Copie - Le cycle de vie des projets CES_FL

Le Corps européen de solidarité est ouvert à toutes les organisations publiques ou privées des pays participants ou partenaires, à but lucratif ou non, qu’elles soient locales, régionales, nationales ou internationales, tant que leur activité porte sur des défis sociétaux impactant certaines communautés ou la société dans son ensemble.

Le cycle de vie des projets CES

1 Création OID : L'Organisation ID (OID) permet d’identifier de manière unique votre organisation parmi toutes les organisations participant aux actions Erasmus et du Corps européen de solidarité. Vous devez utiliser l’OID de votre organisation pour demander une accréditation/label ou une subvention dans le cadre des actions d'Erasmus + et du Corps européen de solidarité gérées par des agences nationales. Pour obtenir un OID, l'organisation doit s'inscrire une seule fois dans le système d'enregistrement des organisations. (Voir le guide d'enregistrement de l'organisation pour plus de détails). Il est conseillé d’utiliser une adresse mail générique pour la création de l’OID.

2 Obtention du label de qualité : Un label de qualité garantit le respect des principes et des objectifs du CES, vous permet d'accéder à la base de données des jeunes sur le Portail européen de la jeunesse, d’envoyer ou accueillir un.e volontaire et, pour le label lead, d'obtenir un financement. Deux types de label existent : les labels simples (accueil et soutien) et le label lead (chef de file). Pour les obtenir, il faut en faire la demande en ligne via le formulaire ESC 50 auprès de l'agence nationale de votre pays. Le délai de traitement est d'environ 8 semaines pour le label de qualité soutien et accueil. Les labels lead font objet d'appels à proposition deux fois par an dont les dates sont disponibles sur le site du CES. Les labels de qualité, tous types confondus, sont valables pour toute la durée de la période de programmation actuelle, jusqu’au 31/12/2027. Une fois le label lead (chef de file) obtenu, l'organisation doit soumettre une demande de financement pour recevoir des fonds pour organiser ses projets.

SubventionSeules les organisations lead peuvent participer au round annuel de demande de financement pour les projets de volontariat. En remplissant le formulaire ESC 51, elles font une demande en fonction du nombre et de la durée des activités de volontariat qu'elles souhaitent mettre en place, et qui doivent être en accord avec le plan d'activités défini dans leur demande de label. Elles choisissent la durée de la convention qui ne peut pas dépasser 24 mois. Un seul round de financement est ouvert par an.Il existe deux types de dépenses éligibles dans le CES :

• coûts unitaires ou forfaitaires : il s'agit de dépenses financées par des forfaits prédéfinis. Cela concerne les coûts de voyage, les coûts de gestion de projet, le soutien organisationnel, le soutien à l'inclusion, l'argent de poche, la visite préparatoire et le soutien à l'apprentissage linguistique. Le montant des forfaits est précisé dans le guide correspondant à l'année de la convention de financement.

• coûts réels (ou coûts exceptionnels) : il s'agit de dépenses qui ne sont pas couvertes par les coûts unitaires, ou le sont de façon insuffisante. Cela concerne les frais liés aux demandes de visa, la garantie financière, les frais de voyage élevés, le tutorat renforcé via coûts exceptionnels, et autres coûts pouvant soutenir la participation de jeunes au programme CES ayant des besoins particuliers. Les demandes de coûts exceptionnels doit être motivée et approuvée par l'Agence nationale.

ConventionsLes organisations lead doivent signer une convention cadre avec l'Agence nationale, qui encadre les droits et devoirs associés à la labellisation obtenue sur une période pluriannuelle. La convention de subvention est quand à elle liée à une demande de financement particulière, et fixe les règles pour les projets financés en cohérence avec le guide du programme de la même année. Elle détaille le financement accordé, les modalités de paiement et les obligations de reporting. La convention de volontariat (Annexe IV de la convention de subvention) est un contrat d'activités entre les structures participantes (accueil, soutien et lead) et le ou la volontaire. Elle établit les rôles et responsabilités de chacun pendant la durée d'un projet spécifique. Il s'agit d'un modèle mis en place par la Commission européenne qui doit être personnalisé et complété pour correspondre aux spécificités du projet mis en place. Ce document est obligatoire pour les activités de volontariat individuel et recommandé pour les équipes de volontaires. Les structures partenaires peuvent également mettre en place des conventions de partenariats entre elles.

PartenariatsLes partenariats au sein du CES permettent le renforcement des capacités, la diversité et l'inclusion, l'innovation et la créativité, l'impact et la durabilité, la gestion et la répartition des tâches, la visibilité et la communication. Chaque partenaire a un rôle définit, qui doit idéalement être précisé à travers une convention de partenariat :

• Les structures d'accueil sont responsables de l'accompagnement des volontaires et de la mise en oeuvre des activités

• Les structures de soutien apportent un appui logistique, administratif et pédagogique aux volontaires

• Les structures lead coordonnent le projet dans son ensemble, informent les partenaires de leurs droits et devoirs, administrent les demandes de subvention et sont responsables de la gestion des activités.

Ce partenariat entre structures de différents pays favorise la dimension interculturelle des projets CES. Avant de contractualiser avec un·e jeune, il est essentiel de vérifier les rôles associés au label des structures partenaires ainsi que la validité de leur label pour les dates prévues de la mobilité.

Vous pouvez vous référer à la liste des structures labellisées pour vérifier ces informations sur le

Portail européen de la jeunesse.

