MÓDULO 4. MGI ATENCIÓN A EMPRESAS

Modelo de Gestión Integral: Atención a Empresas

(Formador de Formadores)

Módulo 4. Acercamiento a las novedades en la gestión de candidaturas

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Índice

Introducción

Objetivos

Contexto

La gestión de candidaturas según la modalidad de la oferta de empleo

4.1

El proceso de gestión de candidaturas para la entidad

4.2

4.3

El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

4.4

El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

Ideas clave

Introducción

Introducción

A lo largo del presente módulo se lleva a cabo una aproximación al proceso de gestión de candidaturas en el marco del nuevo proceso de intermediación, que establece el Modelo de Gestión Integral del SAE. Abordaremos desde la definición del propio proceso de gestión de candidaturas, pasando por las diferencias que presenta según la modalidad de oferta, hasta la interrelación de cada uno de los agentes participantes (entidad, demandante de empleo y personal técnico de empleo) con las herramientas tecnológicas (Portal Web SAEmpleo y SILA) puestas a su disposición.

Nota: Las imágenes que aparecen en este módulo correspondientes, tanto a SILA como al portal Web SAEmpleo, son prototipos no validados, por lo que pueden diferir con su versión definitiva.

Objetivos

Objetivos

A lo largo de esta unidad pretendemos alcanzar los siguientes objetivos:

Establecer un concepto común para la gestión de candidaturas

Conocer los cambios introducidos en la gestión de candidaturas

Diferenciar la gestión de candidaturas según la modalidad de oferta

Conocer las diferentes opciones que presenta la gestión de candidaturas en función de la modalidad de oferta que se trate.

Acercarnos a las novedades que se han incorporado a la gestión de candidaturas desde el punto de vista de los diferentes perfiles de usuarios.

Definir el proceso de gestión de candidaturas y fijar su alcance, con objeto de unificar su concepto.

Contexto

Contexto

¿Qué entendemos por gestión de candidaturas?

De forma general, entenderemos la gestión de candidaturas como el proceso que conduce a la selección de las personas candidatas de entre todas las disponibles o participantes durante la gestión de la oferta de empleo y, que se inicia con la difusión de la oferta o con el emparejamiento, en el caso de ofertas vinculadas a programas o planes de empleo. Los cambios introducidos en el nuevo modelo de intermediación del SAE también han conllevado una serie de profundas modificaciones en la gestión de candidaturas, derivadas principalmente, del modo de gestión de las diferentes modalidades de ofertas, que hemos analizado en el módulo anterior.

Contexto

Se ha comprobado que el proceso de gestión de candidaturas que durante los últimos años ha perdurado en el SAE adolecía de determinadas funcionalidades básicas y se caracterizaba por ser:

Con insuficiente información para las personas candidatas

Un sistema poco ágil

De escasa relevancia para el SAE

Externo al sistema para las empresas

La rigidez del proceso provoca, falta de eficiencia. Por ej. en el envío del informe de preselección, la solicitud de nuevas candidaturass, la ampliación del plazo de publicación,...

Las personas candidatas disponen de escasa información sobre su situación en los procesos de selección en los que participaban.

Tradicionalmente, la atención prestada por el SAE a este proceso ha sido secundaria.

Las entidades empleadoras debían realizar la selección de sus ofertas y anuncios al margen de los sistemas del SAE y a través de sus propios medios.

Contexto

Principales mejoras que presenta el proceso de gestión de candidaturas:

Partiendo de la situación de contexto descrita se aborda el diseño del nuevo proceso de gestión de candidaturas, con el objetivo en mente de incorporar una serie de mejoras enfocadas en los diferentes perfiles que operan en este proceso:

Entidad

Personal técnico

Persona candidata

(Hacer click en los iconos para ampliar información)

4.1

La gestión de candidaturas según la modalidad de la oferta de empleo

4.1 La gestión de candidaturas según la modalidad de oferta de empleo

Por lo que a la gestión de candidaturas respecta, la principal diferencia entre las distintas modalidades de ofertas de empleo que hemos visto en la unidad anterior, radica en si es el SAE quien lleva a cabo la preselección o no. De esta forma, podemos hablar de:

• Gestión de candidaturas sin preselección del SAE, aplicable a las ofertas autogestionadas sin preselección.
• Gestión de candidaturas con preselección del SAE, vinculadas a las ofertas autogestionadas con preselección, ofertas con asesoramiento experto y singulares.

