Valoración Secundaria: Selección y Conservación

Licenciatura en Archivonomía

Ecatepec de Morelos, Estado de México, 28 de noviembre de 2024

Profesora: Mendel Ávila Mayola

Alumna: Cabrera Gutiérrez Mayra Yesenia-20204D0008

“T2-U3 - Valoración Secundaria: Selección y Conservación”

Archivo de Concentración

Valoración Secundaria

La valoración documental secundaria es un proceso clave dentro de la gestión documental, ya que determina el destino final de los documentos producidos o recibidos por una institución. Este análisis tiene como objetivo principal identificar los valores secundarios de la documentación: testimonial, evidencial e informativa, los cuales trascienden su utilidad administrativa, fiscal o legal original.Este procedimiento permite seleccionar y conservar aquellos documentos que poseen una relevancia histórica, cultural o social, asegurando su preservación en archivos históricos para el acceso público o la investigación. Asimismo, facilita la eliminación de documentación sin valor permanente, contribuyendo a la eficiencia organizacional y evitando la explosión documental. En un contexto institucional, la valoración secundaria no solo preserva la memoria colectiva, sino que también apoya la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo.

introducción

Objetivos

• Cumplir con la normativa archivística vigente: Atender lo dispuesto en la Ley General de Archivos y otras disposiciones aplicables para garantizar una adecuada gestión documental.

• Determinar valores documentales secundarios: Identificar los documentos que poseen valores testimoniales, evidenciales e informativos, fundamentales para la preservación histórica y cultural.

• Establecer plazos de conservación: Definir las vigencias documentales para determinar el destino final de los documentos, ya sea su conservación permanente o eliminación.

• Promover la eficiencia en la gestión documental: Reducir el volumen de archivos innecesarios, evitando la explosión documental y mejorando el uso del espacio y los recursos.

Objetivos

• Facilitar la toma de decisiones: Proveer información clara y precisa para decidir sobre la transferencia, conservación o eliminación de los documentos según su relevancia.
• Preservar la memoria institucional y social: Asegurar que los documentos de valor histórico y cultural queden accesibles para futuras generaciones e investigaciones.
• Fomentar la transparencia y el acceso a la información: Garantizar que la documentación relevante esté disponible para la ciudadanía, fortaleciendo la rendición de cuentas y el acceso público.

Valores secundarios

La valoración documental secundaria identifica los valores que trascienden la función original de los documentos. Estos valores son fundamentales para determinar la conservación o eliminación de la documentación y se clasifican en tres tipos principales:

1. Valor Testimonial
2. Valor Evidencial
3. Valor Informativo

Valores secundarios

Valor TestimonialRepresenta la importancia del documento como testimonio de cambios legales, administrativos o institucionales. Este valor permite documentar la evolución de políticas, reglamentos, procedimientos y leyes, reflejando transformaciones significativas en la historia de la institución o del país.

Valores secundarios

Valor EvidencialSe refiere al valor que tiene el documento como evidencia de la organización, origen y desarrollo de la institución. Los documentos con este valor registran hechos relacionados con la estructura operativa, los procedimientos y los logros de la entidad, aportando información esencial sobre su funcionamiento y evolución.

Valores secundarios

Valor InformativoEs la utilidad del documento para proporcionar información relevante más allá de su propósito original. Estos documentos suelen contener datos históricos, sociales, económicos o culturales que pueden servir como referencia para investigaciones, análisis o decisiones futuras.

Criterios de Selección

La selección de documentos en el proceso de valoración secundaria se realiza aplicando los siguientes criterios, diseñados para determinar su relevancia y decidir su destino final.

• Criterio diplomático
• Criterio de contenido
• Criterio de utilización
• Criterio de relevancia social e institucional
• Criterio de clasificación y acceso

Criterios de Selección

Criterio diplomático Evalúa la autenticidad y originalidad del documento, considerando:

• Los documentos originales (con firmas autógrafas, sellos o miembros oficiales) tienen mayor valor.
• Las copias, siempre que existan originales accesibles, son susceptibles de eliminación.

Criterios de Selección

Criterio de contenido Prioriza los documentos que:

• Contengan información significativa para reconstruir la historia institucional o documentar eventos de gran relevancia.
• Sean fuentes oficiales de información o referencias esenciales para la investigación histórica o social.
• No posean información duplicada o recopilada en otros documentos.

