M1 - Herramientas básicas de gestión, comunicación y colaboración

Círculos de Emprendimiento

DIGILEKU - Alfabetización y capacitación digital Módulo 1 - Herramientas básicas de gestión, comunicación y colaboración

Programa de consolidación de Círculos de Emprendimiento, metodología innovadora basada en el Aprendizaje Servicio como mecanismo para fomentar el emprendimiento social de impacto entre colectivos vulnerables

En la actualidad, la tecnología está cambiando las reglas del juego a la hora de gestionar tareas, comunicarse y trabajar en equipo. En este módulo vas a aprender herramientas digitales que te ayudarán a organizarte y a mejorar la forma de relacionarte y colaborar. Sabrás cómo utilizar estas herramientas de una forma práctica, segura y efectiva, con el objetivo de mejorar tu productividad y capacidad de adaptación a las demandas cambiantes del mercado laboral y el mundo digital.

INTRO

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar el modulo, serás capaz de:

Identificar y manejar herramientas digitales básicas de gestión de tareas y proyectos.

01

Utilizar aplicaciones de comunicación digital para interactuar de manera efectiva.

02

Utilizar plataformas de colaboración para trabajar en equipo de forma eficiente.

03

Adoptar buenas prácticas en el uso de estas herramientas para mejorar tu desempeño profesional.

04

Herramientas digitales

Las herramientas digitales son aplicaciones, plataformas y servicios tecnológicos diseñados para facilitar tareas, optimizar procesos y mejorar la comunicación y la colaboración en diferentes ámbitos. Pueden utilizarse tanto en contextos personales como profesionales y abarcan desde aplicaciones para gestionar el tiempo hasta plataformas de videoconferencias o almacenamiento en la nube.

¿Cuáles son sus beneficios?

Automatizan tareas repetitivas, y permiten gestionar actividades y proyectos de manera más organizada.

Facilitan la comunicación inmediata a través de correo electrónico, chats y videollamadas. Rompen barreras geográficas para conectar equipos distribuidos en distintas ubicaciones

Mejora de la comunicación

Ahorro de tiempo y eficiencia

Fomento de la colaboración

Permite a equipos trabajar en tiempo real con documentos o calendarios. Incrementan la productividad del equipo al centralizar información en un mismo lugar

Se pueden usar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, por lo que facilitan el trabajo remoto y la movilidad.

Accesibilidad y flexibilidad

Almacenan información en la nube, manteniéndola segura y accesible. Reducen el uso de papel y permiten gestionar datos más fácilmente.

Organización y almacenamiento

¿Cuáles son sus beneficios?

Ayudan a planificar, organizar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos. Por ejemplo, Trello permite organizar actividades y plazos.

Facilitan el intercambio de información entre personas de forma rápida y clara. Con Slack se pueden enviar mensajes instantáneos en grupo.

Gestion

Comunicación

Colaboración

Permiten trabajar en equipo en tiempo real desde cualquier lugar. Con Google Drive, por ejemplo, se pueden editar documentos en tiempo real.

Herramientas para la comunicación digital

Mensajería directa (Slack)

Videoconferencias (Google Meet, Zoom)

Correo electrónico (Gmail, Outlook)

• Gestión básica de correos (enviar, recibir, clasificar).
• Uso en la vida cotidiana: Enviar mensajes a familiares o amigos.
• Uso profesional: Comunicación formal con empleadores o clientes.

• Configuración de reuniones virtuales.
• Uso en la vida cotidiana: Realiza videollamadas con familiares.
• Uso profesional: Reuniones de trabajo remotas o entrevistas laborales.

• Comunicación instantánea para equipos.
• Uso en la vida cotidiana: Crea un canal para planear reuniones familiares.
• Uso profesional: Usa canales temáticos para coordinar proyectos y compartir archivos.

Certificados digitales y trámites online

El certificado digital es un sistema que sirve para poder verificar tu identidad real de forma inequívoca online al hacer trámites con la administración pública. Los certificados digitales también sirven para poder verificar tu identidad real online a la hora de hacer trámites.

Lo puedes utilizar para presentar la declaración de la renta, para consultar los puntos de tu carnet de conducir, o para obtener documentos oficiales (por ejemplo, un certificado de empadronamiento) También puedes usarlos profesionalmente para firmar contratos.

¿Cuántos tipos de certificado existen?

Existen varios tipos de certificado digital, los principales que puedes usar en Bizkaia son:

• El que se incluye en el chip del DNI electrónico
• El que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)
• La BakQ
• El certificado ciudadano de Izenpe.

Servicios de Google

Google es una de las empresas tecnológicas más grandes del mundo, y seguramente la conozcas por su motor de búsqueda. Pero también ofrece una gran variedad de servicios y herramientas digitales que pueden facilitarnos la vida, fomentar la productividad y mejorar nuestra conectividad. Muchos de estos servicios son gratuitos y accesibles para cualquier usuario con una cuenta de Google. ¡Vamos a ver algunos!

Servicios de Google

Gmail es una app de correo electrónico con herramientas y funciones que te permiten realizar acciones en los mensajes, conectarte con otras personas, organizar tus mensajes recibidos y mantenerte al tanto de lo importante, todo de forma segura.

Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son tipos de editores web, al igual que Formularios y Dibujos. Al paquete de editores web de Google se le denomina editores de Documentos de Google.

Google Calendar te permite programar rápidamente reuniones y eventos, así como recibir recordatorios sobre las próximas actividades, por lo que sabrás en todo momento que debes hacer a continuación.

Google Meet es un servicio de videotelefonía que te permite realizar reuniones online con un máximo de 100 participantes por un tiempo de 60 minutos de forma gratuita. Las reuniones de dos personas no tienen límite de tiempo.

