Actividad 5. Auditoría Aplicada Gabriela Flores Aguilar 28112024

Atividad 5. Auditoría Aplicada a los Archivos

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Diagnóstico y Auditoría Archivística Profesora: Mtra. en GDyAA. Evelin Adriana Zea Elizalde FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo 5EX01 Boleta 20230D0023 28 de noviembre de 2024.

3.3 Informe de resultados3.3.1 Planificación ejecutiva 3.3.2 Cédulas analíticas 3.3.3 resumen ejecutivo 3.4 Soluciones basadas en resultados Conclusión Bibliografía

Introducción 3.1 Procesamiento para realizar la auditoría 3.1.1 Planificación 3.1.2 Objetivos 3.1.3 Alcances 3.1.4 Criterios 3.1.5 Equipo auditor 3.2 Proceso de ejecución3.2.1 Notificación 3.2.2 Ejecución

ÍNDICE

La auditoría archivística constituye una herramienta fundamental para asegurar la calidad y el cumplimiento en la gestión de archivos dentro de una organización. Mediante un enfoque organizado y sistemático, este proceso permite analizar el estado de los archivos, verificando su conformidad con las normativas vigentes, su organización, conservación y accesibilidad. Asimismo, tiene como objetivo detectar áreas de mejora y fomentar buenas prácticas archivísticas que fortalezcan la transparencia y la eficiencia institucional. La auditoría incluye etapas clave, desde la planificación y recopilación de información, hasta la presentación de un informe final que detalla los hallazgos, las recomendaciones y un plan de acción orientado a optimizar la gestión documental.

iNTRODUCCIÓN

El procedimiento para realizar la auditoría archivística es un conjunto sistemático de pasos diseñados para evaluar la gestión de los archivos de una institución. Este proceso incluye la preparación y planificación de la auditoría, la recolección de información a través de entrevistas y revisiones físicas de los archivos, la aplicación de cédulas analíticas para verificar el cumplimiento de normativas, y la elaboración de un informe final que documente los hallazgos y recomendaciones. Su objetivo es asegurar la correcta administración, conservación y acceso a la documentación, promoviendo la transparencia y la eficiencia en la gestión documental.

3.1 Procedimiento para realizar la auditoría

• Alcance: Establecer el alcance de la auditoría, incluyendo las áreas y tipos de archivos a revisar.

• Documentación: Reunir normativas, catálogos de disposición documental y otros documentos relevantes.

Fase inicial que implica la organización de recursos, actividades y documentación para realizar la auditoría, asegurando que se establezcan objetivos y alcance adecuados antes de la ejecución.

3.1.1 Planificación

• Propósito: Definir por qué se está realizando la auditoría.
• Específicidad: Formular objetivos que sean claros y específicos.
• Medición: Asegurar que los objetivos sean medibles.
• Plazos: Definir un marco temporal para alcanzar cada objetivo.
• Alineación: Asegurar que los objetivos estén alineados con las normativas y políticas archivísticas vigentes.
• Resultados: Especificar qué resultados se esperan de la auditoría.
• Revisar: Revisar los objetivos con el equipo de auditoría y ajustar según sea necesario para asegurar que sean realistas y alcanzables.

3.1.2 Objetivos

Se refiere a la delimitación y especificación de los límites, objetivos y actividades que se llevarán a cabo en un proyecto o proceso. En el contexto de una auditoría archivística, el alcance define qué áreas, documentos, procesos y unidades administrativas serán evaluados, así como los criterios y normativas que se aplicarán durante la auditoría. Un alcance bien definido ayuda a evitar confusiones, establece expectativas claras y facilita la planificación y ejecución del proceso de auditoría.

3.1.3 Alcances

Son principios, normas o pautas que se utilizan para evaluar, clasificar o tomar decisiones en un proceso determinado. En el contexto de una auditoría archivística, los criterios son los estándares y parámetros que guían la evaluación de la gestión documental, la organización de archivos y el cumplimiento de normativas.

3.1.4 Criterios

Aspectos a incluir:

• Cumplimiento Normativo: Verificación de que los documentos y procesos cumplen con las leyes y regulaciones archivísticas aplicables.

• Calidad de la Documentación: Evaluación de la integridad, precisión y accesibilidad de los documentos archivados.

• Eficiencia en la Gestión: Análisis de la efectividad de los procesos de producción, circulación y conservación de documentos.

• Conservación y Seguridad: Revisión de las medidas implementadas para proteger y conservar los documentos.

3.1.4 Criterios

Un equipo auditor debe poseer una serie de características clave que aseguren el éxito del proceso. Estas características incluyen: 1. Conocimiento Especializado: Los miembros del equipo deben tener formación y experiencia en archivística, gestión documental y normativas relacionadas. 2. Objetividad e Imparcialidad: El equipo debe ser capaz de realizar la auditoría de manera objetiva, sin prejuicios ni influencias externas.