Criterios de Selección

Criterio de utilizaciónSe considera la frecuencia y necesidad de consulta, seleccionando documentos que:

• Hayan sido objeto de demanda frecuente durante su ciclo de vida activo o semiactivo.
• Por su origen, periodo cronológico o contenido, se espere que sean utilizados para investigaciones futuras.
• No justifiquen su conservación debido a un estado de deterioro extremo o al alto costo de restauración.

Criterios de Selección

Criterio de relevancia social e institucionalEvalúa la trascendencia de la documentación desde tres perspectivas:

• Testimonio: Representación de cambios históricos, normativos o sociales.
• Probatorio: Registro de operaciones o funciones clave de la institución.
• Informativo: Fuente de datos relevantes para investigaciones futuras.

Criterios de Selección

Criterio de clasificación y accesoDetermina el estatus de la información respecto a su accesibilidad, considerando:

• Los documentos con datos personales o información confidencial deben ser manejados conforme a normativas específicas.
• Los documentos sin valor secundario deben ser eliminados con base en las disposiciones de la Ley General de Archivos.

• Digitalización y conservación
• DigitalSeguimiento y monitoreo
• Baja documental y eliminación

Los procedimientos para la conservación de documentos seleccionados en base a su valor secundario siguen un enfoque sistemático y técnico para garantizar que la documentación se preserve adecuadamente y se mantenga accesible a lo largo del tiempo.Estos procedimientos incluyen las siguientes etapas:

• Análisis y determinación de valores
• Clasificación archivística
• Transferencia secundaria
• Restauración y conservación preventiva

Procedimientos para la Conservación

Procedimientos para la Conservación

Análisis y determinación de valores

• Identificación de valores secundarios: Se analiza cada documento o serie documental para determinar si posee valor testimonial, evidencial o informativo. Este análisis debe considerar la trascendencia histórica, cultural y social de los documentos.
• Clasificación de documentos: Los documentos se organizan según su valor y destino final, asegurando que se conserva solo la información más relevante.

Procedimientos para la Conservación

Clasificación archivística

• Creación de catálogos y registros: Se realiza un Catálogo de Disposición Documental que incluye los valores documentales, los plazos de conservación y la vigencia de los documentos.
• Agrupación por series y secciones: Los documentos se clasifican en secciones y series de acuerdo con su contenido y función dentro de la institución, respetando el orden original y la procedencia para facilitar su gestión y futura consulta.

Procedimientos para la Conservación

Transferencia secundaria

• Traslado a archivos históricos: Los documentos que poseen valores secundarios se transfieren a archivos históricos o áreas de conservación permanente, garantizando su preservación a largo plazo.
• Condiciones de almacenamiento: Se deben emplear métodos adecuados de conservación física, como el control de temperatura, humedad y protección contra la luz, insectos y otros factores de deterioro.

Procedimientos para la Conservación

Restauración y conservación preventiva

• Restauración de documentos deteriorados: Si los documentos seleccionados para conservación están en mal estado, se deben aplicar técnicas de restauración para detener el proceso de deterioro y preservar su integridad.
• Conservación preventiva: Se implementan medidas para prevenir el deterioro, como el uso de materiales archivísticos adecuados (papel, cajas, fundas) y la creación de un ambiente controlado.

Procedimientos para la Conservación

Digitalización y conservación digital

• Digitalización de documentos: Para facilitar el acceso y proteger los documentos originales, se recomienda la digitalización de aquellos documentos con un alto valor informativo y testimonial.
• Archivos electrónicos: Se debe garantizar la correcta gestión de documentos digitales, incluyendo la preservación de su formato original y la implementación de sistemas de respaldo y seguridad.

Procedimientos para la Conservación

Seguimiento y monitoreo

• Monitoreo continuo: Se realiza un seguimiento periódico de las condiciones de los archivos históricos y la documentación preservada, asegurando que se mantengan en condiciones óptimas.
• Reevaluación de valores: Con el tiempo, se puede realizar una reevaluación de los valores documentales para asegurar que los documentos aún conserven su relevancia histórica o social.

