Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006

Grupo 6EX1

Martha Patricia Vega Vaca

Gestión de Documentos Electrónicos Mtra. en GDyAA. Evelin Adriana Zea Elizalde.

16 de marzo de 2025

Licenciatura en Archivonomía

Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006

Resumen

El artículo aborda un análisis enfocado a las fuentes de información y los sistemas de gestion documental como principal punto de impacto. Las insituciones que no consideren la actulaización de sus sistemas podrían arriesgarse a perder información o incluso incumplir con las leyes de rendición de cuentas. Con ello, es un hecho que los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos deben asegurar que la transferencia se realice sin pérdida de la información y garantizando suintegridad.

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

CONTENIDO

Introducción

El documento físico y electrónico

Metadatos y sus funciones

Conceptualización de sistemas

El ciclo de vida del documento

Gestión de documentos y el Sistema de Gestión de Documentos (SGD)

Gestión electrónica de documentos y Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE)

Recuperación de la información y sus riesgos

Beneficios de los SGDE

La norma ISO 15489-1:2006

Conclusiones

Introducción

Los Sistemas de Gestión Documental y su evolución en las últimas dos décadas para proveer una punto de vista de las oportunidades en el aárea. El desarrollo de un sistema que ofrezca información para futuras investigaciones.

Documento físico y electrónico

• Se considera toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
• Se concibe como un medio de expresión de la voluntad con efectos de creación, modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica o la informática.
• Los documentos electrónicos sehan convertido más que en una moda, en una necesidad.

• Cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción (manuales o electrónicos).
• Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana.
• Se presenta como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido (Heredia, 1991, p. 122).

Documento Físico

Documento electrónico

Metadatos y sus Funciones

Metadatos

A los metadatos, a menudo se les llama datos que se usan para describir otros datos. De acuerdo con la ISO 23081-1, 2006, los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes.

Búsqueda

Para descubrir si existen datos de interés o saber que los datos existen

Los metadatos son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.

Recuperación

Deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación

Deben proporcionar información a los usuariospara que puedan adquirir la información que sea de su interés

Archivo y Conservación

Transferencia

Deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas

Funciones

Evaluación

Conceptualización de Sistemas

Teóricamente

Osorio (2003)

Curras (1998)

Conjunto de elementos que guardan estrechasrelaciones entre sí, que mantienen al sistemadirecta o indirectamente unido de forma más omenos estable y cuyo comportamiento globalpersigue, normalmente un objetivo

Conjuntode entes independientes en sí mismos, que se encuentranen interrelación con ellos mismos ycon el ambiente que los rodea

Bravo (2001)

Bertalanffy (1993)

Conjunto de partes coordinadas para lograrun conjunto de metas

Gómez (1997)

Conjunto complejo de elementos interactuntes

Proceso de intrecambo infinito

Los sistemas son abiertos

Es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento un plan que busca una meta.

• Basada en las definiciones de los autores Gomez y Curras, consideran que son entes independientes pero que se encuentran relacionados con el medio que les rodea y con un objetivo en común.

• En este sentido, los sistemas de gestión documental electrónica está dirigidos hacia los usuarios, ya que este conjunto de componentes afines que recolectan, recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información, son primordiales para apoyar la adecuada toma de decisiones y contribuir con los objetivos particulares e institucionales.

Aplicación en las ciencias de la archivonomía y de la documentación

Ciclo de vida del documento

Eje central de la administración documental

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico

• El ciclo de vida de los documentos electrónicos hace refierencia a la creación, mantenimiento y la disposición final de la información; tal como lo establece el ciclo de vida de los documentos en cualquier soporte, a saber, activa, semiactiva e histórcia.

• En el ciclo de vida de los documentos electrónicos, si se desea establecer el esquema de etapas activa, semiactiva e histórica, la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa.

• Esto se debe a que en los documentos electrónicos no existe como tal una etapa semiactiva en la que se plantea la necesidad de tener una guarda precaucional de los documentos que aun poseen valores primarios, porque electrónicamente se mantienen en la fase activa.

Gestión de documentos y el Sistema de Gestión Documental (SGD)

La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos. Por su parte, los Sistemas de Gestión Documental permiten un fácil almacenamiento y búsqueda rápidade información, junto con instalaciones derecuperación eficientes que permitanla personalización y aseguramiento de los datos críticos en documentos físicos y electrónicos.

Facilitar

La recuperación de la continuidad del negocio en caso de catástrofes naturales, errores técnicos o humanos.

El cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización.

Demostrar

La rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía en el caso de las administraciones públicas.

Información de manera rápida para dar soporte a la toma de decisiones.

Facilitar

Obtener

La captura y el control dedocumentos fiables en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a laautoría y la datación, íntegros y conformesa la política y los objetivos del SGD.

Asegurar

La información sobre lasactividades de la organización, facilitanla eficiencia en la gestión documental aleliminar duplicados y facilitar el acceso a lainformación.