3.1.5 Equipo auditor

6. Adaptabilidad: El equipo debe ser flexible y capaz de adaptarse a diferentes situaciones y entornos. 7. Ética Profesional: Los auditores deben adherirse a altos estándares éticos, asegurando la confidencialidad de la información y actuando con integridad en todas las etapas de la auditoría. 8. Capacidad de Resolución de Problemas: Deben ser capaces de identificar problemas y proponer soluciones prácticas y viables, considerando las limitaciones y recursos de la institución auditada.

3.1.5 Equipo auditor

9. Habilidades de Análisis: Los auditores deben poseer habilidades analíticas para evaluar la información, identificar problemas y proponer soluciones efectivas. 10. Capacidad de Comunicación: Es fundamental que el equipo pueda comunicarse de manera clara y efectiva, tanto en la recopilación de información como en la presentación de hallazgos y recomendaciones. 11. Trabajo en Equipo: La colaboración y el trabajo en equipo son esenciales para abordar diferentes aspectos de la auditoría.

3.1.5 Equipo auditor

Implica una serie de pasos sistemáticos que permiten llevar a cabo la evaluación de la gestión documental y el cumplimiento de normativas.

3.2 Proceso de ejecución

Planificación

Recolección de Información

Evaluación de Procesos

Identificación de Hallazgos

Elaboración de Informe

Presentación de resultados

Seguimiento

3.2 Proceso de ejecución

Proceso formal que se utiliza para informar a las partes interesadas sobre la realización de una auditoría archivística, así como para comunicar los hallazgos y recomendaciones resultantes. A continuación se describen los aspectos clave relacionados con la notificación en este contexto: 1. Notificación Inicial:

• Objetivo: Informar a la institución sobre la programación de la auditoría, su alcance y los objetivos específicos.
• Contenido: Debe incluir detalles sobre el equipo auditor, el cronograma de actividades, y la importancia de la auditoría para la mejora de la gestión documental.
• Destinatarios: Generalmente se notifica a la alta dirección, responsables de archivos y otras partes interesadas relevantes.

3.2.1 Notificación

2. Notificación de Hallazgos:

• Objetivo: Comunicar los resultados de la auditoría a las partes interesadas.

• Contenido: El informe de auditoría debe resumir los hallazgos, clasificados como "cumple", "cumple parcialmente" o "no cumple", y recomendaciones específicas para mejorar la gestión archivística.

• Formato: Puede ser un documento escrito, una presentación o una reunión formal para discutir los resultados.

3.2.1 Notificación

3. Notificación de Recomendaciones:

• Objetivo: Asegurar que las recomendaciones sean entendidas y consideradas para su implementación.

• Contenido: Detallar las acciones sugeridas, plazos y responsables para llevar a cabo las mejoras necesarias.

• Seguimiento: Es importante establecer un mecanismo para el seguimiento de la implementación de las recomendaciones.

3.2.1 Notificación

4. Notificación de Cierre:

• Objetivo: Informar a la institución sobre la finalización del proceso de auditoría y la aceptación de los hallazgos y recomendaciones.

• Contenido: Resumen de las acciones tomadas en respuesta a las recomendaciones y cualquier plan de auditoría futura.

3.2.1 Notificación

5. Documentación:Registro de todas las notificaciones realizadas, con fechas, destinatarios y contenido para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de auditoría.

3.2.1 Notificación

Fase crítica que implica la implementación de los planes establecidos durante la fase de planificación. 1. Inicio:

• Reunión de Apertura: Reunión inicial con el personal clave de la institución para presentar al equipo auditor, discutir el alcance y los objetivos de la auditoría, y aclarar cualquier duda.

• Confirmación de Recursos: Disposición de los recursos necesarios (documentación, acceso a archivos, personal) para llevar a cabo la auditoría.

3.2.2 ejecución

2. Datos:

• Revisión Documental: Analizar documentos relevantes, como políticas de gestión documental, manuales de procedimientos, catálogos de disposición documental y registros de archivo.

• Entrevistas: Realizar entrevistas con el personal encargado de la gestión de archivos para obtener información sobre los procesos y prácticas actuales.

3.2.2 ejecución

• Observación Directa: Visitar las instalaciones donde se almacenan los archivos para evaluar las condiciones físicas, la organización y el acceso a los documentos.

• Confirmación de Recursos: Disposición de los recursos necesarios (documentación, acceso a archivos, personal) para llevar a cabo la auditoría.

3.2.2 ejecución

3. Evaluación de Procesos:

• Análisis de Cumplimiento: Comparar las prácticas observadas con las normativas y estándares establecidos para la gestión documental.

• Identificación de Deficiencias: Detectar áreas donde no se cumplen los requisitos normativos o donde hay oportunidades de mejora en la gestión de archivos.

3.2.2 ejecución

4. Documentación de Hallazgos:

• Registro de Observaciones: Documentar todos los hallazgos, incluyendo tanto los aspectos positivos como las deficiencias encontradas.

• Clasificación de Hallazgos: Organizar los hallazgos en categorías que faciliten su análisis y presentación, como "cumple", "cumple parcialmente" o "no cumple".