Mise en oeuvre Une fois les volontaires arrivés au pays d'accueil, l'activité peut être mise en oeuvre. Les volontaires doivent être suivis tout au long de leur mission par un tuteur désigné dans leur structure d'accueil. Des formations à destination des tuteurs sur différents thèmes sont dispensées par l'Agence tout au long de l'année, les organisations sont fortement encouragées à participer à ces temps d'apprentissage et de partage d'expérience. Des formations transnationales sont également proposées à toutes les organisations labellisées. L'Agence met en place également des séminaires à l'arrivée à destination des volontaires qui sont obligatoires pour toutes les missions de plus de 2 mois ; pour les volontaires en mission de plus de 6 mois, un séminaire à mi-parcours est également obligatoire. Tout au long du projet, les organisations doivent accompagner les volontaires dans leur apprentissage, et valoriser cette montée en compétence notamment à travers le YouthPass. La communication et la dissémination du projet et de ses résultats est également un aspect important de la mise en oeuvre des projets CES.

Suivi et évaluation L'Agence Erasmus+ Jeunesse et Sport déploie différents contrôles qui lui permettent d'évaluer la bonne exécution du programme CES par ses bénéficiaires :

• Lors des séminaires à destination des volontaires, les jeunes sont invités à faire remonter aux formateurs les éventuelles difficultés qu'ils vivent dans leurs projets. Les formateurs peuvent par la suite adresser un clignotant à l'attention de l'Agence et du/de la Responsable Europe et international jeunesse (REIJ) de la région d'accueil pour remonter l'information.
• L'Agence peut organiser des visites de contrôle auprès des bénéficiaires pendant la mise en oeuvre des projets. Elles permettent la collecte d'infomations sur la gestion et sur l'efficacité et l'impact du projet subventionné.
• Tous les projets financés font l'objet d'un rapport final qui doit être remis au plus tard 60 jours après la fin de la convention. Il comprend des élements d'ordre pédagogique et budgétaire du projet, et sa note a un impact sur l'obtention de futurs financements.
• Le contrôle approfondi (desk check) peut avoir lieu après le dépôt du rapport final. Il est réalisé sur un échantillon de bénéficiaires, qui doivent montrer les documents justificatifs liés au projet.
• Les audits systèmes font la vérification des systèmes et procédures des bénéficiaires, pour vérifier la conformité avec le cadre règlementaire du bénéficiaire et sa capacité à gerer des projets. Ils peuvent avoir lieu jusqu'à cinq ans après le paiement du solde de la subvention concernée par l'audit.

L'Agence Erasmus + Jeunesse et Sport, organise des sessions de formation pour les tuteurs et les tutrices en ligne ou en présentiel tout au long de l’année. Destinées aux débutants comme aux plus expérimentés, ces formations permettent de comprendre ce qu’est un tuteur, de pouvoir échanger avec des pairs sur cette fonction et de s’outiller sur des thématiques spécifiques liées à l’accompagnement des volontaires.Les formations s'organisent comme suit :

a. Formation introductoire sur la fonction tutorale dans le CES (1 jour en ligne)

Le but de cette formation est de présenter le CES et ses spécificités, d’identifier les attentes envers les tuteurs et tutrices, ainsi que d’aborder les étapes clés et les outils essentiels pour la réussite des projets d’accueil et d’envoi.

b. Formation sur la pédagogie pour un tutorat de qualité (2 jours en présentiel)

Ces deux journées en présentiel offrent aux tuteurs et tutrices les clés d’un tutorat de qualité, en explorant des fondamentaux tels que l’interculturalité, la communication, la gestion des conflits et l’outil Youthpass, tout en favorisant les échanges de bonnes pratiques entre pairs.

c. Les modules thématiques (1/2 jour en ligne)

Anticiper et gérer le choc culturel provoqué par la mobilité internationale

Les modules thématiques viennent compléter la formation initiale en couvrant des sujets variés sur des thématiques auxquelles les structures sont confrontées dans le cadre de leur accompagnement des volontaires au quotidien. Ils se déroulent en ligne sur ½ journée.

Accompagner des jeunes ayant moins d’opportunités au départ ou à l’accueil

Valoriser les compétences des volontaires

Anticiper et gérer les problèmes de santé mentale des volontaires et sa propre détresse psychologique

Prévenir les violences sexistes et sexuelles, accompagner les volontaires victimes

Afin d’harmoniser la formation et l’évaluation des volontaires, la Commission européenne a mis en place un cycle de formation et d’évaluation dont les Agences Nationales sont responsables. Le cycle de formation ou et d'évaluation des volontaires se compose des éléments suivants :

Formation à l'arrivée

Point d'attention

En mission en France

Les séminaires à l'arrivée sont obligatoires pour toutes et tous. Les séminaires à mi-parcours sont, quant à eux, obligatoires pour les volontaires effectuant une mission long-terme de plus de 6 mois. Les organismes doivent veiller à ce que les volontaires prennent part aux formations qui sont partie intégrante de leur volontariat.

Evaluation à mi-parcours

Rassemblement au retour

En mission à l'étranger

Formation au départ

(A partir de 2023 à la charge des organismes d'envoi)

Évaluation à mi-parcours

L’évaluation à mi-parcours, obligatoire pour les volontaires CES effectuant une mission de 6 mois ou plus, vise à :

• réaliser un premier bilan de leur expérience ;
• aider les participants à se projeter dans leur projet post-volontariat ;
• vérifier que l’expérience vécue correspond bien à leurs attentes.

• Ces séminaires, d’une durée de 4 jours, peuvent se dérouler en présentiel.

Formation à l'arrivé

La formation à l’arrivée, d’une durée de cinq jours en présentiel, permet aux volontaires :

• de mieux comprendre leur environnement d’accueil et leur projet ;
• d’échanger avec d’autres jeunes partageant la même expérience ;
• d’obtenir des informations pratiques sur les formalités administratives en France (assurance, inscription auprès des ambassades, etc.).