Procedimientos para la Conservación

Baja documental y eliminación

• Eliminación de documentos sin valor secundario: Los documentos que no cumplen con los criterios de conservación se eliminan de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurando que su eliminación no afecta el patrimonio institucional ni el acceso a la información pública.
• Eliminación controlada: La baja documental debe ser gestionada de manera controlada, documentando el proceso de eliminación y siguiendo las normativas pertinentes para asegurar la transparencia.

Resultados esperados

El proceso de valoración secundaria y conservación documental tiene como objetivo final asegurar la gestión adecuada de la documentación y su preservación a largo plazo. Los resultados esperados incluyen:

• Conservación selectiva de documentos relevantes
• Optimización del espacio y los recursos
• Mejora en la transparencia y acceso a la información
• Fortalecimiento del patrimonio documental institucional
• Cumplimiento normativo y legal
• Reducción de la explosión documental

Resultados esperados

Conservación selectiva de documentos relevantes

• Preservación de documentos con valor histórico, cultural y social, asegurando que aquellos que tienen una trascendencia a largo plazo sean transferidos a archivos históricos o conservados de manera adecuada.
• Reducción de la carga documental, conservando solo los documentos esenciales y eliminando aquellos sin valor secundario.

Resultados esperados

Optimización del espacio y los recursos

• Evitar la acumulación innecesaria de documentos, reduciendo el volumen de los archivos de trámite y concentración, lo cual mejora la eficiencia en la gestión archivística.
• Mejor utilización de los recursos, tanto materiales (espacio de almacenamiento) como humanos (tiempo dedicado a la gestión de documentos irrelevantes).

Resultados esperados

Mejora en la transparencia y acceso a la información

• Facilitar el acceso público a la información relevante al asegurar que los documentos de valor informativo, testimonial o evidencial estén organizados y disponibles para futuras investigaciones.
• Promover la rendición de cuentas mediante la preservación de documentos clave que documentan el funcionamiento y las decisiones institucionales.

Resultados esperados

Fortalecimiento del patrimonio documental institucional

• Consolidación de la memoria institucional y social, preservando los documentos que reflejan la evolución y el impacto de las políticas y actividades de la organización.
• Refuerzo de la identidad histórica a través de la conservación de aquellos documentos que cuentan la historia de la institución, su desarrollo y sus contribuciones a la sociedad.

Resultados esperados

Cumplimiento normativo y legal

• Asegurar que la gestión documental se realiza conforme a las normativas vigentes, como la Ley General de Archivos, cumpliendo con los plazos de conservación establecidos y promoviendo la transparencia y la protección de datos personales.

Resultados esperados

Reducción de la explosión documental

• Eliminación de documentos innecesarios que no aportan valor a largo plazo, evitando la saturación excesiva de archivos y asegurando un ambiente de trabajo más organizado y eficiente.

La valoración secundaria es un proceso esencial para la gestión archivística, ya que permite determinar el destino final de los documentos y asegurar que solo aquellos con valor histórico, social o informativo sean conservados de manera permanente. A través de la selección basada en los valores secundarios, se protege la memoria institucional y se facilita el acceso a información relevante para la sociedad y futuras investigaciones.Los procedimientos de análisis, clasificación y transferencia permiten que los documentos relevantes sean preservados en archivos históricos, mientras que aquellos sin valor secundario pueden ser eliminados, optimizando los recursos y espacio. Por otro lado, este proceso contribuye a la transparencia, la rendición de cuentas y la eficacia en la gestión pública, cumpliendo con las normativas establecidas. En resumen, la evaluación secundaria no solo preserva la historia y el documental, sino que también mejora la eficiencia organizacional, garantizando la conservación de los documentos que tienen un impacto duradero en la memoria colectiva y en la toma de decisiones a nivel institucional y social.

Conclusión

• Acuerdo por el que se establecieron diversas acciones para la transferencia de documentos históricos relacionados con violaciones de derechos humanos. Diario Oficial de la Federación (DOF), 28 de febrero de 2019.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación (DOF), 15 de mayo de 2017.
• Criterios para la Valoración Documental. Consejo Nacional para Prevenir la Discriminación (CONAPRED), junio de 2023.
• Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del Ejecutivo Federal. Diario Oficial de la Federación (DOF), 4 de mayo de 2016.

Referencias

GRACIAS