A continuación se detallarán las características de cada una de ellas.

4.1 La gestión de candidaturas según la modalidad de oferta de empleo

Oferta Autogestionada sin preselección

La gestión de candidaturas en esta modalidad de oferta es realizada directa y exclusivamente por la entidad, de acuerdo con sus propios criterios y necesidades y, sin la participación activa del SAE. La entidad puede iniciar el proceso de gestión de candidaturas desde el momento en el que al menos una persona demandante de empleo se inscribe en la oferta de empleo. Este tipo de gestión es recomendada cuando prima o se quiere priorizar la agilidad y celeridad del proceso frente a otros intereses. Por lo tanto, las candidaturas se ponen a disposición de la entidad según su orden de inscripción en la oferta.

4.1 La gestión de candidaturas según la modalidad de oferta de empleo

Oferta Autogestionada con preselección,

con asesoramiento experto y singular

La gestión de candidaturas en estas modalidades de oferta no se inicia hasta que no finaliza el periodo de difusión de la oferta. Es en ese momento, cuando el sistema realiza la ordenación de las candidaturas, en función de los posibles requisitos valorables previamente establecidos en el formulario de oferta. A continuación el SAE realiza la comprobación de disponibilidad e idoneidad de las personas candidatas inscritas en la oferta, tomando como referencia las necesidades y requisitos planteados previamente por la empresa.

4.1 La gestión de candidaturas según la modalidad de oferta de empleo

+ info

La entidad, de acuerdo a sus intereses, podrá acordar con el personal técnico de empleo que las personas candidatas preseleccionadas sean puestas a su disposición conforme sean preseleccionadas de una a una, según se avanza en la comprobación, o en bloque, una vez finalizado este proceso y alcanzado el número máximo de candidaturas establecido o el total de personas inscritas en la oferta. Se elaborarán pautas que desarrollen la actuación del personal técnico que abordarán esta y otras cuestiones relacionadas con la gestión de candidaturas. Desde el momento en el que las personas candidatas se muestran en el Área de empresas, ésta podrá iniciar la selección de las más idóneas para ocupar el puesto o los puestos ofertados.

4.2

El proceso de gestión de candidaturas para la entidad

4.2 El proceso de gestión de candidaturas para la empresa

Desde el punto de vista de la entidad

El nuevo proceso de gestión de candidaturas permite a la entidad llevar a cabo la selección de las personas candidatas desde su área privada en el Portal SAEmpleo, asignándole a cada una un resultado. La entidad puede comenzar su proceso de selección a partir del momento en el que cuenta con, al menos, una persona candidata vinculada a la oferta de empleo. Para realizar esta selección, la entidad dispone de un listado dinámico y configurable, donde puede visualizar las candidaturas recibidas para la oferta de empleo y, desde el que puede filtrar, reordenar, visualizar el CV y asignar un resultado a cada persona candidata, de acuerdo con su criterio y valoración.

4.2 El proceso de gestión de candidaturas para la empresa

Tal y como ya se ha mencionado, desde su área privada del Portal Web SAEmpleo, la entidad puede llevar a cabo el proceso completo de gestión de candidaturas; desde que una persona se inscribe en la oferta o se le facilita por parte del SAE, hasta que da por concluida la selección de las más idóneas. Siempre de acuerdo con sus criterios e intereses o necesidades. Se trata de un nuevo espacio que viene a cubrir una demandada necesidad por parte de las entidades empleadoras.

