Optimisation des Processus Administratifs

CAVDAR Aleyna

Optimisation des Processus Administratifs

ÉPREUVE E4 - 2025

BTS SAM (Support à l'Action Managériale)

Numéro du candidat : 02046182931

Index

I) Parcours de professionnalisation

II) Les missions

NORMATRANS

Réalisation d’un modèle de compte rendu + réalisation d’un compte rendu ainsi que la traduction en anglais

C3 -

33ID AMIFOR

C2 -

Création et modification de CV de formateurs

MAIRIE DE NIGDE

C1-

Conception d’un flyer pour l’organisation d’un séminaire

C4 -

Création et traduction d’un document d’instruction sur le pointage en masse + création d’une fiche de stock

Normatrans

Du 15 janvier au 9 février 2024

Statut juridique :

SASU, société par actions simplifiée à associé unique

Date de création :

1983

Dirigeant :

Lionnel Bonnin

Domaine d'activité :

Transport et logistique

Siège social :

Groupe Malherbe - ROTS

Agence de stage :

14540 Grentheville

Principaux concurents :

Noyon

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33ID Amifor

Du 13 mai au 7 juin 2024

Statut juridique :

SAS (Société par Actions Simplifiée)

Date de création :

2010

Dirigeant :

Marie-Christine LEFEVRE

Domaine d'activité :

Centre de formation

Siège social :

Giberville

Agence de stage :

14739 Giberville

Principaux concurents :

AFPA Normandie, CESI École Supérieure de l'Alternance, Greta de Normandie

Partenaires :

+ info

Mairie de Nigde

Du 12 novembre au 20 décembre 2024

Statut juridique :

Collectivité territoriale

Date de création :

Inconnu

Maire :

Emrah Ozdemir

Domaine d'activité :

urbanisme, services publics, environnement, culture et sécurité

Siège social :

NIGDE

Agence de stage :

NIGDE (51)

+ info

C3 Amélioration continue des processus

C3- Réalisation d’un modèle de compte rendu + réalisation d’un compte rendu ainsi que la traduction en anglais

Objectifs de la mission :

• Créer un compte rendu structuré de réunion pour assurer une communication claire.
• Traduire le compte rendu en anglais (et autres langues si nécessaire) pour une compréhension optimale.
• Favoriser l’adhésion aux outils numériques par une information claire et accessible.
• Améliorer la communication interne grâce à un modèle de compte rendu réutilisable.

moyens et ressources :

• Outils informatiques : Microsoft Word, Google Docs, DeepL, Microsoft Translator.
• Supports de prise de notes : notes manuscrites.

démarches préparatoires :

1. Collecte des informations : Prise de notes lors de la réunion en suivant l’ordre chronologique.
2. Rédaction : Rédaction claire et structurée du compte rendu avec mise en page professionnelle.
3. Traduction : Traduction en anglais avec outils numériques, puis relecture pour validation.
4. Diffusion : Envoi du document par mail et publication sur l’intranet.

productions réalisés :

• Un compte rendu complet en français de la réunion.
• Une traduction en anglais adaptée au contexte logistique.
• Un fichier PDF diffusé aux parties prenantes.
• Un modèle de compte rendu structuré pour les réunions futures.

ANNEXES

C3- Réalisation d’un modèle de compte rendu + réalisation d’un compte rendu ainsi que la traduction en anglais

résultats obtenus :

• Meilleure communication entre les parties prenantes.
• Réduction des malentendus linguistiques.
• Implication renforcée des salariés grâce à une documentation claire.
• Processus de compte rendu optimisé pour les futures réunions.
• Amélioration de la structuration des échanges grâce au modèle créé.

apport personnel :

• Autonomie dans la prise de notes et la rédaction du compte rendu.
• Initiative dans l’utilisation d’outils de traduction et la proposition de diffusion numérique.
• Création d’un modèle de compte rendu pour améliorer la communication interne.

C2 Gestion des dossiers en responsabilité

C2 - Création et modification de CV de formateurs

Objectifs de la mission :

Moderniser et harmoniser les CV des formateurs de 33ID Amifor afin d’optimiser leur présentation pour les appels d’offres et renforcer l’image professionnelle de l’entreprise.

moyens et ressources :

• Logiciels utilisés : Microsoft Word, Canva.
• Collaboration : Échanges avec les formateurs et le personnel administratif.
• Supports : CV existants, fiches d’informations des formateurs.

démarches préparatoires :

1. Analyse des besoins : Étude des modèles existants et collecte des informations nécessaires.
2. Organisation des données : Tri et structuration des informations (expériences, compétences, certifications).
3. Conception des CV : Application d’une mise en page harmonisée et moderne.
4. Validation : Présentation aux responsables, ajustements et finalisation.

productions réalisés :

• Mise à jour de 10 CV en respectant la charte graphique de l’entreprise.
• Création de 2 nouveaux CV pour les formateurs récemment recrutés.
• Modèle de CV standardisé réutilisable pour les futurs besoins.

