FAQ - Informe semestral

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¿Cuál es la fecha de cierre del sistema?

¿Es obligatorio agregar una lección aprendida en el informe semestral?

¿Cómo sé si he enviado correctamente el informe semestral?

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¿En qué idioma se genera el informe semestral?

10

¿Por qué no puedo generar el informe semestral?

¿Cómo se manejan las notificaciones dentro del módulo?

11

¿Cómo se pueden adjuntar documentos adicionales en el reporte semestral?

19

¿Puedo hacer cambios en el informe después de haberlo enviado?

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¿Cómo sé que debo completar el informe semestral?

¿El Banco almacena los archivos adjuntos dentro del sistema?

20

¿Qué sucede si cometí un error en el informe y ya fue enviado?

27

¿Dónde puedo encontrar instrucciones detalladas sobre el uso del módulo?

12

¿El informe debe completarse de manera secuencial?

¿Cómo puedo ver el informe semestral que he enviado?

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¿Pueden varios usuarios trabajar simultáneamente en un mismo informe?

13

¿Cómo puedo saber si he completado todas las secciones requeridas del reporte?

20

¿Cuántas secciones tiene el informe?

¿Cómo se maneja el flujo de aprobación del informe semestral?

29

En la sección de la matriz de resultados, ¿qué versión aparece precargada en el informe?

¿Cómo se genera el informe en PDF y qué información incluye?

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¿Cómo funcionan las validaciones en la Sección de Matriz de Resultados?

14

¿Existe un límite de caracteres en los campos a completar en el informe semestral?

30

¿Puedo editar la información en la matriz de resultados dentro del módulo de informe semestral?

¿Cómo se envía el informe final al Banco?

22

¿Qué información es obligatoria para reportar avances en un indicador?

15

¿En el informe semestral correspondiente al segundo semestre del año (julio a diciembre) debo reportar los avances de ese semestre o de todo el año?

31

Si realizo cambios en el informe después de haberlo enviado, ¿cómo sabe el Banco qué se modificó?

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¿Cómo se gestiona la matriz de riesgos en el reporte?

16

¿Cómo se calcula el P, P(a) y A en la Matriz de Resultados?

¿La actualización de la información en el módulo de informe semestral se refleja automáticamente en Convergencia?

¿El equipo del Banco puede ver el módulo del informe Semestral, mientras el Ejecutor crea y modifica el informe?

32

¿Qué sucede si un riesgo fue actualizado recientemente por el analista de operaciones?

17

¿Puedo continuar editando el informe si aún no lo he enviado al Banco?

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¿Cuál es la fecha de cierre del sistema?

La fecha oficial de cierre del sistema es el 28 de febreo y el 30 de agosto, según el ciclo de reportería que corresponda. Sin embargo, cada operación debe enviar el informe en el plazo establecido en el Contrato de Préstamo. Consulte a idbclientportal@iadb.org el período extraordinario para subsanar observaciones al informe.

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¿Por qué no puedo generar el informe semestral?

Para generar el informe semestral, se deben cumplir dos condiciones:

1. El usuario debe contar con los permisos necesarios para acceder al informe (valide con el Analista de Operaciones si posee los permisos requeridos).
2. La creación y/o edición del informe estará habilitada únicamente dentro del ciclo de reportería correspondiente:

• Ciclo 1: del 1 de enero al 28 de febrero
• Ciclo 2: del 1 de julio al 30 de agosto

Consulte a idbclientportal@iadb.org el período extraordinario para subsanar observaciones al informe.

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¿Cómo sé que debo completar el informe semestral?

En la página de inicio del Portal del Cliente aparecerá una notificación en el ícono de la campana, informando que el informe semestral debe completarse. Al hacer clic en la notificación, se abrirá la página de tareas, donde se mostrará el estado pendiente de actualización y envío del informe semestral. Valide con su Jefe de Equipo y/o Analista de Operaciones si su operación debe presentar el Informe Semestral de Progreso a través del Portal del Cliente.

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¿El informe debe completarse de manera secuencial?

No, el informe puede completarse de forma flexible, permitiendo la navegación entre sus diferentes secciones sin necesidad de seguir un orden secuencial.

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¿Cuántas secciones tiene el informe?

El informe cuenta con seis secciones, cada una con sus subsecciones, algunas de las cuales solo requieren revisión de contenido, mientras que en otras es obligatorio dejar un comentario.

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En la sección de la matriz de resultados, ¿qué versión aparece precargada en el informe?

Se precarga la última versión aprobada de la matriz de resultados en el sistema del Banco. La fecha y hora de aprobación se visualiza en la Sección 2. Matriz de Resultados.

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¿Puedo editar la información en la matriz de resultados dentro del módulo de informe semestral?