+ info

(Hacer click en la imagen para ampliar)

4.2 El proceso de gestión de candidaturas para la empresa

El nuevo espacio para la gestión de candidaturas brinda a la entidad la posibilidad de llevar a cabo la selección de las mejores candidaturas mediante el acceso a información de su interés y el empleo de funcionalidades facilitadoras. Concretamente dispone de las siguientes opciones:

Filtrado de candidaturas

Reordenación

1, 2, 3

Listado dinámico

Consulta de CV

Situación

+ info

(Hacer click en cada opción para ampliar información)

4.2 El proceso de gestión de candidaturas para la empresa

Aspectos más relevantes sobre la gestión de candidaturas para la empresa

• El número máximo de candidaturas que una entidad puede gestionar de forma simultánea durante la tramitación de una oferta está vinculado al número de puestos solicitados, a razón de un máximo de 10 candidaturas por puesto.
• La entidad podrá solicitar, si lo considera necesario, la incorporación de nuevas candidaturas al proceso de selección. Para ello debe previamente haber descartado alguna e indicar el motivo que corresponda. Las nuevas candidaturas son puestas a su disposición, siempre que existan y previa autorización por el personal técnico de empleo del SAE.

4.2 El proceso de gestión de candidaturas para la empresa

• Si finalizado el plazo de difusión no se hubiesen recibido candidaturas suficientes o cuando fruto del proceso selectivo llevado a cabo por la entidad no se hubiera seleccionado ninguna candidatura para su contratación, se podrá solicitar por ésta la ampliación del plazo de difusión de la oferta. Este plazo podrá alcanzar hasta un máximo de 15 días, siendo el personal técnico de empleo quien habilite nuevamente su publicación.
• El sistema permite a la entidad asignar un resultado del proceso de selección (Situación) a cada una de las candidaturas recibidas.
• La entidad puede solicitar el cierre o finalización de la oferta durante el proceso de gestión de candidaturas, siempre que motive tal solicitud.

4.3

El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

Situación de partida del Área de Gestión de la persona demandante

Más allá de las gestiones relacionadas con la demanda (auto-inscripción, renovación, reinscripción, modificación y consulta de datos) que se pueden realizar de forma telemática, actualmente las personas usuarias también pueden, desde el Área de Gestión del Servicio Andaluz de Empleo, buscar e inscribirse en ofertas de empleo, además de generar alertas y consultar el estado de sus candidaturas.Hasta el momento este proceso adolece de inmediatez, información actualizada y utilidad para la persona usuaria y presenta:

Una interfaz poco intuitiva

Información no actualizada

Con escasa información

Resulta complicado encontrar determinada información, como por ejemplo el detalle de las ofertas.

La información que se ofrece para las candidaturas es confusa y, en muchos casos, no está actualizada.

Durante el proceso de inscripción la persona demandante recibe poca información, y no sabe cómo proceder en caso de recibir errores.

4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

En cuanto a cómo influye en las personas candidatas el nuevo proceso de gestión de candidaturas, mencionamos a continuación una serie de aspectos que consideramos relevantes:

• Para presentar la candidatura a una oferta de empleo es necesario estar inscrito como demandante de empleo.
• A destacar el apartado Mis candidaturas, desde donde las personas demandantes podrán realizar el seguimiento de su participación en las diferentes ofertas a las que concurren.
• Este entorno estará apoyado también por un sistema de notificaciones, con avisos relativos a la posible participación en nuevas ofertas de empleo y las actualizaciones que se producen en relación a sus candidaturas.