ANNEXES

C2 - Création et modification de CV de formateurs

résultats obtenus :

• Des CV mis à jour et validés dans les délais,
• Une cohérence visuelle et professionnelle renforcée,
• Une meilleure mise en valeur des compétences et des expériences des formateurs,
• Une amélioration de l’image de marque de l’entreprise.

apport personnel :

• Créativité : Conception d’un modèle de CV professionnel et moderne.
• Autonomie : Gestion complète du projet, de la collecte à la production finale.
• Maîtrise d’outils : Utilisation de Canva et Word selon la charte graphique.
• Rigueur : Standardisation de CV pour renforcer l’image de marque.

C1 Support opérationnel aux membres de l’entité

C1 - Conception d’un flyer pour l’organisation d’un séminaire

Objectifs de la mission :

Créer un flyer attractif pour promouvoir un séminaire, informer les formateurs et renforcer l’image professionnelle de 33ID Amifor.

moyens et ressources :

• Outils : Canva pour la conception, ordinateur pour la mise en page et échanges.
• Données : Informations fournies par le tuteur (lieu, date, programme, intervenants).
• Validation : Échanges réguliers avec le tuteur pour ajustements et approbation finale.

démarches préparatoires :

1. Analyse des besoins : Identification des attentes et collecte des informations sur le séminaire.
2. Conception graphique : Recherche d’inspiration et création du flyer sur Canva.
3. Validation et ajustements : Présentation au tuteur, intégration des retours et finalisation.

productions réalisés :

• Flyer numérique pour envoi par e-mail et diffusion sur les réseaux.
• Version imprimable pour affichage et distribution physique.

ANNEXES

C1 - Conception d’un flyer pour l’organisation d’un séminaire

résultats obtenus :

• Flyer fini et validé.
• Bonne participation des formateurs.
• Image de l'entreprise renforcée.

apport personnel :

• Autonomie et organisation : Planification rigoureuse des étapes et respect des délais.
• Créativité : Utilisation de Canva pour un design moderne et attractif.
• Prise d’initiative : Proposition d'outils adaptés, collecte d'informations, et validation régulière avec le tuteur.

C4 Rationalisation des ressources de l'entité

C4 - Création et traduction d’un document d’instruction sur le pointage en masse + création d’une fiche de stock

Objectifs de la mission :

Améliorer la rigueur et la compréhension des procédures logistiques internes chez Normatrans en créant des supports adaptés et multilingues.

moyens et ressources :

• Outils : Ordinateur, Word, Excel.
• Données : Procédures internes, informations sur la gestion des stocks.
• Validation : Réunions et échanges réguliers avec la responsable qualité.

démarches préparatoires :

1. Analyse des besoins avec la responsable qualité
2. Étude des procédures existantes
3. Rédaction claire et structurée du document
4. Mise en page
5. Traduction du document en anglais

productions réalisés :

• Un document d’instruction illustré sur le pointage en masse (version FR et EN)
• Une fiche de stock Excel avec seuils d’alerte et suivi des mouvements pour les marchandises en souffrances

ANNEXES

C4 - Création et traduction d'un document d'information sur le "pointage de position en masse"

résultats obtenus :

• Meilleure compréhension des consignes logistiques, y compris pour les salariés non francophones
• Uniformisation des pratiques et réduction des erreurs de pointage
• Suivi des stocks plus rigoureux, en temps réel

apport personnel :

• Prise d’initiatives dans la création et la traduction des supports
• Intégration de visuels pour une meilleure lisibilité
• Sens de l’analyse, autonomie, et souci de répondre aux besoins du terrain

MAIRIE DE NIGDE

Niğde est une ville du centre-sud de la Turquie, riche en histoire et culture. Ancienne cité hittite, elle est aujourd'hui un centre administratif et économique, avec une économie basée sur l'agriculture et l'industrie. La mairie de Niğde gère les infrastructures, les services publics et la culture locale.

https://nigde.bel.tr

Normatrans

Normatrans est une entreprise spécialisée dans le transport et la logistique, reconnue pour son expertise dans le transport de marchandises en France et en Europe. Forte d’une expérience significative dans le secteur, elle s’est distinguée par la qualité de ses services et sa capacité à répondre aux besoins variés de ses clients. En intégrant le Groupe Malherbe, acteur majeur du transport routier en France, Normatrans a bénéficié d’une nouvelle dynamique, lui permettant de renforcer son positionnement sur le marché et d’élargir son offre de services. Cette acquisition s’inscrit dans une stratégie de croissance du Groupe Malherbe, visant à consolider son réseau et à optimiser ses solutions de transport.

https://www.malherbe.fr/accueil/messagerie-normatrans/

33 ID AMIFOR

33 ID Amifor est un centre de formation en Normandie, spécialisé dans l'accompagnement des professionnels et entreprises. Il propose des formations innovantes en gestion de projet, créativité et développement des compétences, visant à favoriser l'innovation et la transformation des pratiques professionnelles.

https://amifor.eu