de la notoriété des activités en leur proposant des outils mutualisés (exemple : banque de ressources en communication, offre de formation), des supports de communication générale sur Grap, et en diffusant sur les réseaux sociaux leurs actualités / offre d’emploi / campagne de financement . Le pôle communication réalise aussi des prestations payantes détaillées plus bas.
L’accompagnement individualisé Un.e accompagnateur.rice référent.e sur son territoire Chaque activité est accompagnée/suivie par un.e accompagnateur.rice de son territoire qui est la personne référente pour l’activité dans son lien avec la coopérative. L’objectif de l’accompagnement est d’apporter un regard extérieur sur l’activité, en s’adaptant au vécu et à la maturité de l’activité. L’accompagnateur.rice et l’activité remplissent ensemble une feuille de route annuelle au début de chaque exercice, elle servira notamment de fil rouge/ cadre en proposant des axes d’amélioration et des pistes d’actions prioritaires pour le développement de l’activité des entrepreneur.ses. L'accompagnateur.rice ne fait pas à la place, il ou elle aide à cheminer, à monter en compétences et se positionne aux côtés de l’activité, pour l’accompagner vers l’autonomie qu’elle souhaite avoir. Il ou elle permet d’apporter un éclairage aux situations pour aider les entrepreneur.ses à faire leurs choix. Le cadre général est de 3 rdv par an avec une certaine souplesse en fonction des problématiques plus ou moins importantes rencontrées chaque année. Le lieu de rdv est à définir entre l’activité et l’accompagnateur.rice. Un accompagnement spécialisé ponctuel En fonction des besoins et du niveau de maturité de l’activité, l’accompagnateur.rice référent.e et l’activité peuvent décider de faire appel à un.e autre accompagnateur.rice de Grap pour travailler sur un sujet particulier dont il.elle a la compétence (spécialités métiers principalement). Le besoin aura été identifié au préalable entre l’accompagnateur.rice et l’activité et in- diqué dans la feuille de route annuelle d’accompagnement. Co-accompagnement Urscop Les structures associées sous forme de coopératives et qui adhèrent à l’Union Régionale des coopératives bénéficient d’un accompagnement Urscop. Les accompagnateur.rices de Grap cultivent un lien étroit avec leurs pairs de l’Urscop pour s’assurer de la complémentarité de l’accompagnement et construire une vision commune de l’activité. Les missions de chaque structures sont réparties dans un document cadre révisé régulièrement. Les forfaits de création et de transformation sous statut coopératif de l’Urscop ont été négociés pour tenir compte du travail réalisé par Grap dans ce cadre.
Les accompagnements collectifs Une partie des accompagnements proposés par Grap et inclus dans la contribution est collective. Certains accompagnements collectifs sont obligatoires (formation vie coopé- rative, formations de gestion d’activité), d’autres sont optionnels et peuvent prendre différentes formes : formations thématiques, échanges de pratiques, ateliers métiers..., L’enjeu de ces temps collectifs, outre de permettre la montée en compétence conjointe des membres de Grap sur des sujets d’intérêt commun, est la mise en réseau des activités perçue comme génératrice de liens et d’externalités positives. Les modules de formations obligatoires - Les formations à la vie coopérative : Grap met en place des formations vie co- opérative pour que chacun.e , quel que soit son statut, puisse prendre place dans la coopérative et participer à la prise de décisions et à la dynamique collective. La participation à ces formations est indemnisée en temps coopératif. - Les formations de gestion : les formations de gestion « niveau 1 » et « niveau 2 » sont obligatoires pour au moins une personne de chaque activité et sont inclues dans la contribution coopérative. Elles concernent les pôles de service de Grap (formation paye, informatique, prévisionnel d’activité etc). Elles visent à trans- mettre les connaissances de base utiles à la gestion de votre activité et à mieux maîtriser les outils et procédures utilisées dans Grap. Le détail des formations obligatoires est en annexe (peut évoluer d’années en années, se référer au catalogue de formation de l’année en cours) . Les formations complémentaires Grap propose une offre de formation complémentaire dont le tarif est précisé dans le catalogue de formation de l’année en cours. Elles peuvent varier d’une année sur l’autre et sont animées soit par des personnes de Grap soit par des personnes extérieures. Les thématiques abordées sont variées : positionnement et merchandising, gouvernance, santé et sécurité au travail, animation de réunions, organisation de son rayon café en épicerie etc. Le catalogue de formation de Grap de l’année en cours est disponible dans le nuage : 0.Grap Coop > Formations > Formation 20XX Contact : formation@grap.coop Les échanges de pratiques entre pairs Une fois par mois, une session d’échange de pratique entre pair d’une heure est organi- sée (en visio) sur des thématiques transversales à tous les métiers ou propres à certains secteurs. L’animation est réalisée par un.e membre de l’équipage. L’objectif est de par- tager ses bonnes pratiques et de s’inspirer de celles des autres sur le thème abordé, et de favoriser l’interconnaissance et l’échange entre les membres de la coopérative. Par ailleurs, des ateliers métiers sont organisés ponctuellement pour réunir des activités d’un même secteur d’activité. Ils peuvent prendre des formes variées par exemple : visites de fournisseurs, journée pétrissage dans un fournil pour les boulanger.es, organi- sation d’un stand en commun à plusieurs activités de transformation sur un marché, etc. Il n’y a pas de format ni de régularité prédéfinis, tout dépend des opportunités et des énergies de chacun.e
Les modules optionnels Certaines prestations proposées par Grap font l’objet d’une facturation supplémentaire et sont donc optionnelles.
