Validation des Rapports de Présentation et signature Process général
Hors SAP TM
Accord entre l'acheteur et le transporteur
Etape 1
Responsable Achats
Acheteur
Hors SAP TM
Saisie du RP dans Excel
Signature Directeur Achats ?
Envoi en signature
Validation RP
Non
Etape 2
Etape 7
Etape 6a
Etape 9
Saisie de l'accord
Envoi en validation RP
Vérification du RP
Oui
Retour à l'étape 2
Etape 3
Etape 4
Etape 5
Module d'envoi en signature elec
Signature transporteur ?
Refus RP
Non
Etape 8
Etape 6b
Retour à l'étape 2
Process Achats :
- Si la demande est urgente, l'acheteur ne doit pas hésiter à envoyer un mail au responsable Achats concerné.
- Attention ! Ne pas demander de validation RP à partir de J-2 du démarrage de la période de clôture.
- Dans le cas des saisies multi-avenants, l'acheteur doit envoyer en validation RP les différentes versions les unes après les autres dans l’ordre croissant. Le responsable Achats doit être prévenu, par mail ou par commentaire SAP, pour qu’il soit au courant du nombre de versions à valider. En effet, cela permettra d’embarquer toutes les versions dans une seule procédure de signature.
Etape 8 : Le lendemain de la signature transporteur, à 14h, une demande de signature est transmise au Directeur Achats Le Directeur Achats a 2 possibilités : - Il signe les documents. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Validé et signé" dans SAP TM. Le document signé des 2 parties est autommatiquement attaché en pièce jointe de l'accord et le transporteur reçoit un mail avec le document PDF signé en pièce jointe. - Il refuse de signer. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Refusé directeur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2).
Etape 7 : Suite à la validation RP, il y a 2 possibilités pour l’envoi en signature des documents :
1. De manière automatique :
Pour tous les accords ayant un type de document différent de « Pas de document », un traitement automatique crée la procédure de signature transporteur le lendemain à 14h (délai pour permettre le rattrapage des éventuelles erreurs) et applique le statut « En attente signature transporteur ».
2. En mode forcé, de manière manuelle : Le bouton « Envoyer en signature » permet à un Responsable Achats de forcer l’envoi en signature électronique sans avoir à attendre le lendemain 14h après validation RP. Cette action est définitive et ne permet plus d'annuler la validation RP. Effets de l’envoi en signature :
- Une procédure de signature est créée dans Yousign à destination du transporteur pour chaque accord concerné,
- La ou les versions d’accords sont transmises à LineHaul,
- Et la/ou les versions d’accords passent au statut technique « validé » ce qui valide les éléments nécessaires à la pré-facturation dans SAP TM (dates, éléments tarifaires).
Etape 2 : Action acheteurAvant de saisir un accord dans SAP TM, l'acheteur doit préparer son rapport de présentation Excel et le convertir au format PDF. Ce format est nécessaire pour la bonne intégration avec les outils SAP TM et Yousign. Le modèle à utiliser pour la création du RP est disponible dans le suivi Achats.
Etape 1 : Action acheteurL'acheteur et le transporteur se mettent d'accord sur les termes du contrat ou de l'avenant.
Process Achats :
Une demande de signature est transmise au contact signataire transporteur renseigné dans SAP TM. Si un contact commercial a été saisi, ce dernier sera notifié en tant que "suiveur" de la signature.Toutes les données des contacts signataires et commerciaux ainsi que les données d'assurances et de licences transporteur sont obligatoires pour l'envoi en validation RP. La mise à jour de ces données est effectuée dans SAP TM par les administrateurs de données Achats.
Etape 5 : Action Responsable Achats Le Responsable se connecte à SAP TM et ouvre la requête "Tous les accords sur fret / RP signature". Il peut consulter la vue "En attente de validation RP" pour visualiser les accords à ce statut. Il a la possibilité de vérifier le rapport de présentation, mis en place par l'acheteur, en cliquant sur le N° de RP sous forme de lien bleu dans la colonne "N° de RP". Le rapport de présentation s'affiche alors directement depuis l'écran de résultat de la requête.
Etape 3 : Action acheteurL'acheteur saisit son accord (onglets données générales, données tarifaires et pièces jointes). L'accord est au statut "En cours de traitement".
Etape 4 : Action acheteurL'acheteur envoie son/ses accord(s) en validation RP en affectant le rapport de présentation au format PDF (voir règles d'affectation en cliquant sur l'icone ) . Un commentaire peut être saisi à l'attention du responsable Achats en charge de la validation si besoin. Une coche "Demande prioritaire" peut également être activée pour indiquer l'urgence de la demande. Le statut de signature de(s) accord(s) passe alors de "En cours de traitement" à "En attente de validation RP". A ce stade, l'accord n'est pas encore exploitable par la Gestion. L'acheteur n'a plus la main pour modifier les informations de(s) accord(s) (coche "Accord non modifiable" active).