3.2.2 ejecución

5. Informe Preliminar:

• Redacción: Preparar un informe preliminar que resuma los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

• Revisión Interna: Realizar una revisión interna del informe para asegurar su claridad y precisión antes de presentarlo a la dirección.

3.2.2 ejecución

Documento formal que presenta los hallazgos, conclusiones y recomendaciones derivadas del proceso de auditoría. 1. Portada:

• Título del informe.
• Nombre de la entidad auditada.
• Fecha de la auditoría.
• Nombre del equipo auditor.

2. Índice: Listado de secciones y subsecciones del informe con sus respectivas páginas para facilitar la navegación.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

3. Introducción:

• Objetivo de la Auditoría: Describir el propósito de la auditoría, incluyendo los objetivos específicos que se pretendían alcanzar.

• Alcance de la Auditoría: Definir los límites de la auditoría, incluyendo las áreas, procesos y tipos de documentos revisados.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

4. Metodología:

• Describir el enfoque y las técnicas utilizadas para llevar a cabo la auditoría, como entrevistas, revisión documental y observación directa.
• Mencionar las cédulas analíticas utilizadas para la verificación de procesos archivísticos.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

5. Hallazgos:

• Clasificación de Hallazgos: Presentar los hallazgos organizados en categorías, como "cumple", "cumple parcialmente" y "no cumple".
• Descripción Detallada: Para cada hallazgo, proporcionar una descripción clara y concisa, incluyendo ejemplos específicos y evidencias recopiladas durante la auditoría.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

6. Análisis de Cumplimiento:

• Evaluar el grado de cumplimiento de la entidad con respecto a las normativas y estándares de gestión documental.
• Identificar las áreas de fortaleza y las deficiencias encontradas.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

7. Recomendaciones:

• Proporcionar recomendaciones específicas y prácticas para abordar las deficiencias identificadas.
• Incluir sugerencias sobre cómo mejorar los procesos de gestión documental y asegurar el cumplimiento normativo.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

8. Conclusiones:

• Resumir los hallazgos más significativos y su impacto en la gestión archivística de la entidad.
• Destacar la importancia de implementar las recomendaciones para mejorar la eficiencia y la transparencia en la administración de archivos.

3.3 INFORME DE RESULTADOS

Una presentación ejecutiva archivística es un documento diseñado para comunicar de manera clara y concisa los resultados de una auditoría o evaluación del sistema de gestión documental de una entidad. Su objetivo es informar a la alta dirección y otros interesados sobre el estado actual de los archivos, el cumplimiento de normativas, las fortalezas y debilidades del sistema, así como las recomendaciones para mejorar la gestión archivística.

3.3.1 Presentación ejecutiva

Herramienta de verificación y control, cuyo propósito es recopilar y analizar información específica sobre el cumplimiento de normativas, procedimientos y obligaciones en una entidad o unidad administrativa.

• Evaluación: Utilizar cédulas analíticas para registrar el cumplimiento de las disposiciones, anotando "cumple", "cumple parcialmente" o "no cumple".
• Hallazgos: Describir los hallazgos y situaciones encontradas, emitiendo recomendaciones correspondientes.

3.3.2 Cédulas analíticas

Documento breve que sintetiza los puntos clave de un informe más extenso, proyecto o propuesta, cuyo propósito es proporcionar a los lectores, especialmente a aquellos en posiciones de toma de decisiones, una visión clara y concisa de la información más relevante, permitiéndoles entender rápidamente los aspectos fundamentales sin necesidad de leer el documento completo.

3.3.3 RESUMEN EJECUTIVO

Son enfoques que se centran en la obtención de resultados específicos y medibles en la implementación de proyectos, programas o políticas. Este enfoque se utiliza comúnmente en la gestión de proyectos, la planificación estratégica y la evaluación de programas, y se basa en la premisa de que las acciones deben ser diseñadas y ejecutadas con el objetivo de lograr resultados concretos y positivos.

• Enfoque en Resultados
• Medición y Evaluación
• Adaptabilidad
• Participación de Interesados
• Responsabilidad

3.4 Soluciones basadas en resultados

La auditoría aplicada a los archivos es un proceso indispensable para garantizar una gestión documental eficiente, transparente y alineada con las normativas vigentes. Este procedimiento permite identificar fortalezas y áreas de mejora en la organización, conservación y accesibilidad de los archivos, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales. Además, fomenta la adopción de buenas prácticas archivísticas y asegura la preservación del patrimonio documental, promoviendo tanto la rendición de cuentas como el acceso a la información. En conclusión, la auditoría archivística no solo es una herramienta de control y evaluación, sino también un motor para la mejora continua en la gestión de los archivos.

CONCLUSIÓN

• Archivo General del Estado de México. (2024). La importancia de la auditoría archivística. En linea: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/importancia_de_auditoria_archivistica.pdf Recuperado el 21 de octubre de 2024.

• Guía para la auditoría archivística (2015) México, Archivo General de la Nación / Secretaría de Gobernación.

BIBLIOGRAFÍA