E-learning interactif pour initier, structurer et animer une CoP

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E-learning interactif pour se tester sur la mise en place d'une Communauté de Pratique (CoP)

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Vous êtes Alexandra, coordinatrice dans une organisation dédiée à l'accompagnement des personnes en situation de handicap. Depuis quelque temps, l'idée d'un collectif de travail hors les murs, composé de professionnels, familles et partenaires, émerge dans les idées et les réunions auxquels vous assistez. Vous avez entendu parler du concept de CoP et vous vous interrogez sur ce type de format pour favoriser de nouvelles collaborations et de nouveaux espaces d'échanges avec les familles.

Vous envisagez donc de réunir des partenaires pour évoquer la création d'une Communauté de Pratiques pour répondre à ce besoin.

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Structuration du module e-learning

Voici les différentes étapes par lesquelles Alexandra va passer pour créer et animer une Communauté de Pratiques (CoP) dans son organisation.

1. Initier la Communauté de Pratiques Objectif : Identifier le besoin, mobiliser des acteurs et poser les bases de la communauté.

2. Modéliser la communauté Objectif : Organiser et formaliser la gouvernance et les outils de la CoP.

3. Animer et développer la Communauté Objectif : Encourager l’échange, la participation et l’engagement des membres.

4. Pérenniser la Communauté de Pratiques Objectif : Mesurer l’impact et adapter les pratiques pour assurer la pérennité de la communauté.

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Quelles questions se poser avant d'initier une CoP ?

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00:00

Je ressens un besoin grandissant sur mon territoire de faire se croiser les regards et les expertises sur l'accompagnement des personnes en situation de handicap. J'ai entendu parler des Communautés de pratiques où l’expérience devient savoir, et le savoir devient un répertoire partagé.

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Mais j'avoue que je suis dubitative. Pour initier une CoP, que dois-je faire en premier lieu ? Initier un diagnostic, organiser une réunion, proposer un premier modèle ? Je ne sais dans quel ordre prendre les choses.

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Première étape : as-tu des éléments pour objectiver les besoins du type enquêtes, diagnostic, réunions, pour t'assurer que l'idée de CoP est une idée adéquate. Si tu n'as pas ce type de documents, tu peux t'inspirer de ce formulaire.

Léo, animateur d'une CoP lancée il y a 5 ans

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Suite à une analyse des besoins, Alexandra décide d'organiser une première rencontre d'échanges avec des partenaires, quelques familles connues et des collègues. Deux questions prédominent :

• Quels sont les défis récurrents que vous aimeriez mieux gérer grâce à l’expérience des autres ?
• Un espace dédié aux partages d’expérience vous semblerait-il utile ? Sous quelle forme ?

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Premiers retours : Ses collègues sont enthousiastes ! Certains expriment le besoin de moments dédiés pour parler de leurs difficultés et partager des astuces. D’autres aimeraient mieux comprendre comment leurs pairs gèrent certaines situations.

Une CoP ne se limite pas à un simple partage d’informations : elle est un véritable laboratoire où les connaissances s’élaborent, se croisent et s’enrichissent. Dans ce cadre, il est essentiel d’identifier précisément les attentes des participants. Quels sont les défis concrets qu’ils rencontrent ? Quels outils peuvent faciliter leurs échanges et leurs projets ?​

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Alexandra dresse une liste de collègues susceptibles d’être des « ambassadeurs » du projet. Elle échange avec eux et les invite à une première réunion exploratoire où ils se posent plusieurs questions clés. Tournez les cartes pour les identifier :

Quelle est la durée de vie prévue pour la CoP ?

Quelle est la nature de la CoP envisagée ?

Quels sont les objectifs spécifiques de la CoP ?

Est-ce une initiative temporaire pour répondre à un besoin ponctuel ou une structure pérenne ?

S'agit-il d'une communauté centrée sur le partage de pratiques professionnelles, le développement de nouvelles compétences ou la résolution de problèmes spécifiques ?

Quels résultats concrets souhaite-t-on atteindre à travers cette communauté ?

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Poursuivons l'identification des questions clés qu'Alexandra doit se poser avant de se lancer :

Quels niveaux de participation sont attendus ?

Quelle sera la composition de la CoP ?

Quelle politique d'adhésion sera mise en place ?

Quelle implication est requise de la part des membres (participation active, contributions régulières, etc.) ?

Combien de membres sont envisagés et quels profils (compétences, expériences) seraient pertinents ?

La participation sera-t-elle ouverte à tous ou restreinte à certains membres ?

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Faites glisser les typologies de personnes qui pourraient faire partie ou ne pas faire partie d'une CoP spécialisée sur le handicap

Réponse

Représentants d'associations spécialisées.

Professionnels de l'accompagnement (éducateurs spécialisés, assistants sociaux).

Personnes en situation de handicap souhaitant partager leur vécu.