Controlar

Los Sistemas de Gestión Documental son como un traje a la medida, de acuerdo al tamaño de la organización es como se tienen que diseñar y sólo servirán para esa determinada institución u organización.

Los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente.

Se relaciona con la gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte

Se refiere a cumplir con todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, normatividad y la sociedad.

Deben aplicarse medidas de control tales como: acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad

El SGD debe ser sensible alos cambios de la organización. No deben repercutir en las características de los documentos de archivo.

Carácter Sistémático

Exhaustividad

Conformidad

Integridad

Fiabilidad

Principios de los Sistemas de Gestión Documental (SGD)

Gestión electrónica de documentos y y Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE)

Los Sistemas de Gestión Documental Electrónica:

• Evitan la manipulación repetida del papel;
• Ahorran espacio de almacenamiento; y,
• Garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización.
• Se requiere que toda la organización asuma su responsabilidad en cuento a su uso:
• descripción,
• almacenamiento,
• formatos estándares,
• incorporación al sistema

La gestión electrónica de documentos con herramientas informáticas va más allá de la conversión de documentos de un soporte electrónico a otro.

Recuperación de información y sus riesgos

La recuperación de información es el proceso que permite obtener los datos adecuados a una determinada demanda de información por parte de un usuario. Este proceso engloba el conjunto de acciones referidas a la identificación, selección y acceso a los recursos de información necesarios.

Es un proceso mediante el cual se accede a información previamente almacenada, mediante herramientas informáticas. Se puede recuperar a través de diferentes herramientas, como son las bases de datos, Internet, etc.

Salida

Entrada

Difusión de la información.

Búsqueda o recuperación

Almacenamiento

Análisis

Selección y adquisición.

Salvador (2003) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental.

Incidentes de seguridad,

“hacking” o ataques

Virus informáticos

Sabotaje o vandalismo

Espionaje

Fraude

Beneficios de los Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SDGE)

Asegura su preservación histórica.

Reduce los costos de mantenimiento y apoyo.

Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso.

Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.

Ofrece apoyo en la toma de decisiones.

Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización.

Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel.

Beneficios técnicos: están relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización.

Beneficios financieros: inciden directamente en la reducción de costos y aumentan la productividad. •

Beneficios estratégicos: afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana.

La norma ISO 15489-1:2006

Su propósito es que una organización disponga de los documentos adecuados para: - Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades. - Cumplir con el marco legal y reglamentario. - Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad, etc.).

La norma ISO 15489-1:2006 "Información y documentación – Gestión de documentos de archivo", ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management.

Revisión posterior a la implementación

Implementación del ssitema de Gestión de Documentos.

Diseño del Sistema de Gestión de Documentos.

Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos

Evaluación de los Sistemas Existentes

Identificación de los Requisitos

Análisis de las actividades de la Organización

Investigación preliminar

La norma ISO 15489-1:2006 propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas

La implantación de la norma ISO 15489-1:2006 en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados: • Los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos. • Los procesos de la gestión de documentos. • Los procesos de mejora (actividades de seguimiento, medición y aprendizaje).

La norma ISO 15489-1:2006 sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad.

Incorporación de documentos (La forma de como entran los documentos)

Disposición (Transferencia o baja)

Trazabilidad (De su uso y localización)

Clasificación (Identificar)

Acceso (Derechos)

Almacenamiento (Mantiene y preservar los documentos)

Registro (Dejar constancia de recepción)

Fases del Proceso de Gestión de Documentos

Conclusiones

• El documento hace las veces de testimonio, prueba o evidencia de los actos o transacciones de la sociedad, esto permite, entre otras:• Un diagnóstico del estado actual de la gestión de documentos. • Un análisis de las actividades de la organización con enfoque sistemático.• Un análisis de las necesidades de la organización. • Una determinación de las políticas, procedimientos y normas.• Un análisis de otros sistemas de gestión de documentos ya existentes.
• La utilización de tecnologías informáticas para la creación de documentos y la gestión electrónica de la documentación obliga a replantearse la actuación de los archivistas.

• La rápida evolución de las tecnologías de la información, que nos obliga a asimilar novedades a gran velocidad, ha permitido la aparición de productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica de la documentación.

• Dos caras de una realidad muy diferentes: el mundo de la tecnología en el que se manejancon soltura conceptos como documento electrónico, e-mail, formato EDI, Intranets, etc., está dominado por especialistas en tecnologías de la informaciónel mundo de la formulación teórica y práctica de la gestión de documentos (record management) o la archivística moderna, basada en la existencia del ciclo vital de los documentos que han desarrollado los grandes profesionales de la información.

• Los archivistas debemos actuar en dos planos diferentes. Por un lado, es necesario reformular las bases teóricas de la gestión documental, de forma que amplíen y adapten los conceptos a la realidad actual y, por el otro, necesitamos estrategias prácticas que resuelvan los problemas cotidianos que suponen la gestión de documentos electrónicos y la implantación de Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE).

• Zea, Evelin, Pineda, Angel. Sistema de Gestión DocumentalElectrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006. ENBA. México

Bibliografía

Gracias

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