APplus ERP
Módulo de Administración de Archivos (DMS)
- Aprobaciones automatizadas.
- Alertas de vencimiento o revisión.
- Rutas según tipo de documento.
- Integración con módulos del ERP.
- Acceso seguro desde múltiples dispositivos.
Gestión centralizada de documentos
Automatización de flujos documentales
- Historial de ediciones completo.
- Comparación entre versiones.
- Recuperación de versiones anteriores.
- Filtros por metadatos o categorías.
- Etiquetas personalizadas.
- Búsqueda por texto (OCR).
Control de versiones y cambios
Clasificación y búsqueda avanzada
- Roles y restricciones personalizables.
- Registro de accesos y auditoría.
- Encriptación y respaldo de datos.
- Evidencia documental de procesos.
- Trazabilidad para auditorías.
- Reglas de retención documental.
Seguridad y permisos de acceso
Cumplimiento y normativas
Cumplimiento y Normativas
Evidencia documental de procesos: Cada etapa de un procedimiento queda respaldada con documentación asociada. Trazabilidad para auditorías: Garantiza que todos los documentos tienen un historial claro y accesible para revisión.
Reglas de retención documental: Define tiempos y condiciones de conservación o eliminación de documentos según ley.
Automatización de Flujos Documentales
Aprobaciones automatizadas: Define rutas de validación que agilizan la gestión sin depender de acciones manuales. Alertas de vencimiento o revisión: Notifica a los responsables sobre documentos pendientes de acción o caducidad.
Rutas según tipo de documento: Aplica flujos distintos para contratos, manuales, informes o certificados.
Control de Versiones y Cambios
Historial de ediciones completo: Registra cada modificación indicando usuario, fecha y detalle de los cambios realizados. Comparación entre versiones: Facilita visualizar diferencias entre versiones para validar ajustes o auditorías. Recuperación de versiones anteriores: Permite restaurar documentos a un estado anterior en caso de errores o ajustes incorrectos.
El módulo de Administración de Documentos (DMS) en APplus ERP centraliza y digitaliza la gestión de archivos, garantizando control de versiones, trazabilidad y acceso seguro a la documentación clave de cada área del negocio.
Esto es crucial para corporaciones multisectoriales, ya que facilita el cumplimiento normativo, la colaboración interdepartamental y la eficiencia operativa en procesos como auditorías, control de calidad, mantenimiento y gestión de proveedores.
Clasificación y Búsqueda Avanzada
Filtros por metadatos o categorías: Organiza documentos usando atributos como tipo, fecha, área o estado.
Etiquetas personalizadas: Permite asignar tags que facilitan la clasificación rápida y flexible.
Búsqueda por texto (OCR): Detecta texto en archivos escaneados para búsquedas completas, incluso en imágenes.
Gestión Centralizada de Documentos
Repositorio único: Almacena todos los documentos en una sola ubicación dentro del ERP, eliminando la dispersión de archivos.
Integración con módulos del ERP: Vincula documentos a procesos como compras, calidad, mantenimiento o ventas para fácil acceso contextual.
Acceso seguro desde múltiples dispositivos: Permite a usuarios autorizados consultar o editar documentos desde cualquier ubicación.
Seguridad y Permisos de Acceso
Roles y restricciones personalizables: Define qué usuarios o perfiles pueden ver, editar o eliminar documentos. Registro de accesos y auditoría: Monitorea toda interacción con los documentos para fines de seguridad o cumplimiento.
Encriptación y respaldo de datos: Protege la información mediante cifrado y copias de seguridad automáticas.
Módulo Administración de archivos
Asseco Solutions S.A. Guatemala
Created on November 29, 2024
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APplus ERP
Módulo de Administración de Archivos (DMS)
Gestión centralizada de documentos
Automatización de flujos documentales
Control de versiones y cambios
Clasificación y búsqueda avanzada
Seguridad y permisos de acceso
Cumplimiento y normativas
Cumplimiento y Normativas
Evidencia documental de procesos: Cada etapa de un procedimiento queda respaldada con documentación asociada. Trazabilidad para auditorías: Garantiza que todos los documentos tienen un historial claro y accesible para revisión. Reglas de retención documental: Define tiempos y condiciones de conservación o eliminación de documentos según ley.
Automatización de Flujos Documentales
Aprobaciones automatizadas: Define rutas de validación que agilizan la gestión sin depender de acciones manuales. Alertas de vencimiento o revisión: Notifica a los responsables sobre documentos pendientes de acción o caducidad. Rutas según tipo de documento: Aplica flujos distintos para contratos, manuales, informes o certificados.
Control de Versiones y Cambios
Historial de ediciones completo: Registra cada modificación indicando usuario, fecha y detalle de los cambios realizados. Comparación entre versiones: Facilita visualizar diferencias entre versiones para validar ajustes o auditorías. Recuperación de versiones anteriores: Permite restaurar documentos a un estado anterior en caso de errores o ajustes incorrectos.
El módulo de Administración de Documentos (DMS) en APplus ERP centraliza y digitaliza la gestión de archivos, garantizando control de versiones, trazabilidad y acceso seguro a la documentación clave de cada área del negocio. Esto es crucial para corporaciones multisectoriales, ya que facilita el cumplimiento normativo, la colaboración interdepartamental y la eficiencia operativa en procesos como auditorías, control de calidad, mantenimiento y gestión de proveedores.
Clasificación y Búsqueda Avanzada
Filtros por metadatos o categorías: Organiza documentos usando atributos como tipo, fecha, área o estado. Etiquetas personalizadas: Permite asignar tags que facilitan la clasificación rápida y flexible. Búsqueda por texto (OCR): Detecta texto en archivos escaneados para búsquedas completas, incluso en imágenes.
Gestión Centralizada de Documentos
Repositorio único: Almacena todos los documentos en una sola ubicación dentro del ERP, eliminando la dispersión de archivos. Integración con módulos del ERP: Vincula documentos a procesos como compras, calidad, mantenimiento o ventas para fácil acceso contextual. Acceso seguro desde múltiples dispositivos: Permite a usuarios autorizados consultar o editar documentos desde cualquier ubicación.
Seguridad y Permisos de Acceso
Roles y restricciones personalizables: Define qué usuarios o perfiles pueden ver, editar o eliminar documentos. Registro de accesos y auditoría: Monitorea toda interacción con los documentos para fines de seguridad o cumplimiento. Encriptación y respaldo de datos: Protege la información mediante cifrado y copias de seguridad automáticas.