Familles et aidants.​

Personnes curieuses sans implication ni intérêt profond pour le domaine du handicap

Personnes ayant des préjugés négatifs ou discriminants envers le handicap

Professionnels sans lien avec le handicap

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Dans le secteur du handicap, chaque communauté doit répondre à des enjeux spécifiques : fragmentation des connaissances, diversité des acteurs impliqués, reconnaissance des savoirs expérientiels, et adaptation des outils collaboratifs​.

Mettre en place une Communauté de Pratiques, c’est une chose, mais dans le domaine du handicap, les défis sont particuliers. Léo m'a conseillé de :

• Définir les premières thématiques à explorer (ex : inclusion scolaire, coordination médico-sociale, accès aux soins spécialisés)​.
• Établir les modalités de gouvernance : Qui anime ? Quels rôles pour les membres ? Comment prendre des décisions ?​
• Lancer les premiers espaces d’échange et d’apprentissage : Ateliers, groupes thématiques, partage de ressources.

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Une CoP dans le champ du handicap et des handicaps rares : une singularité à reconnaître

Avant d’explorer les 3 facettes (initier, structurer, animer), il est essentiel de contextualiser : Une CoP pas comme les autres :

• Des pratiques multiples : basées sur des cas complexes plutôt qu’une pratique unique.
• Des individus aux attentes variées : logiques d’action et besoins différents au sein de la communauté.
• Un défi différent de la littérature classique sur les CoPs :

Dans une CoP Épilepsie & Handicap, ce n’est pas la pratique qui fait la communauté, car celle-ci est complexe et variée. C’est la volonté de faire communauté qui permet progressivement de co-construire une pratique commune. Un double processus de construction :

• La communauté n’existe initialement qu’à travers un groupe d’individus avec une ambition collective en devenir.
• Le répertoire partagé et la pratique commune sont à construire au fil du temps.

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Suite à sa réunion, Alexandra identifie plusieurs enjeux :

• La diversité des profils : aidants familiaux, professionnels du médico-social, soignants, chercheurs, personnes en situation de handicap... Comment créer un espace où chacun se sent légitime et en confiance ?
• L’accessibilité : certains participants peuvent avoir des besoins spécifiques (traduction en FALC – Facile à Lire et à Comprendre, accessibilité numérique, supports adaptés aux déficiences sensorielles).
• La charge mentale des membres : les aidants familiaux et certains professionnels sont déjà surchargés. Comment éviter que la CoP ne soit perçue comme une contrainte supplémentaire ?
• L’isolement des acteurs du handicap rare : certaines personnes travaillent ou vivent dans des contextes très isolés (absence de pairs dans leur région, manque de structures adaptées). Comment leur offrir un espace de soutien et de partage qui réponde à leurs besoins ?

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Alexandra consigne les idées envisagées au sein du groupe et vise à terme la co-création d'une charte de collaboration.

• Capitaliser sur le savoir expérientiel : Intégrer et structurer les témoignages des familles et des aidants dans des outils partagés (fiches pratiques, vidéos, webinaires interactifs)​.
• Créer un cadre sécurisé d’échanges : Garantir le respect des données personnelles (RGPD) et établir des règles de confidentialité pour protéger les participants, notamment lorsqu’ils partagent des situations personnelles sensibles​.
• Développer des outils accessibles : Les ressources produites doivent être adaptées aux différents niveaux d’expertise des membres :
• Par exemple : des guides simplifiés pour les aidants ;
• Par exemple : des fiches méthodologiques et boîtes à outils pour les professionnels​.

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Que consigner dans une charte de collaboration ?

Pour assurer une gouvernance efficace et une prise de décision collective, la charte doit préciser :

• Un cadre décisionnel collaboratif : Une approche de gouvernance partagée, favorisant la participation active de tous les membres dans les orientations de la communauté​.
• Une organisation du travail en groupes thématiques : Différentes “parcelles” de travail sont créées selon les thématiques et enjeux identifiés par la communauté (ex : soutien aux aidants, innovations pédagogiques, recherche en soins)​.
• Des modalités d’échange et de gestion des conflits : La CoP met en place des mécanismes d’animation pour fluidifier les discussions et résoudre les désaccords de manière constructive​.
• Un cadre réglementaire et éthique : La charte intègre des règles précises concernant la confidentialité des échanges et le respect du RGPD pour la gestion des données sensibles des membres​.

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Si je résume, notre future Communauté de Pratiques se présente comme un espace structurant pour :

• Briser l’isolement des acteurs (familles, professionnels, aidants, chercheurs).
• Capitaliser sur les savoirs expérientiels et professionnels pour créer des solutions adaptées​.
• Construire une approche collaborative, dépassant les cloisonnements institutionnels et territoriaux.
• Soutenir l’amélioration des pratiques et la montée en compétences des acteurs impliqués​.

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Quels outils pour modéliser une CoP ?

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Modéliser une CoP

00:00

Regardez autour de vous. Nous avons ici des parents qui vivent le handicap au quotidien, des professionnels de santé, des éducateurs spécialisés, des chercheurs… Chacun d’entre nous détient une pièce du puzzle. Et aujourd’hui, nous allons commencer à assembler ces pièces. Et pour cela, je vous propose de co-construire notre univers.

