MEMORANDO

Gestión de Talento Humano

MEMORANDO

Luisa Fernanda Sánchez,Valentina Colorado, Yurani Mena.

Ficha: 2821688

El memorando:

La palabra memorando proviene del latín memorandum, que significa "algo que debe recordarse". La historia del memorando se remonta a las primeras formas de comunicación escrita en las instituciones gubernamentales y empresariales. En sus primeras etapas, los memorandos eran más bien cartas o notas informales que se enviaban dentro de las organizaciones o gobiernos. Con el tiempo, y especialmente con la expansión de las empresas y el sector público, la necesidad de una forma estándar de comunicación interna llevó a la creación de un formato más estructurado y formal, lo que conocemos hoy como el memorando.

¿Qué es el memorando?

Es un documento utilizado principalmente para la comunicación interna dentro de una organización, con el fin de transmitir mensajes breves y directos.

• Sirve para comunicar decisiones, instrucciones, recordatorios, solicitudes, información relevante o cualquier asunto que necesite ser tratado de manera oficial entre miembros de la misma entidad.

A diferencia de un mensaje individual, los memorandos generalmente tienen una audiencia más grande.

¿Para qué sirve el memorando?

El memorando cumple varias funciones importantes dentro de una organización:

• Comunicación interna: Facilita la circulación de información entre departamentos, empleados o niveles jerárquicos dentro de una organización.

• Documentación oficial: Se utiliza para registrar y formalizar decisiones, instrucciones, acuerdos, políticas, o recordatorios importantes.

• Instrucciones: Permite enviar órdenes o instrucciones claras y directas a los empleados, colaboradores o departamentos.

• Registro de acuerdos o decisiones: Funciona como prueba escrita de decisiones o acuerdos, lo que da respaldo formal a lo acordado.

• Solicitud de acciones o respuestas: Se utiliza para solicitar acciones específicas de otros empleados o departamentos, o para pedir información relevante.

2 Memos de informe: Un memorándum de informe es un documento que envías dentro de tu empresa u organización cuando necesitas poner al día a los destinatarios sobre el estado de una tarea concreta. Por ejemplo, el proyecto de tu equipo ha pasado con éxito a la siguiente fase. Los memos de informe suelen incluir un calendario y un resumen de la tarea en el documento para comunicar la información de forma más eficaz.

Tipos de memorando

1 Memos de solicitud: Es ideal cuando quieres pedir a los destinatarios que realicen una acción concreta. Por ejemplo, necesitas que los empleados rellenen y envíen un formulario específico o necesitas su colaboración durante una remodelación de la oficina. Este tipo de memorándum suele aportar contexto sobre la tarea para justificar la petición y convencer a los lectores de que la cumplan.

4 Memos de sugerencias: Cuando busques soluciones eficaces a un problema concreto, enviar un memorándum de sugerencias puede ayudarte. Por ejemplo, quieres abrir un debate en grupo sobre un tema relacionado con el lugar de trabajo. O necesitas llevar a cabo una sesión de brainstorming para una campaña de marca. Este tipo de memos pretende fomentar el pensamiento creativo y generar ideas innovadoras en los destinatarios.

3 Memos de confirmación: Redactar un memo de confirmación es una buena forma de poner por escrito un acuerdo verbal. Por ejemplo, aceptaste asumir más trabajo si el gerente te proporcionaba tres empleados más. Los memos de confirmación suelen destacar los puntos principales acordados verbalmente entre dos o más partes y animan a comentar cualquier detalle poco claro o malinterpretado.

• Asunto: Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de(remitente).Texto: Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
• Despedida: Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.
• Remitente y firmas responsables: Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
• Líneas especiales: Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menoral utilizado en el texto.

Estructura del memorando según la GTC 185

• Encabezado:
• Denominación del documento: de cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

• Código: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea
• libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

• Fecha

• Encabezamiento: Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

• Destinatario y remitente: A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Ejemplo Margenes:

Ejemplo Interno:

GRACIAS