Glosario de términos archivísticos

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Foliar

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Folio recto

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Fondo acumulado

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Fondo cerrado

Fondo documental

Fuente primaria de información

Función archivística

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Guía

Gestión Documental

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Índice

Identificación documental

Índice de Información clasificada y reservada

Índice cronológico

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Índice temático

Índice onomástico

Información

Índice toponímico

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Información pública clasificada

Información pública

Inventario documental

Información pública reservada

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Legislación archivística

Legajo

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Marca de agua (Filigrana)

Manuscrito

Muestreo

Microfilmación

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Normalización archivística

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Organigrama

Ordenación documental

Organización documental

Organización de archivos

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Principio de orden original

Patrimonio documental

Principio de procedencia

Producción documental

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Protocolo

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Recepción de documentos

Radicación de comunicaciones oficiales

Recuperación de documentos

Registro de comunicaciones oficiales

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Reglamento de archivo

Registro de ingreso de documentos

Reprografía

Retención documental

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Selección documental

Sección

Serie documental

Signatura topográfica

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Sistema integrado de conservación

Sistema Nacional de Archivos

Subseries

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Tabla de valoración documental

Tabla de retención documental

Testigo

Tipo documental

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Tomo

Trámite de documentos

Transferencia documental

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Unidad documental

Unidad administrativa

Unidad de conservación

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Valor científico

Valor administrativo

Valor cultural

Valor contable

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Valor histórico

Valor fiscal

Valor permanente o secundario

Valor jurídico o legal

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Valor primario

Valor técnico

Valoración documental

Hemos llegado al final de este recorrido, esperamos que hayas podido aprender los términos necesarios para profundizar tu aprendizaje en archivística!.

Definición

Reproducción exacta de un documento.

Definición

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Definición

Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama 'legajo'.

Definición

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Definición

Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Definición

Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Definición

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Definición

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones oficiales señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Definición

Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Definición

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Definición

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

Definición

Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Definición

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Definición

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Definición

Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Definición

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Definición

Unidad técnico-operativa de una institución

Definición

Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014.

Definición

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Definición

Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Definición

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente del Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Definición

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Definición

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Definición

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad

Definición

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Definición

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Definición

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Definición

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Definición

Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también 'fuente de primera mano'.

Definición

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Definición

Documento elaborado a mano.

Definición

Primera cara de un folio, la que se numera.

Definición

Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Definición

Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad tal.

Definición

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Definición

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Definición

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Definición

Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Definición

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Definición

Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Definición

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Definición

Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Definición

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Definición

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Definición

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Definición

Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Definición

Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Definición

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Definición

Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Definición

Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Definición

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Definición

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Definición

Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Definición

Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Definición

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Definición

Listado consecutivo de fechas.

Definición

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Definición

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Definición

Listado de temas o descriptores.

Definición

Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Definición

Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Definición

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Definición

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Definición

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Definición

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Definición

Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

Definición

Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Definición

Listado de nombres de sitios o lugares.

Definición

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Definición

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Definición

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Definición

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Definición

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Definición

Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación

Definición

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Definición

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

Definición

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Definición

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Definición

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Definición

Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama 'libro'.

Definición

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Definición

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Definición

Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

Definición

Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad

Definición

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Definición

Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Definición

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Definición

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Definición

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también 'depuración' y 'expurgo'.

Definición

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final

Definición

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Definición

Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Definición

Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Definición

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Definición

Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Definición

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Definición

Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Definición

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales

Definición

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Definición

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Definición

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada

Definición

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Definición

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Definición

Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Definición

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Definición

En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Definición

Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas, la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental, la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Definición

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Definición

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Definición

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Definición

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Definición

Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

Definición

Es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

Definición

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Definición

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país

Definición

Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Definición

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Definición

Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Definición

Hoja.

Definición

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Definición

Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Definición

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Definición

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Definición

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Definición

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se realiza en el Formato Único de Inventario Documental (FUID). La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de activos.

Definición

Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Definición

Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Definición

Documento de uso ocasional con valores primarios.

Definición

Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Definición

Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Definición

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Definición

Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Definición

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Definición

Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Definición

Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Definición

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Definición

Acción de numerar hojas.

Definición

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Definición

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Definición

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Definición

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Definición

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Definición

Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Definición

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Definición

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Definición

Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Definición

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Definición

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.