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2 exemples de modèles d'univers

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1. Construire un univers multi-niveaux

Une CoP doit s’appuyer sur une organisation modulable afin de répondre aux besoins spécifiques des participants tout en favorisant l’innovation et la capitalisation des savoirs.

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J'ai bien compris que chaque CoP définissait son univers et organisation spécifique. Mais alors, comment faire coexister ces différents espaces pour garantir une dynamique collaborative et éviter qu’ils ne fonctionnent en silos ?

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Prenons l'exemple de l’espace de discussion, qui est la porte d’entrée de la CoP. C'est là qu'émergent les besoins et se structurent les échanges à travers forums, réunions plénières et groupes de travail. Mais ces discussions ne doivent pas rester théoriques : elles nourrissent l’espace de co-création, où webinaires et ateliers collaboratifs transforment les idées en outils concrets. Pour garantir leur pertinence, ces productions, comme les guides pratiques issus des retours des familles et des soignants, doivent être validées collectivement avant leur diffusion.

Jacques, animateur d'une CoP

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2. Dynamiser la participation et animer la CoP

La réussite d’une CoP repose sur une animation continue et engageante, avec des rôles bien définis.

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2. Dynamiser la participation et animer la CoP

00:07

On aimerait participer, mais on ne sait pas trop comment… Est-ce qu’on a vraiment notre place ? On n’est ni professionnels, ni experts.

Patricia, parent d’un enfant en situation de handicap rare

Bien sûr que vous avez votre place ! Une CoP fonctionne grâce à la diversité des contributions. Il y a plusieurs rôles possibles, selon vos envies et votre expérience.

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2. Dynamiser la participation et animer la CoP

Notre CoP repose sur quatre types de rôles :

• L’animateur principal, comme moi, veille à la dynamique collective et au respect des objectifs. Mon travail, c’est de structurer les échanges, faciliter les rencontres et assurer que tout le monde trouve sa place.

• Les facilitateurs thématiques sont des experts ou des professionnels qui animent des groupes de travail spécifiques, comme l’inclusion scolaire ou l’accompagnement médico-social.

• Les contributeurs, c’est un rôle essentiel. Il s’agit des membres qui partagent des ressources, des témoignages, des idées. Vous, en tant que parent, vous avez une expérience précieuse à apporter !

• Enfin, les évaluateurs sont chargés de mesurer l’impact des actions menées et d’identifier les axes d’amélioration.

Ceci est un modèle d'organisation, mais il en existe plein d'autres.

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3. Développer un cadre méthodologique et des outils de suivi

3.1 Définir des objectifs mesurables : par exemple

• Reconnaissance et structuration des savoirs expérientiels des familles et aidants
• Amélioration de la coordination entre les professionnels et les établissements médico-sociaux​
• Facilitation de l’accès aux ressources et à la formation pour les acteurs du secteur​

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3. Développer un cadre méthodologique et des outils de suivi

3.2 Créer une feuille de route évolutive :

1. Identification des axes de travail : Inclusion scolaire, formation des aidants, accès aux soins spécialisés, soutien aux établissements​
2. Déclinaison en actions concrètes : Webinaires, guides pratiques, formations collectives​

Définition d’un calendrier progressif : 📅 Année 1 : Lancement et structuration des groupes de travail. 📅 Année 2 : Consolidation des productions et mise en place des outils d’évaluation. 📅 Année 3 : Extension du réseau et ancrage territorial​

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3. Développer un cadre méthodologique et des outils de suivi

3.3 Mettre en place des indicateurs de suivi : L’évaluation d’une CoP ne se limite pas à mesurer sa taille mais aussi son impact réel​. 📊 Indicateurs de volumétrie :

• Nombre de membres actifs : Évolution du noyau engagé.
• Fréquence des interactions : Participation aux réunions, webinaires, forums.
• Productions générées : Nombre de ressources produites (guides, fiches, vidéos).

📊 Indicateurs d’impact :

• Changements observés dans les pratiques professionnelles (ex. nouvelles approches pédagogiques en IME).
• Amélioration du pouvoir d’agir des familles (accès facilité à des informations fiables et des réseaux de soutien).
• Intégration des productions de la CoP dans des dispositifs officiels (ex. guides validés par les ARS ou MDPH)

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Mais bien sûr, tout cela représente le cadre idéal. Quelques mois après avoir lancé la CoP, Alexandra constate que l'engagement des membres fluctue fortement.

00:02

J'ai beau avoir mis en place tous ces conseils, je me rends compte que la participation est fluctuante. Pourquoi certains membres sont-ils très actifs alors que d’autres semblent absents ?

