DU-UE2-P2-Organiser sa disponibilité

Organiser sa disponibilité

Partie 2

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Pour chaque diapositive, n'hésitez pas à cliquer en haut à droite sur l'icone pour faire apparaitre tous les éléments intéractifs et n'en manquer aucun. Sur cette page, par exemple, il y a 7 éléments cliquables.

1. Déterminer les priorités et privilégier l’important

2. Passer du temps subi au temps choisi

Progression

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3. Organiser et gérer la disponibilité

ce que l'on attend de moi sur le terrain

• Dépend des personnes
• Dépend du type de personnel
• Dépend de la culture d'établissement
• Dépend des CPE rencontrés avant

Mais des points souvent récurrents !

Quelques exemples

Déterminer les priorités et privilégier l’important

Afin de déterminer les priorités, il faut savoir s'extraire du quotidien et de l'urgence pour ne pas capituler et perdre, en cours de route, le CPE que l'on veut être. Ca demande de résister et de s'appuyer sur des convictions fortes, ce n'est pas la voie de la facilité. Pour ce faire, il s'agit d'identifier le « cœur de sa propre fonction » en se questionnant :

• Quelles sont mes responsabilités clés ?
• Quelle est ma valeur ajoutée ?
• Quel CPE je veux être ?
• Pourquoi je suis là ?

Ce réflexe permet de faire des choix et d’accepter de laisser de côté certaines tâches ou activités.

Déterminer les priorités et privilégier l’important

Analyser ses pratiques... analyser la répartition de son temps

Vous avez déjà ébauché cette réflexion lorsque vous avez répondu aux questions : Qu'est ce que j'aimerais davantage investir ? Qu'est ce qui me prend trop de temps ?

Déterminer les priorités et privilégier l’important

1- En vous appuyant sur un document de cadrage (circulaire de mission, référentiel, rapport de Pierre Saget relatif à la politique éducative, volet éducatif du projet d'établissement, ou projet de service), établir la liste la plus complète possible de tout ce que vous souhaitez mettre en oeuvre (sans vous limiter eu égard aux contraintes de temps. Par exemple : je veux relancer le CVL. Je pourrai ensuite décomposer cet objectif en une liste d'actions à réaliser.

A vos stylos et bloc notes

Accès au rapport Saget

Déterminer les priorités et privilégier l’important

2- Lister également toutes les activités à mener lors de votre prochaine semaine de travail :

• Attribuer un degré d’importance : (en fonction de VOS objectifs et donc de la place de cette tâche par rapport à VOS missions).

• Attribuer à chacune d’elle un degré d’urgence en fonction de critères : demandeur de la tâche, délai de réalisation, etc.

• Assurer vous d'avoir un équilibre satisfaisant entre les éléments importants et urgents (à définir)

Déterminer les priorités et privilégier l’important

3- Classer les éléments de 1) et 2) en vous appuyant sur la logique de la matrice d'Eisenhower

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » –

Dwight David Eisenhower

Déterminer les priorités et privilégier l’important

Cliquer sur chaque cadrant pour lancer l'audio

1. Déterminer les priorités et privilégier l’important

2. Passer du temps subi au temps choisi

Progression

1/5

3. Organiser et gérer la disponibilité

Passer du temps subi au temps choisi ... ...en 12 lois !

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1/12 La loi de parkinson

2/12 La loi de MURPHY

3/12 La loi D’ILLICH

D'où l'intérêt du pomodoro...

4/12 La loi DE CARLSON

5/12 La loi DE FRAISSE

6/12 La loi DE PARETO

7/12 La loi D’AIGLOURMI

Il faut réfléchir avant d'agir. Garder une vue d'ensemble (position de l'aigle) de la situation avant de partir dans l'action (position de la fourmi)

8/12 La loi D'IMMECIUS

Ne pas remettre à plus tard les décisions à prendre ou une mission à accomplir. Privilégier l'action immédiate. Mieux vaut se lancer avec des imperfections que de viser la perfection et ne jamais se lancer. Mieux vaut donc se lancer vite puis affiner : principe du document martyre ! Il est une base de travail imparfaite mais qui a le mérite d'exister.

9/12 La loi MATRIX

C'est le principe de la matrice d'Eisenhower : affecter un ordre de priorité aux activités à accomplir en évaluant leur importance et urgence. Dans un pile ou liste, on ne devrait jamais prendre dans l'ordre de ce qui se présente à nous mais avoir une stratégie consciente.