(Hacer click en la imagen para ver en detalle)

4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

El nuevo modelo de intermediación mejora el proceso de búsqueda de ofertas, inscripción y seguimiento de candidaturas para la persona usuaria

Además de las mejoras que ya se han presentado, tanto en este módulo como en los anteriores y, que están relacionadas con el alta de empresas, de ofertas y la gestión de candidaturas (desde el Área de Empresas en la Web SAEmpleo y desde SILA) el nuevo MGI también plantea cambios sustanciales en el Área de la persona demandante. Distinguiremos, entre los cambios que atañen a la búsqueda de ofertas y a la inscripción, de aquellos otros relacionados con la propia gestión de sus candidaturas. Posteriormente apuntaremos una serie de ventajas generales, directas e indirectas, que reportan a la persona candidata estas mejoras.

4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

A continuación se relacionan una serie de aspectos que consideramos relevantes, en relación al impacto del nuevo proceso de gestión de candidaturas entre las personas demandantes de empleo o candidatas de las ofertas de empleo gestionadas por el SAE.

La demanda como perfil único para la intermediación

Mayor información y más accesible

Información detallada durante la inscripción

Se intermedia con la información que posee el SAE en el momento de la inscripción.

Se facilita a las personas demandantes información más amplia y completa sobre las ofertas de empleo, al objeto de facilitar la toma de decisiones.

Retroalimentación para las personas demandantes durante el proceso de inscripción a una oferta.

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4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

Información útil y actualizada durante el seguimiento

Notificaciones durante la comprobación de disponibilidad

Se informa a las personas demandantes sobre la posibilidad participación en una oferta de empleo mediante notificaciones automáticas.

Se mantienen informadas a las personas candidatas durante el proceso de selección y hasta la finalización o cierre de la oferta.

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4.3 El seguimiento de candidaturas para la persona candidata

A todo lo expuesto en este apartado, añadimos algunas mejoras generales introducidas en el Área de Gestión de la persona demandante. Todo ello en su conjunto, pretende redundar en la mejora de la calidad del servicio que desde el SAE se presta a las personas demandantes de empleo.

Otras mejoras generales del Área de Gestión:

• Entorno web más amigable, intuitivo, funcional y accesible.
• Con información más amplia y detallada.
• Avisos y notificaciones en tiempo real.

Consecuencias o efectos en la calidad del servicio:

• Más agilidad en la gestión de las candidaturas.
• Mayor capacidad de Autogestión para las personas demandantes y menor intervención del personal técnico.

4.4

El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

El rol del personal técnico en el proceso de gestión de candidaturas

El personal técnico de empleo debe, en función de la modalidad de la oferta a gestionar, realizar el acompañamiento y seguimiento del proceso de gestión de candidaturas, con objeto de atender las cuestiones que puedan ser planteadas o solicitadas por las entidades y las personas candidatas, facilitar información y velar por el correcto uso de las herramientas que se ponen a disposición de los distintos usuarios. Si bien, durante el periodo de vida de una oferta de empleo debe existir un contacto continuo entre entidad y personal técnico de empleo, es si cabe, más necesario, durante la fase de gestión de candidaturas, especialmente en la modalidad de oferta con asesoramiento experto y singular, donde participamos de forma activa en la preselección de las candidaturas.

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

La participación del personal técnico de empleo durante la gestión de las candidaturas en el caso de las ofertas autogestionadas sin preselección suele ser a demanda, dado que se prioriza la autonomía y libertad de acción de la entidad. El sistema de notificaciones implantado, tanto en la Web SAEmpleo como en SILA, permite mantener informados y comunicados entre sí, al personal técnico de empleo y a la entidad. Con la conclusión del proceso de gestión de candidaturas se da por cerrada la oferta de empleo y, es labor del personal técnico también, realizar el seguimiento periódico de las ofertas abiertas, para, en su caso, llevar a cabo las actuaciones que correspondan.

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

Seguimiento de candidaturas en SILA

Al igual que para la gestión de las ofertas de empleo, el acceso a la gestión de candidaturas podemos realizarlo desde la opción "Atención a Empresas" o desde "Otras gestiones", en función de si estamos asistiendo de manera particular, o no, a una entidad.

