LENGUAJES DOCUMENTALES
Lesly Martinez
Created on November 28, 2024
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Transcript
SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
BIBLIOGRAFIA
5.3 CRITERIOS DE EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
5.2 ACTUALIZACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
5.1 UTILIDAD DE La TERMINOLOGIA EN LA RECUPERACION DE LA DOCUMENTAL
5.-1 UTILIDAD DE LA TERMINOLOGIA EN LA RECUPERACION DE LA DOCUMENTACION.
TERMINOLOGIA CUANTITATIVA: "Es cuando el volumen documental de un archivo es tal qua el tiempo para encontrar un documento mediante una localización secuencial es superior al triempo que un usuario del archivo esta dispuesto a invertir en la búsqueda. Entonces, cuando se tiene mucha documentación y se utiliza la terminología archivística en la ordenación, la recuperación será fácil y rápida, la localización secuencial es efectivan un archivo pequeño, en cambio, sería impensable no utilizar la terminología archivística para recuperar un documento o un expediente en archivo grande".
5.-1 UTILIDAD DE LA TERMINOLOGIA EN LA RECUPERACION DE LA DOCUMENTACION.
TERMINOLOGIA CUALITATIVA: "Cuando los datos asentados en los documentos poseen atributos semánticos complejos que no se puede representar su contenido con una sola palabra clave o con un sintagma nominal. De esta forma la documentación requiere de un sistema de recuperación donde la terminología archivística sea asociada con dos o más palabras claves con el propósito de explotar totalmente la riqueza documental".
"Lo que debe de sobrar en la época actual es información, ya que para el uso y recuperación de la documentación por medio de una descripción asociada depalabras, hoy en día el apoyo de la computadora como herramienta es más usual".
"La terminología es el instrumento más poderoso que tiene el archivista para expresar los documentos y para concebir la realidad y representar un asunto administrativo o sustantivo de una dependencia, por eso, cuando se selecciona un documento a recuperar entre miles, los archivistas sabemos que la documentación descrita con la terminología archivística, es una documentación vital, para proteger a la dependencia de cualquier requerimiento , interno o externo, que se necesite resolver, así como evidencia de que se realizo un actividad".
"La terminología archivística es útil para los procesos técnicos como: la recepción documental, Tratamiento de los documentos, Ordenación y almacenamiento y la Recuperación documental".
"La terminología es útil en la recuperación de documentación porque es el conjunto de términos que se utilizan para indexar documentos y recuperarlos. La terminología permite que los sistemas de gestión documental transformen la información de los documentos en datos manipulables. Esto facilita el control y la validación de los datos, y permite que la búsqueda y recuperación de información sea más eficaz".
"El lenguaje documental debe de responder a las particularidades de cada dependencia y por extensión al archivo, cuestiones como la clasificación, la descripción, los listados de asuntos y la recuperación de la documentación son de especial relevancia, donde estas variables se insertan y afectan el servicio a usuarios".
5.2.- ACTUALIZACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL.
"La documentación se ha convertido en un elemento importante para la toma de decisiones y principio de nuevas funciones, por lo tanto, la conexión entre la gestión de la dependencia y la gestión del archivo es el documento con la aplicación del lenguaje documental, en la utilidad de resolución de problemas".
"La ventaja de actualizar el lenguaje documental es evitar la duplicidad y extravío de expedientes, así como el retardo en la localización de los expedientes y documentos para la consulta y préstamo. La disminución de funciones de una dependencia impacta directamente a las series documentales, así a los asuntos que afecta esta disminución se tiene que eliminar del listado de asuntos, al igual que en el sistema de clasificación, se tiene que eliminar la clave clasificadora".
PROPOSITO DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
"Resolución de problemas: el lenguaje documental debe permitir dar respuesta a las solicitudes de servicio documental con la finalidad de solventar requerimientos que se presenten en la gestión institucional".
SE CORRE EL RIESGO DE: "Tener una lista de asuntos tan voluminosa con asuntos que no se utilizan. Tener gran cantidad de claves de clasificación sin utilizar, Tener asuntos y claves de clasificación en desuso que muestre la evidencia de algo que existió".
DE NO HACER LA ACTUALIZACIÓN DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
Recomendación: "Revisar el proceso del lenguaje documental al menos una vez al año, verificando que todas las actividades y funciones administrativas estén concatenas entre las funciones vigentes de la institución, necesidades del información y documentación del usuario y actualidad del lenguaje documental".
5.3 CRITERIOS DE EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
"La evaluación de las necesidades de documentación durante el ciclo de vida del documento se pretende asegurar el papel que desempeña el lenguaje documental entre la administración del área y el archivo, de tal forma que se pueda sostener y mejorar la posición del servicio eficiente de documentación a partir de las necesidades del usuario".
"A partir del lenguaje documental se presenta una gran variedad de caminos: a) Búsqueda documental; Debe ser entendida como prueba de utilización de los procedimientos lógico - lenguaje documental. b) Utilización; es el programa del lenguaje documental que permite la utilización del documento a partir de la necesidad del usuario. c) Relevancia; incorporación del procesamiento del lenguaje natural del usuario al lenguaje documental".
"La evaluación del lenguaje documental se realiza como una red corporativa donde interviene; institución - usuario - archivo - documento y como apoyo se realizan las siguientes funciones: elaboración y divulgación de una guia ( manual ) donde señale como utilizar el lenguaje documental en la recuperación de los documentos, y realizar trabajos en equipo con miras a conocer el flujo documental, documento por documento".
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Los criterios de evaluación del lenguaje documental son: "Reconocer: se trata de conocer y reconocer que existe una amplia gama de preguntas para seleccionar un tema, de estas preguntas se debe de llegar al asunto que se requiere, porque el asunto sólo va a estar contenido en un documento unico. 1.- Criterio de no saturación: se ha de limitar el número de enlaces, para no provocar incertidumbre en la toma de decisiones. 2.- Criterio de explicación: se debe de elaborar un instrumento que permita al usuario conocer el tratamiento de la documentación del archivo".
"La aplicabilidad: Para llegar al documento que se desea recuperar, ya que contiene el asunto que se requiere, se debe de hallar la precisión más posible de respuesta a la pregunta para accesar al documento o la información. 1.- Criterio de objetivación: se debe de atender a métodos de elección de enlaces en todas las fases implicadas, es decir, enlaces de cercanía semántica, por lo que se evita la dispersión entre los asuntos. 2.- Criterio de adecuación: su realización se debe de llevar a cabo conforme al resto de los elementos del sistema. 3.- Criterio de efectividad: se ha de procurar que las cadenas de enlace no sean muy largas para encontrar un documentos. 4.- Criterio de ordenación: La disposición de los enlaces ha de estar ordenada".