Mapeo de procesos IDS II

MAPEO DE PROCESOS

A diferencia de un diagrama de flujo, los mapas detallados tambien incluyen subprocesos.

INDICE

1. Definicion

2. Aplicaciones e importancia

3. Consideraciones

4. Fases del mapeo

Mapeo de procesos

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión en la que se analizan, identifican y documentan los procesos de una organización. El flujo de proceso principal y los procesos paralelos a él se representan visualmente. Éstos también son conocidos como diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo.

Aplicaciones e importancia

El propósito del mapeo de procesos es definir exactamente qué sucede en un proceso, entendiendo así cómo funciona su organización. Mapear la secuencia de actividades que componen un proceso, así como sus responsables, ayuda a identificar no sólo la forma más eficiente de hacerlo, sino también los pasos innecesarios que lo componen.

Consideraciones

Al rediseñar un proceso es necesario tomar en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa. Asimismo, es importante considerar la disponibilidad de los participantes de cada parte del proceso, la información para generar un mapeo de procesos efectivo provendrá de ellos.

Fases del mapeo

Identificar los procesos a mapear

El primer paso es observar a la empresa u organizacion y entender que procesos se deben mapear. Es decir, es necesario tener un objetivo en mano. Entonces lo que se necesita es comprender el flujo de valor de este entregable. Es una forma de reducir el balance y mejorar su enfoque.

Elegir el equipo

Es importante cooperar con los empleados y las partes interesadas que esten involucradas en el proceso en cuestion. Esta contribucion puede ser excelente ya que ellos conocen perfectamente los procesos que llevan acabo y pueden tener algunas ideas sobre como mejorarlos.

Construir una respresentacion grafica

En este punto se recopila la interaccion, se inicia el analisis y se crea el mapa de procesos de acuerdo con el diseño o metodologia definidos. La forma grafica mas comun para construirlo en un diagrama de flujo.

Fases del mapeo

Asegurarse de que todos los elementos sean correctos

Es necesario asegurarse que los puntos representados graficamente y su posicion en el diagrama de flujo sea correcta. Es de gran ayuda que todos los involucrados, directivos y figuras clave para la organizacion revisen el mapa para detectar inconsistencias.

Estudiar mejoras y optimizaciones

Una vez que el diagrama de flujo esta completo, es necesario analizar que mejoras se pueden realizar en el proceso. Este paso se realiza con el apoyo de la mejora continua, observando que pasos se pueden omitir o reducir distancias de traslado, de manera que el tiempo del proceso tambien sea menor.

Suoervisar los resultados

Luego de aplicar las mejoras se deben mostrar los resultados en el diagarama de flujo. El analisis de mejora continua no debe quedarse unicamente como una representacion grafica de lo que se debe mejorar, si no tambien implementarla en el proceso que este mapeado. Los resultados en la mayor parte de los productos se deben monitorear para asegurarse que la mejora fue correctamente implementada.