introducción a la gestión documental

introducción a la gestión documental

AUTOR: YELITZA VALENCIA CARRASCAL

Empezar

Introducción

Definición sobre gestión documental

Explicación de los 11 principios que rigen la función archivistica.

Explicación de los 8 procesos de la gestión documental a partir de lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015.

Definición de Sistema de Gestión Documental (SGD)

Índice

Explicación de las 9 características de los Sistemas de Gestión Documental a partir de lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015

Conclusión

Bibliografia

introducción

En esta presentación se abordarán aspectos clave de la gestión documental en el contexto normativo colombiano. Este análisis permite entender la importancia de una correcta gestión documental para el desarrollo de una administración pública eficiente y comprometida con la preservación del patrimonio documental.

¿que es gestión documental ?

La gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos en una organización. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización. Ayerdi, A. (2024, 21 junio)

FINES DE LOS ARCHIVOS

principios archivisticos

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional

INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

RACIONALIDAD

RESPONSABILIDAD

Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

DIRECCIÓN Y CORDINACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

MODERNIZACIÓN

El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS

El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva

INTERPRETACIÓN

Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

PLANEACIÓN

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Este proceso busca establecer las directrices y políticas que guiarán la gestión documental dentro de una entidad. En este sentido, se deben determinar los objetivos, los recursos necesarios, y el personal encargado de la implementación y control de la gestión documental.

PRODUCCIÓN

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

ORGANIZACIÓN

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

TRANSFERENCIA

VALORACIÓN

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de herramientas y procesos que permiten la captura, almacenamiento, organización y búsqueda de los documentos necesarios para la actividad de una empresa. Estos documentos pueden ser de diferentes tipos, como contratos, facturas, informes o expedientes, entre otros. La naturaleza de un SGD puede variar en función de las necesidades y tamaño de la empresa, aunque, por lo general, un SGD consiste en una base de datos centralizada donde se almacenan todos los documentos de la organización, unidos a la información de sus procesos. Liébana, C. (2024, 26 marzo).

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONFORMIDAD

INTEROPERABILIDAD

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

ADICIÓN DE CONTENIDOS

METADESCRIPCIÓN

SEGURIDAD

GESTIÓN DISTRIBUIDA

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

CONCLUSIÓN

La gestión documental y la función archivística son componentes fundamentales para la organización, preservación y acceso eficiente a la información en cualquier entidad, especialmente en el sector público. A través de las diversas normativas como la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015, se establecen principios y procesos clave que guían la práctica archivística, asegurando que los documentos sean gestionados de manera adecuada y se cumpla con la normativa vigente en cuanto a accesibilidad, seguridad y conservación de la información. Por tanto, la adecuada implementación de estos principios, procesos y sistemas de gestión documental no solo facilita el manejo interno de los documentos, sino que también optimiza la transparencia, la eficiencia operativa y el acceso a la información en los entes públicos, reflejando un compromiso con la preservación del patrimonio documental y el cumplimiento de la normativa.

BIBLIOGRAFÍA

Ayerdi, A. (2024, 21 junio). ¿Qué es la Gestión Documental? https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental. https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental LEY 594 DE 2000. (s/f). Gov.co. Recuperado el 15 de febrero de 2025, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/ DECRETO 1080 DE 2015. (s/f). Gov.co. Recuperado el 15 de febrero de 2025, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/ Liébana, C. (2024, 26 marzo). ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental? R2 Docuo. https://www.r2docuo.com/es/sistema-de-gestion-documental

Mayo

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Conceptos Básicos

• Somos seres visuales. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.
• Seres narrativos. Contamos miles y miles de historias. ⅔ de nuestras conversaciones son historias.
• Seres sociales.Necesitamos interactuar unos con otros. Aprendemos de forma colaborativa.
• Seres digitales.Evitamos formar parte de la saturación de contenido en el mundo digital.
• Seres creativos. Hace falta diversión para la creatividad, creatividad para innovar, innovar para tener éxito... Diversión es éxito.

• Seres exploradores. Convertimos a la comunicación visual en una experiencia cuando añadimos interactividad, animación y storytelling.

Abril

Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

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La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

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El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

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Herramientas y Recursos

¿Sabías que...El 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista? Los recursos visuales son de gran ayuda para reforzar tu mensaje: imágenes, ilustraciones, gifs, vídeos… No solo porque permanecen en la memoria, sino también porque son más atractivos y más fáciles de comprender.

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Info

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Seres sociales.Necesitamos interactuar unos con otros. Aprendemos de forma colaborativa.

Seres digitales.Evitamos formar parte de la saturación de contenido en el mundo digital.

Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

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Somos seres visuales. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

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Seres digitales. Evitamos formar parte de la saturación de contenido en el mundo digital.

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

Ejemplos Prácticos

Tus contenidos gustan, pero solo enganchan si son interactivos. Capta la atención de tu público con una fotografía o ilustración interactiva.

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Marzo

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

Noviembre

Conceptos Básicos

• Somos seres visuales. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.
• Seres narrativos. Contamos miles y miles de historias. ⅔ de nuestras conversaciones son historias.
• Seres sociales.Necesitamos interactuar unos con otros. Aprendemos de forma colaborativa.
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• Seres creativos. Hace falta diversión para la creatividad, creatividad para innovar, innovar para tener éxito... Diversión es éxito.

• Seres exploradores. Convertimos a la comunicación visual en una experiencia cuando añadimos interactividad, animación y storytelling.

Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.