Etape 6a : Action Responsable Achats Le responsable Achats peut valider le RP en sélectionnant l' (ou les) accord(s) souhaité(s) et en cliquant sur le bouton "valider/refuser RP", choix "Validation RP". L'action de validation RP entraine les effets suivants : - Le statut de signature de(s) l’accord(s) passe de « En attente de validation RP » à « Validé RP ».
- Si un commentaire est saisi dans la fenêtre, il est possible de le retrouver (onglet "Note" et colonne "Dernier commentaire") Suite à la validation RP, les documents liés à l' (les) accord(s) seront envoyés en signature au transporteur le lendemain à 14h et jusqu'à cette limite il sera encore possible de faire machine arrière et d'annuler la validation (seul le Responsable Achats peut réaliser cette opération).
Une demande de signature est transmise au contact signataire transporteur renseigné dans SAP TM. Si un contact commercial a été saisi, ce dernier sera notifié en tant que "suiveur" de la signature. Une relance automatique est transmise au signataire tous les 2 jours pendant 14 jours pour l'inviter à signer.
Etape 8 : Le signataire du transporteur a 3 possibilités : - Il signe les documents. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Signé tranporteur" dans SAP TM et le lendemain à 14h, une demande de signature est transmise au Directeur Achats pour finalisation de la signature. - Il refuse de signer. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Refusé transporteur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2). - Il ne fait rien durant 14 jours et la demande de signature expire. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Expiré transporteur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier ou modifier les coordonnées signataires avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2).
Etape 6b : Action Responsable Achats Le Responsable Achats peut refuser le RP en sélectionnant l' (les) accord(s) souhaité(s) et en cliquant sur le bouton "valider/refuser RP", choix "Refus RP". L'action de refus RP entraine les effets suivants : - Le statut de signature de l’accord passe de « En attente de validation RP » à « Refus RP ». - Si un commentaire est saisi dans la fenêtre, il est possible de le retrouver (onglet « Notes » et colonne « dernier commentaire »). L'acheteur peut consulter les accords en refus RP en affichant la vue "Expiré, refusé" (voir module de formation "Le suivi des validations et signatures). Suite au refus RP, l'acheteur en charge du contrat en question a de nouveau la main pour modifier le rapport de présentation (étape 2) et le renvoyer ensuite en validation RP (étape 4).
Règles d'affectation d'un même rapport de présentation à plusieurs accords
Process général
Sabrina
Created on March 6, 2025
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Validation des Rapports de Présentation et signature Process général
Hors SAP TM
Accord entre l'acheteur et le transporteur
Etape 1
Responsable Achats
Acheteur
Hors SAP TM
Saisie du RP dans Excel
Signature Directeur Achats ?
Envoi en signature
Validation RP
Non
Etape 2
Etape 7
Etape 6a
Etape 9
Saisie de l'accord
Envoi en validation RP
Vérification du RP
Oui
Retour à l'étape 2
Etape 3
Etape 4
Etape 5
Module d'envoi en signature elec
Signature transporteur ?
Refus RP
Non
Etape 8
Etape 6b
Retour à l'étape 2
Process Achats :
Etape 8 : Le lendemain de la signature transporteur, à 14h, une demande de signature est transmise au Directeur Achats Le Directeur Achats a 2 possibilités : - Il signe les documents. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Validé et signé" dans SAP TM. Le document signé des 2 parties est autommatiquement attaché en pièce jointe de l'accord et le transporteur reçoit un mail avec le document PDF signé en pièce jointe. - Il refuse de signer. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Refusé directeur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2).
Etape 7 : Suite à la validation RP, il y a 2 possibilités pour l’envoi en signature des documents : 1. De manière automatique : Pour tous les accords ayant un type de document différent de « Pas de document », un traitement automatique crée la procédure de signature transporteur le lendemain à 14h (délai pour permettre le rattrapage des éventuelles erreurs) et applique le statut « En attente signature transporteur ». 2. En mode forcé, de manière manuelle : Le bouton « Envoyer en signature » permet à un Responsable Achats de forcer l’envoi en signature électronique sans avoir à attendre le lendemain 14h après validation RP. Cette action est définitive et ne permet plus d'annuler la validation RP. Effets de l’envoi en signature :
Etape 2 : Action acheteurAvant de saisir un accord dans SAP TM, l'acheteur doit préparer son rapport de présentation Excel et le convertir au format PDF. Ce format est nécessaire pour la bonne intégration avec les outils SAP TM et Yousign. Le modèle à utiliser pour la création du RP est disponible dans le suivi Achats.
