travail madame aubry

GERER L'ACCUEIL MULTICANAL A DES FINS D'INFORMATION D'ORIENTATION ET DE CONSEIL

• Respecter la confidentialité des échanges et des dossiers, une règle essentielle dans un cabinet d’avocats.
• S’adapter à divers profils de clients, notamment dans des situations stressantes.

• 6. Communication et discrétion

• Répondre aux questions générales des visiteurs concernant les services du cabinet.
• Orienter les clients vers la bonne personne ou le bon service..

• S’assurer que la salle d’attente est propre, bien organisée, et qu’elle dispose de matériel informatif ou de magazines.
• Vérifier régulièrement que tout fonctionne correctement (eau, café, matériel électronique, etc.).

• 3. Orientation et informations

Physiquement : Recevoir les clients, partenaires, ou visiteurs avec courtoisie et les guider vers leur rendez-vous ou leur salle d’attente. Téléphoniquement : Répondre au téléphone, prendre les messages ou transférer les appels aux avocats ou au personnel concerné.

• 5. Maintenir un espace accueillant

• 1. Accueillir les visiteurs

• Tenir l’agenda des avocats.
• Planifier, confirmer, ou reprogrammer les rendez-vous selon les besoins.
• Informer les avocats des changements dans leur planning.

• 2. Gestion des rendez-vous

• Réception et tri du courrier ou des documents apportés par les visiteurs.
• Préparer des documents simples (formulaires, fiches d’accueil, etc.).
• Classer les documents nécessaires pour la réception.

• 4. Traitement administratif

Les activités a réaliser a l'acceuil

PRIORISER LES ACTIVITES

Nature du métierLes avocats travaillent souvent avec des échéances légales strictes et des cas sensibles. Les activités urgentes et importantes, comme la gestion des rendez-vous et la préparation des dossiers pour les audiences, sont prioritaires car elles ont un impact direct sur les affaires des clients et le respect des délais juridiques. Satisfaction des clients L’accueil est le premier contact avec le client. Assurer un bon accueil et répondre rapidement aux demandes urgentes permet de maintenir une image professionnelle et de satisfaire les clients. Efficacité organisationnelle La mise à jour des plannings et l’archivage des dossiers (activités importantes mais non urgentes) garantissent une organisation fluide. Cela permet aux avocats de se concentrer sur leur travail sans être ralentis par des tâches administratives non planifiées. Gestion des imprévus Les activités urgentes mais moins importantes, comme répondre aux demandes de dernière minute ou gérer le courrier entrant, doivent être traitées rapidement pour éviter des interruptions inutiles dans le flux de travail. Maintien de l’environnement de travail Des activités comme le réapprovisionnement du matériel ou l’organisation des espaces, sont nécessaires pour assurer un cadre fonctionnel.

Prioriser les tâches dans un cabinet d'avocats permet de respecter les contraintes légales, de répondre aux attentes des clients, et d’assurer une gestion efficace du travail au quotidien.

Analyse des raisons pour prioriser les activités dans un cabinet d'avocats

Pour prioriser ses activités dans un cabinet d'avocats, il faut : - identifier les tâches urgentes et importantes, comme la préparation des dossiers pour les audiences, qui doivent être traitées en priorité. -Les activités importantes mais non urgentes, telles que l’archivage ou la mise à jour des plannings, doivent être planifiées. -Les imprévus, comme les appels de dernière minute, nécessitent une gestion rapide pour éviter les interruptions. - Un bon usage des outils d'organisation, comme un agenda ou une liste de tâches, permet de maintenir un flux de travail efficace tout en respectant les contraintes légales et les besoins des clients.

Comment prioriser ses actvités

GERER LES ALEAS

Appels ou visites imprévus Exemple : Un client arrive sans rendez-vous ou appelle avec une urgence. Gestion : Accueillir avec courtoisie, évaluer l’urgence et, si possible, ajuster l’agenda en consultant les avocats concernés. Sinon, proposer un rendez-vous à une date proche. Modifications de dernière minute dans les plannings Exemple : Un avocat annule ou reporte un rendez-vous à cause d’une audience prolongée. Gestion : Informer les clients concernés immédiatement et mettre à jour l’agenda. Panne d’équipement Exemple : Imprimante ou téléphone en panne. Gestion : Signaler rapidement les pannes et utiliser des solutions temporaires (impression dans un autre bureau, téléphone portable). Conflits / insatisfaction des clients Exemple : Un client mécontent de l’attente ou du traitement de son dossier. Gestion : Rester calme, écouter attentivement , proposer une solution immédiate ou transmettre le problème à un avocat si nécessaire. Flux de courrier ou demandes administratives Exemple : Une grande quantité de courriers arrive en même temps. Gestion : Classer et trier par priorité. Traiter les documents urgents en premier, puis s’occuper des autres.

• Anticiper les imprévus en gardant du temps libre dans le planning.
• Maintenir une communication claire et fréquente avec les avocats.
• Avoir des outils alternatifs (ex. : doubles d’équipements essentiels) et bien connaître les procédures .

Repérer les aléas et comment les gerer

TRAITER UNE DEMANDE SIMPLE ET MODERE

Demande de niveau facile : Réception d’un appel pour confirmer un rendez-vous

Prise de contact : "Bonjour, ici Karla du cabinet de Maître Anegas. Comment puis-je vous aider aujourd’hui ?" Identifier la demande : "Je comprends, vous souhaitez confirmer votre rendez-vous prévu avec Maître Anegas. Pouvez-vous me donner votre nom et la date de votre rendez-vous ?" Traiter la demande : "Merci. Je vois que votre rendez-vous est bien programmé pour [date et heure]. Tout est confirmé, vous n’avez aucune autre démarche à faire." "Si vous avez besoin de modifier l’heure ou de poser une question, n’hésitez pas à nous contacter." Prise de congé : "Merci pour votre appel, je vous souhaite une excellente journée. À bientôt au cabinet."

Demande de niveau modéré : Gestion d’une plainte client pour un retard dans un dossier

Prise de contact : "Bonjour, ici Karla du cabinet de Maître Anegas. Vous êtes en communication avec l’accueil. Comment puis-je vous aider ?" Identifier la demande : "Je comprends que vous êtes mécontent concernant le retard dans le traitement de votre dossier. Pourriez-vous me donner votre nom et le numéro de votre dossier ?" Traiter la demande : "Merci. Je vais transmettre votre préoccupation à l’avocat en charge de votre dossier. Je m’assure qu’il prenne contact avec vous le plsu rapidement possible pour vous tenir informé de l’avancement." Prise de congé : "Je vous remercie pour votre patience. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous faisons tout notre possible pour résoudre ce problème rapidement. Passez une bonne journée."