PRESENTAción
GESTIÓN DOCUMENTAL
Empezar
¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL?
La gestión documental se refiere al conjunto de procesos y técnicas utilizadas para administrar de manera eficiente los documentos en una organización. Esto implica la creación, captura, organización, almacenamiento, recuperación y disposición de los documentos de manera sistemática y controlada.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Algunos aspectos clave de la gestión documental incluyen:
1. Captura y creación de documentos:
3. Almacenamiento y preservación:
2. Clasificación y organización:
Los documentos pueden ser creados en formato físico o digital. La gestión documental se encarga de capturar y registrar los documentos desde su origen
Los documentos deben ser clasificados y organizados de manera lógica y coherente, utilizando esquemas de clasificación y metadatos
Los documentos deben ser almacenados en lugares seguros y protegidos contra daños físicos, pérdida o acceso no autorizado.
5. Gestión del ciclo de vida de los documentos:
4. Acceso y recuperación:
La gestión documental busca facilitar el acceso a los documentos de manera rápida y eficiente. Esto implica implementar sistemas de búsqueda y recuperación de documentos
Los documentos tienen un ciclo de vida que incluye su creación, uso, conservación y disposición final. La gestión documental se encarga de gestionar este ciclo de vida
relación entre los riesgos de gestión documental y archivos
Los riesgos en la gestión documental y archivos están estrechamente relacionados, ya que una mala gestión de los documentos puede dar lugar a una serie de riesgos y consecuencias negativas para una organización. Algunos de los principales riesgos asociados a la gestión documental y archivos son:
2. Acceso no autorizado: Una gestión deficiente de los documentos puede abrir la puerta a accesos no autorizados.
1. Pérdida de información: Si no se gestionan adecuadamente los documentos, existe el riesgo de que se pierdan
3. Incumplimiento legal: La gestión documental inadecuada puede llevar a incumplir requisitos legales y normativos en cuanto a la conservación, protección y disposición de los documentos.
‘4. Dificultad en la búsqueda y recuperación de información: Si los documentos no están debidamente organizados y clasificados, se dificulta la búsqueda y recuperación de información relevante.
5. Deterioro de la calidad de los documentos:
6. Falta de control de versiones:
Una mala gestión puede provocar el deterioro de los documentos físicos, como la pérdida de calidad de la tinta, el desgaste del papel, entre otros.
7. Pérdida de eficiencia y productividad
Si no se lleva un control adecuado de las versiones de los documentos, existe el riesgo de que se utilicen versiones obsoletas o no autorizadas
Una gestión documental deficiente puede llevar a la pérdida de tiempo y recursos en la búsqueda, recuperación y organización de los documentos.
Para mitigar estos riesgos, es importante implementar buenas prácticas de gestión documental y archivos. Esto incluye la digitalización y almacenamiento seguro de los documentos, el establecimiento de controles de acceso y permisos, la realización de copias de seguridad regulares, la implementación de políticas de retención y disposición de documentos, y la capacitación de los empleados en el manejo adecuado de los documentos. Además, es fundamental contar con sistemas de seguridad y protección de datos confiables para proteger la información almacenada en documentos y archivos.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental ofrece numerosos beneficios para las organizaciones, tanto a nivel operativo como estratégico. Algunos de los principales beneficios de la gestión documental son:
3. Mejora de la seguridad y privacidad de la información: La gestión documental permite establecer controles de acceso y permisos para proteger la información confidencial y evitar accesos no autorizados
1. Acceso rápido y fácil a la información: La gestión documental permite almacenar, organizar y clasificar los documentos de manera eficiente
2. Ahorro de espacio físico: La gestión documental digital reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en formato físico
4. Cumplimiento legal y normativo: La gestión documental facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos en cuanto a la conservación, protección y disposición de los documentos.
5. Mejora de la colaboración y trabajo en equipo: La gestión documental permite compartir y colaborar en tiempo real en la creación, edición y revisión de documentos.
7. Mayor eficiencia y productividad: La gestión documental reduce el tiempo y los recursos necesarios para buscar, recuperar y gestionar los documentos
8. Respaldo y recuperación de información: La gestión documental proporciona la capacidad de realizar copias de seguridad
6. Control de versiones y seguimiento de cambios: La gestión documental permite llevar un control de versiones de los documentos
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
Enrique Vargas Becer
Created on December 6, 2024
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¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL?