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Alexandra enquête sur les freins collectifs sous 3 prismes : Pouvoir, vouloir, savoir participer

Vouloir : Comment le collectif favorise-t-il mon envie de m’engager et de créer du lien avec les autres membres ? (Dimension politique et dimension de création de sens)

Savoir : De quelle manière mon expérience est-elle reconnue comme une source de savoir et intégrée dans les apprentissages collectifs ? (Dimension de changement individuel)

Pouvoir : Quelles conditions le collectif met-il en place pour me permettre de participer activement à la discussion ? (Dimension des moyens)

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Évoluer

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Elle identifie plusieurs problématiques :

• Le manque de temps : Les professionnels sont pris par leur charge de travail, les aidants familiaux jonglent entre soins et vie quotidienne.
• L’émotionnel : Certains sujets sont sensibles, et partager une expérience douloureuse demande un cadre de confiance.
• L’accès au numérique : Certaines personnes (aidants âgés, professionnels peu à l’aise avec les outils en ligne) rencontrent des difficultés pour suivre les échanges.

Elle propose alors la tenue d'une réunion ayant pour objectif l'écriture d'un guide des contributeurs.

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Outil pratique : le guide des contributeurs

Le Guide des Contributeurs permet de structurer et dynamiser votre Communauté de Pratique (CoP). Il clarifie les rôles, responsabilités, et attentes des membres, en créant un cadre qui favorise la participation active et collaborative. Ce guide répond à plusieurs objectifs :

• Définir les rôles : Qui fait quoi dans la communauté ? Du facilitateur à l’expert, chacun a une mission claire.

• Encourager l'engagement : Proposer des moyens concrets pour motiver les membres à s’investir pleinement.

• Faciliter la collaboration : Mettre en avant les bonnes pratiques pour travailler ensemble de manière efficace et harmonieuse.

• Le Guide des Contributeurs accompagne les membres dans leur parcours au sein de la CoP, en leur offrant des repères et des outils pour contribuer à la réussite collective.

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L'ensemble des participants décide d’expérimenter de nouvelles approches qu'Alexandra consigne dans cette feuille de route.

• Formats adaptés : capsules vidéo de 5 minutes, podcasts pour écouter en déplacement, discussions écrites accessibles à tout moment.
• Espaces différenciés : un forum pour le partage d’expériences et un espace plus structuré pour la co-construction de ressources.
• Soutien psychologique : une rubrique « parole libre » où chacun peut partager ses difficultés en toute confidentialité.
• Valorisation des membres : mise en avant des contributions sous forme de témoignages, infographies ou interviews.

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Outil pratique : la feuille de route

La feuille de route est un outil qui permet de transformer des idées en actions concrètes. Elle s’articule autour d’objectifs clairement définis, déclinés en étapes clés, pour guider les équipes dans la réalisation de leurs projets. En intégrant les priorités, les échéances et les ressources nécessaires, la feuille de route devient le fil conducteur d’une dynamique collective, favorisant la cohérence des actions et l’atteinte des résultats. Grâce à sa capacité à structurer et à visualiser les étapes d’un projet, elle engage tous les acteurs autour d’une vision commune et d’une trajectoire partagée.

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En tant que parents, on avait surtout l’habitude d’être dans la position de ceux qui demandent de l’aide. Mais dans la CoP, on nous a dit que notre expérience était une ressource. Ça a changé notre regard. Lors des premiers échanges, on a partagé notre vécu et rapidement, on a senti que ça pouvait aider d’autres familles, mais aussi les professionnels. L’animatrice, Alexandra, nous a encouragés à rejoindre un groupe de travail sur l’inclusion scolaire et, petit à petit, on s’est impliqués. Aujourd’hui, on ne se sent plus juste ‘usagers’, mais vraiment acteurs de la communauté.

Patricia, parent d’un enfant en situation de handicap rare

Ce témoignage illustre plusieurs points :

• Valorisation des savoirs expérientiels des familles dès les premières interactions.
• Importance de l’accompagnement et de l’animation pour guider les nouveaux membres vers une participation active.
• Transformation du rôle des participants : passer d’un statut passif (bénéficiaires d’informations) à un rôle contributif (co-construction de solutions).

L’enjeu est donc de coordonner les actions et d’adapter la Feuille de Route pour assurer un engagement progressif et structuré des différents membres.

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Outil pour structurer une ambition collective : le canevas de structuration

Vous pouvez utiliser cet outil pour avoir une vision synthétique :

• Engagement : Ce qui motive les membres.
• Parcours d’expérience : Les étapes avant, pendant et après l’événement.
• Promesse : Ce que la CoP propose à ses membres.
• Retour : Comment mesurer les apprentissages et l’impact.

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Le conseil d'Alexandra Pour formaliser une ambition collective, vous pouvez utiliser notre document-support de restitution des groupes de travail d'une CoP

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Pour créer un répertoire commun : utilisez notre plateforme collaborative

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Comment animer une CoP ?

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Chaque participant arrive avec son propre parcours : des épreuves traversées, des gestes appris, des stratégies développées dans l’urgence ou la répétition. Ces savoirs sont d’abord tacites, intégrés dans le quotidien, mais l’animation de la CoP doit permettre leur mise en lumière, leur verbalisation, leur transformation en ressources accessibles à tous.

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L’animation doit créer des espaces propices à l’extériorisation. À travers des discussions guidées, des métaphores, des récits, chacun peut expliciter son savoir et permettre aux autres de s’en saisir. C’est ainsi que l’expérience individuelle devient un savoir collectif.

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Pour que ces savoirs profitent à tous, il faut les rendre explicites. C’est le rôle de l’extériorisation : transformer une expérience en un concept compréhensible par tous. Par l'écriture, par la captation d'image, par le jeu théâtral, on passe du ressenti à la formalisation. C’est à ce moment que la connaissance devient transmissible et reproductible.

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L’internalisation correspond à l’apprentissage par l’action, où les connaissances explicites (documents, récits, schémas) sont intégrées sous forme de savoir-faire ou de modèles mentaux partagés. Une fois intériorisées, ces connaissances deviennent opérationnelles et, lorsqu'elles sont à nouveau échangées, elles alimentent un cycle continu de création de savoirs.

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Animer une CoP - Cultiver et entretenir

L’animateur ne se limite pas à la facilitation des échanges : il impulse une dynamique collective, favorise la co-construction et assure la capitalisation des savoirs produits. Il veille à ce que la diversité des apports – expertise métier, connaissances académiques et savoirs expérientiels des personnes concernées et de leurs familles – soit pleinement reconnue et valorisée​. Voici comment l’animateur peut spécifiquement intégrer ces savoirs :

« Un dispositif de capacitation : créer les conditions du dialogue, la gestion des espaces de discussion et créer les conditions d’un apprentissage continu »

Faciliter la co-construction des savoirs

Créer un espace de confiance et de légitimité

Zoom sur CAPSE

Capitaliser et diffuser les connaissances produites

Encourager l’engagement et la participation

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L’animateur n’est pas là pour « faire à la place de » mais pour « faire émerger ».

L’animation doit permettre de transformer les expériences individuelles en apprentissages collectifs, en dépassant :

L'apprentissage situationnel

L'illusion de la proactivité

Les routines défensives

L’ennemi est ailleurs

Pour cela, il doit adopter une double posture : en scène et en coulisses

• En scène : animation des échanges, création de liens, maintien du climat et synthèse des discussions.
• En coulisses : accompagnement individuel, recrutement, gestion des absences, médiation et interactions stratégiques.

L’apprentissage situationnel se passe lorsqu’un individu ne codifie pas son apprentissage, c'est-à-dire qu’il ne fait pas le lien entre ce qu’il a appris et la modification de ses modèles mentaux ; Kim, 1993

Agir sans structurer les besoins

Eviter les remises en question

Une tendance à attribuer les blocages à des facteurs externes plutôt qu’à remettre en question ses propres pratiques (Senge, 1995).

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Animer une Cop : 3 typologies d'outils

Outils de communication :

• Intranet et plateformes collaboratives
• Emails et newsletters
• Visioconférences

Outils de gestion des connaissances :

• Bibliothèques numériques
• Répertoires partagés
• Systèmes de gestion documentaire

Outils d’interaction et de collaboration :

• Forums et espaces de discussion
• Outils participatifs

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🕹️ Scénario interactif : vous êtes animateur d’une CoP Handicap Rare !

Vous venez d’être désigné animateur d’une nouvelle CoP Handicap Rare. Pour que la communauté fonctionne bien, vous devez mettre en place différents leviers d’animation. Faites les bons choix en répondant aux situations suivantes !

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🕹️ ÉTAPE 1 : Organiser les temps de rencontre

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🕹️ ÉTAPE 2 : Faciliter les échanges

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Votre animateur peut s’appuyer sur plusieurs techniques pour favoriser l’expression, structurer les échanges et approfondir la réflexion au sein de la CoP : 🔹 Le questionnement aidant : Essentiellement des questions ouvertes, c’est-à-dire qui demandent une réponse à développement (la question fermée demande une réponse de style oui ou non). La question ouverte aide la participante à nommer, à préciser, à réaliser... 🔹 L’écoute active : L’écoute devient active lorsque la personne qui écoute participe activement à la compréhension du message. Elle démontre de l’intérêt et de la curiosité, demande des clarifications; elle évite de juger et d’interpréter. L’écoute active permet de recueillir l’information la plus complète dans une relation de confiance ou chacun se sent reconnu et compris. 🔹 Le recadrage : Concept qui permet de considérer un autre point de vue et par le fait même de donner un autre sens à l’expérience vécue. Le sens de l’expérience étant changé, les réactions seront modifiées tant au niveau de la pensée que de celui du comportement. Le recadrage peut porter sur les présupposés, sur le contexte ou sur les valeurs.