(Hacer click en la imagen para ampliar información)

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

Una vez accedemos a la gestión de candidaturas en SILA y, para cada una de las personas candidatas de una oferta, están disponibles la siguientes opciones:

Demanda: Acceso a la demanda completa de la persona candidata en modo consulta.

Detalle: Proporciona información detallada de la candidatura.

Modificar: Permite la modificación de la situación de la candidatura de la persona.

Oferta: Facilita información detallada sobre la oferta de empleo.

(Hacer click en la imagen para ampliar)

(Hacer click en las opciones para ampliar información)

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

Aspectos más relevantes sobre la gestión de candidaturas para el personal técnico de empleo

• Adoptamos un papel más activo en las modalidades de oferta donde llevamos a cabo la preselección de las candidaturas (autogestionadas con preselección, con asesoramiento experto y singular).
• Disponemos de la posibilidad de habilitar un nuevo plazo de difusión cuando la entidad lo requiera.
• Confirmamos la pertinencia de la solicitud de acceso a nuevas candidaturas por parte de la entidad y la atendemos cuando procede.
• Podemos realizar el seguimiento del proceso desde SILA. La información que la entidad va incorporando en su área privada se refleja automáticamente en SILA.

4.4 El acompañamiento durante la gestión de candidaturas por el personal técnico de empleo

Insuficiencia de candidaturas

En el ámbito del seguimiento de la gestión de candidaturas por parte del personal técnico de empleo, cobra especial relevancia el caso de la insuficiencia de candidaturas. En aquellas situaciones en las que no se alcanza el mínimo de candidaturas solicitadas por la entidad, podemos realizar las siguientes actuaciones en función de la casuística:

• Si el plazo de difusión ha finalizado es posible establecer uno nuevo, incrementando la posibilidad de inscripción de nuevas candidaturas en la oferta.
• Si el número de candidaturas a gestionar por la entidad es inferior al solicitado y existen otras disponibles (bolsa de candidaturas), se pueden poner a disposición de la entidad nuevas candidaturas, previa solicitud de ésta.
• Cerrada la oferta, es posible copiar una oferta y realizar las modificaciones oportunas para hacerla más atractiva o aproximar sus requisitos a los perfiles de las potenciales personas candidatas.

Ideas clave

Ideas clave

Ideas clave en relación a las novedades introducidas en la gestión de candidaturas

La gestión de candidaturas adopta un papel más relevante durante el proceso de intermediación en su conjunto.

Mayor relevancia del proceso

La gestión de candidaturas se lleva a cabo en nuestros sistemas y mediante una interface atractiva.

Integrado en SAEmpleo y SILA

Se dispone de mayor información para la toma de decisiones y se añaden nuevas funcionalidades para todos los usuarios.

Más útil y funcional

Incluye sistema de notificaciones

Se mantienen informados a los distintos perfiles de usuarios mediante avisos en tiempo real.

¡Módulo finalizado!

En el panel de búsqueda de ofertas se encuentra nueva información de utilidad, como la fecha de fin de publicación, si la oferta es pública o no... Además, el detalle de la oferta es ahora más accesible y ofrece también mayor información, como el número de personas inscritas y si existen otros beneficios laborales del puesto.

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En el momento de la inscripción en una oferta, la persona demandante de empleo recibe información clara sobre el motivo que lo impide, si es el caso; además de indicaciones para modificar su demanda si procede y poder realizar nuevamente su inscripción si lo desea.

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Sin necesidad de salir de la gestión de candidaturas es posible acceder a la demanda de las personas candidatas que participan en la oferta.

Filtro de candidaturas

El filtro de candidaturas permite a la entidad mostrar las personas candidatas que cumplen los criterios establecidos en alguno o todos los campos de filtrado disponibles (Nombre y Apellidos, Nivel formativo, Teléfono, Municipio, Provincia, Correo-e o Situación de la candidatura,...).