Etape 1 : Action acheteurL'acheteur et le transporteur se mettent d'accord sur les termes du contrat ou de l'avenant.
Process Achats :
Une demande de signature est transmise au contact signataire transporteur renseigné dans SAP TM. Si un contact commercial a été saisi, ce dernier sera notifié en tant que "suiveur" de la signature.Toutes les données des contacts signataires et commerciaux ainsi que les données d'assurances et de licences transporteur sont obligatoires pour l'envoi en validation RP. La mise à jour de ces données est effectuée dans SAP TM par les administrateurs de données Achats.
Etape 5 : Action Responsable Achats Le Responsable se connecte à SAP TM et ouvre la requête "Tous les accords sur fret / RP signature". Il peut consulter la vue "En attente de validation RP" pour visualiser les accords à ce statut. Il a la possibilité de vérifier le rapport de présentation, mis en place par l'acheteur, en cliquant sur le N° de RP sous forme de lien bleu dans la colonne "N° de RP". Le rapport de présentation s'affiche alors directement depuis l'écran de résultat de la requête.
Etape 3 : Action acheteurL'acheteur saisit son accord (onglets données générales, données tarifaires et pièces jointes). L'accord est au statut "En cours de traitement".
Etape 4 : Action acheteurL'acheteur envoie son/ses accord(s) en validation RP en affectant le rapport de présentation au format PDF (voir règles d'affectation en cliquant sur l'icone ) . Un commentaire peut être saisi à l'attention du responsable Achats en charge de la validation si besoin. Une coche "Demande prioritaire" peut également être activée pour indiquer l'urgence de la demande. Le statut de signature de(s) accord(s) passe alors de "En cours de traitement" à "En attente de validation RP". A ce stade, l'accord n'est pas encore exploitable par la Gestion. L'acheteur n'a plus la main pour modifier les informations de(s) accord(s) (coche "Accord non modifiable" active).
Etape 6a : Action Responsable Achats Le responsable Achats peut valider le RP en sélectionnant l' (ou les) accord(s) souhaité(s) et en cliquant sur le bouton "valider/refuser RP", choix "Validation RP". L'action de validation RP entraine les effets suivants : - Le statut de signature de(s) l’accord(s) passe de « En attente de validation RP » à « Validé RP ». - Si un commentaire est saisi dans la fenêtre, il est possible de le retrouver (onglet "Note" et colonne "Dernier commentaire") Suite à la validation RP, les documents liés à l' (les) accord(s) seront envoyés en signature au transporteur le lendemain à 14h et jusqu'à cette limite il sera encore possible de faire machine arrière et d'annuler la validation (seul le Responsable Achats peut réaliser cette opération).
Une demande de signature est transmise au contact signataire transporteur renseigné dans SAP TM. Si un contact commercial a été saisi, ce dernier sera notifié en tant que "suiveur" de la signature. Une relance automatique est transmise au signataire tous les 2 jours pendant 14 jours pour l'inviter à signer.
Etape 8 : Le signataire du transporteur a 3 possibilités : - Il signe les documents. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Signé tranporteur" dans SAP TM et le lendemain à 14h, une demande de signature est transmise au Directeur Achats pour finalisation de la signature. - Il refuse de signer. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Refusé transporteur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2). - Il ne fait rien durant 14 jours et la demande de signature expire. Dans ce cas, le statut de l'accord passe à "Expiré transporteur" dans SAP TM et l'acheteur a de nouveau la main sur l'accord pour le modifier ou modifier les coordonnées signataires avant de le renvoyer en validation RP (retour à l'étape 2).
Etape 6b : Action Responsable Achats Le Responsable Achats peut refuser le RP en sélectionnant l' (les) accord(s) souhaité(s) et en cliquant sur le bouton "valider/refuser RP", choix "Refus RP". L'action de refus RP entraine les effets suivants : - Le statut de signature de l’accord passe de « En attente de validation RP » à « Refus RP ». - Si un commentaire est saisi dans la fenêtre, il est possible de le retrouver (onglet « Notes » et colonne « dernier commentaire »). L'acheteur peut consulter les accords en refus RP en affichant la vue "Expiré, refusé" (voir module de formation "Le suivi des validations et signatures). Suite au refus RP, l'acheteur en charge du contrat en question a de nouveau la main pour modifier le rapport de présentation (étape 2) et le renvoyer ensuite en validation RP (étape 4).
Règles d'affectation d'un même rapport de présentation à plusieurs accords