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🔹 La reformulation : Dire autrement ce que la personne vient d’exprimer afin de permettre, soit une compréhension commune à tous, soit une compréhension plus profonde du message exprimé. 🔹 La transparence : Qualité de ce qui laisse paraître la réalité tout entière, de ce qui exprime la vérité sans l’altérer. Cette attitude permet de développer les sentiments de confiance, de respect et la collaboration mutuelle. 🔹 Le reflet : Imager, exprimer ce que l’on perçoit ou ce que l’on voit dans le but de faire prendre conscience d’une situation, de relever un malaise, d’éclaircir une situation problématique, etc. 🔹 La rétroaction (feedback) : Réaction à une information, ou effet retour, qui en augmente l’effet (rétroaction positive) ou qui le réduit (rétroaction négative). Dans un contexte d’animation, le retour doit être soutenant et encourageant. 🔹 La synthèse des propos : Dégager les points essentiels du propos de façon fidèle, neutre et objective. Permet à tous de s’y retrouver, en particulier si le discours de la participante est long et/ou décousu. 🔹 L’approfondissement : Creuser, explorer, pousser plus loin, examiner plus avant dans la connaissance du propos énoncé.

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🕹️ ÉTAPE 3 : Valoriser les contributions et motiver les membres

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🏆 Félicitations, vous avez complété votre mission !

✅ Organiser des rencontres adaptées aux besoins des membres

• Trouver l’équilibre entre cadre structurant et flexibilité, en répondant aux attentes variées des participants (besoin d’un modèle préconstruit vs co-création locale).
• Créer un rythme de la communauté avec des événements réguliers pour maintenir l’engagement et l’intérêt​.

✅ Mettre en place des outils collaboratifs facilitant l’échange et la structuration des ressources

• Intégrer des espaces de discussion favorisant l’interaction entre pairs et la capitalisation des savoirs.
• Accompagner l’adoption des outils en prenant en compte les barrières technologiques et les habitudes des membres​.

✅ Valoriser les contributions pour renforcer l’engagement

• Mettre en lumière la valeur des échanges pour les membres et l’organisation, afin d’assurer une reconnaissance et une visibilité des apports.
• Encourager un apprentissage collectif, en dépassant les freins à la capitalisation (routines défensives, apprentissage fragmenté, non-formalisation des acquis)​

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✅ N'oubliez pas de consigner ces nouvelles activités dans votre rétroplanning...

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✅ ...ou d'investir votre matrice temps-animation

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🛠 Retour d’expérience : CoP Epilepsies & Handicap – Bretagne Pays de Loire

Dans la CoP Épilepsies & Handicap – Bretagne Pays de Loire, une démarche d’évaluation en cinq étapes a été mise en place. Car pour les professionnels, qu’ils soient coordinateurs ou en établissement, il est fondamental de comprendre concrètement ce que la CoP leur apporte : non seulement en termes de productions et de ressources, mais aussi sur son mode de fonctionnement. Une question d’efficience… mais jusqu’où faut-il aller dans cette logique ?

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🛠 Retour d’expérience : CoP Epilepsies & Handicap – Bretagne Pays de Loire

Car si l’évaluation est nécessaire pour garantir l’investissement des membres, une approche trop gestionnaire pourrait dénaturer l’essence même de la communauté. Une CoP n’est pas un simple projet à livrables : c’est un espace d’apprentissage collectif, d’échange, et parfois… d’informel. Alors, comment concilier ces deux visions ? Comment observer et rendre visibles les résultats sans enfermer la CoP dans des indicateurs rigides ?

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🛠 Retour d’expérience : CoP Epilepsies & Handicap – Bretagne Pays de Loire

La meilleure piste, c'est de se questionner en permanence :

• Quels sont les résultats que l’on veut – ou doit – observer ?
• Que peut-on mesurer réellement, sans réduire la dynamique collective à des chiffres ?
• Quels outils peuvent aider à capter l’impact invisible, celui qui transforme les pratiques au fil du temps ?

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Comment pérenniser le fonctionnement d'une CoP ?

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1. Instaurer une gouvernance partagée et adaptable

L’une des clés pour assurer la pérennité et la dynamique d’une Communauté de Pratique (CoP) réside dans la mise en place d’une gouvernance partagée, fondée sur une répartition des rôles adaptée aux réalités des membres et une reconnaissance des savoirs expérientiels à égalité avec les expertises académiques et professionnelles. Par exemple :

• Les animateurs territoriaux assurent une coordination locale en mettant en lien les acteurs clés.
• Les facilitateurs thématiques dynamisent les groupes de travail.
• Les contributeurs partagent leurs expériences et leurs expertises.
• Un comité éditorial valide les productions avant leur diffusion​.

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1. Instaurer une gouvernance partagée et adaptable

La leçon apprise pour moi fut l’importance de conjuguer autonomie et gouvernance partagée : permettre à chaque membre de la CoP de trouver sa place, d’apporter ses savoirs – qu’ils soient académiques, professionnels ou expérientiels – tout en assurant une coordination fluide qui ne repose pas sur une seule entité pilote.

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2. Favoriser l’ancrage territorial et les synergies locales

Une CoP qui dure est une CoP qui s’intègre dans son territoire et construit des synergies avec des partenaires institutionnels et locaux​. 📌 Exemple : Ancrage d'une CoP dans le Grand Est Lors du développement de cette CoP, une réflexion a émergé : comment articuler la CoP avec les dispositifs existants ?