Sí, es posible reportar avances de las cuatro secciones de matriz de resultados (objetivos generales, objetivos específicos, progreso físico y progreso financiero), pero siempre de acuerdo con ciertas reglas. En objetivos generales, se puede hacer actualización del A (Avance) de cada objetivo. Por ejemplo, para el segundo ciclo del año 2024, en objetivos específicos, se puede actualizar A (Avance) del 2024. Finalmente, en progreso físico y financiero de producto, es posible editar el P(a) (Programado Actual) del 2025 y de los años futuros; y el A (Avance) del 2024 para los indicadores de producto. Adicionalmente, cuando se reporte algún avance en cierto indicador se debe agregar una justificación del avance reportado. Cualquier otra modificación requerida deberá ser gestionada a través del equipo de proyecto.

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¿Cómo se calcula el P, P(a) y A en la Matriz de Resultados?

El sistema realiza de manera automática los siguientes cálculos:

• P: sumando el valor del programado original para cada año.
• P(a): sumando el A de los años anteriores y del año que se refiere el reporte, con el P(a) de los años subsiguientes futuros.
• A: sumando el valor reportado de los años reportados y el año en curso.

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¿La actualización de la información en el módulo de informe semestral se refleja automáticamente en Convergencia?

No. Actualmente, Convergencia no permite una integración automática. Una vez que el cliente envía el informe, el equipo del Banco recibe una notificación que contiene un link del informe generado y con esta información debe actualizar los cambios y avances manualmente en Convergencia.

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¿En qué idioma se genera el informe semestral?

El informe se genera en el idioma del usuario que primero accedió y creó el informe en el sistema. Si otro usuario con un idioma diferente accede después, el PDF seguirá en el idioma del primer usuario. Sin embargo, es posible regenerar el informe manualmente en otro idioma si es necesario, en este caso contacte al Equipo de Soporte del Portal del Cliente.

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¿Cómo se manejan las notificaciones dentro del módulo?

Cuando el usuario finaliza y envía el informe, se genera una notificación automática para el líder de equipo y los analistas de operaciones. Ellos recibirán el informe en formato PDF para su revisión y procesamiento.

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¿Dónde puedo encontrar instrucciones detalladas sobre el uso del módulo?

Hay guías paso a paso disponibles dentro de la plataforma para ayudar a los usuarios a navegar el proceso, y puedes consultar información adicional en la Página del informe Semestral de Progreso.

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¿Pueden varios usuarios trabajar simultáneamente en un mismo informe?

Sí, múltiples usuarios pueden editar el informe al mismo tiempo. Sin embargo, si dos usuarios trabajan sobre el mismo campo, los cambios pueden sobrescribirse cuando uno de ellos guarde. Se recomienda coordinar entre los usuarios y validar la información antes de guardar los cambios.

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¿Cómo funcionan las validaciones en la Sección de Matriz de Resultados?

El sistema cuenta con validaciones por componente y por producto.

• Si un producto está completo, se marca con un indicador verde.
• Si un componente no está completo, el sistema pedirá que se completen todos los productos asociados antes de validarlo.
• Una vez que todos los productos y componentes estén completos, la información se actualizará automáticamente.
• Si un indicador no requiere ser reportado por su institución puedes marcar la opción “El indicador/producto no aplica o ya fue reportado”.

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¿Qué información es obligatoria para reportar avances en un indicador?

Se debe completar el avance A (o cero “0” si no hay avances) y el campo de “Justificación y notas de la actualización”. Si un indicador no requiere ser reportado por tu institución puedes marcar la opción “El indicador/producto no aplica o ya fue reportado”.

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¿Cómo se gestiona la matriz de riesgos en el informe?

• Los riesgos activos asociados a una operación aparecerán en el informe de manera automática.
• El usuario puede cambiar el estado de un riesgo (activo/inactivo/materializado) s
• Se pueden editar los campos de descripción del impacto, la probabilidad, nivel de impacto y las acciones de mitigación.
• Para completar esta sección, el usuario solo necesita ingresar al riesgo, revisarlo, editarlo si aplica y cerrar la ventana.

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¿Qué sucede si un riesgo fue actualizado recientemente por el analista de operaciones?

Si la matriz de riesgos se actualizó después de haber generado el informe, es posible que los cambios no se reflejen automáticamente en el informe.

• Se recomienda contactar al Equipo de Soporte del Portal del cliente para solicitar una actualización de datos en el sistema y/o verificar con el analista si el riesgo ya fue cargado correctamente.

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¿Es obligatorio agregar una lección aprendida en el informe semestral?

Es obligatorio agregar al menos una lección aprendida en el informe semestral.

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¿Cómo se pueden adjuntar documentos adicionales en el informe semestral?

No es posible adjuntar/cargar documentos adicionales (anexos) directamente en el sistema. En su lugar, el usuario debe generar un enlace desde su propio almacenamiento en la nube (como Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.) y agregarlo en la sección 5. Enlaces de Anexos del Módulo de Informe Semestral.