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Información sobre candidaturas

Las personas candidatas pasan a disponer de información sobre la situación de sus candidaturas y a recibir notificaciones cuando se produce alguna actualización.

Permite asignar la situación de la candidatura y consultar otros datos de interés de la oferta, relativos a la persona demandante y su candidatura.

Seguimiento de candidaturas

Desde SILA, el personal técnico de empleo puede realizar el seguimiento de las candidaturas de una oferta, con independencia de su modalidad (autogestionada, con asesoramiento experto o singular). El listado de candidaturas muestra información a través de una amplia variedad de campos, con objeto de facilitar la labor de seguimiento.

(Hacer click en las imagenes para ampliar)

Durante el seguimiento de sus candidaturas, desde el Área de Gestión, la persona candidata obtiene información de interés, útil y actualizada. Esta información es facilitada por la actuación del personal técnico o podrá proceder directamente de la interacción de la entidad, como el orden (recalculado) o el resultado de selección.

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Mayor relevancia

La mayor relevancia de la gestión de candidaturas en el nuevo MGI se refleja en la disposición de un espacio propio en SILA para realizar su gestión y seguimiento en tiempo real.

Reordenación de candidaturas

El listado de candidaturas es personalizable. Además de añadir o suprimir nuevos campos permite, reordenar en orden ascendente o descendente cada uno de estos campos a criterio de la entidad. Igualmente se podrá filtrar u ordenar las candidaturas en función de si los datos de la demanda han sido contrastados documentalmente o no.

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Entorno informatizado

Las entidades pasan a disponer de un entorno informatizado, desde donde realizar la gestión completa de las candidaturas recibidas para sus ofertas de empleo. Además de notificaciones relativas al proceso

La información contenida en la demanda de las personas candidatas en el momento de la inscripción a la oferta será la que se utilice para intermediar y verificar si se cumplen o no los requisitos imprescindibles y valorables de la oferta de empleo. En ese instante se informa que se compartirán con las entidades oferentes los datos profesionales y personales necesarios para la intermediación.

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Contiene toda la información relativa a la candidatura, incluido el historial de situaciones durante el proceso de getión de candidaturas.

Contiene toda la información relativa a la oferta en modo consulta.

Listado dinámico

La entidad puede configurar su espacio de filtrado y ordenación de candidaturas, añadiendo o suprimiendo la visualización de determinados campos, en función de sus intereses y/o necesidades. Existen una serie de campos (columnas) fijos, que no se pueden suprimir de la tabla dinámica.

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La persona demandante recibe por email notificaciones automáticas con información de su interés, como por ejemplo sobre la imposibilidad de contacto durante la comprobación de la disponibilidad e idoneidad o la merma de su disponibilidad, entre otra, según cada caso.

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Consulta de CV

La entidad puede consultar el Currículum Vitae de cada una de las personas candidatas que participan en la oferta de empleo. Este CV se confecciona en tiempo real a partir de los datos profesionales y de contacto que contiene la demanda de empleo y podrán ser consultados hasta la finalización de la oferta.

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Situación de la candidatura

La entidad puede asignar a cada una de las candidaturas recibidas una situación durante el proceso de selección. Esta es la forma en la que se refleja el resultado de la selección. Las opciones disponibles para recoger la situación de la persona candidata son:

DESCARTADO: La persona candidata ha sido excluida del proceso selectivo.

NO SE PUEDE CONTACTAR: La persona candidata no ha podido ser contactada.

PENDIENTE CONTRATACIÓN: La persona ha sido seleccionada por la entidad y está pendiente su contratación.

PRESELECCIONADO: La persona candidata continua participando en el proceso de selección.

RECHAZO POR CANDIDATO: La persona candidata ha manifestado su rechazo al puesto ofertado.

Todas las situaciones pueden ser intercambiables entre sí por la entidad, mientras la oferta permanece abierta.

(Hacer click en la imagen para ampliar)