Google Translate es una herramienta gratuita de traducción de idiomas que permite a los usuarios traducir palabras, frases, textos y páginas web enteras entre distintos idiomas.

Gestión de tareas: Trello

Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas.

Mediante tableros puedes apuntar tus tareas diarias y otros datos que creas interesantes. Puedes añadir gratis hasta 10 tableros y compartirlos con quien quieras.

Las tarjetas mantienen toda la información organizada y en un solo lugar. Puedes asignar miembros, añadir fechas límite o añadir archivos.

Cuando las tareas se van completando puedes verificarlas y ver cómo como evoluciona la barra de progreso.

Gestión de tareas: Trello

https://www.youtube.com/watch?v=0CYfuid2PaI

Cómo elegir la herramienta más adecuada

Elegir la herramienta digital correcta puede marcar la diferencia en la eficiencia y éxito de tus proyectos.

01

Define tus objetivos y necesidades: puedes preguntarte: ¿qué tarea necesitas realizar?, ¿es para uso personal, académico o profesional?, ¿requiere colaboración con otras personas? Por ejemplo, si necesitas coordinar tareas de equipo, Trello o Google Workspace pueden ser opciones ideales.

02

Considera la facilidad de uso: opta por herramientas que tengan interfaces intuitivas y amigables, especialmente si no tienes mucha experiencia digital. Además, puedes buscar tutoriales o guías de usuario online que te ayudarán a aprender rápidamente. Por ejemplo, Google Calendar es sencillo y fácil de integrar con otras aplicaciones de Google.

Cómo elegir la herramienta más adecuada

Evalúa las funciones y compatibilidad: es importante que compares las funcionalidades de varias herramientas que se orienten a las mismas tareas. Asegúrate de que son compatibles con tus dispositivos (ordenador, móvil, tablet) y sistemas operativos. Por ejemplo, Microsoft 365 es ideal para quienes trabajan con documentos en Windows, pero Google Drive es más versátil para colaboración en tiempo real.

03

Prioriza herramientas gratuitas o con planes accesibles: hay muchas herramientas que ofrecen versiones gratuitas que pueden ser muy útiles para cubrir funciones básicas. En algunos casos tendrás que evaluar si merece la pena acceder a servicios más avanzados de pago, o si es posible encontrar alguna otra herramienta gratuita que te ofrezca funciones similares. Por ejemplo, Slack tiene una versión gratuita adecuada para pequeños equipos, pero para organizaciones o grupos más grandes, puede requerir un plan de pago.

04

Considera la seguridad y privacidad: estos son aspectos clave, por lo que deberás revisar bien las políticas de seguridad de la herramienta, sobre todo si vas a gestionar información confidencial. Da prioridad a las que te ofrezcan cifrado y opciones de control de acceso. Por ejemplo, Google Meet es una opción segura para videoconferencias, con medidas de protección integradas.

05

Cómo elegir la herramienta más adecuada

Prueba antes de decidir: siempre que puedas, usa versiones de prueba o demos para comprobar si la herramienta se adapta realmente a tus necesidades. Por ejemplo, antes de implementar Trello para la gestión de proyectos, crea un tablero de prueba y explora sus funciones.

06

Piensa en la escalabilidad: elige herramientas que puedan crecer y evolucionar contigo. Si vas a tener que incorporar más actividades, proyectos o incluso ampliar el equipo de personas con las que colaboras, necesitarás una herramienta que pueda ir adaptándose a esas nuevas circunstancias. Por ejemplo, Google Drive es ideal para almacenar archivos de manera individual, pero cuando tu equipo crece, puedes pasar a Google Workspace, que permite gestionar de manera centralizada los archivos, cuentas de correo, y la colaboración en documentos de todos los miembros del equipo, con opciones avanzadas de administración y seguridad.

07

ACTIVIDADES

Gestión eficiente del correo

Imagina que estás postulando a un empleo en una empresa que admiras. El primer paso es redactar un correo electrónico para enviar tu CV y destacar tus habilidades.

Escribe un correo formal dirigido al reclutador. Incluye un asunto claro, saludo adecuado, un mensaje breve y profesional, y una despedida.

01

Usa las opciones de "CC" o "CCO" para añadir a un compañero o al formador en copia.

02

Simulando un trámite en línea

Necesitas solicitar una beca para un curso que siempre has querido realizar, pero te piden que firmes digitalmente el formulario de solicitud. Antes de hacerlo, debes obtener tu certificado digital.

Investiga cómo obtener un certificado digital que te sirva en Bizkaia pero también a nivel estatal.

01

Haz un resumen de los pasos necesarios y compártelo con el grupo.

02

Organiza tu semana con Google Calendar

Tienes una semana cargada de actividades: reuniones, tiempo para tu familia, y ese proyecto personal que quieres terminar. La clave es organizar tu tiempo.

Abre Google Calendar (puede que necesites crearte una cuenta de Google) y crea eventos para cada una de tus actividades semanales.

01

No olvides incluir recordatorios importantes. Comparte un evento con un compañero o tu formador y discute sobre el nivel de dificultad que has encontrado.

02

Tips de seguridad digital

Un amigo te ha contado que recibió un correo sospechoso y casi cae en una estafa. Tú decides que es hora de revisar tus prácticas de seguridad digital para evitar riesgos.

Identifica posibles errores de seguridad digital (contraseñas débiles, correos de phishing, etc.).

01

Crea una lista de recomendaciones para mejorar la seguridad, como usar contraseñas fuertes o verificar enlaces sospechosos.

02

Comparte con la clase tu lista en un documento colaborativo de Google Drive.

03

Círculos de Emprendimiento

¡Has finalizado este módulo!

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