Coolivri Grap a développé un système logistique de circuit court (Coolivri), permettant aux épiceries d’être livrées chaque semaine en produits locaux ou direct producteur et aux ac tivités de transformation de faire livrer leur produit dans les épiceries de Grap ou à des clients hors Grap. Ce système repose sur l’implication pleine et entière des utilisateur.rices, notammentdes épiceries, qui peuvent référencer les produits de leurs producteur.rices locaux.les et leur servir d’épicerie pivot pour le dépôt des produits. Ce système fonctionne sur une tarification par abonnement pour les épiceries et unecommission à la livraison pour les activités de transformation.
Accompagnement renforcéCertains besoins d’accompagnement ponctuels sont génératrices d’une plus grande charge de travail pour les accompagnateur.rice, par exemple :- Elaboration & mise à jour d’un plan de financement pour des investissements su périeur à 20 000€
- Accompagnement renforcé pour les situations spécifiques : déménagements, es saimage et autres situations de développement
- Facilitation de séminaire/temps collectif
- Entretiens individuels avec ou sans restitution collective pour les activités associées
- Entretiens de recrutement avec l’activité
- Recherche de financement : aide à la mise en place des financements bancaires (activités associées)
Ces situations spécifiques donneront lieu à une facturation complémentaire auprès de l’activité, pour lesquels un devis sera établit et validé au préalable. Les tarifs sont validés annuellement par le Conseil d’Administration de Grap.
CommunicationGrap propose un service de prestations en communication visant à accompagner les activités de leur stratégie de communication à leur identité visuelle, en passant par leur communication digitale ou papier. Les prestations proposées sont les suivantes :- Communication globale : audit et plan de communication, identité visuelle (logo et charte graphique)
- Communication digitale : création ou refonte de site web, création ou gestion de compte réseaux sociaux, création de modèles de newsletter
- Communication papier et presse : PLV, création de support papier, relations presse.
Les prestations sont réalisées pour les activités sur devis selon les modalités décrites ici et selon le planning de charge du pôle communication. L’implication et la réactivité des activités dans leurs échanges avec le pôle communication est attendue pour la bonne réalisation de ces services !
Les accompagnements collectifs Une partie des accompagnements proposés par Grap et inclus dans la contribution est collective. Certains accompagnements collectifs sont obligatoires (formation vie coopérative, formations de gestion d’activité), d’autres sont optionnels et peuvent prendre différentes formes : formations thématiques, échanges de pratiques, ateliers métiers... L’enjeu de ces temps collectifs, outre de permettre la montée en compétence conjointe des membres de Grap sur des sujets d’intérêt commun, est la mise en réseau des activités perçue comme génératrice de liens et d’externalités positives. Les modules de formations obligatoires
- Les formations à la vie coopérative : Grap met en place des formations vie coopérative pour que chacun.e , quel que soit son statut, puisse prendre place dans la coopérative et participer à la prise de décisions et à la dynamique collective. La participation à ces formations est indemnisée en temps coopératif.
- Les formations de gestion : les formations de gestion « niveau 1 » et « niveau 2 » sont obligatoires pour au moins une personne de chaque activité et sont inclues dans la contribution coopérative. Elles concernent les pôles de service de Grap (formation paye, informatique, prévisionnel d’activité etc). Elles visent à transmettre les connaissances de base utiles à la gestion de votre activité et à mieux maîtriser les outils et procédures utilisées dans Grap.
Préambule La coopérative Grap (Groupement Régional Alimentaire de Proximité) est un groupe coopératif d’entrepreneur.ses, qui propose des services supports mutualisés (suivi administratif, informatique de gestion, financement, accompagnement métier, paie etc.) aux acteur.rices auvergne-rhônalpin.es de la filière alimentaire biologique & locale (épiceries bio, restaurants, boulangeries, activités de conseil spécialisées etc.). Grap accompagne les entrepreneur.ses dès la création, puis dans le développement de leurs activités. Le présent document a pour objectif de préciser la nature de l’accompagnement et des services mutualisés rendus par la coopérative. Il vise à donner une meilleure compréhension par l’équipage et les activités des redevabilités de chacun.e, du cadre et des limites des services rendus. La majorité des services rendus par Grap sont inclus dans la contribution coopérative dans un soucis d’équité, de robustesse, de souplesse et d’accès aux services par les activités. Notre posture d’accompagnement est basée sur le « faire ensemble » plutôt que sur le « faire à la place de », visant l’empouvoirement et l’émancipation des entrepreneur.es tout au long de leur parcours dans la coopérative. Aussi, notre accompagnement évolue en fonction de la maturité de l’activité et/ou de ses membres, et nous considérons qu’il est normal qu’une activité en démarrage ou en difficulté sollicite plus les services sur une période donnée.
Engagements mutuels Notre philosophie de travail est basée sur la confiance, la convivialité, le co-engagement et le respect mutuel entre les membres des activités et l’équipage. Grap s’engage à répondre aux besoins des activités selon le périmètre des services décrits dans le présent document, dans un esprit d’ouverture et d’écoute. Grap accompagne des projets entrepreneuriaux et à ce titre il est attendu de chaque membre une posture d’entrepreneur.e responsable de son activité. Chaque activité est redevable / maître.sse des points suivants pour permettre à l’équipe de rendre le meilleur service possible (liste non exhaustive) :
- Envoi des factures à ses clients et éventuelles relances et actions en recouvrement.
- Relecture de tous ses plans de financements et des budgets prévisionnels, suivi du niveau de trésorerie, en lien avec l'accompagnateur.rice qui l’accompagne dans la prise en main des outils fournis par Grap.
- Rédaction de son plan de maîtrise sanitaire (PMS), DUERP, et autres documents réglementaires obligatoires liés à son activité.
- Transmission de toute les informations nécessaires à la réalisation des services de Grap (info paye etc).
- Alerte à l’accompagnateur.rice en cas de difficulté humaine/économique ou autre.