Module 2 : Le cadre légal du recrutement

SECURISER LE RECRUTEMENT

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Chapitre 2

Le cadre légal du recrutement

Dans ce chapitre, nous allons aborder le traitement des données personnelles des candidats au recrutement. Nous allons voir comment appliquer les règles du RGPD au recrutement, identifier les pratiques autorisées et les pratiques interdites et enfin s'assurer de la conformité légal tout en optimisant le processus de recrutement.

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Le traitement des données dans le recrutement

Le traitement des données personnelles couvre toutes les opérations appliquées aux informations des candidats

La conservation

La collecte

L'enregistrement

La consultation

Exemple

La supression

Fixer les finalités de la collecte des données

Les finalités du traitement désignent les objectifs pour lesquels les données personnelles sont collectées. Dans le recrutement, les finalités doivent être légitimes, claires et précises. Les finalités les plus courantes sont :

Constitution dʼun vivier de talents

Évaluation des compétences

Gestion administrative

Finalités illégitimes

Conseils

Identifier les acteurs responsables du traitement

Dans le cadre du recrutement, plusieurs acteurs peuvent être impliqués dans le traitement des données personnelles

détermine quelles données sont nécessaires et comment elles seront traitées.

LE RESPONSABLE

traite les données uniquement sur instruction du responsable.

LE SOUS-traitant

Dans certains cas, plusieurs acteurs partagent la responsabilité du traitement

Exemples

Co-responsables

Conseils

Droits des candidats sur leurs données

Droit dʼaccès

Le candidat peut consulter les données que vous avez collectées sur lui (CV, lettres de motivation, résultats dʼévaluations).

Droit à lʼeffacement

Les candidats peuvent demander la suppression de leurs données une fois le processus de recrutement terminé, à moins quʼune conservation soit justifié

Si les données sont inexactes ou incomplètes, le candidat peut demander à les corriger.

Droit de rectification

Conseils

Documenter le traitement des données

La documentation des traitements de données est une obligation du RGPD. Les recruteurs doivent tenir un registre qui détaille les :

Données Collectées

Mesures de sécurité

Durée de conservation

Les finalités

Conseils

Ce registre est essentiel pour prouver la conformité en cas de contrôle.

Gestion des différentes données

Casier judiciaire

Listes d'exclusion

Informations publiques

Justifier la constitution dʼune liste dʼexclusion

Limiter lʼutilisation des réseaux sociaux

Consultation strictement réglementée

Vérifier la légalité de la collecte

Informer les candidats concernés

Nʼutilisez que les réseaux professionnels

Limiter la collecte au strict nécessaire

Limiter la durée de conservation

Respecter la vie privée des candidats

Modalités de recrutements

Test de personnalité

Tri automatisé

Enregistrement vidéo

• Informer les candidats.
• Vérifier l'équités des critères
• Offrir une évaluation humaine

• Obtenir le consentement des candidats.
• Informer sur lʼutilisation des vidéos
• Assurer la sécurité des vidéos

• Obtenir le consentement des candidats.
• Utiliser les résultats de manière équitable
• Limiter lʼutilisation à la finalité définie

Recrutement des candidats étrangers

Dans le cadre du recrutement de candidats étrangers, il est essentiel de vérifier leur droit au travail et de respecter les obligations légales relatives à l'emploi des ressortissants non européens. Cela inclut la vérification des titres de séjour et des autorisations de travail

Assurez-vous que les candidats étrangers possèdent les documents nécessaires pour travailler légalement en France. Cela inclut les visas, permis de séjour, ou autorisations spécifiques

Vérifier les documents d'autorisation de travail

Gardez une copie des titres de séjour ou des permis de travail dans les dossiers des employés étrangers, mais veillez à ne les conserver que pour la durée nécessaire

Conserver une copie des documents

Conseils

1. Définir clairement les finalités avant de collecter les données : déterminer précisément les objectifs de chaque information collectée.
2. Informer les candidats des finalités : Les candidats doivent être informés des objectifs pour lesquels leurs données sont collectées, par exemple via une notice lors de la soumission du CV en ligne.
3. Limiter les finalités : Assurez-vous que les finalités sont bien en lien avec le processus de recrutement. Si une donnée nʼest pas nécessaire pour évaluer le candidat, elle ne doit pas être collectée

• Tenir un registre de traitement
• Mettre à jour régulièrement le registre
• Identifier les mesures de sécurité

Suppression des dossiers

Mettez en place une procédure claire pour effacer les données des candidats qui ne sont plus nécessaires (candidats non retenus ou base de vivier inactive). Les données des candidats ne doivent être conservées que pour une durée limitée, correspondant à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Description

Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

Description

Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

• Mettez en place une procédure claire pour vérifier les titres de séjour et les autorisations de travail avant de finaliser l'embauche de candidats étrangers.

• Conservez ces documents de manière sécurisée et respectez les délais légaux de conservation

Garantir la sécurité des données recueillies

Organisation des informations dans un logiciel de gestion des candidatures. Sécuriser les données : Les informations sensibles des candidats doivent être protégées (chiffrement, accès restreint).

Description

Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

1. Faciliter lʼaccès aux données
2. Rectifier les données rapidement
3. Effacer les données lorsque nécessaire

Informer le candidat sur le traitement des données : finalités, durée de conservation, et leurs droits

Description

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Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

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Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

1. Clarifiez les rôles : Il est essentiel de définir clairement qui est responsable du traitement des données et qui agit en tant que sous-traitant
2. Assurez la conformité : Le responsable de traitement doit s'assurer que tous les acteurs impliqués respectent les mêmes standards de protection des données. Les sous-traitants doivent être tenus par contrat de respecter ces normes

Description

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Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

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Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

Durée de conservation des données limitée

Les données des candidats ne doivent être conservées que pour une durée limitée, correspondant à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. En général, une durée de 2 ans après le dernier contact est recommandée pour les CV, sauf accord du candidat pour une conservation plus longue (vivier de talents).

Description

Exemple

Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

Eviter les abus dans la collecte d'informations

Limiter la collecte à ce qui est strictement nécessaire pour évaluer le candidat pour le poste.

Données autorisées :

• Diplômes et qualifications : pertinents pour évaluer les compétences académiques.
• Expériences professionnelles : utiles pour vérifier l'adéquation du profil avec le poste

Description

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Tendance à préférer les personnes qui nous ressemblent

Favoriser un candidat ayant fait les mêmes études que vous

Consultation des données

Lʼaccès aux données personnelles des candidats doit être strictement limité aux personnes ayant un rôle direct dans le processus de recrutement. Mettre en place des contrôles dʼaccès et surveiller l'accès.

Profilage

Données privées

Collecter des informations à des fins de profilage psychologique sans rapport avec le poste

Obtenir des données sur la situation familiale ou les croyances religieuses dʼun candidat