10/12 La loi DU SMART

Les gens qui ont des objectifs utilisent ceux qui en n'ont pas.Le travail programmé chasse les activités qui ne le sont pas. Imaginer qu'à 10.00, vous avez rendez-vous avec une famille. Un élève vient vous informer pendant ce RDV que monsieur Thalès veut que vous montiez dans sa classe immédiatement parce que des élèves ne veulent pas retirer leur manteau. Comme vous n'allez pas mettre à la porte le parent, vous n'allez pas monter. Votre heure aura donc été consacrée à ce qui vous semblait important et non à ce qui a été décidé comme urgent et important par un autre.

11/12 La loi DE CAPINTYSIQUE

En fonction des moments de la journée, notre cerveau est plus ou moins alerte. Vous avez déjà du sentir le petit coup de barre de début d’après-midi ? Notre corps, en pleine digestion, demande énormément d’effort à notre organisme. Il a donc moins d’énergie à fournir à notre cerveau. Il faut commencer par faire un petit état des lieux : Quand est-ce que vous vous sentez le plus en forme dans la journée ? En forme pour faire des tâches qui demandent de la concentration ? Pour des activité un peu répétitives ? En fonction de votre rythme, vous pouvez planifier votre journée de manière à faire des activités qui vous correspondent le mieux au meilleur moment.

12/12 La loi dE todo

Gare à l'éparpillement ! Evitez de commencer plusieurs choses à la fois er de vous disperser. Regarder votre TODO list pour vérifier l'avancée de vos travaux

Focus sur la procrastination

La procrastination est davantage une question de stress que de flemmardise

Perdre du temps ou prendre du temps

Prendre connaissance des questions

Réfléchir et construire, seul ou à plusieurs, une réponse

Déposer un retour sous la forme de votre choix sur le padlet

Accès à la fiche activité

Accès au padlet

Forum évoqué dans la fiche : Section 1- LA PLACE ET LES MISSIONS DE LA VIE SCOLAIRE : NOVEMBRE Forum de discussion sur la "vie scolaire" : du concept à la réalité de terrain 2- Vos missions et leur place dans vos fonctions actuelles

Perdre du temps ou prendre du temps

1. Fonctionner par objectif

2. Prévoir plus de temps pour chaque action

3. Poser des limites de temps : au delà d'un seuil, l'efficacité décroît

4. Favoriser le travail continu

5. Prendre en compte que le temps est relatif

6. L'essentiel prend peu de temps

En bref

7. Conserver une vue d'ensemble en vue d'agir

8. Oser décider

9. Attribuer un ordre de priorité aux tâches

10. Le travail programmé chasse les activités qui ne le sont pas

11. Définir le moment propice au type d'activité

12. Se poser un cadre pour éviter de se disperser

1. Déterminer les priorités et privilégier l’important

2. Passer du temps subi au temps choisi

Progression

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3. Organiser et gérer la disponibilité

Organiser et gérer la disponibilité : 5 leviers

• Communiquer sur sa gestion du temps

• Pratiquer la politique de la porte ouverte

• Gérer les interruptions

• Savoir dire NON

• Savoir dire OUI

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Communiquer sur sa gestion du temps

Vous avez fait un effort d'organisation du temps ! Pour que ce travail soit fructueux, il convient de communiquer sur la manière dont vous souhaitez gérer votre temps. L'enjeu est d'être disponible sans être à la disposition et de l'assumer :

• Etre disponible permet de prendre en compte les besoins de tous dont les vôtres.
• Etre à disposition permet de prendre en compte les besoins des autres au détriment des vôtres (et donc ne vous permet pas d'atteindre vos objectifs)

Pratiquer la politique de la porte ouverte

• Se réserver des temps de porte fermée (lors de temps plus calmes)

• En informer les membres de l’équipe et leur signifier également les plages de disponibilités à leur égard

• Inciter les différentes personnes à privilégier des rendez-vous

• Développer l’autonomie et la responsabilisation pour amener les membres de l’équipe à régler eux-mêmes leurs problèmes : l’importance des procédures claires.

Toute situation d’interruption répétée doit mener à une réflexion sur une procédure ou un protocole.

Gérer les interruptions

Savoir dire NON

• Dire non, c'est difficile
• Dire non, c'est pourtant essentiel
• Comment concrèrement dire non

Gérer les interruptions

Savoir dire OUI

• S’assurer que le sujet à traiter nécessite un entretien immédiat
• Indiquer précisément le temps disponible et vérifier l’accord de la personne sur cette durée, importance de s’y tenir.
• Aller directement à l’essentiel : quel est le problème, que faire.

Merci pour votre attention...