• Comment la Cop peut impacter le développement de dispositifs innovants sur le territoire ?
• Comment la Cop peut produire de l’intégration sur le territoire ?
• Comment la Cop peut contribuer à faire vivre le dispositif intégré ?
• Comment peut s’articuler le rôle de la CoP et l’animation existante sur territoire ?

La plateforme proposée pour mettre en débat ces questions avec les acteurs de la coordination sur la région Grand Est a préfiguré d’ailleurs le passage d’une animation centrale à une animation distribuée sur un collectif réparti sur le territoire et a ouvert de nouvelles opportunités d’ancrage territorial au dispositif.

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2. Favoriser l’ancrage territorial et les synergies locales

Je vous conseille aussi de construire des relations durables avec les institutions (ARS, MDPH, établissements spécialisés) pour inscrire la CoP dans une logique de réseau plutôt que d’initiative isolée.

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3. Capitaliser et diffuser les savoirs pour renforcer l’impact

Une CoP pérenne doit structurer et valoriser ses productions pour garantir leur accessibilité et leur utilité sur le long terme​. 📌 Exemples de capitalisation possibles :

• Développement d’une base de ressources en accès libre (webinaires, guides pratiques, fiches méthodologiques).
• Création d’un espace documentaire partagé sur une plateforme en ligne, permettant aux nouveaux membres d’accéder facilement aux productions passées​.
• Mise en place d’un kit de formation pour les futurs animateurs, garantissant la transmission des compétences d’animation et d’animation collaborative​.

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Quelques mois après le lancement, Alexandra veut savoir si la CoP répond vraiment aux attentes.

• Quels sont les effets tangibles et intangibles de la production sur les membres de la Cop et éventuellement sur d’autres personnes (personnels, patients, familles) ?
• Quels changements concrets observent-ils dans leur pratique ou leur perception ?
• Quels effets la participation à la CoP a-t-elle sur les pratiques professionnelles et les parcours de vie ?
• Comment concevoir des espaces véritablement apprenants ?

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Elle lance un questionnaire avec des questions comme :

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Les retours sont mitigés :✅ Certains membres, notamment les aidants familiaux et les professionnels de terrain, trouvent une réelle utilité aux échanges. Ils apprécient le soutien mutuel, la possibilité de partager leurs expériences et d’accéder à des ressources concrètes adaptées à leurs réalités. ❌ D’autres expriment des difficultés à maintenir un engagement régulier. Ils apprécient les discussions mais soulignent plusieurs freins :

• Le manque de temps et d’énergie, particulièrement pour les familles confrontées à une gestion quotidienne exigeante du handicap rare​.
• Un besoin de formats plus flexibles, comme des ressources asynchrones (vidéos, fiches synthétiques) pour permettre une participation selon leurs disponibilités​.
• Un engagement inégal entre les membres, certains étant très actifs tandis que d’autres peinent à suivre le rythme des échanges.

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La CoP décide alors d'un plan d'action en 3 étapes pour 2025 :

1.Structurer une co-animation pour partager la dynamique

Un processus de co-animation favorisant l’explicitation et la formalisation des connaissances (réification), tout en assurant la pérennité et la structuration des échanges :✅ Identifier des membres actifs et engagés, et leur proposer des rôles de co-animation (facilitateurs thématiques, modérateurs d’échanges). ✅ Créer des binômes ou trinômes d’animateurs pour chaque groupe de travail, permettant une alternance des responsabilités et une diversité des approches. ✅ Organiser une réunion de co-animateurs tous les deux mois afin d’ajuster les stratégies d’animation en fonction des besoins émergents et d’assurer une gouvernance partagée.

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2.Diversifier les formats avec des événements ponctuels

Tester des événements ponctuels avec des experts invités pour diversifier les formats et redynamiser les échanges.

• ✅ Organiser des sessions avec des experts invités (chercheurs, professionnels du médico-social, aidants expérimentés) pour nourrir les réflexions.
• ✅ Expérimenter des formats innovants : débats interactifs, études de cas, témoignages inspirants en vidéo.
• ✅ Proposer des formats courts et engageants (capsules vidéo, podcasts) pour les membres ayant peu de temps.

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3.Proposer un « Guide de participation » pour structurer l’engagement

• ✅ Rédiger un guide expliquant les différents niveaux d’engagement possibles (observateur, contributeur ponctuel, membre actif).
• ✅ Intégrer des témoignages d’anciens membres pour montrer des parcours d’implication progressifs.
• ✅ Présenter un calendrier des actions et événements à venir, avec des options d’engagement adaptées aux disponibilités des membres.

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4.Évaluer et ajuster les actions en fonction des besoins évolutifs

État de l’art : comment évaluer une CoP ?🔹 Selon Snyder et Wenger (2000), la meilleure évaluation d’une Communauté de Pratique repose sur les récits de ses membres. Exemples d’éléments à évaluer :

• Évolution des modes de résolution de problèmes
• Formalisation des pratiques et amélioration du partage collectif
• Nouvelles pratiques mises en place et progression des membres
• Degré d’amélioration d’une situation

En somme, évaluer les conditions d'apprentissage et leur restitution.

