Archivo De Tramite

Instituto Politécnico Nacional. Escuela Nacional de Bibliotecoomia y Archivonomia. Nombre de la Dúa: Gestión Documental y Archivo de Trámite. Nombre del Maestra: Medel Avila Mayola. Nombre de la Actividad: ARCHIVO DE TRÁMITE. Grupo: 2EX1. Nombre del Alumno: Jorge Iván Jiménez Reyes. Fecha de Entrega: 28/11/2024.

Es la unidad de archivo integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto.

¿Que es el Archivo en tramite?

• Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.
• Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.
• Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
• Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.
• Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.
• Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.

Funciones:

En esta definición podemos entender por qué esta actividad es fundamental para el buen funcionamiento de las áreas o unidades administrativas, ya que en el archivo de trámite es donde nacen los expedientes con los que se van apoyar dichas áreas como fuente de información para el desarrollo de sus tareas competentes y la toma de decisiones. Es por eso, que es necesario que los responsables de integrar los expedientes identifiquen claramente las funciones y competencias de sus áreas administrativas. Por experiencia propia puedo decir que dentro de la administración púbica, en algunas ocasiones no se logran integrar de manera adecuada los expedientes por no tener claro cuáles son las principales funciones plasmadas en nuestra normatividad, lo cual lleva a que comencemos a abrir expedientes de actividades y funciones que no corresponden a nuestras propias áreas, esto sin tomar en cuenta los elementos que se determinan para la integración de expedientes como son: guardar los expedientes en folders o carpetas con su portada indicada, integrar el expediente de manera cronológica, que correspondan a un mismo tema, de preferencia no ser perforados y el foliado correcto al cierre del expediente, esto con base en el numeral 6.4.5.3, inciso D, de los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública

Archivo de trámite de la Dirección de Clasificación de Archivos del Archivo General De Oaxaca.

Otros instrumentos de control con el que nos apoyamos son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, los cuales nos sirven para reflejar la estructura y organización archivística con base en las atribuciones y funciones de cada entidad, así como el registro general y sistemático que establece los valores, vigencias, plazos de conservación y disposiciones documentales respectivamente. Estos instrumentos son de gran ayuda ya que a través de ellos tenemos la pauta para conocer el valor de un expediente y así poder determinar si contiene algún valor histórico de interés público o de trascendencia para el estado o a la nación y así ser transferido al archivo histórico, o en su caso, ser destruído mediante el proceso de baja documental como destino final.

Documentación en resguardo en el archivo de concentración del Archivo General

En general, se puede reconocer que los archivos tienen un gran valor e importancia no solo dentro de la administración pública para su buen funcionamiento, sino también para la sociedad en general, ya que a través de ellos se quedan registradas las decisiones y actos que realizamos como servidores públicos, derivados de nuestras facultades y responsabilidades establecidas en las disposiciones jurídicas correspondientes; son una fuente fiable de información mediante el cual podemos enriquecer nuestro conocimiento del quehacer diario de la administración pública y garantizar la transparencia gubernamental. Los expedientes que hoy se integran en los archivos de trámite, en el futuro, serán parte de una memoria histórica, nuestros archivos presentes nos ayudarán a reconstruir el pasado y al mismo tiempo construir un mejor futuro para la sociedad.

Archivo

Bibliografía.Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México. (s/f). Org.mx. Recuperado el 29 de noviembre de 2024, de https://infocdmx.org.mx/index.php/archivo-de-tr%C3%A1mite.html Archivo de Trámite. (s/f). Gob.mx. Recuperado el 29 de noviembre de 2024, de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/archivo-de-tramite/