communication OSBD

COMMUNICATION OSBD

OBSERVATION - SENTIMENT BESOIN - DEMANDE

Go!

tbcf tp cip

Objectifs

DEFINITION

Accueillir collectivement un public est une démarche de bon sens car, en effet, chaque heure de travail que le CIP passe a un coût pour son employeur et la Réunion d’Information Collective, comme son nom l’indique a pour but premier d’informer (et souvent en deuxième objectif, de faire adhérer). Cela signifie que cette réunion n’a rien d’obligatoire et que le public n'est pas encore inscrit dans vos actions et donc qu'il ne génère aucun financement.

La réalité d'une RIC est purement pragmatique : présenter un dispositif à 15 personnes en même temps divise par 15 le temps passé à le présenter individuellement. Cependant, elle demande autant d’effort de préparation et de présentation pour le Conseiller en Insertion Professionnelle.

POINTS DE VIGILANCE

• Les participants peuvent se sentir “contraints”

• Les participants ne se connaissent pas et/ou ne vous connaissent pas et/ou ne connaissent pas la structure

• Certains participants ne savent pas pourquoi ils sont là

• Certains appréhenderont peut être de devoir parler en public … d’interagir

• Le niveau d’intégration des information et la capacité d’attention ne sont pas les mêmes pour tout le monde

• Les profils des participants peuvent être très variés en termes de niveau, d’âge, fonctions…

• Suivant le profil des participants, les horaires et modalités de la réunion peuvent ne pas être adaptés

• Il faut prévoir et anticiper ces points

Phase de préparation

L'organisation technique

L’organisation matérielle

L’organisation pédagogique

L’organisation humaine

ÉCHANGE

ANIMATION

CLOTURE

ACCUEIL

Phase d’accueil

• Le CIP doit instaurer un climat convivial et bienveillant (il peut proposer un café de bienvenu)

• Il doit s’assurer que chacun est bien confortablement installé

• Il attend que tout le monde soit bien présent avant de démarrer pour éviter d’être interrompu ou de se répéter

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Phase d'échange

• En tant qu’animateur, le CIP doit s’assurer que tous les participants ont l’opportunité de s’exprimer : il peut directement solliciter des participants
• Il doit répondre clairement, concisément et précisément aux questions qui lui sont posées : les participants ne doivent pas manquer d’informations ou être face à des non-réponses
• Les échanges ne doivent pas s’écarter du sujet de la RIC et devenir hors propos

OBJECTIFS

• Donner une information globale et exhaustive sur une formation, un dispositif, un service, des droits … à un groupe de participants
• Présenter sa structure et la valoriser
• Donner envie aux participants d’adhérer à ce qui est proposé
• Apporter des réponses aux questions qui peuvent concerner le collectif
• Retenir l’attention et faire en sorte que les participants soient acteurs

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Phase de conclusion et de cloture

• Le CIP finit à l’heure prévue et clôt les débats, échanges 5 min avant
• Il rappelle la suite à donner à cette RIC et les coordonnées des contacts
• Il distribue les documents nécessaires : flyers, fiche de synthèse, plaquette de présentation avec coordonnées des contacts…
• Il salue et remercie collectivement l’assemblée puis individuellement chaque participant
• Il est le dernier à quitter les lieux : afin de se rendre disponible pour un échange individuel et pour ranger la salle

• Il veille aux comportements inappropriés et les rectifie en rappelant le cadre
• Il ne doit perdre de vue tout au long de la réunion ses objectifs (recentrer, limiter le débat, les prises de paroles) et le temps fixé
• Le CIP doit marquer des temps d’arrêt et questionner afin de s’assurer de la compréhension de tout le mondeIl tient différents rôles/postures durant son intervention

Phase d’animation

• Le CIP peut choisir de coupler sa phase d’animation avec la phase d’échange
• Le CIP commence à l’heure et salue l’assemblée et cela même si cela a été fait individuellement
• Il se présente, présente sa structure brièvement et les intervenants s’il y a
• Le CIP doit poser le cadre
• Il présente l’objet de son intervention (prestation, dispositif…)
• Le CIP anime la réunion de manière dynamique

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