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Travailler avec les routines défensives

L’apprentissage ne se fait pas dans le vide. Il nécessite un environnement favorable, un cadre où les individus peuvent explorer, questionner et évoluer ensemble. Mais parfois, sans que l’on s’en rende compte, des routines défensives s’installent… et freinent ce processus.

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Travailler avec les routines défensives

Une routine défensive, c’est une stratégie inconsciente qui protège un groupe ou une organisation de situations inconfortables. Elle évite de confronter l’embarras, la remise en question… et dans le même temps, elle empêche d’identifier et de résoudre les véritables problèmes. Comme un cercle vicieux, elle renforce les blocages au lieu de les lever.

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Travailler avec les routines défensives

Briser ces routines défensives, c’est redonner aux espaces collaboratifs leur rôle premier : celui d’être des lieux d’apprentissage vivant, où les expériences sont partagées, discutées, et où l’évolution est collective. Alors… comment créer ces environnements favorables ? Comment ouvrir à nouveau le dialogue ? C’est tout l’enjeu des espaces d’apprentissage dans une Communauté de Pratique.

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Les éventuels freins à la capitalisation des apprentissages :

Malgré la richesse des échanges et des expériences partagées, plusieurs obstacles au-delà des freins identifiés liés à l'animation (routines défensives, etc.) peuvent limiter la transformation des apprentissages individuels en connaissances collectives structurées. 📌 Freins spécifiques à la collaboration à distance🔸 Rapport à l’écrit dans le médico-social : difficulté à utiliser l’écrit comme outil de structuration des connaissances et d’échange formalisé (Delphine Serre, 2008). 🔸 Difficulté à repérer les opportunités de collaboration : certains membres ne perçoivent pas le besoin ou l’intérêt de travailler ensemble de manière proactive (Kim, 1993). 📌 Freins liés à la valorisation des savoirs via les webinaires🔸 Routines défensives en milieu institutionnel : mise en place de formations ou d’outils collaboratifs sans réelle intégration dans les pratiques quotidiennes (ex. formation à la communication positive sans application concrète) (Argyris, 1995). 🔸 Tensions entre partage d’expérience et vision collective : difficulté à articuler les expériences individuelles en une réflexion commune et structurée.

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Pour aller plus loin...

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Les groupes, des êtres vivants en évolution constante

Un groupe est fragile, tout changement dans sa composition peut ramener des incertitudes. Comme un être humain, un groupe grandit et a besoin d’accompagnement dans sa quête d’autonomie :

• De l’enfance des premières interactions.
• À l’adolescence des initiatives et des oppositions.
• Jusqu’à la maturité des responsabilités partagées.
• Dans un groupe mature : L’intelligence collective se nourrit de l’autonomie, l’auto-régulation et l’auto-organisation des membres.

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Vous retrouverez l'ensemble des outils qui vous ont été présentés dans votre banque de ressources :

La charte de collaboration

La feuille de route

Le guide des contributeurs

Le support de restitution d'un groupe de travail

Le rétroplanning

La matrice temps-animation

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Merci d'avoir suivi notre e-learning !

La dimension de transformation – L’évolution individuelle et collective

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Comment initier une Cop ?

Zoom sur CAPSE, l’ébauche d’un premier travail sur les pratiques C’est un projet de recherche-intervention mené avec l’université de Genève et « destiné aux professionnels de terrain, familles, personnes concernées, aidants, des régions Pays de La Loire et Bretagne, qui souhaitent partager leur parcours de vie et d’accompagnement de l’épilepsie et capitaliser ensemble les savoirs développés » (document de présentation du projet). Ce projet engage les activités de la CoP vers des savoirs spécifiques, en grande partie tacites et incorporés, d’expérience de la prise en charge et de la relation, ce qui parait plus que pertinent au vu des difficultés à mettre en mots les expériences (Arciniegas et al., 2018 ; nos observations du GT Aide Technique). C’est aussi une modalité de participation qui demande un engagement plus important, par la durée et par le partage d’expériences. C’est surtout une opportunité de partage d’expérience et de création de savoirs propres à la communauté, utiles dans l’accompagnement du parcours de vie des personnes épileptiques. Cette évolution est à la fois une opportunité de recrutement de nouveaux participants (familles et professionnels des établissements) et de reconnaissance de l’apport de la CoP aux participants tout comme le pré-requis pour envisager de faire de la CoP un outil de transformation des pratiques et des relations entre les acteurs de l’accompagnement des parcours de vie des personnes épileptiques handicapés. - 3 sessions de 4 ateliers ont pu se tenir dans trois villes différentes (Rennes, Angers, Nantes) malgré les confinements, le travail est en cours de formalisation par l’équipe de l’université de Genève. (Issu du rapport d’observation de la CoP). Source : De l’injonction de mutualisation des savoirs à l’organisation de la collaboration : portrait d’une communauté de pratique en organisation frontière dans le champ du handicap rare

L'animation d'une CoP pour donner vie aux savoirs expérientiels