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¿El Banco almacena los archivos adjuntos dentro del sistema?

No, el Banco no almacena archivos adjuntos dentro del sistema. Solo se registran los enlaces compartidos por el ejecutor, lo que permite acceder a la información sin sobrecargar los servidores del Banco. La carga de estos archivos adicionales en los sistemas del Banco estará bajo discreción del Jefe de Equipo.

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¿Cómo puedo saber si he completado todas las secciones requeridas del informe?

Antes de enviar el informe, el sistema proporciona un resumen de la información completada en la Sección 6. Descarga y Envío del Informe. Si alguna sección no está llena, se mostrará en color naranja y se podrá regresar a completarla antes de la generación final del documento.

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¿Cómo se genera el informe en PDF y qué información incluye?

El informe semestral se genera automáticamente en formato PDF (Carpeta Descargas) cuando se genera y envía el informe. El PDF incluye la siguiente información:

• Información del ejecutor y la operación
• Periodo reportado
• Detalles financieros
• Matriz de Resultados e indicadores
• Matriz de Riesgos y cambios reportados
• Lecciones aprendidas y anexos compartidos

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¿Cómo se envía el informe final al Banco?

Una vez generado el PDF, el usuario debe confirmar el envío. El sistema notificará automáticamente al equipo operativo del Banco con un enlace al informe.

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Si realizo cambios en el informe después de haberlo enviado, ¿cómo sabe el Banco qué se modificó?

El sistema no muestra automáticamente los cambios realizados entre versiones. Después de realizar las modificaciones en las secciones/subsecciones correspondientes, debe volver a generar el PDF y reenviar al Banco para que el equipo operativo del Banco reciba la notificación de reenvío del informe.

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¿Puedo continuar editando el informe si aún no lo he enviado al Banco?

Sí, todos los cambios se guardan en la plataforma hasta que se cierre el ciclo de envío del informe de progreso. Es importante resaltar que estos datos no son enviados para evaluación y aprobación del BID hasta que se genere y se envíe el documento del informe.

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¿Cómo sé si he enviado correctamente el informe semestral?

Una vez que hayas completado y enviado el informe, podrás ver en la Sección 6. Descarga y Envío del Informe, la fecha y hora en que el informe fue enviado o reenviado al Banco.

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¿Puedo hacer cambios en el informe después de haberlo enviado?

Sí, puedes realizar cambios en el informe incluso después de haberlo enviado. Si realizas modificaciones, el sistema reemplazará automáticamente la versión (no es posible eliminar el PDF generado, solo reemplazarlo). Para ello, deberás ingresar nuevamente al módulo, realizar las modificaciones en las secciones/subsecciones correspondientes. Una vez realizados los cambios debes dirigirte a la Sección 6 del Informe, hacer clic en Generar y Descargar, y posteriormente reenviar el informe.

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¿Qué sucede si cometí un error en el informe y ya fue enviado?

Si cometiste un error y ya enviaste el informe, puedes actualizar y/o modificar la información en la sección correspondiente y generar un nuevo PDF que reemplazará a la versión anterior. Sigue los pasos de la pregunta anterior

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¿Cómo puedo ver el informe semestral que he enviado?

Mientras el Módulo esté abierto, podrás generar nuevamente el PDF y descargar el archivo del informe enviado.

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¿Cómo se maneja el flujo de aprobación del informe semestral?

El informe semestral se envía al Jefe de Equipo y Analista de Operaciones para su revisión. Si existieran observaciones de parte del Banco, se deberán comunicar con el Organismo Ejecutor por correo electrónico o el medio preferido. No es posible que el Jefe de Equipo apruebe o rechace el informe a través del Módulo. Únicamente los usuarios externos podrán realizar las modificaciones correspondientes en las distintas secciones/subsecciones del Módulo de Informe Semestral.

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¿Existe un límite de caracteres en los campos a completar en el Informe Semestral?

• Mínimo de caracteres: 5
• Máximo de caracteres: 2000
• Anexos: Hasta 100 caracteres
• Lecciones aprendidas: Entre 800 y 1250 caracteres

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En el Informe Semestral correspondiente al segundo semestre del año (julio a diciembre), ¿debo reportar los avances de ese semestre o de todo el año?

En todas las secciones del Informe Semestral correspondiente al segundo semestre del año, se deben reportar los avances correspondientes a todo el año (enero a diciembre).

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¿El equipo del Banco puede ver el Módulo del Informe Semestral, mientras el Ejecutor crea y modifica el informe?

No, el equipo del Banco no tiene vista al Módulo ya que este es de uso exclusivo de los Organismos Ejecutores.  Una vez que el Organismo Ejecutor haga clic en enviar el Informe Semestral, tanto el Jefe de Equipo como el Analista de Operaciones recibirán notificación de que el Informe fue remitido por el ejecutor, la cual contiene un link con el informe generado.

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