La gestión documental se refiere al conjunto de procesos y técnicas utilizadas para administrar de manera eficiente los documentos en una organización. Esto implica la creación, captura, organización, almacenamiento, recuperación y disposición de los documentos de manera sistemática y controlada.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Algunos aspectos clave de la gestión documental incluyen:
1. Captura y creación de documentos:
3. Almacenamiento y preservación:
2. Clasificación y organización:
Los documentos pueden ser creados en formato físico o digital. La gestión documental se encarga de capturar y registrar los documentos desde su origen
Los documentos deben ser clasificados y organizados de manera lógica y coherente, utilizando esquemas de clasificación y metadatos
Los documentos deben ser almacenados en lugares seguros y protegidos contra daños físicos, pérdida o acceso no autorizado.
5. Gestión del ciclo de vida de los documentos:
4. Acceso y recuperación:
La gestión documental busca facilitar el acceso a los documentos de manera rápida y eficiente. Esto implica implementar sistemas de búsqueda y recuperación de documentos
Los documentos tienen un ciclo de vida que incluye su creación, uso, conservación y disposición final. La gestión documental se encarga de gestionar este ciclo de vida
relación entre los riesgos de gestión documental y archivos
Los riesgos en la gestión documental y archivos están estrechamente relacionados, ya que una mala gestión de los documentos puede dar lugar a una serie de riesgos y consecuencias negativas para una organización. Algunos de los principales riesgos asociados a la gestión documental y archivos son:
2. Acceso no autorizado: Una gestión deficiente de los documentos puede abrir la puerta a accesos no autorizados.
1. Pérdida de información: Si no se gestionan adecuadamente los documentos, existe el riesgo de que se pierdan
3. Incumplimiento legal: La gestión documental inadecuada puede llevar a incumplir requisitos legales y normativos en cuanto a la conservación, protección y disposición de los documentos.
‘4. Dificultad en la búsqueda y recuperación de información: Si los documentos no están debidamente organizados y clasificados, se dificulta la búsqueda y recuperación de información relevante.
5. Deterioro de la calidad de los documentos:
6. Falta de control de versiones:
Una mala gestión puede provocar el deterioro de los documentos físicos, como la pérdida de calidad de la tinta, el desgaste del papel, entre otros.
7. Pérdida de eficiencia y productividad
Si no se lleva un control adecuado de las versiones de los documentos, existe el riesgo de que se utilicen versiones obsoletas o no autorizadas
Una gestión documental deficiente puede llevar a la pérdida de tiempo y recursos en la búsqueda, recuperación y organización de los documentos.
Para mitigar estos riesgos, es importante implementar buenas prácticas de gestión documental y archivos. Esto incluye la digitalización y almacenamiento seguro de los documentos, el establecimiento de controles de acceso y permisos, la realización de copias de seguridad regulares, la implementación de políticas de retención y disposición de documentos, y la capacitación de los empleados en el manejo adecuado de los documentos. Además, es fundamental contar con sistemas de seguridad y protección de datos confiables para proteger la información almacenada en documentos y archivos.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental ofrece numerosos beneficios para las organizaciones, tanto a nivel operativo como estratégico. Algunos de los principales beneficios de la gestión documental son:
3. Mejora de la seguridad y privacidad de la información: La gestión documental permite establecer controles de acceso y permisos para proteger la información confidencial y evitar accesos no autorizados
1. Acceso rápido y fácil a la información: La gestión documental permite almacenar, organizar y clasificar los documentos de manera eficiente
2. Ahorro de espacio físico: La gestión documental digital reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en formato físico
4. Cumplimiento legal y normativo: La gestión documental facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos en cuanto a la conservación, protección y disposición de los documentos.
5. Mejora de la colaboración y trabajo en equipo: La gestión documental permite compartir y colaborar en tiempo real en la creación, edición y revisión de documentos.
7. Mayor eficiencia y productividad: La gestión documental reduce el tiempo y los recursos necesarios para buscar, recuperar y gestionar los documentos
8. Respaldo y recuperación de información: La gestión documental proporciona la capacidad de realizar copias de seguridad
6. Control de versiones y seguimiento de cambios: La gestión documental permite llevar un control de versiones de los documentos
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN